你是否一直掙扎于巨大的工作壓力邊緣呢？你是否常常面對生活中大大小小的事務感到無所適從呢？那么這里呢，我們就要介紹一個策略寶庫，它能夠讓你的工作生活高效運轉，還能留出足夠的時間來做自己想做的事情，享受生活。
這個策略寶庫就是世界知名時間管理大師戴維·艾倫的經典著作：《搞定—無壓工作的藝術》（英文名Getting Things Done，書中簡稱GTD），這是一本全球千萬人正在輕松使用的GTD個人事務管理系統(tǒng)。
如果你迫切地想改變當前低效的生活狀態(tài)，并且做好了精讀本書的準備，那么我們就一起步入搞定之路吧！
繼本書之后，作者戴維·艾倫推出了一本新作：《搞定：提升工作與生活效率的52項原則》。所以按照先后順序，這兩本書分別被人們稱為《搞定1》和《搞定2》。在《搞定1》里，作者提出了具有突破性意義的GTD時間管理系統(tǒng)。目前，GTD時間管理系統(tǒng)已經被世界公認為最佳的時間管理工具。
《搞定2》繼承了GTD 的基本思想，結合作者20多年的成功經驗，從工作和生活方面提出了效率至上的52項原則。主要可以歸納為五個方面：
1. 理清頭緒，發(fā)揮創(chuàng)造力；
2. 專注；
3. 建立有效的結構；
4. 放松自我，開始工作；
5. 注意基本要素。
這本書不同于《搞定1》的地方在于，它對很多問題進行了更加深入的探討，提供了更加豐富的闡述。同時，不僅給出問題的答案，還適當提出問題，從而能夠引發(fā)讀者思考。
在《搞定2》中，你會認識到良好的時間管理與工作清單、生活規(guī)律及嚴格的制度沒有太大的關系。相反，學會怎樣樹立遠大的目標，同時能夠堅持下去，并且在有限的時間內投入盡可能多的精力和關注。這種與眾不同的分析視角把管理時間的方法說得通俗易懂，使得這本書成為你生活中不可缺少的助手，無論在生活中，還是在職業(yè)生涯中都能派上用場。
這本書適用人群同樣很廣泛，尤其是有著巨大工作生活壓力一族的理想讀物。也適用于上班族，剛入職的畢業(yè)生，以及公司管理人員。借助GTD這一工具，可以使我們雖然事務纏身卻仍然處理地有條不紊。改善不良狀態(tài)，提升人生效率，享受無壓生活。
如果大家在學習完《搞定1》后還意猶未盡，想做更加深入細致的了解，那么《搞定2》就是你的下一個選擇。
解剖你的無所適從
為什么你時常覺得無所適從，覺得自己沒有足夠的時間來處理生活工作中的事情？作者認為有以下三個方面的原因。
首先，當前人類已經進入了一種『知識工作』階段（拆書者注：知識工作，是德魯克在《卓有成效的管理者》一書中提出的名詞，指的是需要依靠腦力勞動而完成的工作，與體力工作相對）。在知識工作時代，知識工作者的工作內容沒有固定的界限，他需要不斷地汲取信息，不斷地完善工作。同時，在企業(yè)內部，各部門之間的壁壘已經被打破，部門之間可以共享工作內容，彼此合作。知識工作者會面臨更多的決策壓力以及工作壓力。
其次，很多細小的問題不斷出現(xiàn)在我們的工作生活中?？赡苣隳壳皬氖碌墓ぷ鞑⒉皇悄阆胂笾械睦硐牍ぷ?，可能你的投資收益不佳，也可能你的健康狀況欠佳。伴隨著時代的飛速發(fā)展，形形色色的不穩(wěn)定因素隨時出現(xiàn)，很少有人能夠享受的安安穩(wěn)穩(wěn)的生活。
最后，過去的思考模式和生活習慣已經與現(xiàn)在的工作生活不相適應了。如果你是一個上班族，那你可能會面臨龐大的工作量，單一的日程表根本無法幫你減輕負擔。而且這么多急迫的任務，也無法按照重要性排序。另一方面，圍繞生活的主要目標來管理日常事務，在當前已經被證明失效了。過多的工作使我們無法集中精力去關注主要問題。
當前個人管理系統(tǒng)的缺失，使得我們在面對難搞的事情時，就會產生畏難情緒，進而影響實際效果。你的新選擇
如果在任何時刻都能集中精力高效地處理當前的任務，那將是多么美妙的一種體驗。
那么，如何才能快速進入高效的工作狀態(tài)呢？答案就是清理大腦存儲，讓它保持輕松高效的運行速度。如果一件事情總是占據(jù)著你的大腦，你的思維就會受阻。當你把所有的事情都存儲在大腦里面時，你就無法完全輕松地掌控你的生活。由于大腦中存儲短期記憶的組織總是在記錄那些還沒有安排好的事情，而大腦的意識則是負責思考問題的工具。當大腦存儲過度時，勢必會影響到問題的處理速度。
一旦大腦存儲空間接近滿載狀態(tài)，人就會緊張，坐立不安。那是因為那些沒有處理好的事情時刻都在占用著你的大腦。
你肯定有過這樣的遭遇：你在處理發(fā)票數(shù)據(jù)，忽然想起明天早會的月度總結還沒寫，房子的裝修問題也沒有處理好。大腦時不時就會提醒你，很多事情需要處理，但是你要知道，你的大腦并不存在過去將來的概念，它只是認為那些事情都是你必須努力完成的。
目前看來，只有把那些沒安排好的事情移出大腦，它才不會經常跳出來擾亂心緒。
重新掌控生活：橫向管理五步法
從『橫向』的進行控制，可以把我們工作生活中涉及到的一切事務管理起來，保證每一件事都能夠嚴格執(zhí)行，全書大量的篇幅都在介紹這部分內容。在本小節(jié)，我們初步從框架和概念上了解一下掌控生活的五個階段。后面我們將用三天的時間對『橫向管理五步法』的具體實施和應用進行一個詳細的介紹。
在作者看來，把控生活的關鍵點就在于熟練掌握以下五個階段。這五個階段適用于一切公事和私事，如果能夠成功應用，工作生活將會非常輕松。
第一階段，收集階段。
你需要尋找的是那些等待你處理，引起你注意的事務，它們隱藏在你的郵箱、備忘錄、日歷、日程表或者便簽里。只要你認為這件事情需要做，應該做，那么它就在收集之列。你可以把它們先全部歸入Excel表格里，或者寫下來放在文件夾里。這一步的關鍵就在于你為你的大腦接入了一個硬盤，把大腦里的所有事務都剪切，粘貼在這個外腦中（拆書者注：收集一切必要的事情，并且存儲在大腦之外的某個地方，這個地方就被稱為外腦）。
