工欲善其事必先利其器，作為一個工具控，我每天瀏覽APP store的次數(shù)不低于5次，幾乎每天都能發(fā)現(xiàn)并下載一些好玩的APP，在同一個類別里，我會下載多個APP同時體驗(yàn)并應(yīng)用，然后留下最適合自己的。我手機(jī)和pad里的APP除了基本的不可或缺，如微信、瀏覽器等，剩下比較多的是藝術(shù)類、設(shè)計類、社交類、電商類、工具效率類。

工具這個詞其實(shí)有點(diǎn)匠氣，以致于很多人會覺得過于注重工具有點(diǎn)low，是的，這點(diǎn)我完全同意，工具只是工具，工具是要被使用的，而你使用工具做什么，做的效果如何，這才是重點(diǎn)。也就是說，工具是我們達(dá)成結(jié)果的媒介，工具用得好不代表結(jié)果就會好。那么反過來，如果對工具的了解和使用不夠，就有可能會降低工作效率，而這種低效，甚至在職場和學(xué)習(xí)中是被人忽視的。

舉個栗子，做運(yùn)營和做財務(wù)的人都會使用excel頻率很高，因?yàn)樯婕暗胶芏鄶?shù)據(jù)統(tǒng)計。我對excel的使用，最開始是基礎(chǔ)水平，因?yàn)槟菚r還沒有做大量數(shù)據(jù)統(tǒng)計的需求，后來工作中經(jīng)常用到統(tǒng)計和報表，我開始學(xué)習(xí)使用excel中的各種公式、函數(shù)、宏等，使得效率大幅度提升。不過又過了一年多，我發(fā)現(xiàn)這些遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在這個基礎(chǔ)上還是有非常多的手工活兒，挺費(fèi)時間的。我開始自學(xué)Python（或許跟這幾年P(guān)ython實(shí)在太火有關(guān)系，畢竟現(xiàn)在廣告中宣傳的是“Python應(yīng)該從小學(xué)生開始訓(xùn)練”）。

如何自學(xué)？現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)這么發(fā)達(dá)，學(xué)習(xí)資源真的不缺，反而泛濫到你必須花費(fèi)很多時間去篩選哪些是夠優(yōu)質(zhì)的。B站、慕課網(wǎng)、網(wǎng)易云課堂等平臺上有很多免費(fèi)的課程，另外現(xiàn)在有非常多付費(fèi)課程比如風(fēng)變編程、熊貓編程等。試聽兩節(jié)，找到適合自己的平臺，然后一直學(xué)下去就可以了。因?yàn)槲覍W(xué)Python的目的并不是將來寫代碼或做程序員，而是為了給數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作做一些輔助，所以目的比較明確，只需要學(xué)習(xí)基本的代碼結(jié)構(gòu)和邏輯，使部分統(tǒng)計工作流程自動化，學(xué)一點(diǎn)點(diǎn)爬蟲能爬到全網(wǎng)或部分網(wǎng)的一些競品關(guān)鍵詞和行業(yè)關(guān)鍵詞進(jìn)行對比分析就可以。自從會了一點(diǎn)Python，工作效率又得到了更大一步的提升。

有一說一，我再次強(qiáng)調(diào)，效率工具的作用，就是讓你的工作變得“更快一點(diǎn)”，少做一些無用功和手工活。它加速的是過程，而不是保證好工具就能帶來好結(jié)果。就好比，電腦打字取代了手寫字以后，寫字效率產(chǎn)生了巨大飛躍，但這僅僅說明你的打字速度快了，并不代表你能寫出好文章，能否寫出好文章最終還是取決于個人綜合水平。

OK，明確了工具的作用以后，我重點(diǎn)推薦幾個我平時使用率超高的工具。去年年底的時候，我拉了一個清單，是我所有的付費(fèi)軟件和付費(fèi)服務(wù)list，不完全統(tǒng)計有34個（實(shí)際可能更多），這些是在“下載-試用-刪除/保留”這個不斷優(yōu)化的過程中保留下來的，在這個基礎(chǔ)上今年又做了很大精減，因?yàn)橥还δ艿墓ぞ?，僅保留1-2款就完全夠用了。工具的作用是幫我們提高做事的效率，如果陷入進(jìn)工具的使用過程中就得不償失了。

在我每天的工作和自我學(xué)習(xí)中，交叉使用最多的是：印象筆記、Xmind、滴答清單，如果再加一個的話，就是微信讀書。

選擇哪款工具不重要，重要的是適合自己。這三款是幾年的實(shí)踐中篩選出的最適合我的。工具是需要使用和體驗(yàn)的，一旦選定之后最好不要頻繁更換，因?yàn)閷W(xué)習(xí)如何使用工具也會花費(fèi)很多時間。在功能和如何使用上我會寫得簡略一些，如果你有興趣建議多試用多對比一下，找到一個最符合自己習(xí)慣的來長期使用。

