第三階段：組織整理

這一階段主要內(nèi)容就是：組織整理，建立屬于你的事務(wù)清單。

如果你可以擁有一個良好的組織整理系統(tǒng)，你的大腦就能省去了很多瑣碎且低層次的思考，得以集中精力處理更加重要的事情。但前提是你的個人管理系統(tǒng)必須可靠、持久，這樣你的大腦才會真的把這些事務(wù)交于它。此處，組織整理的意思就是將事務(wù)列入處理清單中。例如你剛剛接到一個電話，通知說明天下午開會，你把這個事務(wù)列入了日程表，這就是組織整理。

在處理『工作籃』時，你要創(chuàng)建多個清單，將事務(wù)歸納分類。那么你必須確立一個明確的分類系統(tǒng)，且這個系統(tǒng)可以伴隨著你的整理而優(yōu)化。作者建議列出以下七類清單：記錄在日程表中的行動和信息；『等待』清單；項目清單；項目的輔助材料清單；參考資料清單；『將來/也許』清單；下一步行動清單。

在組織整理時，必須注意不同類別之間的界限。每一類別都代表著不同的處理方法，在視覺上，心理上都應(yīng)該有明確的區(qū)分。比如一旦你把參考資料歸類到了閱讀資料，你就會對閱讀失去興趣；本應(yīng)把事務(wù)放在日程表中，你卻錯放在了『等待』清單，那么后果可想而知。此外，在整理時，你需要準(zhǔn)備紙質(zhì)或者電子版清單、保存各類資料的文件夾或者電腦。

組織整理階段的第1步

組織整理階段的第1步是：組織整理你的行動提示信息清單。

在完成清空『工作籃』這一步后，你眼前有了一堆『懸而未決』的任務(wù)。它們是那些使用兩分鐘原則無法處理，且無法轉(zhuǎn)交給他人的任務(wù)。或許還會有一些關(guān)于委派任務(wù)的清單，還有一些需要列入『將來/也許』清單或者日程表里的事務(wù)。在整理之前，你需要確認(rèn)你要用哪種形式來整理這些信息？紙質(zhì)還是電子？

如果從組織整理的角度來看，行動可以分為以下兩類：

第一類：對時間有硬性要求的事務(wù)。這些事務(wù)可以寫入日程表，比如預(yù)約醫(yī)生，參加孩子的畢業(yè)禮。有很多人都將日程表當(dāng)做待辦事項清單，今天完成不了就順延向后，千萬不可以有這樣的想法。你最好把日程表當(dāng)作一個不可侵犯的時間管理工具，這樣整個個人管理系統(tǒng)才會生效。

第二類： 對于時間沒有硬性要求，但越快完成越好的事務(wù)，即ASAP事務(wù)（ASAP，指的是as soon as possible）。管理ASAP事務(wù)的最好方法就是按照情境分類，即按照完成該事物的地點以及情境來分類。例如，需要在電腦上完成的劃分到電腦清單，需要在超市完成的劃分到超市清單。

具體分多少個情境，你可以依據(jù)你的行動數(shù)量和不同行動所要求的情境數(shù)量來估計。如果你只有25個以下的任務(wù)，那么你可以直接寫入下一步行動清單。如果數(shù)量在50-100個，那么你就需要按照情境分類了。不如列一個外出清單或者電話清單等等，這些簡單的清單將會把你從繁雜中拯救出來。依據(jù)情境組織行動的一個重要好處是你可以高效地處理這些事務(wù)。

在此，作者提供了的有關(guān)ASAP事務(wù)的七類情境提醒清單：電話、在電腦旁、外出事務(wù)、在辦公室時、在家時、議事日程、閱讀/回顧。

組織整理階段的第2步

組織整理階段的第2步是：整理你的『等待』清單。

『等待』清單中的各項事務(wù)也需要我們進行組織整理。這些任務(wù)往往是那些你不在意過程只在乎結(jié)果的任務(wù)。例如用戶的電話反饋，等待公司會議的安排。這些必須由別人來完成的事務(wù)都應(yīng)該列入『等待』清單。當(dāng)某個任務(wù)不需要我們直接行動，而是交給別人來完成，那么我們需要提醒自己這個人的完成進度，這時候就產(chǎn)生了『等待』清單。