第二階段，理清階段：分門別類，梳理材料。
在第一步整理完全部的材料后，你需要對它們進行歸納整理。首先，明確材料屬于哪一類，明確它是否需要采取下一步行動。把不需要的，沒有價值的材料扔進垃圾桶，把日后有可能用到的材料放入一個文件夾歸檔。而其他需要行動的材料，我們分為兩類，第一類是兩分鐘內能解決的，另外一類是需要一系列行動才能完成的事務，我們把它叫做『項目』，這類事務歸入項目清單等待日后處理。
第三階段，組織整理：組織整理材料，梳理事務清單。
仔細觀察下面的工作流程圖，圖片最外面的八個處理方法就是具體的組織整理策略?？梢哉沓鲆韵虑鍐危喉椖壳鍐巍㈨椖枯o助性材料、記錄在日程表中的行動和信息、『下一步』行動清單、『等待』清單、參考資料、『將來/也許』清單。
第四階段，回顧階段：回顧個人管理系統(tǒng)。
至少每周，你都需要回顧你的個人管理系統(tǒng)，檢查之前任務的完成情況，并在清單上添加你的新任務。
第五階段，執(zhí)行階段：立即行動。
在這一步，你將學會如何選擇時間、情境去處理清單上的任務。我們可以根據(jù)情境、時間、精力和重要性這四個標準來確定某一時刻的具體行動。那么我們每日從事的工作可以分為三類：事先安排好的工作、突發(fā)事件和安排自己的工作。
最后，檢視工作的時候可以從六個層次來審視：
1. 當前需要做出的行動；
2. 當前需要完成的工作；
3.興趣點以及所承擔的責任和義務；
4. 目標；
5. 發(fā)展前景；
6. 目的及原則。
如何輕松控制一切：縱向管理項目的五個階段
『縱向』控制是對每一項具體的事務進行分析和思考，并且能夠逐步跟進整個發(fā)展過程。
大多數(shù)情況下，橫向管理法就可以梳理生活中的大部分事務了。然而，我們發(fā)現(xiàn)某些項目需要詳細制定出行動方案、嚴格控制流程，這時候我們就需要采取縱向管理來完成任務。
通常我們在做這種縱式思考時，使用的都是『非正式思考』，這種思考方式既不周密也不正規(guī)。事實上，一種正規(guī)的思考方式很有必要，它能讓我們以最低的消耗創(chuàng)造最高的價值。因為我們的計劃越深入，越周密，達到的效果就會越理想。這里，作者就提出了這樣一種思考模式，叫做自然計劃模式。他認為，大腦在面對一項任務時，會進行以下5個步驟：
1.定義目標和原則
2.展望結果
3.頭腦風暴/集思廣益
4.組織整理
5.明確下一步的行動方案
如果我們處理一個問題時，大腦的思考沒有遵循以上5個步驟，那么我們把這樣的思考模式稱為非自然計劃模式。這種思考模式非常不利于問題的解決，容易造成混亂的局面。
還有一種情況就是，人們放棄了一切做提前計劃的想法。只有當緊急狀況馬上就要出現(xiàn)了才做臨時行動。這種情況下的思維模式，我們把它叫做反應式計劃模式。這種思維模式非常危險，非常容易引發(fā)危機。
所以，縱向管理項目主要內容就集中于自然計劃模式的五個步驟，為了平衡文章的篇幅，我們把詳細內容放在5.1中進行介紹。
第一天我們主要從框架和概念上了解了『橫向管理五步法』和『縱向管理項目的五個階段』。從今天開始，我們將從流程的簡單認知轉入全面應用。一開始接觸這些方法時，可能會覺得較難理解，也難以邁出第一步。但是只要你下定決心全面理解并試著付諸行動，將受益良多。
接下來的三天時間，我們將詳細介紹『橫向管理五步法』中的內容，也就是五個必經階段：
1.收集階段：收集并歸攏材料，清空你的大腦
2.理清階段：理清材料，清空工作籃
3.組織整理：建立屬于你自己的事務清單
4.回顧階段：保證個人管理系統(tǒng)的有效運行
5.執(zhí)行階段：選擇最合適的行動
第一天我們主要從框架和概念上了解了『橫向管理五步法』和『縱向管理項目的五個階段』。從今天開始，我們將從流程的簡單認知轉入全面應用。一開始接觸這些方法時，可能會覺得較難理解，也難以邁出第一步。但是只要你下定決心全面理解并試著付諸行動，將受益良多。
接下來的三天時間，我們將詳細介紹『橫向管理五步法』中的內容，也就是五個必經階段：
1.收集階段：收集并歸攏材料，清空你的大腦
2.理清階段：理清材料，清空工作籃
3.組織整理：建立屬于你自己的事務清單
4.回顧階段：保證個人管理系統(tǒng)的有效運行
5.執(zhí)行階段：選擇最合適的行動
第一階段：收集階段
這一階段的主要內容是：收集并歸攏材料，清空你的大腦。
在這一階段，我們將把一切待辦的事情歸納到外腦中，我們把這個『外腦』稱為『工作籃』，這樣才能清空大腦。這個階段耗費的時間較長，請一定要在完成收集工作后，再開始處理這些材料。這些材料可能包括你存在錢包里待聯(lián)系的合作商電話，它總是在不經意間擾亂你的心智。當你把引起你遐想的所有事務都從大腦中清除時，你一定也體會到了如釋重負的感覺。
收集工作包括兩部分：
首先，你需要進行物理大搜索，檢查你的工位，收集那些你未完成的工作。記住四類東西不要動：日用品，參考資料，裝飾品，辦公設備。在整理過程中，千萬不要陷入打掃整理的陷阱，如果你在整理過程中出現(xiàn)了收拾的欲望，那么你應該立刻寫一個便條（打掃工位），然后把它整理到工作籃，時刻牢記你的主要任務是收集未完成的事。你可以從辦公桌開始，檢查抽屜、柜子、臺子的表面和內部、地板、墻壁和書架內潛存的所有未竟之事。如果你遇到一些參考資料，立馬歸檔，但如果它與你要完成的任務相關，那么也將它投入『工作籃』，等待后續(xù)處理。
