【R：閱讀原文】

三階段? 片段 三：選自《意志力》P101-P102

戴維.艾倫一到德魯.凱利的辦公室，就一如既往的從收集材料開始。材料是個含義很廣的詞語，根據(jù)《搞定：無壓工作的藝術(shù)》的定義，材料指任何不該出現(xiàn)卻出現(xiàn)在你的心里世界或物理世界，你尚未決定其最佳歸宿或下一步行動的東西”，或者根據(jù)凱里的定義，材料就是辦公室里的所有雜物。

然后進(jìn)入GTD系統(tǒng)的第二階段-----加工材料，決定每份材料是做完、委派、丟棄還是擱置。如果一份材料，不具備實(shí)施價值，就可以扔掉，或者放在文件夾里收起來，留待日后參考。如果一份材料與某個項(xiàng)目有關(guān)---比如凱麗準(zhǔn)備主持的一個為南非反種族滅絕運(yùn)動首腦之一的圖圖大主教頒發(fā)獎?wù)碌拇壬仆硌纾敲催@份材料就應(yīng)該與該項(xiàng)目所需的其他材料歸置在一起，放在項(xiàng)目清單上，或者放進(jìn)電腦的文件夾里，或者放在文件柜里。凱里把所有的項(xiàng)清理，分類，加工往往需要一兩個整天，確認(rèn)了項(xiàng)目后，還必須為每個項(xiàng)目確定具體的下一步行動。就慈善晚宴而言，就是下一步要做什么。

“他真誠的坐在那看著我處理郵件，”凱里說，“每當(dāng)我卡住了，他就問，怎么啦？我告訴他后，他就告訴我怎樣做，而我就按照他說的做。在這方面，他非常果斷。只有很少幾次，他說可以這樣做也可以那樣做，你準(zhǔn)備怎么做？”。艾倫教他為電話和郵件分別建立文件夾，教他把模糊項(xiàng)目放進(jìn)“某天/或許"文件夾里，還教他遵循兩分鐘原則，如果一件事情所花的時間不到兩分鐘，就不要放在清單上，而是立刻刪除或者處理。

以前看到一堆文件，我會不知道里面到底是什么，只會說哦，上帝。凱里說達(dá)到零態(tài)，就是工作欄里什么都沒有，沒有電話留言，沒有電子郵件，沒有文件的那天，我覺得肩子上的擔(dān)子輕了，我不再開小差，而是心無旁貸的思考，那種感覺真是清爽！

【I】

時間對每一個人來說都是公平的，無差別的時間內(nèi)有差別的行為，帶來了個人價值的積累，最終影響和決定了我們能走多遠(yuǎn)！

時間管理的最終目的是讓我們在有效的時間內(nèi)做出更多有價值的事，當(dāng)明白了這一點(diǎn)之后，我們的思考的方向就有兩個，第一個是我們單位時間內(nèi)做事的數(shù)量，如果在相同的時間內(nèi)，我們做的事情越多，我們則無形之中擁有越多的時間；另外一個是指單位時間內(nèi)做事情的類型，我們應(yīng)該把重點(diǎn)放在對我們?nèi)松幸饬x，有價值的事件上來。

今天的這個拆書片段，向我們展示了一個如何提高自己時間利用率的方案，步驟如下：

第一步，收集

第二步，加工

第三步，明確下一步最小可執(zhí)行行動

收集的作用在于減輕大腦的負(fù)擔(dān)，在心理學(xué)上有一個叫蔡氏效應(yīng)的現(xiàn)象，指的是未做完的事件，會對我們的大腦產(chǎn)生影響，我們在做事情的過程當(dāng)中，容易被這些未做完的事件所打擾。有效的解決辦法就是將所有的干擾項(xiàng)記錄下來，這樣你的大腦會自動的認(rèn)為你給他分配了時間和注意力，這樣我們在進(jìn)行任務(wù)的時候，你的大腦將會分配百分之百的注意力關(guān)注在當(dāng)下。

對于任務(wù)的加工過程GTD當(dāng)中有一個非常重要的方法，就是輕重緩急四象限法。

第一象限：重要又急迫的事，立即去做。

第二象限：重要但不緊急的事，有計劃重點(diǎn)去做。

第三象限：緊急但不重要的事，盡量少做（委派）。

第四象限：不緊急也不重要的事，盡量不做（刪除）。

這里想要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，在做選擇的過程中有一個重要的方法是兩分鐘原則，如果這個事情你在兩分鐘之內(nèi)能處理完，那么根據(jù)重要程度，可以選擇立馬處理結(jié)束這個任務(wù)，這樣做會帶來巨大收益。

