第四階段：回顧階段
這個(gè)階段的主要內(nèi)容是：保證個(gè)人管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行。
定期回顧你的個(gè)人管理系統(tǒng)，通過(guò)及時(shí)的反思與修補(bǔ)，可以維持它的穩(wěn)定性與清晰度。比如，你啟用的你的電話清單，但是你發(fā)現(xiàn)必須要打的電話并沒(méi)有全部列入，那你就再也無(wú)法完全信任這個(gè)清單了。那么這個(gè)電話清單的創(chuàng)建就失去了意義。所以只有實(shí)時(shí)更新清單，它才能幫助你在工作的時(shí)候高效的做出選擇，這就是回顧的主要目的。此外，這個(gè)回顧過(guò)程也是你對(duì)之前的工作和生活持續(xù)地進(jìn)行評(píng)估的方法之一。
那么應(yīng)該如何安排回顧的內(nèi)容和時(shí)間？
首先看一看你的日程表。你應(yīng)該頻繁地查看自己的日程表，了解一天的時(shí)間安排和行動(dòng)步驟。然后把那些零碎的時(shí)間段利用起來(lái)，回顧一下是否需要執(zhí)行別的行動(dòng)。
然后看一看你的行動(dòng)清單。這一步很簡(jiǎn)單，就是選擇合適的時(shí)間段和合適的情境，去執(zhí)行相應(yīng)的行動(dòng)。
根據(jù)情景選擇恰當(dāng)?shù)幕仡檭?nèi)容。確保自己隨時(shí)能拿到想要查閱的清單，這一點(diǎn)我們反復(fù)強(qiáng)調(diào)，在這里也非常重要。比如，回到家準(zhǔn)備處理家庭事務(wù)的時(shí)候，如果可以拿出與同伴共同商討過(guò)的事務(wù)清單，事情的處理將會(huì)非常高效。再比如，老板突然通知要和你談?wù)劗?dāng)前的工作，你能立刻拿出工作清單和話題清單，那么工作效率也會(huì)大大提升。
最后強(qiáng)調(diào)一下，要想保證系統(tǒng)的有效運(yùn)行，一定要實(shí)時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新，避免落后與客觀情況。
有效回顧方法之一：每周回顧
每周回顧就是為了清空大腦，為理清未來(lái)幾周的方向而采取的行動(dòng)。流程是收集—理清—組織管理—回顧那些你曾列出的清單，直到你確認(rèn)你已經(jīng)完全掌控了所有未竟之事。這樣在約定時(shí)間范圍內(nèi)，你就可以全部將其付諸于行動(dòng)。
作者多年的研究和很多人的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，保持大腦清晰的最佳方法就是每周回顧。因?yàn)殡S著現(xiàn)代生活工作節(jié)奏的加快，人們?cè)絹?lái)越放任自己卷入超過(guò)自己處理能力的事務(wù)。一整天的時(shí)間都安排的滿滿的，就算是再?gòu)?qiáng)大的大腦也無(wú)法一直集中精力應(yīng)付如此龐雜、不間斷的事務(wù)。這就更加凸顯了每周回顧的重要性。
每周回顧的另一個(gè)重要作用就是，你不但可以對(duì)各項(xiàng)任務(wù)做評(píng)估安排，找回對(duì)生活的掌控感，還可以發(fā)現(xiàn)生活重點(diǎn)，牢記最要緊的目標(biāo)，對(duì)一些無(wú)關(guān)緊要的事務(wù)說(shuō)不。
每周回顧階段需要你完成以下三步：
首先是確認(rèn)收集到的所有信息都得到了處理。在這一步，你需要收集那些散落的便利貼、收據(jù)、名片；清空收集工具里的待辦事情比如日歷、會(huì)議記錄、筆記本，并列出下一步行動(dòng)清單、日程表事宜和等待事宜；最后清空大腦，寫下大腦能想到的一切事情。最后將以上信息全都投入『工作籃』。
其次是更新。確定你所有的清單都得到了更新。按照步驟回顧你的下一步行動(dòng)清單，過(guò)往的日程表數(shù)據(jù)、將來(lái)的日程、等待清單和項(xiàng)目清單。將已經(jīng)完成的行動(dòng)標(biāo)為已完成，在檢查已完成行動(dòng)的過(guò)程中，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)很多任務(wù)需要安排下一步行動(dòng)，那么你可以把它記錄下來(lái)更新至相應(yīng)的清單。
