我是牛小白第二期思享會的主講人—張振鋒
經(jīng)過上一期的思享會，我們有了對七年計劃的認知，也確定了自己的目標和接下來要去完成哪些事情。那么，接下來最主要的就屬實施過程了。這是一個以時間為單位循序漸進的過程，如何有效利用和管理自己的時間？這就是我們這期思享會的話題——時間管理。
接下來的就給大家品嘗“土豆番茄燉青蛙”這道美味佳肴。
在讀正文之前，我要求你馬上利用身邊的計時器，比如用手機調(diào)一個標準的25分鐘番茄鐘，調(diào)完立即開始倒計時，回來專注閱讀。至于什么是番茄鐘，我為什么要讓你這樣做，后面會解釋到。
記住，你已經(jīng)在接下來的25分鐘新建了一個事件并正在完成，那就是閱讀本干貨。如果讀完一遍還有時間，則再讀一遍，如果還有時間，就用來回憶并思考?？傊?，這個番茄鐘內(nèi)，你不能做閱讀思考本文以外的其他事情。
其實時間是不能被管理的，因為不管你做什么，時間都在恒定向前流動，管理時間，其核心是管理事件。而要高效地管理事件，首先要進行事件的分類。美國管理學(xué)家科維就提出了時間四象限：重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急（從左到右，分別是第一到第四象限，事件的優(yōu)先級由高到低）。
這里有必要對這四種事件舉例說明。
重要緊急：臨時緊急會議、住院開刀、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機等（通常由第二象限轉(zhuǎn)變而來）
重要不緊急：考證、建立人際關(guān)系、參加培訓(xùn)、制訂防范措施、長期的規(guī)劃等
不重要緊急：電話鈴聲、不速之客、部門會議等（很可能與第一象限混淆）
不重要不緊急：上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客、閱讀令人上癮的無聊小說、看毫無內(nèi)容的電視節(jié)目等等。
那么是否重要緊急的事是必須最先進行的？當(dāng)然如此，但是，史蒂芬?科維在《高效能人士的七個習(xí)慣》中強調(diào)，要優(yōu)先做第二象限也就是“重要不緊急的事”，即中國人常說的未雨綢繆。因為當(dāng)你能有計劃的高效解決重要不緊急事件后，處在第一象限的重要緊急事件也基本被你“謀殺”了。
其實重要不緊急的事情并不多，披得?德魯克重新定義了“二八法則”，即20％的事情自己做，80％的事情不用做或委托別人做。所以說，人生不在于做多少事，而在于把重要的事情專注做，用心做，把它做到極致。馬克?吐溫說過，“如果我們每天起床就吃掉一只大青蛙，那么沒有比這更糟糕的事了”?！扒嗤堋贝碛刑魬?zhàn)的事，即要事。博恩?崔西倡導(dǎo)，每天要吃三只青蛙，意思是說，重要的事情每天只做三件。這里的“三”是概數(shù)，意在說要事要少而精。要事辦完了，心情舒暢，其他事情也就自然而然地搞定了。至于其他事件，就放在情境中完成，關(guān)于情境，就是你現(xiàn)在所處的環(huán)境與狀態(tài)。
其實不管大事小事，我們每天都有很多事件要完成，可我們的大腦記不住這么多事件，反倒太多的事件會擾亂大腦，降低效率。這里要做一個很重要的提醒：大腦是CPU，不是存儲硬件，大腦的高級功能是思考，低級功能是記憶。
我們應(yīng)該把事情和突如其來的靈感記錄在筆記本上，現(xiàn)在基本上每人都有一部手機，我們最合理的做法是將它們記錄在有筆記功能的APP上，這里介紹兩個：印象筆記和印記云筆記?；蛘咂渌阌X得適合的軟件都行。像心得收獲之類的在“簡書”之類的APP記錄也是很不錯的選擇。當(dāng)我們把事情和靈感都記錄在手機上了，大腦也就被清空了，可以更好地去思考，更高效地完成事件。
現(xiàn)在，我們知道了要對事件進行分類、記錄，知道要吃“青蛙”，還有大腦的真實功能。那么，有什么方法能夠助于我們高效工作？接下來，我請大家吃“番茄”—番茄工作法。
什么是番茄工作法？簡單的說，是弗朗西斯科?西里洛于1992年創(chuàng)立的高效工作法。當(dāng)時他為了讓自己專心投入學(xué)習(xí)，在廚房找到一枚定時器，形狀像番茄，他把它叫做“番茄鐘”，把通過計時并專注做事的方法叫做“番茄工作法”。
