有好的會議，也會有糟糕的會議。 糟糕的會議似乎永遠(yuǎn)無法沒有盡頭，從來沒有討論到關(guān)鍵部分，當(dāng)你離開的時候甚至不知道為什么在場。 有效的會議會給你帶來活力，并感覺到真的完成了一些事情。
那么，什么使會議有效？ 這可以歸結(jié)為三件事情：
- 他們實現(xiàn)了會議的目標(biāo)。
- 他們占用最少的時間。
- 他們讓參與者感覺到一個明智的過程并且嚴(yán)格遵循。
如果你圍繞這三個基本標(biāo)準(zhǔn)來組織你的會議計劃、準(zhǔn)備、執(zhí)行和后續(xù)工作，結(jié)果將是一個有效的會議。
1.會議的目標(biāo)
有效的會議是有用的，這意味著你可以達(dá)到預(yù)期的效果。 為了達(dá)到這個目的，你必須首先清楚它是什么。
很多時候，人們召開會議來討論一些事情，而沒有真正考慮好的結(jié)果。
- 你想做決定嗎？
- 你想產(chǎn)生想法？
- 你是否收到狀態(tài)報告？
- 你在溝通什么？
- 你在制定計劃嗎？
其中的任何一個都是會議目標(biāo)的一個例子。 在你做任何會議計劃之前，你需要集中你的目標(biāo)。
為了幫助您確定您的會議目標(biāo)是什么，請完成以下語句：
在會議結(jié)束時，我希望小組...
最終結(jié)果清晰定義后，您可以計劃會議內(nèi)容，并確定需要出席的人員。
2.明智地使用時間
時間是寶貴的資源，沒有人想浪費他們的時間。由于我們大家都在會議上花費的時間，所以您應(yīng)該為自己和您的團隊盡可能簡化會議。更何況，浪費在會議上的時間，浪費了大家的參與。例如，如果一個關(guān)鍵人員在八人會議中晚了十五分鐘，那么這個人花費了兩個小時的活動損失。
從會議目標(biāo)開始，會議中發(fā)生的一切事情都應(yīng)該促進(jìn)這一目標(biāo)。如果不這樣做，這是多余的，不應(yīng)該包括在內(nèi)。
為確保您只涵蓋需要涵蓋的內(nèi)容，并堅持相關(guān)的活動，您需要創(chuàng)建一個議程。議程是你為了保持會議按時和按時運行而提到的。
要制定議程，請考慮以下因素：
- 重點 - 絕對必須包括哪些內(nèi)容？
- 結(jié)果 - 你需要在會??議上完成什么？
- 參與者 - 誰需要參加會議才能成功？
- 序列 - 您將以什么順序覆蓋主題？
- 時間 - 每個主題花費多少時間？
- 日期和時間 - 會議何時舉行？
- 地點 - 會議在哪里舉行？
了解需要覆蓋什么以及需要多長時間，然后才能查看應(yīng)該事先準(zhǔn)備好的信息。為了充分利用會議時間，參與者需要了解什么？而且，他們希望在會議中發(fā)揮什么作用，以便他們做好準(zhǔn)備？
如果是解決問題的會議，請參與者準(zhǔn)備一個可行的解決方案。如果您正在討論正在進(jìn)行的項目，請讓每個參與者總結(jié)他或她迄今為止的進(jìn)展，并在會員中傳播報告。
為不同的人分配一個特定的討論話題是增加參與和興趣的另一個好方法。在議程上，指出誰將領(lǐng)導(dǎo)討論或介紹每個項目。
使用你的議程作為你的時間指南。當(dāng)你注意到某個特定項目的時間不多了時，可以考慮趕緊討論，推遲做出決定，推遲討論，直到另一次討論，或者分配給小組委員會討論。
開展有效會議的一個重要方面是堅持每個人都尊重分配的時間。按時開始會議，不要花時間為后來的人員做準(zhǔn)備，而且如果可以的話，按時完成。在會議之外的任何事情都可以做到。這包括事先傳閱供人閱讀的報告，并分配較小的小組會議來討論僅與某些人相關(guān)的問題。