其次，你需要清理你的大腦，清除大腦緩存。拿起紙筆，把那些時刻吸引你的注意力卻還沒放入工作籃的事務都記錄下來。最好一張白紙只記錄一件事情，以防之后需要在任務下面構思行動計劃。最好每次只思考一件事情，專注最重要。然后就可以開始把頭腦中的內容記錄下來，這時候你會發(fā)現(xiàn)，瑣碎的小事、重大事件、個人私事和工作問題全都出現(xiàn)了。這個時候你只需要注意事務的數(shù)量就行了。
為了能夠全面地收集大腦中的未完成事情，我們列出以下幾個『未盡事宜的引子』清單。這些引子清單可以幫助你查看自己的收集工作是否有所遺漏。
比如，針對一個上班族的職業(yè)和生活方面，我們可以列出如下清單：
記著：要盡可能多地羅列你的清單，這樣你才能更好地進行整理。如果你在清理完畢后，發(fā)現(xiàn)自己如釋重負，再也想不出讓你牽掛的事情，那么你就做好了進行下一步的準備。
第二階段：理清階段
這一階段主要內容就是：理清材料，清空工作籃。
在完成上一步的工作后，你需要認真查看你收集到的一切任務，確定它是什么，它有什么意義，完成它需要你采取什么行動。你可以參照1.5中的工作流程圖，整體了解個人管理系統(tǒng)的工作流程。
例如你在『工作籃』查看到了李曉明的名片，你的任務是給他打個電話，但是思考后你決定下周二早上九點再來打這個電話。那么依照這個工作流程，你應該采取的策略是延遲行動，并將這個任務列入日程表中。
在處理『工作籃』時，你需要將事務分類記錄在清單里。從最上面開始，按順序一次一事來處理。一旦違反這兩個原則，你有可能會遺漏很多事情，再次陷入日常的雜亂之中。牢記：你拿出來的任務絕對不能再扔入『工作籃』中。當你把任務拿出來時，應該迅速判定它的意義，你需要如何完成?！赫J知疲勞』理論告訴我們，不論你做大決定還是小決定，都會消耗腦力。所以在整理時，無需按照難易度來排序，只需要從上到下，一件事一件事處理。
理清階段第1步：確定下一步行動
在清空『工作籃』的過程中，如果你已經掌握了上面的處理原則，那么接下來最關鍵的問題，就是確定每一項任務的下一步行動。
如果這個任務不需要準備下一步行動計劃，那么這里的材料可以分為三類：『垃圾』、『待醞釀的事務』以及『參考資料』。
第一類是『垃圾』。在收集階段，你已經將大量的任務扔入籃中，當你確定這項任務永遠不需要付諸行動且沒有存儲的必要，那就扔入垃圾桶。
第二類『待醞釀的事務』，是指那些你覺得這些材料，可能現(xiàn)在不用，但是以后可能會用到，你可以選擇將這部分放入『將來/也許』清單或者日程表內，具體的處理方法我們將在之后的內容中具體提到。
第三類『參考資料』，指那些不需要你采取任何行動，但是對完成其它任務有輔助作用的材料，你可以直接把這部分材料納入你的歸檔系統(tǒng)。
如果這些任務需要你付諸行動，那么你需要確定具體的行動內容。關于下一步行動，你必須細化具體的行動內容，缺乏具體措施的下一步行動，則沒有任何意義。一旦你在清單里寫下下一步行動措施，你的大腦就會結束對這個問題的思考，清空大腦的任務就完成了。
理清階段第2步：立即執(zhí)行
當你認為某一類任務需要行動之后，你可能面臨三個行動方案:
1.『立即執(zhí)行』：完成這個任務用時不會超過兩分鐘，那么立刻著手完成。比如需要回復一封簡短的郵件，或者給打電話預約心理醫(yī)生?！簝煞昼娫瓌t』原理就是說，如果立即完成這項任務所耗費的時間與推遲完成相比，耗費時間更短的話，那么就立即完成。『兩分鐘原則』將極大提升你的工作效率。當你養(yǎng)成這個習慣后，你會發(fā)現(xiàn)它為你空出了更多的自由時間。
2.『委派他人』：這個行動短期內無法完成，那么你需要思考，你是不是處理這個事件的最佳人選。如果不是，那就轉交給他人。你可以通過郵件、寫字條、發(fā)短信、直接面談來轉接工作。但當你把工作委派給他人的時候，一定要記得做好跟蹤后續(xù)工作的準備。這類任務可以投入『懸而未決』工作籃（具體內涵在后面會介紹）。
3.『推遲執(zhí)行』：剩下的工作就是兩分鐘內無法解決且不能轉交他人。針對這部分任務，你可以記錄下這些行動，將其推遲執(zhí)行，放入『懸而未決』工作籃?！簯叶礇Q』工作籃目前包括兩部分內容：跟蹤轉交他人的工作，以及推遲執(zhí)行兩部分。至于具體如何處理，也將在接下來的文章中進行詳細的介紹。
第三階段：組織整理
這一階段主要內容就是：組織整理，建立屬于你的事務清單。
如果你可以擁有一個良好的組織整理系統(tǒng)，你的大腦就能省去了很多瑣碎且低層次的思考，得以集中精力處理更加重要的事情。但前提是你的個人管理系統(tǒng)必須可靠、持久，這樣你的大腦才會真的把這些事務交于它。此處，組織整理的意思就是將事務列入處理清單中。例如你剛剛接到一個電話，通知說明天下午開會，你把這個事務列入了日程表，這就是組織整理。
在處理『工作籃』時，你要創(chuàng)建多個清單，將事務歸納分類。那么你必須確立一個明確的分類系統(tǒng)，且這個系統(tǒng)可以伴隨著你的整理而優(yōu)化。作者建議列出以下七類清單：記錄在日程表中的行動和信息；『等待』清單；項目清單；項目的輔助材料清單；參考資料清單；『將來/也許』清單；下一步行動清單。
在組織整理時，必須注意不同類別之間的界限。每一類別都代表著不同的處理方法，在視覺上，心理上都應該有明確的區(qū)分。比如一旦你把參考資料歸類到了閱讀資料，你就會對閱讀失去興趣；本應把事務放在日程表中，你卻錯放在了『等待』清單，那么后果可想而知。此外，在整理時，你需要準備紙質或者電子版清單、保存各類資料的文件夾或者電腦。組織整理階段的第1步
組織整理階段的第1步是：組織整理你的行動提示信息清單。