㈠為什么要用番茄工作法？
因為它能幫助我們調(diào)整狀態(tài)，從而更高效地解決復(fù)雜的事、無聊瑣事、逼近期限的事，等等。
番茄工作法告訴我們高效工作的捷徑是“沒有打擾”。但是在現(xiàn)今紛繁復(fù)雜的社會，人們難免做到不被打擾。它就給我們提供了解決辦法：自制無干擾時段。
㈡番茄工作法的科學(xué)依據(jù)（簡單說幾條）
1.形成“工作-休息”條件反射。
調(diào)完時鐘后立即進入高效率狀態(tài)，調(diào)鐘的動作是為了形成特定的條件反射，有利于一個人更專注的做事。一個番茄鐘結(jié)束后則立刻休息。
2.休息幫助大腦融會貫通
番茄鐘之間必須要有休息時間，休息的時候，我們大腦的“投影儀”——海馬體，會投射出舊影像，同時，大腦會尋找新聯(lián)系。這種“脫機狀態(tài)”有助于產(chǎn)生新聯(lián)系，幫助大腦融會貫通。
3.使用簡單的工具，有助集中注意力
㈢番茄工作法的具體步驟（縮減為三個階段）
1.計劃
把當(dāng)日（或某段時間）需要做的事列出來，估計一下需要幾個番茄鐘。一個標準番茄鐘包括25分鐘工作和5分鐘休息。接下來請你先看完三個步驟后，再回頭看對應(yīng)步驟下方括號里面的“說明”
（說明：這里涉及到番茄工作法最核心的部分——三張?zhí)貏e的表格：今日待辦表，活動清單和記錄表。
今日待辦表，即列舉每日待辦事件的表格，需要每天更新。它同時具有記錄突發(fā)事件的作用，若出現(xiàn)了未預(yù)期的“干擾”，則需要把這些事件寫在“緊急／突發(fā)事件”一欄，并做好標記，以備優(yōu)先處理。
活動清單，即列舉未來一段時間內(nèi)所有需要做的事情的表格，不需要標注日期，完成一件事，劃掉就好
記錄表，用來匯總每天的工作進度，包括今日待辦表上的信息，還有預(yù)估番茄鐘數(shù)量與實際使用數(shù)量的對比，每項活動的具體日期和時間。這是一個回顧和反思的表，能讓我們更好地調(diào)整時間，做更好的計劃
當(dāng)然了，你可以將今日代辦表和活動清單合為具有兩部分的表，一部分是每日更新的，一部分是未來一段時間內(nèi)固定要完成的事件，這里介紹一款實用APP，“番茄ToDo”,有表有鐘有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，事件畫面還很美，不過這款A(yù)PP只在安卓手機有，蘋果手機可以搜索“番茄”去下載嘗試一些實用的軟件）
2.跟蹤記錄
從第一個番茄鐘啟動開始，到最后一個結(jié)束。在這個過程中，如果遇到干擾，就把干擾項記錄下來。每當(dāng)完成一個番茄鐘，就在“今日待辦表”上標記一下，同時把中斷次數(shù)記下來。
（說明：跟蹤即“做標記”，對于某個事件，如果你預(yù)估3個番茄鐘來完成，那么3個鐘過后，就在對應(yīng)活動后面做個標記，比如打3個勾或畫3個圈。如果三個鐘不夠則再加番茄鐘，每次額外添加的番茄鐘都要用其他不同的符號來區(qū)分標記。一天的事情結(jié)束后開始記錄、處理。記錄就是將“今日待辦表”中你所需要的跟蹤數(shù)據(jù)譽寫到“記錄表”中）
3.處理與可視化
將記錄表中的內(nèi)容匯總為有效的數(shù)據(jù)信息。比如，你可以計算一下某項活動過去幾天的平均番茄鐘數(shù)，以此來分析近期的工作效率情況。同時，我們要把“突發(fā)事件”放入“活動清單”，并且進行預(yù)估，每件事需要多少番茄鐘。
可視化需要以圖表的形式呈現(xiàn)，以幫助我們更立體直觀地分析之前工作中可以改進的地方，以便未來更好地提高效率。是否需要可視化因人而異。
好了，現(xiàn)在可以看對應(yīng)步驟下方括號里的“說明”了。
㈣如何抵御中斷，對抗干擾
1.避免兩種極端：①“后進先出” ?②“大計先行”
①，這種情況是指，如果你總是以這樣的次序做事，新冒出來的就和砌墻的磚頭一樣，總是“后來居上”。
②，人們常常會為了避免①而跳進②，即早早地規(guī)劃自己未來的日程，4月1號做什么，2號，3號，4號……但這種規(guī)劃始終不能適應(yīng)變化。它只對處在封閉期的人有效，比如備考學(xué)生和產(chǎn)品開發(fā)者。