找到你的工作邏輯

在說每個工具之前，我覺得非常重要的一點(diǎn)是如何找到適合自己的工作邏輯和個人管理邏輯。以我為例，我是學(xué)藝術(shù)專業(yè)出身，在藝術(shù)界的專業(yè)機(jī)構(gòu)工作了幾年，后來投身互聯(lián)網(wǎng)電商，剛開始是單干，后來開始帶團(tuán)隊。在幾年的工作經(jīng)歷中，我逐漸沉淀出一套適合自己的分類邏輯，也就是說，無論是工作管理還是個人管理，其實(shí)都是分區(qū)塊的，而各區(qū)塊的分類依據(jù)就是你自己最核心的關(guān)注內(nèi)容和邏輯系統(tǒng)了。

我的電腦文件夾、印象筆記、滴答清單、Xmind、微信讀書等，這些經(jīng)常用到的工具，基本都遵循了同一套分類邏輯，而且這套邏輯是經(jīng)過實(shí)踐驗(yàn)證最適合我的，即使在后續(xù)工作中有需要調(diào)整的地方，也屬于局部調(diào)整和增添。

在電腦中新建文件夾、在筆記本中新增筆記、備份某個重要郵件……這些是我們每天都在做的事情。我的習(xí)慣是在新增某個內(nèi)容枝葉之前，先梳理出樹干，后續(xù)添加的所有枝葉都能囊括進(jìn)某個系統(tǒng)樹干中。

舉個栗子：

我的工作分類邏輯和個人管理分類邏輯是這樣的，我會先在思維導(dǎo)圖中進(jìn)行規(guī)劃，明確自己需要有哪些一級分類、二級、三級，盡量是能做到既全面又沒有重復(fù)。然后再在相應(yīng)的軟件中進(jìn)行創(chuàng)建，后續(xù)有調(diào)整的話，也是兩邊的結(jié)構(gòu)都跟著動。不過事實(shí)上，穩(wěn)定下來后變動的幾率并不高。

這是我的電腦文件夾，我習(xí)慣放在桌面上，并且兩臺電腦、手機(jī)、pad之間通過iCloud實(shí)時同步，非常方便。桌面上有8個大文件夾，每個文件夾下的二級文件夾和三級文件夾都很清晰，每天需要存儲的文件和資料，都可以裝進(jìn)這8個文件夾中的其中一個。

這是我的印象筆記APP中，筆記本組-筆記本-筆記，這三層結(jié)構(gòu)。從中能看得出有很多分支是與電腦文件夾相對應(yīng)的，因?yàn)獒槍ν粋€主題，有時我們需要在線記錄一些東西，有時需要在文件夾中存儲相關(guān)的電子附件。

在印象筆記中，一級筆記本組的順序與電腦文件夾有所區(qū)別，這是因?yàn)?strong>我們使用每個工具的目的不一樣，對于其內(nèi)部的構(gòu)成組件的調(diào)用頻次也不一樣，將使用率最高的放在靠上的位置操作更便捷。印象筆記最重要的作用是記錄，而每天我們都會有大量的思路、靈感、資料、日報等需要記錄，所以每日記錄會放在最上面。

這是滴答清單APP中我的分類。印象筆記和滴答清單都是mac、iPhone、iPad實(shí)時同步的。滴答清單內(nèi)可設(shè)置任務(wù)文件夾，文件夾下可設(shè)置不同的清單，是兩級結(jié)構(gòu)。在這兩級結(jié)構(gòu)之下還可以設(shè)置不同的標(biāo)簽來區(qū)分更細(xì)的類別。

從圖中可以看出，滴答清單也是與電腦文件夾、印象筆記遵循同一分類邏輯。除此之外，在印象筆記的資料部分和讀書筆記部分，以及電腦文件夾的學(xué)習(xí)資料和讀書筆記部分，又是與微信讀書APP相對應(yīng)的。

這是我的微信讀書APP中的書籍分類。這里面的書籍可以對應(yīng)到印象筆記和Xmind中的讀書筆記分類，這樣便于以后查找和檢閱。

三款效率工具

這里，對三款工具的功能我會介紹得比較簡略，因?yàn)橐粊砭W(wǎng)上已有大量的使用手冊類文章可供參考；二來，工具是需要自己體驗(yàn)使用的，文字介紹只是橋梁入門作用。