在完成清空『工作籃』這一步后，你眼前有了一堆『懸而未決』的任務。它們是那些使用兩分鐘原則無法處理，且無法轉交給他人的任務。或許還會有一些關于委派任務的清單，還有一些需要列入『將來/也許』清單或者日程表里的事務。在整理之前，你需要確認你要用哪種形式來整理這些信息？紙質還是電子？
如果從組織整理的角度來看，行動可以分為以下兩類：
第一類：對時間有硬性要求的事務。這些事務可以寫入日程表，比如預約醫(yī)生，參加孩子的畢業(yè)禮。有很多人都將日程表當做待辦事項清單，今天完成不了就順延向后，千萬不可以有這樣的想法。你最好把日程表當作一個不可侵犯的時間管理工具，這樣整個個人管理系統(tǒng)才會生效。
第二類： 對于時間沒有硬性要求，但越快完成越好的事務，即ASAP事務（ASAP，指的是as soon as possible）。管理ASAP事務的最好方法就是按照情境分類，即按照完成該事物的地點以及情境來分類。例如，需要在電腦上完成的劃分到電腦清單，需要在超市完成的劃分到超市清單。
具體分多少個情境，你可以依據(jù)你的行動數(shù)量和不同行動所要求的情境數(shù)量來估計。如果你只有25個以下的任務，那么你可以直接寫入下一步行動清單。如果數(shù)量在50-100個，那么你就需要按照情境分類了。不如列一個外出清單或者電話清單等等，這些簡單的清單將會把你從繁雜中拯救出來。依據(jù)情境組織行動的一個重要好處是你可以高效地處理這些事務。
在此，作者提供了的有關ASAP事務的七類情境提醒清單：電話、在電腦旁、外出事務、在辦公室時、在家時、議事日程、閱讀/回顧。
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組織整理階段的第2步
組織整理階段的第2步是：整理你的『等待』清單。
『等待』清單中的各項事務也需要我們進行組織整理。這些任務往往是那些你不在意過程只在乎結果的任務。例如用戶的電話反饋，等待公司會議的安排。這些必須由別人來完成的事務都應該列入『等待』清單。當某個任務不需要我們直接行動，而是交給別人來完成，那么我們需要提醒自己這個人的完成進度，這時候就產生了『等待』清單。
『等待』清單列好后，你需要做的事情就是定期檢查，跟蹤完成狀況。這個清單最好放在觸手可及的位置上，并且與下一步行動清單放在一個系統(tǒng)。
因為你有可能需要不斷切換清單，例如，你需要給合作方打電話，要求他們提出新的策劃方案，這個行動需要放入『電話』清單；打完電話后，你需要將等待策劃方案這個事務放入『等待』清單；然后你又需要將接到的方案放后『閱讀』清單；而當你看完之后交給領導，等待他來做最后定奪時，這件事再次進入『等待』清單。
在『等待』清單中，最好列入每個任務的時間要求。此外，跟蹤任務的最高效方法就是『當提示信息出現(xiàn)時，第一時間將相關行動列入對應清單中』。只要有任務出現(xiàn)，你應該立馬思索它應該列入哪個清單，不要遺漏。每天下班前或者睡覺前，花幾分鐘回顧一下，確定你已將所有任務都妥善歸類。
組織整理階段的第3步
組織整理階段的第3步是：整理你的項目清單與項目輔助材料。
『項目』清單中，不要包含項目的行動細節(jié)和具體方案。你不需要按照重要性、大小或者緊急程度來排序，因為『項目』清單就是一個包含了所有未完成事務的目錄。
在日常工作中，占據(jù)大部分時間的主要是你的日程表、行動清單以及突發(fā)事務。而項目清單是你無法立即執(zhí)行的，它的用途就是幫你宏觀掌控各任務的進度，同時檢視自己的工作量以及工作效果。
從哪里去尋找這些項目呢？第一類是你當前的活動，比如在你參加家長會的時候，忽然想起孩子的課程時間問題需要解決，列入項目；第二類是你的興趣以及未來打算，比如職業(yè)目標，家庭計劃；第三類是當前生活工作出現(xiàn)的問題以及你想提升自己的機會，例如項目問題，投資管理問題，學習烹飪的機會。
項目清單為你記錄所有還未解決的事務，方便你總攬全局，做出恰當?shù)臎Q定。
如何細分項目呢？在很多情況下，項目的細分可以緩解你的焦慮情緒。作者的建議是：分為個人/職業(yè)項目，委派給他人的項目，特定類型的項目。在某些項目之下，也可以細分一些子項目。對于項目的各項內容一定要每周回顧，方能起到審視整體生活狀況的作用。
項目輔助材料是指能夠支持項目的決策和行動的輔助信息。當你遇到一堆項目輔助材料時，不要輕率地將這些材料當成是項目行動的提示信息，因為哪些是『下一步行動』任務，哪些是『等待』任務還不夠明確。所以你需要從中挖掘出具體的下一步行動，然后再投入行動。
對于項目輔助材料的安置問題，你可以考慮將它放在一個醒目且隨時可以調用的地方，不要與其他資料混淆。例如你建立了一個裝修臥室的文件夾，專門保存關于陽臺，地面，管道線路的鋪設等細節(jié)問題。當你每次在項目清單上看到裝修臥室時，你就可以打開裝修臥室文件夾，翻看所有文件決定下一步行動。
組織整理階段的第4步
組織整理階段的第4步是：整理參考資料以及『將來/也許』類事務清單。
在你的工作生活中，參考資料占絕大多數(shù)，這些材料不需要你采取任何行動，但是出于各種原因，你想把它們保存下來。
那么，如何整理保存呢？在此介紹3類簡單的參考資料管理方法：
第一種是『一般性參考資料歸檔系統(tǒng)』。在這個過程中，大多數(shù)人需要建立1-4個有形文件夾和數(shù)10個電子文件夾。歸檔系統(tǒng)已經在前文介紹過，可以回顧查看。
第二種就是專門資料的歸檔。如果你在歸檔過程中，某一主題的資料內容龐雜，需要占用50個以上的文件夾，那么你可以給這個主題資料專門建立一個獨立的按字母排序的歸檔系統(tǒng)，便于之后的搜索。例如你喜歡烹飪，那么你可以設置一個專門的文件夾，來保存相關資料。
