4開場白+自我介紹
首先非常感謝能夠有機(jī)會給大家做分享，感恩踐行帶給我的收獲，今天給大家分享關(guān)于如何高效完成最重要的事情我的一點(diǎn)理解，2個關(guān)鍵詞“要事”和“高效完成”。通過一則小故事來具體闡述（這個故事是引用別人的，非個人原創(chuàng)）
小艾的一天（1）
早上9點(diǎn)，部門的新晉管理者小艾準(zhǔn)時地來到公司，便收到李總的通知，讓他做一份介紹公司的PPT。接到任務(wù)后，小艾就在網(wǎng)上下載了PPT 的模板，開始制作。過了一個小時，同事小張走過來打斷了他，說要討論下給客戶的方案。小艾看了看 PPT，覺得時間還早，可以開完會再接著做，于是就和小張去討論客戶方案了。一個小時后……終于開完會了！回來接著做PPT，可是小艾已經(jīng)忘了之前的思路，又開始重新構(gòu)思PPT框架。這時，同事小何又走過來，轉(zhuǎn)達(dá)李總的意思讓復(fù)印早上遞過去的資料，小艾急忙起身去復(fù)印。不巧的是，復(fù)印機(jī)又卡紙了，小艾找到師傅幫忙修完打印機(jī)后才把資料復(fù)印好。這樣一上午忙忙碌碌，很快就到了吃午飯的時間了，PPT的框架還沒搭好。
總結(jié)：可以看的出來，小艾這一天雖然忙忙碌碌，但實(shí)際上并沒有多少工作成果。可以說，小艾在時間管理上幾乎是空白的。這樣的工作狀態(tài)，會容易讓自己的工作被打斷。每次打斷都會分散注意力，導(dǎo)致效率降低。
小艾有一定的時間管理能力，我們來看看他會怎么做。
接到任務(wù)后，小艾就在網(wǎng)上下載了PPT 的模板，開始制作。過了一個小時，同事小張過來打斷他要討論下午給客戶的方案。小艾看了看 PPT，心想自己已計劃早上起碼要完成PPT 的框架搭建和素材整理，估計還要一個小時。于是就對小張說，這個方案是需要下班前提交的是吧？我目前手頭還有一項(xiàng)工作還要1個小時左右。我們11:10開會，然后下午確定最終方案，可以吧？你可以把想要討論的問題和重點(diǎn)先標(biāo)出來，到時侯效率更高些。小張就走了。
小艾繼續(xù)做PPT。過了一會，李總來電：小艾啊，早上給你的資料，你都復(fù)印幾份，送到我辦公室。小艾問什么時候需要，要幾份？李總說，明天見客戶用的，4份就行。小艾說下班送過去。然后她就在便利貼上記下這個任務(wù)，繼續(xù)做ppt。早上11:10，小艾已經(jīng)初步確定了 PPT內(nèi)容框架；11:10去開完會后，他順便將資料復(fù)印完成。
總結(jié)：相比前一次，小艾在時間管理上已經(jīng)做得很不錯了，他的工作狀態(tài)是“高效率導(dǎo)向型”：對于任務(wù)的優(yōu)先級有自己的判斷標(biāo)準(zhǔn)，且懂得怎樣應(yīng)付臨時任務(wù)，以保證各個任務(wù)都能高效完成。這就是有無規(guī)劃的區(qū)別。
其實(shí)，如果能更深刻地理解時間管理思維，小艾還能做得更好。
接到任務(wù)后，小艾并沒有馬上做 PPT，而是先思考了幾個問題。
1.目前公司的業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)在哪？的戰(zhàn)略規(guī)劃如何？
2.我的部門在公司業(yè)務(wù)中扮演著什么角色？我可以怎樣幫公司達(dá)成目標(biāo)？
思考之后，小艾在構(gòu)思PPT時，可以站更高看更遠(yuǎn)，思路也更清晰：公司目前在做什么；以后會做什么；PPT中，哪些要說，哪些不說，哪些是重點(diǎn)，哪些只要提一下即可……
2.在制作PPT時，可以結(jié)合公司內(nèi)容，思考自己部門的發(fā)展方向。有了這些思考，制作PPT的時候可以一箭雙雕，即完成了工作任務(wù)，又完成了作為新晉管理者一些必要的思考。
想明白之后呢，再回到任務(wù)上：李總需要一份介紹公司的PPT。
從這個任務(wù)入手，小艾又給自己拋出了下面幾個問題：
這份PPT是為什么而做？這個問題，可以讓小艾在構(gòu)思PPT時，確保核心方向
會用于什么場景？目標(biāo)受眾是哪些人？這兩個問題，則讓他可以確定演講的調(diào)性和表達(dá)方式
如果可以，我要怎樣做得更好？這最后一個問題，能激發(fā)發(fā)散思維，產(chǎn)生靈感。于是小艾就列了個任務(wù)清單：
1.和李總簡單溝通，確認(rèn)PPT確切的目的、受眾以及和公司發(fā)展的關(guān)聯(lián)；
2.如果需要，詢問相關(guān)人員以及收集相關(guān)資料，整理成PPT的素材；
3.完成上面兩個步驟后，開始制作PPT，并在構(gòu)思階段和李總確認(rèn)。
然后小艾就在網(wǎng)上下載了PPT 的模板，開始制作。過了一個小時，同事小張走了過來。說一起去討論下午給客戶的方案。這時小艾說，我想，我們現(xiàn)在的提案還沒和客戶溝通過，沒有充分了解客戶的想法，有被否決的風(fēng)險。老朱說他明天會再次拜訪那個客戶。如果先讓老朱去了解下客戶對這些提案的想法，我們再確定具體提案時就更有針對性了。所以我們可以把初步方案中的思路提取出來，再將一些關(guān)鍵的點(diǎn)整理成一個問題清單，讓老朱明天和客戶碰一下。等明天拿到客戶反饋，我們再開討論會。于是小艾繼續(xù)做PPT。
小艾很明白，方案不僅要為客戶創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，更要能滿足客戶需求。所以，他想到在確定具體方案前，最好和客戶再溝通下。這其實(shí)和他做PPT 時的考慮是相似的——站在更高的角度思考“價值”。
過了一會，李總來電讓復(fù)印資料，小艾確認(rèn)好需求時間和份數(shù)，就繼續(xù)做PPT，小艾考慮到這件事比較機(jī)械，便委托了部門的實(shí)習(xí)生阿美幫忙，下午再請她喝咖啡。小艾專心制作PPT，到11點(diǎn)50的時候，就完成了初稿?？纯磿r間，離下班，還有10分鐘，就提前想想明天老朱可能會帶回來什么反饋，到下午再完善一下PPT。然后就想
老朱帶回的反饋有哪幾種可能？
這幾種結(jié)果發(fā)生后，分別需要對方案做怎樣的調(diào)整？
最糟糕的情況是什么？萬一發(fā)生了，如何應(yīng)對？現(xiàn)在可以提前準(zhǔn)備嗎？
小艾思考完畢后，將想法記錄在了筆記本上，就到了中午12點(diǎn)了。
總結(jié)：這個案例中，小艾的時間管理更上一層，他的工作狀態(tài)是“高價值導(dǎo)向型”：接到任務(wù)后，不會馬上執(zhí)行，而是先理清任務(wù)背后的目標(biāo)和價值所在，并提前預(yù)測未來的一些變化，然后做? 對任務(wù)最有價值的一些事。
這則小故事就是從? 高效導(dǎo)向再上升到? 高價值導(dǎo)向的一個案例說明，希望對大家有所幫助。