『等待』清單列好后，你需要做的事情就是定期檢查，跟蹤完成狀況。這個清單最好放在觸手可及的位置上，并且與下一步行動清單放在一個系統(tǒng)。

因為你有可能需要不斷切換清單，例如，你需要給合作方打電話，要求他們提出新的策劃方案，這個行動需要放入『電話』清單；打完電話后，你需要將等待策劃方案這個事務(wù)放入『等待』清單；然后你又需要將接到的方案放后『閱讀』清單；而當(dāng)你看完之后交給領(lǐng)導(dǎo)，等待他來做最后定奪時，這件事再次進入『等待』清單。

在『等待』清單中，最好列入每個任務(wù)的時間要求。此外，跟蹤任務(wù)的最高效方法就是『當(dāng)提示信息出現(xiàn)時，第一時間將相關(guān)行動列入對應(yīng)清單中』。只要有任務(wù)出現(xiàn)，你應(yīng)該立馬思索它應(yīng)該列入哪個清單，不要遺漏。每天下班前或者睡覺前，花幾分鐘回顧一下，確定你已將所有任務(wù)都妥善歸類。

組織整理階段的第3步

組織整理階段的第3步是：整理你的項目清單與項目輔助材料。

『項目』清單中，不要包含項目的行動細(xì)節(jié)和具體方案。你不需要按照重要性、大小或者緊急程度來排序，因為『項目』清單就是一個包含了所有未完成事務(wù)的目錄。

在日常工作中，占據(jù)大部分時間的主要是你的日程表、行動清單以及突發(fā)事務(wù)。而項目清單是你無法立即執(zhí)行的，它的用途就是幫你宏觀掌控各任務(wù)的進度，同時檢視自己的工作量以及工作效果。

從哪里去尋找這些項目呢？第一類是你當(dāng)前的活動，比如在你參加家長會的時候，忽然想起孩子的課程時間問題需要解決，列入項目；第二類是你的興趣以及未來打算，比如職業(yè)目標(biāo)，家庭計劃；第三類是當(dāng)前生活工作出現(xiàn)的問題以及你想提升自己的機會，例如項目問題，投資管理問題，學(xué)習(xí)烹飪的機會。

項目清單為你記錄所有還未解決的事務(wù)，方便你總攬全局，做出恰當(dāng)?shù)臎Q定。

如何細(xì)分項目呢？在很多情況下，項目的細(xì)分可以緩解你的焦慮情緒。作者的建議是：分為個人/職業(yè)項目，委派給他人的項目，特定類型的項目。在某些項目之下，也可以細(xì)分一些子項目。對于項目的各項內(nèi)容一定要每周回顧，方能起到審視整體生活狀況的作用。

項目輔助材料是指能夠支持項目的決策和行動的輔助信息。當(dāng)你遇到一堆項目輔助材料時，不要輕率地將這些材料當(dāng)成是項目行動的提示信息，因為哪些是『下一步行動』任務(wù)，哪些是『等待』任務(wù)還不夠明確。所以你需要從中挖掘出具體的下一步行動，然后再投入行動。

對于項目輔助材料的安置問題，你可以考慮將它放在一個醒目且隨時可以調(diào)用的地方，不要與其他資料混淆。例如你建立了一個裝修臥室的文件夾，專門保存關(guān)于陽臺，地面，管道線路的鋪設(shè)等細(xì)節(jié)問題。當(dāng)你每次在項目清單上看到裝修臥室時，你就可以打開裝修臥室文件夾，翻看所有文件決定下一步行動。

組織整理階段的第4步

組織整理階段的第4步是：整理參考資料以及『將來/也許』類事務(wù)清單。

在你的工作生活中，參考資料占絕大多數(shù)，這些材料不需要你采取任何行動，但是出于各種原因，你想把它們保存下來。

那么，如何整理保存呢？在此介紹3類簡單的參考資料管理方法：

第一種是『一般性參考資料歸檔系統(tǒng)』。在這個過程中，大多數(shù)人需要建立1-4個有形文件夾和數(shù)10個電子文件夾。歸檔系統(tǒng)已經(jīng)在前文介紹過，可以回顧查看。