第三種就是聯(lián)系人管理工具。此處你只需要考慮便攜性以及個人需要即可。
對于參考資料系統(tǒng)的組織管理，往往就在考驗你最簡單的，基于目的的邏輯判斷。確認參考資料的潛在用途，不斷依據(jù)個人需求來更新調整你自己的參考資料系統(tǒng)。
『將來/也許』事務清單往往是指那些以后可能會執(zhí)行的事情，比如未來的一次旅行，下個月的閱讀計劃，未來一年想學會的技能。這類事務，你可以將他們填入『將來/也許』清單。這種清單的功能就是，將事務記錄下來并可以隨時提取出來進行思考。
『將來/也許』清單的建立非常有必要，因為記錄自己想法的過程也是你產生新點子的過程，同時還會激發(fā)出你強大的創(chuàng)造力。有時候你會發(fā)現(xiàn)，清單上的事情在不知不覺中已經快要實現(xiàn)了，因為羅列清單本身，已經讓你對自己所期待的事情有所準備和認知，也在促使你朝著那個方向努力。這就是『將來/也許』清單的意義之一。
此外，你還可以經常性地重新評估一下你當前的項目清單，考慮你是否應該將部分任務轉移到『將來/也許』清單。
組織整理階段的第5步
組織整理階段的第5步：建立和使用核查清單。
在這個組織整理過程中，人們往往很容易忽視檢查清單的建立和使用，他可以幫助我們發(fā)現(xiàn)各個方面的項目中潛藏的問題。本質上，所有的清單都是核查清單，因為他們的功能就是提供核查，以保證你不會遺漏每一件事情。
工作生活中我們常常會用到核查清單，比如，你為了做菜而參照食譜這個過程就是在使用核查清單來提高你的做菜效率。如果你的董事會任命你在年內完成若干項任務，你們在年底董事會召開之前，你就可以用核查清單進行回顧審查。
但是，如何確定核查清單呢？
首先，對項目和行動心中有數(shù)。把那些可以轉化為項目或者實際行動的材料，直接納入你的個人管理系統(tǒng)。比如，可以把『定期參加體育鍛煉』轉化為『制定定期運動的計劃』或者『給健身房打個電話問一下健身教練的情況和健身計劃』，這個核查過程會確保某些事務不被遺漏。
第二，規(guī)劃工作和責任范圍內的關鍵區(qū)域。類似于『堅持鍛煉身體』和『讓我的團隊保持高昂的斗志』這樣的情況，就需要制定核查清單，這樣你才方便定期回顧和檢查?？傊?，工作、學習、個人興趣等項目中一般都會有一些關鍵項目，下面又會有一些關鍵級別。那么對于這些關鍵區(qū)域，你就應該根據(jù)其需要制定特定的核查清單。
第三，創(chuàng)建各個級別的核查清單。大膽的創(chuàng)建各種級別的清單吧。下面是作者使用過多年的清單列表，我們摘取了其中幾項：
旅行核查清單（在每周回顧中要檢查和更新的事情）
年終活動（這一時期的所有總結活動）
個人發(fā)展（應該定期評估的情況，以確保個人平衡與進步）
第四階段：回顧階段
這個階段的主要內容是：保證個人管理系統(tǒng)的有效運行。
定期回顧你的個人管理系統(tǒng)，通過及時的反思與修補，可以維持它的穩(wěn)定性與清晰度。比如，你啟用的你的電話清單，但是你發(fā)現(xiàn)必須要打的電話并沒有全部列入，那你就再也無法完全信任這個清單了。那么這個電話清單的創(chuàng)建就失去了意義。所以只有實時更新清單，它才能幫助你在工作的時候高效的做出選擇，這就是回顧的主要目的。此外，這個回顧過程也是你對之前的工作和生活持續(xù)地進行評估的方法之一。
那么應該如何安排回顧的內容和時間？
首先看一看你的日程表。你應該頻繁地查看自己的日程表，了解一天的時間安排和行動步驟。然后把那些零碎的時間段利用起來，回顧一下是否需要執(zhí)行別的行動。
然后看一看你的行動清單。這一步很簡單，就是選擇合適的時間段和合適的情境，去執(zhí)行相應的行動。
根據(jù)情景選擇恰當?shù)幕仡檭热荨４_保自己隨時能拿到想要查閱的清單，這一點我們反復強調，在這里也非常重要。比如，回到家準備處理家庭事務的時候，如果可以拿出與同伴共同商討過的事務清單，事情的處理將會非常高效。再比如，老板突然通知要和你談談當前的工作，你能立刻拿出工作清單和話題清單，那么工作效率也會大大提升。
最后強調一下，要想保證系統(tǒng)的有效運行，一定要實時對系統(tǒng)進行更新，避免落后與客觀情況。
有效回顧方法之一：每周回顧
每周回顧就是為了清空大腦，為理清未來幾周的方向而采取的行動。流程是收集—理清—組織管理—回顧那些你曾列出的清單，直到你確認你已經完全掌控了所有未竟之事。這樣在約定時間范圍內，你就可以全部將其付諸于行動。
作者多年的研究和很多人的實踐經驗表明，保持大腦清晰的最佳方法就是每周回顧。因為隨著現(xiàn)代生活工作節(jié)奏的加快，人們越來越放任自己卷入超過自己處理能力的事務。一整天的時間都安排的滿滿的，就算是再強大的大腦也無法一直集中精力應付如此龐雜、不間斷的事務。這就更加凸顯了每周回顧的重要性。
每周回顧的另一個重要作用就是，你不但可以對各項任務做評估安排，找回對生活的掌控感，還可以發(fā)現(xiàn)生活重點，牢記最要緊的目標，對一些無關緊要的事務說不。
每周回顧階段需要你完成以下三步：
首先是確認收集到的所有信息都得到了處理。在這一步，你需要收集那些散落的便利貼、收據(jù)、名片；清空收集工具里的待辦事情比如日歷、會議記錄、筆記本，并列出下一步行動清單、日程表事宜和等待事宜；最后清空大腦，寫下大腦能想到的一切事情。最后將以上信息全都投入『工作籃』。