1. 印象筆記

我是印象筆記的資深用戶了，第一次注冊是在2009年，至今已經(jīng)11年了，不過那時我使用的是國際版本，即Evernote，當(dāng)時的國際版體驗(yàn)不知道甩了國內(nèi)版多少條街。直到去年底，因?yàn)閲H版本的模板功能經(jīng)常連接不上，我被迫換成了國內(nèi)版本的“印象筆記”。不過國內(nèi)版本近幾年的發(fā)展很快，功能更新也很快，使用起來并不比國際版差多少，甚至有了很多對中國人更適用的功能。

我使用印象筆記主要功能是兩個：

1、記錄

2、剪藏

印象筆記內(nèi)的筆記本結(jié)構(gòu)就是按照上文的思維導(dǎo)圖結(jié)構(gòu)創(chuàng)建的

展開筆記本組之后，就是上文思維導(dǎo)圖中的二級分類，即筆記本。筆記本內(nèi)是各個筆記。

印象筆記的功能實(shí)際非常多，光筆記類型就有純筆記、思維導(dǎo)圖、Markdown、桌面便簽等形式。根據(jù)不同的任務(wù)需求，可以選擇合適的類型。另外，多個筆記也可以一鍵自動創(chuàng)建成思維導(dǎo)圖，并且?guī)в性P記鏈接。相當(dāng)于把一組零散的筆記，一鍵生成系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，很實(shí)用。

此外，我講幾個對我很實(shí)用的小技能。剪藏、APP一鍵復(fù)制粘貼創(chuàng)建筆記、生成模板。

1）剪藏：

剪藏的功能很強(qiáng)大，在chrome瀏覽器中有印象筆記的剪藏插件，在網(wǎng)上我們經(jīng)?？吹胶梦恼?、好圖片，停留在當(dāng)前網(wǎng)頁，點(diǎn)擊剪藏按鈕，這篇文章就可以直接保存到印象筆記的相應(yīng)筆記分類中了。為什么我特別愛剪藏收集好文章，因?yàn)楝F(xiàn)在我們經(jīng)常收藏起來待看的文章，說不定哪天就因?yàn)槟撤N原因被作者自己刪除或者被平臺不可抗力刪除了。。。也就是說，對于很多敏感文章，在它被404之前我們剪藏到印象筆記的話，即使原文章后來被刪掉，我們已收藏的文章也是完好無損，可以隨時查看的。

2）一鍵復(fù)制粘貼創(chuàng)建筆記：

這個功能我是近期才開始使用的，簡直好用到飛起。我現(xiàn)在的閱讀很大部分是在微信讀書APP，微信讀書APP上我做的標(biāo)記、劃線等內(nèi)容，支持全部復(fù)制粘貼。而我點(diǎn)完復(fù)制以后，再使用印象筆記的APP快捷啟動插件，可一鍵上傳至印象筆記中生成一條筆記。

比如我讀《參與感：小米口碑營銷內(nèi)部手冊》這本書，在微信讀書所做的筆記和摘錄，在微信閱讀內(nèi)點(diǎn)擊“筆記”：

然后全選所有筆記，點(diǎn)擊“復(fù)制到剪貼板”：

回到手機(jī)或iPad的快速啟動屏，就會看到印象筆記已經(jīng)復(fù)制了我們所選擇的所有筆記，這時只需要點(diǎn)擊右下角的云上傳按鈕，《參與感》這本書我們所做的筆記文字就轉(zhuǎn)移到了印象筆記中。完全不需要自己打字做摘錄。

3）生成模板：

我們都知道，因?yàn)橛∠蠊P記非常強(qiáng)調(diào)書寫的沉浸式體驗(yàn)和寫作的純粹性。所以在文字的排版和樣式上，提供的選擇并不多。有時我們需要讓文章的文字間距和行間距拉大一點(diǎn)，或者我們需要一個樣式好看點(diǎn)的小標(biāo)題。這些在印象筆記內(nèi)是不能提供的。不過模板功能可以很好的解決這個問題。

如果想省事兒、傻瓜一點(diǎn)，我們可以找一篇排版好的微信平臺的自媒體文章，一鍵同步至印象筆記（同步的方法自行搜索），然后在筆記的右上角“…”中可以找到“生成自定義模板”的功能。生成了模板之后，我們下次做筆記或?qū)懳恼?，可以直接在筆記內(nèi)找到這套模板嵌入，我們寫出來的筆記就是模板中的排版樣式了。我現(xiàn)在幾乎所有的文章都使用模板，解決了文字?jǐn)D在一起不美觀的問題。