第二種就是專門資料的歸檔。如果你在歸檔過程中，某一主題的資料內(nèi)容龐雜，需要占用50個以上的文件夾，那么你可以給這個主題資料專門建立一個獨立的按字母排序的歸檔系統(tǒng)，便于之后的搜索。例如你喜歡烹飪，那么你可以設(shè)置一個專門的文件夾，來保存相關(guān)資料。

第三種就是聯(lián)系人管理工具。此處你只需要考慮便攜性以及個人需要即可。

對于參考資料系統(tǒng)的組織管理，往往就在考驗?zāi)阕詈唵蔚?，基于目的的邏輯判斷。確認(rèn)參考資料的潛在用途，不斷依據(jù)個人需求來更新調(diào)整你自己的參考資料系統(tǒng)。

『將來/也許』事務(wù)清單往往是指那些以后可能會執(zhí)行的事情，比如未來的一次旅行，下個月的閱讀計劃，未來一年想學(xué)會的技能。這類事務(wù)，你可以將他們填入『將來/也許』清單。這種清單的功能就是，將事務(wù)記錄下來并可以隨時提取出來進行思考。

『將來/也許』清單的建立非常有必要，因為記錄自己想法的過程也是你產(chǎn)生新點子的過程，同時還會激發(fā)出你強大的創(chuàng)造力。有時候你會發(fā)現(xiàn)，清單上的事情在不知不覺中已經(jīng)快要實現(xiàn)了，因為羅列清單本身，已經(jīng)讓你對自己所期待的事情有所準(zhǔn)備和認(rèn)知，也在促使你朝著那個方向努力。這就是『將來/也許』清單的意義之一。

此外，你還可以經(jīng)常性地重新評估一下你當(dāng)前的項目清單，考慮你是否應(yīng)該將部分任務(wù)轉(zhuǎn)移到『將來/也許』清單。

組織整理階段的第5步

組織整理階段的第5步：建立和使用核查清單。

在這個組織整理過程中，人們往往很容易忽視檢查清單的建立和使用，他可以幫助我們發(fā)現(xiàn)各個方面的項目中潛藏的問題。本質(zhì)上，所有的清單都是核查清單，因為他們的功能就是提供核查，以保證你不會遺漏每一件事情。

工作生活中我們常常會用到核查清單，比如，你為了做菜而參照食譜這個過程就是在使用核查清單來提高你的做菜效率。如果你的董事會任命你在年內(nèi)完成若干項任務(wù)，你們在年底董事會召開之前，你就可以用核查清單進行回顧審查。

但是，如何確定核查清單呢？

首先，對項目和行動心中有數(shù)。把那些可以轉(zhuǎn)化為項目或者實際行動的材料，直接納入你的個人管理系統(tǒng)。比如，可以把『定期參加體育鍛煉』轉(zhuǎn)化為『制定定期運動的計劃』或者『給健身房打個電話問一下健身教練的情況和健身計劃』，這個核查過程會確保某些事務(wù)不被遺漏。

第二，規(guī)劃工作和責(zé)任范圍內(nèi)的關(guān)鍵區(qū)域。類似于『堅持鍛煉身體』和『讓我的團隊保持高昂的斗志』這樣的情況，就需要制定核查清單，這樣你才方便定期回顧和檢查?？傊?，工作、學(xué)習(xí)、個人興趣等項目中一般都會有一些關(guān)鍵項目，下面又會有一些關(guān)鍵級別。那么對于這些關(guān)鍵區(qū)域，你就應(yīng)該根據(jù)其需要制定特定的核查清單。

第三，創(chuàng)建各個級別的核查清單。大膽的創(chuàng)建各種級別的清單吧。下面是作者使用過多年的清單列表，我們摘取了其中幾項：

旅行核查清單（在每周回顧中要檢查和更新的事情）

年終活動（這一時期的所有總結(jié)活動）

個人發(fā)展（應(yīng)該定期評估的情況，以確保個人平衡與進步）