當(dāng)我們對信息進(jìn)行篩選和選擇過后，并不是直接就開始進(jìn)行任務(wù)，而是要給將要進(jìn)行的重點(diǎn)任務(wù)分配下一步最小可執(zhí)行方案。這樣做的目的是為了減輕大腦的壓力，增加對事物的可控性，并且有效去觸發(fā)開啟任務(wù)。一旦我們給出了一個最小可執(zhí)行的方案，我們在實(shí)踐的過程當(dāng)中，就能更有效的開啟這個任務(wù)。比方說，你有一個任務(wù)是，看書，如果你給他分配下一步的任務(wù)是：拿出《意志力》這本書，翻到第87頁。當(dāng)你在進(jìn)行這個任務(wù)的時候，你就能更有效的完成這個任務(wù)。

【A】拆為己用

在上大學(xué)的時候，我對時間沒有一個計劃，想到哪里做到哪里，而且經(jīng)常是一個事情，有始無終。因?yàn)樵谧瞿骋患虑榈臅r候，心里可能還想著別的未完成的事情，自己又沒有很好的控制能力，導(dǎo)致整個事情被打斷后就終止了。比方說我經(jīng)常在看書的過程當(dāng)中，想著還有一個電話沒有打，出去打了一個電話，然后想起還有一個團(tuán)隊(duì)活動的名單需要去確認(rèn)，又去整理活動的最后名單，結(jié)果一天就這樣過去了，結(jié)果書也沒有看成。最后的感覺就是自己也忙忙碌碌的，一年下來并沒有什么大的收獲。

在我們班有一個同學(xué)，她不僅參加了學(xué)校組織的各種競技比賽，有歌唱比賽，演講比賽，設(shè)計大賽等等，并且都拿到了不錯的成績；她還考了英語托福，在大四申請到留學(xué)的資格；并且她還是我們班的團(tuán)支部書記，組織了各種各樣豐富的活動，讓大家緊緊團(tuán)結(jié)在一起，當(dāng)時我們班幾年都榮獲了最佳集體的榮譽(yù)稱號。

幸運(yùn)的是我們大四換寢室時，我和她分在了同一個寢室。她每天早上起來都會列一張清單，她告訴我，那是她有可能要去做的所有事情列表。接下來她會抽幾分鐘，給這些所有的事件做一個選擇和分配。確定出自己最重要的幾件事情，該舍去的舍去，該授權(quán)的授權(quán)，并確定出當(dāng)天最重要的三件任務(wù)，她告訴我，不管當(dāng)天遇到了什么困難，這三件任務(wù)必須有一個結(jié)果，所以她的一天是我的很多天。因?yàn)樗褧r間聚焦在了重要的事情上，并且讓自己全身心的投入，以結(jié)果來衡量，這讓她取得了非常輝煌的成果，她是我在大學(xué)期間最佩服的人之一。

自從我了解了她的時間管理心得之后，我也開始有計劃的規(guī)劃自己的時間。發(fā)現(xiàn)自己還是有無限可能性的，并且在最后一年當(dāng)中，通過自己多方面的努力，順利的保送了本院的研究生。我發(fā)現(xiàn)時間管理真是一個有非常大價值的事情，它可以帶給你無限的可能性。

今天的這個闡述片段，讓我收獲最大的是第三步，為自己的任務(wù)分配最小可執(zhí)行行動，這讓我明白了，為什么有很多任務(wù)，我無法把它啟動！如果提前設(shè)置了一個最小可執(zhí)行的行動，那么在執(zhí)行的過程當(dāng)中，就會少了很多不確定性，大腦就可以有效的去開啟這個任務(wù)。萬事開頭難，一旦開始啟動，剩下的你在執(zhí)行的過程當(dāng)中就會出現(xiàn)各種各樣的可能性，但是不管怎樣，你是在把事情往前推動的。

希望大家看了今天的拆書片段之后，都能對自己的時間進(jìn)行有效的管理。這個方法不僅可以用在你的生活當(dāng)中，在工作中用這樣的方法來做自己任務(wù)的分配和安排，也將在職場上取得不錯的成績。