最快捷的方法不是整理文件，而是正確給文件和文件夾命名?，F(xiàn)在操作系統(tǒng)的搜索功能強(qiáng)大，只要你正確命名了你的文件和文件夾，很容易找到相應(yīng)文件。

用“3W1X”原則命名文件，便于以后的搜索。 舉個(gè)例子來說，“營(yíng)銷計(jì)劃.doc”就不好，“20200630-銷售部營(yíng)銷計(jì)劃-客戶A-V3”更有利于搜索。When時(shí)間：20200630，Work事項(xiàng)：銷售部營(yíng)銷計(jì)劃，Who主體：客戶A，X備注：第三版。

不要使用無意義的文件名，比如 asd238.doc 也不要用縮寫，比如：gkd.xls，當(dāng)時(shí)你知道什么意思，但是一個(gè)月之后你就完全忘掉了。

如果你同一個(gè)文件需要修改多個(gè)版本，給你一個(gè)參考模板：在文件名前面加上修改人，在后面加上版本號(hào)，比如：“【鄒小強(qiáng)】2020工作匯報(bào)V4”，意思就是《2020工作匯報(bào)》第4個(gè)版本，由鄒小強(qiáng)最后修改。

為了工作更方便，還是建議你花時(shí)間把文件重新分類到不同文件夾里。如果你常做項(xiàng)目可以按項(xiàng)目分，比如：A項(xiàng)目、B項(xiàng)目、C項(xiàng)目；經(jīng)常處理數(shù)據(jù)資料的話可以按時(shí)間分，比如2019、2020、2021；像銷售這種經(jīng)常接觸不同客戶的可以按客戶分；自用電腦可以按類型分，比如照片、文檔、視頻，當(dāng)然。這些分類可以嵌套使用，例如名為“A項(xiàng)目”的文件夾可能包含名為“2019”、“2020”和“2021”子文件夾。

不要建立太多的文件夾，遵循“57原則”：同級(jí)最多7個(gè)文件夾，最多5層。1956年，美國(guó)認(rèn)知心理學(xué)家喬治·A·米勒注意到年輕人的記憶廣度大約為7個(gè)單位，超過了就容易忘，所以同級(jí)7個(gè)文件夾你會(huì)有一目了然的掌控感，至于5層是因?yàn)槲覀兩厦嬲f了項(xiàng)目、時(shí)間、類型、客戶等4種分類方式，全部嵌套使用一遍，5層也就足夠了。

桌面文件按照四象限進(jìn)行管理，具體做法是在桌面劃分四個(gè)象限(區(qū)域)，分別定義為“收集籃”、“處理中”、“已結(jié)束”、“已歸檔”，我們甚至可以自己設(shè)計(jì)一個(gè)四象限的桌面背景。

第一次就把文件保存到正確的位置，不要先隨便保存一下，隨便起個(gè)名字，想著以后再修改，通常都沒有“以后”了。

每星期整理一次文件夾?？梢栽诿恐芪逑掳嗲?，用15分鐘的時(shí)間整理桌面文件，按照規(guī)則歸類到不同的文件夾，刪除不需要的文件，確保電腦文件夾就像你的桌面一樣整潔。別覺得這浪費(fèi)時(shí)間，這其實(shí)是為你日后省了大量的時(shí)間。

給重要文件做好備份，可以選擇同步到網(wǎng)盤，每周同步一次，也可以選擇備份到移動(dòng)硬盤，每月備份一次，總之，別給自己挖坑，文件丟失的時(shí)候就欲哭無淚了。

提醒一點(diǎn)，如果你是Windows操作系統(tǒng)，不要把重要文件放C盤里，如果你是Mac系統(tǒng)，不要把重要文件放系統(tǒng)文件夾下，因?yàn)橐坏┎僮飨到y(tǒng)有問題，很可能會(huì)格式化系統(tǒng)，造成文件丟失。