2. 滴答清單

我是用過的日程管理工具和任務(wù)清單工具，已經(jīng)用兩只手也數(shù)不過來了。在試用過這么多工具之后，我最后選用了滴答清單，現(xiàn)在已經(jīng)穩(wěn)定使用2年多。對于任務(wù)管理工具，我最看重的是這幾個點(diǎn)：有日歷視圖、有清單視圖、可用不同顏色標(biāo)記不同任務(wù)、可做數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

其他的花里胡哨的功能，其實(shí)用處并不大。日歷視圖可以讓我直觀地看到一周內(nèi)我的整體行程安排是怎樣的，尤其是對于一些有精準(zhǔn)時間點(diǎn)要求的任務(wù)，比如會議、商務(wù)溝通、活動上線等。清單視圖的好處是，可以把一天內(nèi)的任務(wù)事項列出來，一條一條比較清晰，而且可以有具體時間點(diǎn)要求，也可以沒有具體時間點(diǎn)，在今天內(nèi)完成即可。用不同顏色來標(biāo)記不同任務(wù)，主要應(yīng)用在日歷視圖中，可以讓我很直觀看到不同類別任務(wù)的占比。數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能可以讓我在周末回顧一周任務(wù)時，清楚完成率是多少，哪些天完成率高，哪些天完成率低，哪些任務(wù)是一直拖延的。

這個視圖中可看出，滴答清單的任務(wù)設(shè)置邏輯，也是與前述的文件夾、印象筆記等一致的。

除了清單之外，我們還可以設(shè)置標(biāo)簽。標(biāo)簽的設(shè)置維度因人而異，我是根據(jù)任務(wù)的緊急程度設(shè)置的，急事、要事、煩事、雜事，是根據(jù)四象限分配的。急事肯定是最先執(zhí)行的，然后是煩事、要事、雜事。日程打卡，是指每天或每周重復(fù)的任務(wù)，比如每日學(xué)習(xí)英語、每日一張思維導(dǎo)圖，我們沒必要每天都去設(shè)置一個任務(wù)，只需要把該任務(wù)設(shè)置為每周或每天重復(fù)即可。

比如數(shù)據(jù)統(tǒng)計，能讓我直觀地看到我一周內(nèi)完成率多少，以及比上周完成率是高了還是低了，對于以周為工作衡量單位的人來說，簡直不要太實(shí)用。

3. Xmind

關(guān)于思維導(dǎo)圖，我們聽過的工具也是五花八門，我試用過n個，其中有付費(fèi)的有免費(fèi)的，最后我只保留了Xmind，剛開始我使用的是Xmind的付費(fèi)版，現(xiàn)在使用的是免費(fèi)版，因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)日常使用的話，免費(fèi)版提供的功能完全夠用了。

我每天需要使用Xmind做1-2個文件或構(gòu)思。關(guān)于Xmind的使用，我不說太多，大部分思維導(dǎo)圖的使用方法大同小異。我僅說一點(diǎn)：Xmind與印象筆記的互通。

因?yàn)槲移綍r使用印象筆記頻次太高了，如果Xmind能與印象筆記互通，那真是太棒的體驗(yàn)。在Xmind右上角的“分享”中，除了可導(dǎo)出為圖片、PDF等格式，還可以導(dǎo)出到印象筆記中，導(dǎo)出到印象筆記的時候，你還可以選擇導(dǎo)出源文件、圖片、文本，或者三者同時導(dǎo)出。

我經(jīng)常使用Xmind做讀書筆記，或重要項目的思路整理，在Xmind做完以后可以一鍵導(dǎo)出到印象筆記，既方便存儲，又增加了文本內(nèi)容復(fù)制粘貼甚至充足的便捷性。

不知不覺又寫了這么多字，關(guān)于工具的使用，我還是需要強(qiáng)調(diào)，工具只是提高速度的媒介，它的存在是為了減少我們做重復(fù)性事項所花費(fèi)的時間，如果學(xué)習(xí)一些復(fù)雜工具的使用方法需要耗費(fèi)大量時間，那就得不償失了。我們可以探索和使用不同的工具，但是千萬別變成工具的奴隸。

希望對你有幫助。

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張慧plus，藝術(shù)互聯(lián)網(wǎng)人，畢業(yè)于中央美院，先后在藝術(shù)媒體、藝術(shù)社區(qū)工作，后轉(zhuǎn)型互聯(lián)網(wǎng)，擔(dān)任上市電商公司運(yùn)營總監(jiān)。專注職場精進(jìn)和個人提升，只寫干貨，不賣雞湯。我喜歡自我批評和獨(dú)立思考，交流可加微信: zhanghui_plus（備注：簡書），想了解更多內(nèi)容，請關(guān)注公眾號張慧plus (ID: zhanghui-plus)