最后就是創(chuàng)造。
1. 回顧『將來(lái)/也許』清單。
其中過(guò)時(shí)的事務(wù)完全可以忽略。而那些隨著時(shí)間和環(huán)境的變化變得更有行動(dòng)價(jià)值的、更有意義的，把它們轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目。
2. 收集你的奇思妙想和新奇的點(diǎn)子。
把腦子的創(chuàng)意點(diǎn)子收入『外腦』。
3. 選擇回顧的恰當(dāng)?shù)攸c(diǎn)和時(shí)間。
每周抽出幾個(gè)小時(shí)，選擇合適的場(chǎng)所進(jìn)行回顧。最好能夠培養(yǎng)起每周回顧的習(xí)慣。
通過(guò)每周回顧，你不僅可以收集到一些新點(diǎn)子，同時(shí)還可以定期回顧你的宏觀目標(biāo)，例如你的職業(yè)目標(biāo)、生活方式以及興趣愛(ài)好?？梢詮母邔用鎭?lái)檢視當(dāng)前生活，進(jìn)而推動(dòng)日常生活的進(jìn)展，為更高層次的目標(biāo)提供靈感。而對(duì)于目前的你而言，通過(guò)每周回顧，你可以高效地將目標(biāo)付諸行動(dòng)，然后再執(zhí)行新目標(biāo)，并從中體會(huì)到前所未有的輕松和自信。
第五階段：執(zhí)行階段
那么如何選擇最合適的行動(dòng)？什么時(shí)候行動(dòng)？為了回答這兩個(gè)問(wèn)題，這里我們將對(duì)1.5中第五步提到的三種方法，即『四標(biāo)準(zhǔn)法』、『三分類法』和『六層次法』進(jìn)行一個(gè)詳細(xì)的介紹。
首先介紹『四標(biāo)準(zhǔn)法』，它是一種通過(guò)當(dāng)前工作的情境、工作需要的時(shí)間、你的精力以及工作的重要性來(lái)確定行動(dòng)的策略。所以需要注意以下四點(diǎn)：
第一是工作情境。在前面你已經(jīng)學(xué)會(huì)了依據(jù)工作情境組織整理行動(dòng)，不同的情境諸如在電腦旁，在電話旁或者在家時(shí)。那么遇到不同情境時(shí)，你就可以直接拉出相應(yīng)清單去執(zhí)行。這類情境清單可以依照你的個(gè)人情況進(jìn)行調(diào)整，例如你經(jīng)常出差，你就可以創(chuàng)建一個(gè)臨時(shí)的出行前清單。
第二是你當(dāng)前擁有的空閑時(shí)間。如果你的行動(dòng)清單十分全面，那么你就可以依據(jù)時(shí)間長(zhǎng)短來(lái)選擇恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)。例如你在開(kāi)會(huì)前有十分鐘，那么你可以選擇一個(gè)十分鐘內(nèi)能完成的行動(dòng)。例如給朋友發(fā)一個(gè)生日祝福，訂餐等。
第三你當(dāng)前有多少精力。如果你經(jīng)歷了繁忙的一天，下班后已經(jīng)十分疲憊，那么你可以選擇處理一下發(fā)票數(shù)據(jù)，清理一下書桌。你可以建立一個(gè)小清單，上面記錄一些可以簡(jiǎn)單完成的事情例如給花澆水，裝訂書本等瑣碎工作。在你極度疲憊的時(shí)候，最能提起士氣的方法就是完成一些小工作。
當(dāng)你依據(jù)前三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)劃出了工作范圍的時(shí)候，最后就是依據(jù)相對(duì)重要性調(diào)整工作，這個(gè)調(diào)整需要依據(jù)你的責(zé)任、目標(biāo)以及價(jià)值觀來(lái)進(jìn)行。
評(píng)估日常工作的『三分類法』
這里提到的工作是指任何你打算完成的任務(wù)，包括職業(yè)的和生活的。
『三分類法』是指對(duì)大多數(shù)人而言，在任何一個(gè)時(shí)間，你的行動(dòng)都可以分為以下三類：
1. 執(zhí)行事先安排好的工作；
2. 安排自己的工作；
3. 處理突發(fā)事件。
不過(guò)，作者觀察到很多人經(jīng)常被最后一類事件糾纏，而忽略其他事務(wù)。如果你是根據(jù)突發(fā)情況，有意識(shí)地放棄當(dāng)前工作，去處理突發(fā)事件的，那說(shuō)明你是通過(guò)自己選擇做出了最佳決定。但是，大多數(shù)人對(duì)工作的評(píng)估能力仍然有限。如果盲目地進(jìn)行處理，極有可能陷入焦慮不安狀態(tài)。