其次是更新。確定你所有的清單都得到了更新。按照步驟回顧你的下一步行動清單，過往的日程表數(shù)據(jù)、將來的日程、等待清單和項目清單。將已經完成的行動標為已完成，在檢查已完成行動的過程中，你可能會發(fā)現(xiàn)很多任務需要安排下一步行動，那么你可以把它記錄下來更新至相應的清單。
最后就是創(chuàng)造。
1. 回顧『將來/也許』清單。
其中過時的事務完全可以忽略。而那些隨著時間和環(huán)境的變化變得更有行動價值的、更有意義的，把它們轉化為項目。
2. 收集你的奇思妙想和新奇的點子。
把腦子的創(chuàng)意點子收入『外腦』。
3. 選擇回顧的恰當?shù)攸c和時間。
每周抽出幾個小時，選擇合適的場所進行回顧。最好能夠培養(yǎng)起每周回顧的習慣。
通過每周回顧，你不僅可以收集到一些新點子，同時還可以定期回顧你的宏觀目標，例如你的職業(yè)目標、生活方式以及興趣愛好?？梢詮母邔用鎭頇z視當前生活，進而推動日常生活的進展，為更高層次的目標提供靈感。而對于目前的你而言，通過每周回顧，你可以高效地將目標付諸行動，然后再執(zhí)行新目標，并從中體會到前所未有的輕松和自信。
第五階段：執(zhí)行階段
那么如何選擇最合適的行動？什么時候行動？為了回答這兩個問題，這里我們將對1.5中第五步提到的三種方法，即『四標準法』、『三分類法』和『六層次法』進行一個詳細的介紹。
首先介紹『四標準法』，它是一種通過當前工作的情境、工作需要的時間、你的精力以及工作的重要性來確定行動的策略。所以需要注意以下四點：
第一是工作情境。在前面你已經學會了依據(jù)工作情境組織整理行動，不同的情境諸如在電腦旁，在電話旁或者在家時。那么遇到不同情境時，你就可以直接拉出相應清單去執(zhí)行。這類情境清單可以依照你的個人情況進行調整，例如你經常出差，你就可以創(chuàng)建一個臨時的出行前清單。
第二是你當前擁有的空閑時間。如果你的行動清單十分全面，那么你就可以依據(jù)時間長短來選擇恰當?shù)男袆印＠缒阍陂_會前有十分鐘，那么你可以選擇一個十分鐘內能完成的行動。例如給朋友發(fā)一個生日祝福，訂餐等。
第三你當前有多少精力。如果你經歷了繁忙的一天，下班后已經十分疲憊，那么你可以選擇處理一下發(fā)票數(shù)據(jù)，清理一下書桌。你可以建立一個小清單，上面記錄一些可以簡單完成的事情例如給花澆水，裝訂書本等瑣碎工作。在你極度疲憊的時候，最能提起士氣的方法就是完成一些小工作。
當你依據(jù)前三個標準劃出了工作范圍的時候，最后就是依據(jù)相對重要性調整工作，這個調整需要依據(jù)你的責任、目標以及價值觀來進行。
評估日常工作的『三分類法』
這里提到的工作是指任何你打算完成的任務，包括職業(yè)的和生活的。
『三分類法』是指對大多數(shù)人而言，在任何一個時間，你的行動都可以分為以下三類：
1. 執(zhí)行事先安排好的工作；
2. 安排自己的工作；
3. 處理突發(fā)事件。
不過，作者觀察到很多人經常被最后一類事件糾纏，而忽略其他事務。如果你是根據(jù)突發(fā)情況，有意識地放棄當前工作，去處理突發(fā)事件的，那說明你是通過自己選擇做出了最佳決定。但是，大多數(shù)人對工作的評估能力仍然有限。如果盲目地進行處理，極有可能陷入焦慮不安狀態(tài)。
知識工作年代，要求人們在管理龐大的懸而未決之事時，明確自己的工作界限。但是很多人缺乏這種能力。但當你習慣了當前的個人管理系統(tǒng)，將工作生活輸出的信息，在加工處理后輸入你的個人管理系統(tǒng)中，你就能夠清晰地決定哪些事情立刻做，哪些事情稍后做。
而如果你的大腦是保存這些事務的唯一系統(tǒng)，那么它會被要求同時進行多項任務，心理學已經證明這是不可能實現(xiàn)的情況，這也就是很多人感覺壓力很大的根本原因。
那么如何評估這三類事務并做出決定呢？
ni需要依靠你的直覺，評估當前出現(xiàn)的突發(fā)事件是否要比你手上的工作更重要。你所有評估都應該服從于你的工作生活總目標。在經過不斷訓練后，你就可以在面對諸多任務時，快速準確地做出選擇。
宏觀檢視工作的『六層次法』
工作中的六個層次包括：
地面：是指你目前正在做的工作。這些工作一般不超過50項。
1樓視野：你當前需要完成的任務。數(shù)量通常在30～100項之間。這些都是你希望在相當短的時間內取得成效的事情。
2樓視野：這一層次是目前的職責。這些職責往往是你在家庭和工作中所扮演的角色賦予你的。對于大多數(shù)人而言，這些工作可以劃分為10～15個范疇。把所有這些責任和義務一并訴諸文字，并經?；仡櫤妥詸z，這將有助于你更加綜合全面的對自己的項目清單進行分析和評估。
3樓視野：1～2年的目標。生活的不同領域，你希望有哪些新的體驗？通過1～2年的努力，要為自己的工作開創(chuàng)一個什么樣的新局面？隨著一些新的責任和義務的產生，你需要經常調整自己的工作重心，以完成所制定的目標。在個人生活的領域中，情況也大同小異，你希望某些事情盡快完成，這就意味著你要把生活中的其他事情放在次要位置。
4樓視野：3～5年的展望。未來3~5年的發(fā)展前景，你必定會從一個更加廣闊的角度著眼：管理策略、周邊環(huán)境發(fā)展的趨勢、事業(yè)和生活的提升條件。自身事業(yè)、家庭和財政方面的長期目標作為內在的驅動力，外部因素包括技術進步、全球化進程、市場趨勢及競爭等，這些都會影響到你個人系統(tǒng)的組織管理方法。在這一層次的決策將會影響你其他層次的工作。
5樓視野：人生。本級別是整個檢視工作的最高級別，是生活的終極指導。你制定的所有目標、前景展望、規(guī)劃、目標及行動都由此決定，也都為此服務。