2.三種中斷：①外部中斷 ②內(nèi)部中斷 ③系統(tǒng)性中斷
①往往是自己的事情，來自自己內(nèi)心的暗示——“我肚子餓了”，“我得打個電話”，“微信有人找我”等等
②是別人或外部環(huán)境施加的，比如上司臨時召開會議，朋友打來電話，或者一些不可抗因素，比如臺風(fēng)、地震、火災(zāi)。
③指每天都會出現(xiàn)的難以避免的干擾項，比如未預(yù)期的來電，新郵件，新微信，內(nèi)急等。
面對中斷的最合理態(tài)度：
不要立馬做突然冒出的事，也不要無視它們。把每一個中斷記錄在“今日待辦表”下方的“緊急／突發(fā)事件”欄，然后根據(jù)重要和緊急的程度把它分類，再考慮什么時候做比較合適。
面對中斷時，要始終記住一個原則：一個番茄鐘就是最小單位，不可分割，一旦中斷，只能舍棄！
如果是短暫中斷，比如回個微信，打個電話，上廁所等，不妨把幾件小事湊在一個鐘里統(tǒng)一完成。
㈤番茄工作法必須遵守的原則
番茄鐘神圣不可侵犯
要不中斷舍棄，要不專注完成。
2.番茄鐘的最小單位是不可再分的
一個標準的番茄鐘是25分鐘，當(dāng)然，你可以結(jié)合自己的實際來定義一個番茄鐘的時間，如果你不能專注太久，可以定15分鐘，如果可以專注較長時間，那就定30分鐘，這15或30分鐘就是不可劃分的最小整體。注意，番茄鐘時間一旦確定不可修改，否則違反原則7。
3.某活動達到5-7個番茄鐘，則一定要拆解
任何活動達到5-7個番茄鐘時就已經(jīng)開始過載了。這時需要拆分為小項目，使其更加清晰。比如，我要完成這篇總結(jié)，預(yù)估所用番茄鐘的數(shù)量會超過20個，那么我會把這個事件拆分成5個小項目：看完《番茄工作法（解讀版）》；進行整理和思考；再看這本書一遍；進行最后的濃縮；編寫電子版并分享。然后花幾天時間去分步實施，這樣我就能很高效有序地完成任務(wù)。
注意，每四個番茄鐘之間一定要有一個15~30分鐘的階段性休息，一天的番茄鐘數(shù)不超過5個，當(dāng)然，You Can You Up.
4.某活動不足一個番茄鐘就需要其他活動湊足
這就是文章最開始我建議你調(diào)番茄鐘來閱讀本文章的目的。首先讓你體驗番茄工作法，然后遵守原則4。一個番茄鐘時間可能有多，所以讓你在這個番茄鐘內(nèi)增加同一個活動，即再讀一遍本文章，讀完兩遍后還沒響鈴，就用剩下的時間進行思考。
6.番茄工作法不可用于休閑活動
比如說，你不能花一個番茄鐘喝下午茶，花三個番茄鐘玩桌游。
7.番茄鐘時間要固定，否則無法進行分析
只有相同時長的番茄鐘才可以相互對比。不能今天一個鐘是25分鐘，明天是20分鐘。
最后，關(guān)于“休息”，這里提供一個最理想的休息方法——淺睡5分鐘
?找一張舒服的椅子，或想象你現(xiàn)在坐著的椅子是很舒服的。
?閉上眼睛，把身體放在最舒服的位置上。充分放松脖子、手臂、腿。
?想象你身處美麗的沙灘，比如在夏威夷的小島邊緣。陽光很溫暖，正在從頭到腳緩慢地照射著你的身體，你的注意力跟著陽光走，每過一個地方，就告訴自己，這一處已經(jīng)放松了。
?想象一個白色的，巨大的矩形在空中輕輕地漂浮著。（圓形，三角形都可以）
休息完成后，慢慢睜開眼睛，開始下一個番茄鐘。
想要完美駕馭這道菜并沒有那么簡單，就像我給你一套工具，你需要跟這套工具磨合一段時間才能慢慢掌握它們的使用方法。這道菜譜給你了，你需要做的是僵化練習(xí)—優(yōu)化—融會貫通。
最后，準備上菜！
時間管理的精簡步驟（CPD）：
①收集 （Collection）
To Do List，也叫“土豆”，想想明天要做什么，寫進今日待辦表，清空大腦
②排程 （Plan）
主要是“青蛙”，根據(jù)“時間四象限”進行分類，要事優(yōu)先，少而精
③執(zhí)行 （Do）
用“番茄工作法”專注去做要事，其他事在情境中完成
上面的方法也叫“土豆番茄燉青蛙”，兩素一葷，營養(yǎng)豐富的補品。我會好好地堅持用這道菜給自己補身子，相信不久的將來，品嘗這道菜的人都會脫胎換骨。