知識(shí)工作年代，要求人們?cè)诠芾睚嫶蟮膽叶礇Q之事時(shí)，明確自己的工作界限。但是很多人缺乏這種能力。但當(dāng)你習(xí)慣了當(dāng)前的個(gè)人管理系統(tǒng)，將工作生活輸出的信息，在加工處理后輸入你的個(gè)人管理系統(tǒng)中，你就能夠清晰地決定哪些事情立刻做，哪些事情稍后做。
而如果你的大腦是保存這些事務(wù)的唯一系統(tǒng)，那么它會(huì)被要求同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)任務(wù)，心理學(xué)已經(jīng)證明這是不可能實(shí)現(xiàn)的情況，這也就是很多人感覺(jué)壓力很大的根本原因。
那么如何評(píng)估這三類事務(wù)并做出決定呢？
你需要依靠你的直覺(jué)，評(píng)估當(dāng)前出現(xiàn)的突發(fā)事件是否要比你手上的工作更重要。你所有評(píng)估都應(yīng)該服從于你的工作生活總目標(biāo)。在經(jīng)過(guò)不斷訓(xùn)練后，你就可以在面對(duì)諸多任務(wù)時(shí)，快速準(zhǔn)確地做出選擇。
宏觀檢視工作的『六層次法』
工作中的六個(gè)層次包括：
地面：是指你目前正在做的工作。這些工作一般不超過(guò)50項(xiàng)。
1樓視野：你當(dāng)前需要完成的任務(wù)。數(shù)量通常在30～100項(xiàng)之間。這些都是你希望在相當(dāng)短的時(shí)間內(nèi)取得成效的事情。
2樓視野：這一層次是目前的職責(zé)。這些職責(zé)往往是你在家庭和工作中所扮演的角色賦予你的。對(duì)于大多數(shù)人而言，這些工作可以劃分為10～15個(gè)范疇。把所有這些責(zé)任和義務(wù)一并訴諸文字，并經(jīng)?；仡櫤妥詸z，這將有助于你更加綜合全面的對(duì)自己的項(xiàng)目清單進(jìn)行分析和評(píng)估。
3樓視野：1～2年的目標(biāo)。生活的不同領(lǐng)域，你希望有哪些新的體驗(yàn)？通過(guò)1～2年的努力，要為自己的工作開(kāi)創(chuàng)一個(gè)什么樣的新局面？隨著一些新的責(zé)任和義務(wù)的產(chǎn)生，你需要經(jīng)常調(diào)整自己的工作重心，以完成所制定的目標(biāo)。在個(gè)人生活的領(lǐng)域中，情況也大同小異，你希望某些事情盡快完成，這就意味著你要把生活中的其他事情放在次要位置。
4樓視野：3～5年的展望。未來(lái)3~5年的發(fā)展前景，你必定會(huì)從一個(gè)更加廣闊的角度著眼：管理策略、周邊環(huán)境發(fā)展的趨勢(shì)、事業(yè)和生活的提升條件。自身事業(yè)、家庭和財(cái)政方面的長(zhǎng)期目標(biāo)作為內(nèi)在的驅(qū)動(dòng)力，外部因素包括技術(shù)進(jìn)步、全球化進(jìn)程、市場(chǎng)趨勢(shì)及競(jìng)爭(zhēng)等，這些都會(huì)影響到你個(gè)人系統(tǒng)的組織管理方法。在這一層次的決策將會(huì)影響你其他層次的工作。
5樓視野：人生。本級(jí)別是整個(gè)檢視工作的最高級(jí)別，是生活的終極指導(dǎo)。你制定的所有目標(biāo)、前景展望、規(guī)劃、目標(biāo)及行動(dòng)都由此決定，也都為此服務(wù)。
這六個(gè)層次，自上而下逐步細(xì)化具體化，每一層次都是上一層次發(fā)展的必要條件。越是上面的層次，重要級(jí)別越高。想要輕松生活的話，你必須均衡掌握各個(gè)層次。舉一個(gè)例子：你需要給合作方打一個(gè)電話（行動(dòng)），這個(gè)電話事關(guān)你目前的一個(gè)合同（項(xiàng)目），這個(gè)合同會(huì)影響到你這個(gè)月的業(yè)績(jī)（責(zé)任），它可能是你在銷售方面能夠有所突破的重要契機(jī)（工作目標(biāo)），因?yàn)槟愕膯挝豢赡芙跁?huì)開(kāi)設(shè)新的分公司，而你極有希望成為分公司的負(fù)責(zé)人（3-5年的展望），這將使你的生活有質(zhì)的飛躍（人生）。
