文/古爾浪洼
在微信已經(jīng)發(fā)達到24小時隨時在線，隨時可溝通的現(xiàn)在，郵件的重要性似乎正在下降，越來越多的人寧可選擇在微信中直接用語音來說，也不太愿意寫一封郵件了。
但即使如此，郵件在商務(wù)溝通中，還是占據(jù)著非常重要的份量。一份正式的邀請，一次重要的商務(wù)會晤，你不能只是在微信里打幾行字，或者留一段語音就完事，很多時候，你還是得寫一封準確且有效率的郵件才行，否則，對方可真就會覺得你太沒有誠意了，太不專業(yè)了。
實際上，微信的語音溝通，正在變成溝通中的新的障礙，太過于瑣碎的信息傳遞，太過于散亂的觀點表達，以及，過于及時而缺乏梳理和沉淀的信息傳遞，在談?wù)摴聲r，反而會帶來新的隱患，使得嚴謹準確的信息表達變得支離破碎，缺乏邏輯，更容易被誤解。
我們不得不承認，就溝通的完整與準確性而言，微信式的溝通遠不如一封精準而有效率的郵件來得有效和有價值。因此，不管是從商務(wù)需要還是個人表達的角度講，學(xué)會寫商務(wù)郵件的技巧，變得非常重要和必要。
其實，對于復(fù)雜事情的溝通，不只是我，很多商務(wù)人士都不喜歡在微信中溝通，即便是有些客戶喜歡用微信溝通，也還是希望在復(fù)雜事情的溝通結(jié)束后，能收到一封準確描述事件的郵件，以便對所討論的問題進行確認。
毋庸置疑，用電子郵件來進行商務(wù)方面的溝通，可以避免很多錯誤和誤解，也更加保險，并容易追溯。
在閱讀和撰寫商務(wù)郵件的溝通中，我得出的第一條經(jīng)驗就是：相較于禮數(shù)周全，不如簡單且明確化溝通內(nèi)容與重點。
商務(wù)郵件不是寫文章，文采是次要的，對于對方和自己來說，用最短的時間確認溝通的所有重點，才是第一要滿足的目的。因此，在寫郵件的時候，簡短而完整，才是我們真正需要掌握的技巧。
但這并非說，寫郵件就連基本的禮儀都不要了。非也，非也。不管任何時候，該遵守的禮數(shù)，還是要遵守的。特別是第一次寫郵件給客戶時 ，或者第一次與還不曾有過交往的人和客戶接洽時，這點就顯得尤為重要了。坦白說，此時過與不及都不好，太精簡，對方會覺得你提供的信息太少，難以判斷，不知如何回應(yīng)，可能會干脆不理你；太啰嗦，反而會詞不達意，堆積的信息過多，也可能使得對方抓不到重點，出現(xiàn)其它的誤解。
以下是我總結(jié)的商務(wù)郵件撰寫中需要注意的7個法則，希望對于那些常常寫商務(wù)郵件的朋友有所幫助。
法則1：郵件標題表達清楚主題
郵件的標題是讓對方快速了解這封郵件用途的第一重要信息，不管對方是決定立即打開，還是決定過段時間再說，或者干脆刪掉了事，都與郵件主題所表達的意思有密切關(guān)系。
好的標題，不僅能讓對方清楚知道你的來意，還可以有效增加對方打開郵件的幾率。
下面是我寫郵件標題時 ，總結(jié)的一些經(jīng)驗和原則，希望對你有用：
? 提到對方
不管是對方的名字、職位還是尊稱，我喜歡在第一封郵件的標題中提一下，這樣做的目的，是讓對方相信，我的郵件不是廣告郵件，不至于因為誤判而立即刪除。另外一方面，也是表達我特意寫給他看的意思。一般這種情況下，對方都會打開看看。
? 寫上自己公司的名字
雖然郵件的列表中，也會顯示寄件者的名字，但如果交往不夠頻密的話，對方可能對寄件者沒有印象，自然也就對寄件者所在的公司沒有印象。注明自己的公司，一方面，可以讓他快速知道是哪家公司寫的郵件；另外一方面，可以表明自己的來信立場，讓對方感覺到這是一封正式來信，從而建立起信任感來。
? 開門見山，直奔主題
商務(wù)郵件，一定要有主題，而且最好開門見山，立即表明來意，不必繞彎，否則反而會適得其反，降低對方閱讀的意愿。
那到底標題應(yīng)該怎么寫呢？比如，我邀請一位行業(yè)專家來講課，標題是這樣寫的：
標題：業(yè)豐科技邀請XX科技王總工講授未來5年P(guān)CB技術(shù)發(fā)展方向與展望
當然，這是給自己相對陌生，沒有太多交往的人寫商務(wù)郵件，如果是相對熟悉的人，或者有過多次交往的人，我可能就會省略掉對方公司的名字，避免啰嗦和“多此一舉”。
法則2：目的清晰，要素完整
我認為，一封好的郵件，開頭最好結(jié)論先行，以始為終，以便閱讀者快速掌握你要表達的內(nèi)容和意思。
要做到以始為終，就得把結(jié)論寫在開頭，描述清楚郵件的核心重點是什么。這樣，即便對方因為時間很忙，或者被雜事打擾，甚至他沒有太多時間讀郵件，只是匆匆掃一眼，他也會明白并記得我講的什么。
繼續(xù)以前面的郵件為例：
寫完標題后，便要開始正文了。
開頭第一段，我一般會這樣寫：