這六個層次，自上而下逐步細化具體化，每一層次都是上一層次發(fā)展的必要條件。越是上面的層次，重要級別越高。想要輕松生活的話，你必須均衡掌握各個層次。舉一個例子：你需要給合作方打一個電話（行動），這個電話事關你目前的一個合同（項目），這個合同會影響到你這個月的業(yè)績（責任），它可能是你在銷售方面能夠有所突破的重要契機（工作目標），因為你的單位可能近期會開設新的分公司，而你極有希望成為分公司的負責人（3-5年的展望），這將使你的生活有質的飛躍（人生）。
學會控制某一具體項目
前三天我們主要學習了從一個橫向的視角面對生活工作中的各項事務和行動。在這一小節(jié)中，我們來了解一下如何應用縱向管理的方法來控制具體項目。在第一天我們提到過，縱向管理中唯一適用的思考模式就是自然計劃模式。所以自然計劃模式中說到的大腦思考必經的五個步驟就構成了縱向管理項目的五個階段。這五個階段分別是：
第一階段：選定目標
明確的目標可以正向推動任務的完成速度。
你確定一件事情的目標的過程，其實就是一個思考『為什么』的過程。思考『為什么』這個簡單的問題，會給你帶來諸多益處，它可以幫助你：
1.建立決策標準和界定成功。一個明確的目標會成為你投入多少時間和精力的標準，這可能會對事情能否成功產生直接的影響；
2.調配資源。面對有限的資源，你一定會選擇把它用在你認為最重要的地方，那么，你的目標就成為你在判斷重要性時的主要依據(jù)。
3.激發(fā)動機。當你找到了做某件事情的充分理由時，你一定會全力以赴。
當你清楚了為什么，也就明確了目標，這樣才能夠聚焦工作重心，從而取得理想的效果。
第二階段：思考結果
如果事先你可以勾畫出成功的藍圖，那么這將有利于你高效利用起所有的資源。然后你的大腦會集中精力，推進當前的行動。
首先，聚焦的力量是強大的。我們頭腦中堅定的信念對我們的行為會產生強大的推動力，并且影響到我們在工作中的表現(xiàn)。當我們集中精力干某件事情時，馬上就會變得充滿創(chuàng)造力。
然后，闡明結果這個過程會讓你對事情有一個提前的預期和把握，再者，當人們全身心地設想過工作的成功情境以后，會產生一些積極的情緒，這種情緒對工作進展也會有很大的激勵作用。
第三階段：絞盡腦汁，集思廣益
在這一階段，你需要時刻捕捉你的一些零碎但獨居創(chuàng)意的想法，可以采用頭腦風暴法（頭腦風暴是指無限制的自由聯(lián)想和討論，其目的在于產生新觀念或激發(fā)創(chuàng)新設想）。頭腦風暴的優(yōu)點就是，它既能夠收集到新穎獨特的想法，又能啟發(fā)你產生更多的好主意。
頭腦風暴有以下3個關鍵技巧：
1.不判斷、不質疑、不評估、不批判
2.追求數(shù)量、不求質量
3.把分析組織工作置于次要的地位
第四階段：整理制定行動計劃
在第三階段，你在頭腦風暴后已經產生了很多想法，那么現(xiàn)在最重要的就是整理這些內容。
組織整理的關鍵步驟就是：明確整個事件的流程，按照構成內容、前后順序、重要程度進行歸納分類。在這個過程中，你可以利用各類工具，可以是Microsoft project ，也可以是甘特圖。（拆書者注：這兩種方法大家可以專程學習一下，真的很有用）
第五階段：下一步行動的決定
在這一階段，你需要確定當前任務的下一步行動內容，可以的話即刻制定好下一步內容的方案。當下一步行動需要由他人完成的時候，你就必須明確他的責任范圍。事實上，百分之八十的下一步行動，你只需要花幾分鐘，就可以思考出預期效果以及實現(xiàn)步驟。比如你需要換一臺電腦，花十分鐘上網瀏覽一下性能價格對比就可以完成這個項目。
原則一：養(yǎng)成收集的習慣
前文介紹過的方法和模式基本上構成了一個完整的個人管理系統(tǒng)。最后，我們再來從比較宏觀的角度介紹三個管理個人系統(tǒng)的基本原則：
接下來作者將介紹他近三十年來的運用這些基本原則的一些心得體會，運用這些原則將對你管理整個系統(tǒng)起到重要的作用。第一個原則就是養(yǎng)成收集的習慣。至于收集的技巧，前文已做過具體介紹，此處不再贅述。
在之前的收集過程中，你一定也曾感到焦慮，但同時又有一種特別放松和重獲控制力的感覺。當你面對你收集的各類材料時，你會找到各類消極情緒的根源，也順勢發(fā)現(xiàn)了消除焦慮的方法。
那么這種消極情緒來自哪里呢？你收集到工作籃的東西都是你與自己達成的協(xié)議，消極情緒事實上就是一種由于你違背協(xié)議而喪失了自我信任的焦慮感。例如，你告訴自己要抽出時間陪孩子，但是你最終沒有做到，這時候你就會因為未完成目標任務而感到挫敗和焦慮。
如何減少這種消極情緒呢？
第一種解決辦法就是你不跟自己簽訂協(xié)議，意思就是當你面對繁雜的項目時，你選擇了放棄。一旦你降低對自己的要求，你會立馬感覺如釋重負。當然這里說的不簽訂協(xié)議不是無故降低對自己的要求，而是在你回顧工作清單時，選擇性地放棄那些你并不是真正想完成的無價值工作。比如那些純粹是為了得到別人贊賞而攬在自己身上的工作。
第二種方法就是完成這項工作。只要你完成工作，你就會感受到成就感，而且會有信心迎接新的挑戰(zhàn)。相信你在利用兩分鐘原則處理掉一大堆事情的時候，你已經感受到了這種喜悅。
如果你不打算降低對自己的標準，也沒有能力立馬將事情完成，那么你可能需要用到第三種方法：重新商定協(xié)議。比如，你本來打算約朋友下周五喝茶，但你臨時有事，所以你把日期調整到了下周四，這就是重新商定協(xié)議。一旦你告訴你的大腦你應該處理某件事情，那么你的大腦就會將其存入短期記憶里，并且認為你應該立即采取行動。因而面對你不能完成的項目時，馬上改簽一下。?
