為響應公司規(guī)范各部門會議并落實制度的要求，授命重新梳理批發(fā)業(yè)務部門的會議和匯報相關(guān)事項。作為一個跨區(qū)域管理的總部團隊，規(guī)律的例會是非常重要的同步市場信息、了解一線問題的渠道。（自上而下總部對區(qū)域的溝通我則采用1對1模式，一般不使用會議來同步總部政策和信息）。對部門會議和匯報制度進行梳理，目的是通過更高頻，更高效的開會，使得總部和區(qū)域的溝通更密切，提升協(xié)同度。

在查閱網(wǎng)絡上大量關(guān)于開會效率和會議設計的資料后，謹將共通的建議提煉為開會5步法：

第一步：確定開會的目的

不同的目的有不同的開法。我把開會目的簡單分為3種：1.宣導信息（開法是強調(diào)主導，讓支持決定的人先發(fā)言）2.收集信息（鼓勵發(fā)言，限制每人時間，紀要更重要）3.獲得方案（找到拍板的人）。當然有些會議是以上三種的組合，比如總部大會同時要宣導總部信息，也要收集一線反饋。

第二步：設計會議議程

思考為達到第一步設定的目標，需要怎樣的會議議程。一個好的會議議程最終能夠幫助會議主持者得到所有想要的結(jié)果。

在順序上，會議一開始處理最重要的最廣泛，最重要的問題，以免開到最后時間不足或者參會人員對重要問題的注意力不集中。

在會議時間設計上，會議越短越好，遵循50、25原則：把預估1小時的會議控制在50分鐘內(nèi)，把預估30分鐘的會議控制在25分鐘內(nèi)

第三步：確定相關(guān)人

首先，不讓不相干的人參加會議。如果一個同事在會議上提供不了價值，也獲得不到價值，就請他馬上離開。隨時離開沒有什么，浪費他人時間是謀財害命。反之，相干人即使不參會，也要充分溝通同步。誰會被會議結(jié)果影響，提前聊一聊，事前了解相關(guān)人的想法有助于后續(xù)推進會議結(jié)果。

一個會議總需要幾個角色：長老：能對問題拍板的人，威望很高，在他面前即使吵鬧不會翻臉；主持人：推動進程，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，及時糾正跑偏的會議；反對派：不講情面的人，關(guān)鍵時刻負責得罪人，提示必要的風險。

第四步：會前準備

1. 開會前做好環(huán)境、設備、文檔甚至食物和咖啡的準備，提交告知參會人會議主題和議程，會議地點和會議紀律，避免措手不及。

2. 簡化虛的東西，幻燈片不要超過10張，最大限度擴大討論時間

第五步：會中管理

1.凡是會議必有紀律，違紀0容忍。這關(guān)乎到你個人和部門的“開會信譽”

2.避免細節(jié)爭論，主持人需要時刻抓住時間，及時打斷過跑偏的議程。

3.若有人把部門需求置于公司需求至上，停止討論

4.專人負責會議紀要，重點記錄討論關(guān)鍵信息，討論結(jié)果，對于討論出的代辦事項，要做到事事都有負責人和時間點。光是開會，如果沒有人落實，等于白開。會議上布置了工作，會后沒有追蹤檢查，等于白開，

最后會議紀要應該在會議接受后30分鐘內(nèi)發(fā)出。

基于實踐，對例會制度做了一下優(yōu)化：

晨會優(yōu)化：

1.開會目的優(yōu)化：只說昨日的拜訪情況，下單情況，市場反饋，超過一天的事情放周會說，小于一天的事情下線即時說?？偨Y(jié)性的事情放月會說。

2.會中管理優(yōu)化：晨會不爭論出結(jié)果，只定位代辦事項和對應負責人，下線解決。

周會優(yōu)化：

1. 會議議程優(yōu)化：匯報人按既定順序提前準備，節(jié)約主持換場時間

2. 會議議程優(yōu)化：周會時間控制80分鐘內(nèi)

3. 開會目的優(yōu)化：只匯報本周情況，和下周計劃， 7天以后的事兒就放到下周說

月會優(yōu)化：

1. 會議議程優(yōu)化：把2天的匯報時間壓縮到1天，拆分成匯報和專項2個會議兩個part匯報本月工作和下個月計劃。希望討論的問題和資源支持提出來。

2. 會議準備優(yōu)化：會議順序發(fā)到群里，每個人提前準備自己的電腦ppt

3. 會議準備優(yōu)化：專人準備午餐和咖啡和水

4. 會議人員優(yōu)化：調(diào)整會議流程，把大家都要同步的事情先說，其他議程把支持部門的人清除出去。