組織一場超大型賽事，往往橫跨周期長，極其消耗人力和資源，像全國性的學生比賽、大型線下選拔賽、城市馬拉松等等，會涉及數萬人報名、通知、參賽、篩選等諸多方面的事務處理。
如何降低賽事組織的難度？提高組織工作效率？管理好參賽人的數據？如何依靠賽事數據分析，把賽事組織做的高效又漂亮？
小金近日采訪了APEC未來之聲賽事運營負責人 Venus，看她是如何帶著2個實習生，使用金數據來完成超萬人大型賽事的組織。
APEC未來之聲是亞太經合組織（APEC）框架下核心的官方青年發(fā)展項目，每年從APEC 21個成員經濟體中選拔優(yōu)秀的青年代表，參加APEC峰會。
今年，中國區(qū)選拔賽已經正式開啟，在全國范圍內選拔優(yōu)秀的青年代表，參加11月12日-11月18日在巴布亞新幾內亞舉辦的APEC峰會，制定《APEC青年宣言》、《APEC青年報告》，采訪世界500強CEO，并與APEC未來之聲青年大使姚晨，一起錄制亞太青年公益廣告。
賽事流程
APEC未來之聲青年選拔賽每年都會有數萬的學生參賽報名，大賽流程線上選拔從大賽報名、簡歷收集、線上初選，到在線培訓、線上測評考試、視頻收集，篩選出復賽選手，去參加線下全國各分區(qū)比賽，晉級至全國總決賽，最終決出優(yōu)勝者。
大賽報名階段
沒有像往年一樣，自行開發(fā)報名系統，今年，我們使用金數據表單制作了全國選拔賽的報名表，收集像姓名、郵箱、電話、畢業(yè)院校、畢業(yè)時間等信息。并且，表單設計上完全采用本次大賽的VI主題，像頁面背景、表單頁眉都做了設計。
在初賽階段，還有像參賽人的簡歷、視頻資料的收集，我們也統一的使用金數據表單來完成，用一個系統完成參賽人所有的數據收集和管理。
小金備注：現在開始，請丟掉「報名Word文檔|圖片|視頻+郵件發(fā)送」的收集方式，用表單是高效和體驗俱佳的選擇。
大賽報名數據分析
大賽報名是前期最重要的環(huán)節(jié)，我們會進行一系列的宣傳推廣活動，對報名數據的實時分析，是活動推廣最有力的數據支撐。
每天，我們都會從報名數據進行分析，來優(yōu)化賽事推廣策略和方向。
報名表數據分析，如「院校、畢業(yè)時間、何處得知活動」，分析出對活動感興趣的人群分布。
報名填寫率分析，根據表單瀏覽量和實際提交數據量上，來優(yōu)化大賽報名表的結構。
報名填表行為分析，如「提交時間」，分析報名人活躍時間，來調整活動推廣時間。
本次大賽報名渠道，除了官網、官微以外，也和很多合作伙伴進行合作推廣。為了識別各渠道的報名效果，我們使用擴展屬性來標記來源，比如網站用website，合作伙伴用partner_A、partner_B、partner_C等，根據各渠道的報名狀況和人數，來做市場推廣的優(yōu)化。
小金備注：
數據收集只是第一步，而對數據的分析尤為重要，有助于你優(yōu)化調整策略，你對收集到的數據有做過分析嗎？
參賽者篩選
我們團隊會集中一個時間，對報名的信息進行初步的篩選，將單選字段「審核狀態(tài)」設置為隱藏字段，用于報名狀態(tài)的更新。
同時，也開放了報名數據的對外查詢接口，讓參賽者可以通過查詢自己的手機號碼，查到當前的報名狀態(tài)，減少人工的咨詢。
小金備注：不要通過共享賬戶密碼的方式來進行協同工作，可以設置表單共享，或者在企業(yè)版中添加同事為協同管理賬戶，靈活使用「隱藏字段」和「對外查詢」兩個功能，你可以搭建出一個IT業(yè)務系統。
參賽人通知提醒
我們使用了金數據的郵件通知和群發(fā)功能，這是我們用的最爽的一個功能，大大的節(jié)省了工作時間，在往年，我們甚至安排了2個同事專門的手動群發(fā)郵件，需要花兩三天的時間。
兩個使用場景：
報名者在提交完表單之后，就會收到一封報名成功的郵件，里面會告知參賽者報名信息提交成功和后期活動的進展。
一些活動的進展，像線上培訓、在線考試入口，我們也會在金數據數據頁面，通過群發(fā)郵件的方式通知到報名參賽者。
小金備注：郵件和短信的內容可以完全的自定義，并且可以插入填寫者的動態(tài)變量，讓每封郵件或短信像是一對一發(fā)出去的哦!
參賽人在線測評
除了對報名者的信息和簡歷進行篩選以外，我們?yōu)槌踹x選手還設計了一場在線考試，比如考察APEC相關知識等，進行二次篩選。
我們題庫準備了數百道試題，會隨機的抽選出來組成一份試卷，在給定時間內讓選手作答，自動算出得分，作為考量機制。
小金備注：除了考試應用以外，應用中心還有像簽到、抽獎、打印等應用，來解決具體的應用場景問題。
客戶有話說
用人工疊加做的事情，一定可以用工具去解決。
很多時候，沒有IT背景，要去做某件事情，會被做IT的人說成是個很復雜的事情。其實不需要會coding，就像使用金數據，不會太麻煩，可以一點點地探索把想法都實現了。
金數據是一個普世的IT工具，來解決不必要的人力成本。我沒有技術背景，但愿意去探索和學習新鮮的工具，解決工作中的難題。
-- Venus, APEC未來之聲賽事運營負責人