王總工，您好：
我是業(yè)豐科技研發(fā)部總監(jiān)古爾浪洼，想邀請您在2017/1/6來深圳業(yè)豐科技舉辦一場兩個小時左右的技術(shù)講座，向晚輩們分享您對于未來5年P(guān)CB技術(shù)發(fā)展方向與展望。
我認為先說結(jié)論并不會失禮，相反，還能讓對方節(jié)省時間。另外，在一開始就講清楚我是誰，我為什么寫這封郵件，把人、時、事交代清楚，有助于對方快速判斷，既不會浪費他的時間，也不會讓他產(chǎn)生誤解和誤判。
法則3：條例重點，一目了然
在郵件中，與其長篇大論，不如直接條例重點，尤其是在商務(wù)郵件溝通中，更應(yīng)該在開頭第一段結(jié)束后，就把重點羅列出來。
寫商務(wù)郵件時，千萬不要長篇大論，更不要把重點穿插在長長的郵件中間，或者內(nèi)文段落中，這樣不僅自己表達起來很散亂，對方閱讀起來也很費力，容易錯失重點。
相對于在郵件中沒有用太多的寒暄之詞，或者文縐縐的各種謙辭，我倒是覺得未能把重點內(nèi)容突出出來，或者分條羅列清楚，要讓對方去替你整理，那才是真正的失禮。
怎么條列重點呢？接著上面的內(nèi)容，舉例如下：
1.希望您以上月中旬在行業(yè)協(xié)會演講內(nèi)容為主題即可（您關(guān)于PCB未來發(fā)展的方向和展望給我啟迪良多，非常希望我的同仁也有機會聽到您的演講）
2.請問您的酬勞費如何計算為妥？
3.請您幫忙確認，兩小時時間足夠嗎？如需要調(diào)整，多長時間合適？
4.希望您能在講座結(jié)束后，多預(yù)留30分鐘現(xiàn)場回答聽眾提問。
如此以來，對方收到郵件之后，就能很明確的知道應(yīng)該采取哪些行動，應(yīng)該回答哪些問題，需要做些什么樣的準備。這才是真正節(jié)省對方的時間。
法則4：補充資料也用條列式
如在正文溝通重點結(jié)束后，還有需要補充的資料，建議也采用類似正文的條列式，附在正文后面。這樣，對方閱讀起來會覺得同樣貼心。接著上面的內(nèi)容，舉例如下：
以下為從廣州到深圳業(yè)豐科技的相關(guān)出行資料，供您參考：
1.可從廣州南站搭乘高鐵至深圳坪山站，我會去高鐵站接您；
2.我們可擔負您來回的高鐵及計程車費用（請保留好單據(jù)，以便我們的財務(wù)進行核銷）；
3.我是您的忠實粉絲，非常期待能邀請您來我司講課。
期待您的答復(fù)。
古爾浪洼敬上
當然，你也不必像我一樣，非要搞這么死板的數(shù)字來羅列重點，但無論如何，重點都要清晰明了，不要讓對方到處替你找重點。
法則5：節(jié)省字數(shù)，內(nèi)容能短則短
為什么要節(jié)字數(shù)？內(nèi)容多短合適？
節(jié)省字數(shù)，句子盡量短，讀起來明快，句子過長，就會顯得啰嗦，容易出現(xiàn)詞不達意的情況。
怎樣才能節(jié)省字數(shù)呢？盡可能把握以下原則：
1.精簡形容詞
2.使用主動句
3.主詞明確簡短，最好放開頭
4.使用簡潔動詞
例如下面兩句對比，第二句就比較簡短：
? 很抱歉要麻煩您，如果可以的話，最好能做一份PPT格式的講稿
? 請您提供一份PPT格式講稿（抱歉要麻煩您）
如果需要一些語氣上的補充，可以用（）補充在后面，其實也不失禮。
另外，我也提到郵件要盡量短，多短合適呢？
當然不能一句就結(jié)束，但如果可以表達清楚的話，建議盡量不超過20行（也就是半屏），半屏是電子閱讀的最佳閱讀篇幅，不用滾動鼠標便可以閱讀完。當然也可以長些，但過長，超過一屏（要滾動兩次鼠標），容易讓閱讀者是去耐心，從而降低讀完的可能性。
法則6：段落分明，焦點明確
當然，商務(wù)郵件的寫法不必全是我上面所說的格式，不一定非要1、2、3、4……往下羅列數(shù)字，也可以采用類似下面我用到的?為開頭的表達方式和變通格式。
但不管如何變，一下幾個原則則是共通的：
?? 每一段焦點要明確，在一段里，不要包含太多重點，避免重點失焦；
?? 同類型重點要歸納在相連的段落里，不要跨幾個段落后，又回頭講與前面相連的重點；
?? 需要對方行動的內(nèi)容，與給對方參考的、閑聊的，要分開，不要混在一起。
這樣的郵件，才是精準的溝通內(nèi)容。
法則7：需要修改的附件，盡量使用云端存儲方式
為什么？三個理由：
? 要修改時，不需要重新寄送郵件，避免混亂；
? 不用擔心對方的郵箱空間不夠，收不到附件；
? 可控制查看附件的權(quán)限。
本文是本人多年寫商務(wù)郵件的心得，同時也參考了一些別人寫郵件的技巧，希望對你有用。
我是古爾浪洼，希望能與您一起在簡書成長。