原則二：確定『下一步行動』
決定每件事情的下一步行動往往只需要十幾秒鐘左右，但是正是由于下一步行動思維的缺失，導致很多事情都被延誤。
例如某人在清單上寫修理輪胎，那么下一步行動就是上網搜索輪胎店以及對比輪胎價格。這樣他就可以在擁有十五分鐘空閑的時候，拿出行動清單，來處理這個問題。
從最底端的任務開始，制定行動的具體計劃，然后將行動提示信息列入清單，找出空閑的時間執(zhí)行。這是我們維護內心輕松，高效工作的關鍵。很多情況下，由于我們沒能及時的做出下一步行動，很多簡單的事情也被耽擱。
大家意想不到的是，往往那些比較聰明的人，延誤的事情越多。而且他們列出的清單上，未解決的事情會更多。這是因為他們在面對一些較難完成的事務時，大腦里已經迅速勾畫出了完成任務需要面對的困難，如果不能完成工作，將會面對如何的慘境。因而他們便瞬間自我設限，誤以為我如果不做，就不需要面對這些困難了。
但是這并不是正確的解決方式，如果你選擇去確定下一步行動的具體內容，你的大腦就會抑制住這種煩惱，因為你一旦決定了下一步行動，你的內心就會獲得信心并找到方向感。
所以，『下一步』行動的價值就在于：
1. 澄清問題，回答『目前我們需要采取的下一步行動是什么呢？』這個問題，本身就會引發(fā)人們進行更深層次的思考。等到能夠作出回答時，問題已經向著更加明晰的方向發(fā)展了。
2. 明確責任，如果明確了具體行動就可以明確職責了。
3. 提高效率，一旦人們明確了目標，立即分配任務開始行動，效率一定會得到很大的提升。
4. 提升自己的能力，下一步行動的提出可以顯著提高個人推動事務進展的能力，同時能夠增強個人自信心和前瞻能力。
通過提問自己下一步行動是什么？可以在你面臨難題的時候，通過提出具體的解決策略，可以幫助我們逐漸走出消極情緒。
原則三：學會關注結果
思維和想象力對實際行動會有積極的作用。
在管理個人系統(tǒng)時，最關鍵的一個原則就是在處理事情時，學會在腦海中對結果做出正面預期，并在實踐中集中精力追求正面的結果。比如，『什么方法能夠讓我抽出時間多陪陪女兒？』，這就是一個具體的目標，而且問題里面就包含了結果。這樣會促使你做出下一步行動。反之，如果問題改為『我能為父女關系做些什么？』的話，暗含的結果就很模糊，下一步行動不夠清晰，結果可能就是不了了之。
正向的預期結果將使你想得更加長遠且透徹。當你不斷地發(fā)現(xiàn)問題，確定目標，確定下一步行動，解決問題，完成目標，你將會收獲很多。
所以，『預想結果』非常重要。因為結果和行動是緊密聯(lián)系的，只有你對結果有所預期，才能夠對行動做出下一步的規(guī)劃，行動對結果的作用是正向的，你們結果一定是令人滿意的。
作者把這種設定預期結果，然后促成目標實現(xiàn)的思維模式總結為：自然計劃法。它能夠幫助我們對具體的項目進行有效的控制。自然計劃法是自然而然的，但是它不能自動運行，需要我們將大量的信息、觀點和主意結合在一起，并進行統(tǒng)籌安排。
在遇到問題時，追問目的是一種非常重要的能力。而在具體行動明確前，想象成功更是一種需要強化的重要能力。為了獲得這個正向的結果，你可以通過思考決定下一步行動，在現(xiàn)實世界中逐步實現(xiàn)腦中構想的結果。
如何升華GTD 之路
本書一開始的時候我們介紹過，GTD英文全稱是Getting Things Done，翻譯過來就是『把事情做完』，即『搞定』。它涵蓋了本書中所介紹的所有時間管理方法。
GTD實際上是一種可以不斷完善的自我管理之路。這里的升華之路是指在你初步熟悉它的流程并用它管理工作的基礎上，逐步優(yōu)化整合你的個人管理系統(tǒng)的這個過程。
升華有三個層次：
第一個層次是可以將GTD運用到基本的工作中去；
第二個層次是逐步將GTD全方位應用到生活管理系統(tǒng)；
最高級便是能夠充分利用GTD這個系統(tǒng)為自己完成任務，創(chuàng)造自由空間。
就像開車一樣，最開始你只是能夠掌握基本開車技能，保證不傷害到他人；逐步地，駕車已經成為你生活中不可或缺的一部分；到最后，你已經想要駕馭一輛高性能的車輛，自己與車輛成為共同體。
你需要不斷熟悉個人管理系統(tǒng)的各個組成部分，逐步認同這個系統(tǒng)，并通過多次的操作，讓這個系統(tǒng)完全適合你。如果在學習GTD路上，某一個環(huán)節(jié)脫離了這個步驟，那么不要著急。因為最少需要兩年時間，你才能熟練使用個人管理系統(tǒng)全方位地管理生活。如果你通過這一段學習，只是學習到了幾個有用的方法，例如兩分鐘原則，那么你也能夠小幅度改變當前的生活。
GTD的最高階是你可以利用這個管理系統(tǒng)來有效面對生活中出現(xiàn)的任何情況。在這一階段，你不會因為處理任何事情而覺得焦慮，因為你可以確保你的個人管理系統(tǒng)將不會遺漏任何細枝末節(jié)的東西。GTD可以幫助你的大腦空出絕大部分位置，你可以用這些時間來釋放你的創(chuàng)造力，學習那些你感興趣的事情，輕松掌控日常生活。除了當下需要處理的工作，你的大腦不需要擔心任何一件事情，你將擁有前所未有的平靜狀態(tài)。
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