3.遵守一個清晰明智的流程
一旦準(zhǔn)備好了議程，您需要將其分發(fā)給參與者并獲得他們的反饋和意見。舉行會議不是一個獨裁的角色：你必須從一開始就有參與的權(quán)利。
也許有一件重要的事是一個團隊成員必須補充的。也許你已經(jīng)分配了太多或者太少的時間用于特定的項目。甚至可能有一些已經(jīng)包括在內(nèi)的問題已經(jīng)解決了，可以從名單上拿下來討論。
無論出于何種原因，重要的是從會議參與者那里獲得關(guān)于您提議的議程的反饋意見。
一旦參加會議，為了確保每個人都能獲得最大程度的滿足，有幾件事情你應(yīng)該記住：
- 如果某些人主導(dǎo)了這個談話，那么請問他人的想法。
- 在每個議程項目結(jié)束時，快速總結(jié)所說的內(nèi)容，并要求人們確認(rèn)這是一個合理的總結(jié)。然后做跟進(jìn)的筆記。
- 注意需要進(jìn)一步討論的項目。
- 觀看肢體語言，并根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。也許你需要休息一下，否則你需要阻止某人說太多話。
- 確保會議保持主題。
- 列出在會議上生成的所有任務(wù)。記下誰分配了什么，什么時候做什么。
- 在會議結(jié)束時，快速總結(jié)下一步驟，并通知所有人，您將發(fā)送會議摘要。
會議結(jié)束后，花點時間聽取匯報，確定進(jìn)展順利，做得更好。根據(jù)您達(dá)到目標(biāo)的程度評估會議的有效性。這將有助于您繼續(xù)改進(jìn)運行有效會議的流程。
你甚至可以想要得到參與者的反饋。根據(jù)時間的不同，這個匯報可以在會議本身或之后進(jìn)行。
最后，準(zhǔn)備會議摘要。這將被轉(zhuǎn)發(fā)給所有參與者和其他利益相關(guān)者。這是一個完成任務(wù)的記錄，以及誰是球隊前進(jìn)的責(zé)任人。這是經(jīng)常被忽視的有效會議非常關(guān)鍵的一部分。您需要書面記錄發(fā)生的事情，以及個人同意執(zhí)行的行為列表。如果你認(rèn)為自己太忙，不能自己做，請確保有人被分配到會議記錄。
什么是會議禮儀？
除了上面討論的三個標(biāo)準(zhǔn)之外，你的會議還應(yīng)該遵循一套“基本規(guī)則”或者禮儀來管理你的行為方式。
禮儀包括計時等行為;使用筆記本電腦和手機;在會議期間進(jìn)食和飲酒;是否可以在某人講話時打斷他人，或只在最后提問;你坐在哪里，等等。
這些規(guī)則將根據(jù)組織文化，管理風(fēng)格和團隊偏好而有所不同。有些會議可能會比其他會議更正式，這取決于議程和參會人員。但是同意這些基本標(biāo)準(zhǔn)并堅持這些標(biāo)準(zhǔn)，可以幫助你和你的團隊以更專業(yè)的方式開展你的會議，并以最小的麻煩或干擾來實現(xiàn)你的目標(biāo)。
關(guān)鍵點
開展有效的會議不僅僅是發(fā)出通知，表示你的團隊要在特定的時間和地點見面。有效的會議需要結(jié)構(gòu)，秩序和基本規(guī)則。沒有這些元素，他們可以永遠(yuǎn)繼續(xù)下去，而不是完成任何事情。
考慮到牢固的目標(biāo)，緊張的議程，以及參與會議參與者計劃，準(zhǔn)備和執(zhí)行會議的承諾，您正在主持偉大的會議。
鑒于大多數(shù)人感到沮喪時，他們浪費時間，獲得舉辦高效和成功的會議的聲譽是有利于你和你的事業(yè)。
