清單上的待辦事項(xiàng)并未付諸行動(dòng)，并且會(huì)使人們變得麻木。這些清單本身制造的壓力往往超過它們所能緩解的壓力
許多人并不能持續(xù)跟進(jìn)所要處理的重大事項(xiàng)，不能及時(shí)更新待辦事項(xiàng)和截止日期，難免變成最后一分鐘焦慮的受害人。
許多人無法把工作安排得井井有條，主要原因是他們?cè)噲D一口氣完成這5個(gè)階段的工作。
如果你因?yàn)槟承┦虑椋ū热缑貢纳眨┠壳啊安⒎悄敲粗匾?，而暫時(shí)將它擱置一旁不做任何考慮，那么這件事就成了一個(gè)懸而未決的問題。而它也將時(shí)刻消磨你的精力，阻礙你集中精力思考那些真正重要的事情。
我們一起來看看成功收集的3個(gè)必要條件：
1. 每一件懸而未決的事情都必須存儲(chǔ)在你的收集系統(tǒng)中，而不是在你的大腦里。
2. 你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，越少越好，夠用即可。
3. 你必須定期清空這些設(shè)備。
1. 把一切趕出你的大腦
清空你的大腦，這比清空你的胃更有好處。
——米歇爾·埃克姆·蒙田
是否需要采取行動(dòng)？
對(duì)于這個(gè)問題有兩種回答：是和否。
不需要采取行動(dòng) 如果答案是“否”，也就是“它”不需要我們采取任何行動(dòng)，那么就有三種可能的情況：
1. 無用的垃圾，根本沒必要保留。
2. 目前不需要，但日后可能需要處理（孵化）。
3. 項(xiàng)目具有潛在有用信息，日后可能會(huì)派上用場(chǎng)（參考）。
這三種情況各有一套處理方法，我們將在后面的章節(jié)中詳細(xì)介紹。就目前而言，
對(duì)于要?jiǎng)h除的東西，你需要的就是一個(gè)垃圾箱和刪除鍵；對(duì)于那些需要在日后處理的事情，就將它們寫在備忘錄或者日程表中；對(duì)于那些有潛在價(jià)值的參考資料和信息，把它們放在一個(gè)完善的歸檔系統(tǒng)中保存就可以了。
需要采取行動(dòng)
這一類材料需要我們親自著手處理。典型例子可能是一封電子郵件，要求你提供擬在某個(gè)午餐會(huì)上發(fā)表的講話概要；或者可能是與集團(tuán)副總裁會(huì)面后放在工作籃中的備忘錄，內(nèi)容涉及聘請(qǐng)顧問這個(gè)重要的新項(xiàng)目。
面對(duì)這類需要著手處理的材料時(shí)，你必須決定兩件事情：
1. 你承諾完成哪些工作？達(dá)成哪些目標(biāo)？
2. 下一步需要采取什么行動(dòng)？
如果它代表一個(gè)項(xiàng)目 如果手頭的事情需要一系列的行動(dòng)才能實(shí)現(xiàn)它的目標(biāo)或結(jié)果，你就可以將其視為一個(gè)項(xiàng)目并將它列入“項(xiàng)目”清單中。這如同在地上樹起一個(gè)樹樁，不斷提醒你有些目標(biāo)尚未達(dá)成，直到全部完成。每周回顧一下這個(gè)清單（參見后文）會(huì)幫你想起這個(gè)尚未解決的問題。這些目標(biāo)會(huì)一直保存在你的管理系統(tǒng)（而不是大腦）中，直到你達(dá)成或者放棄這個(gè)目標(biāo)。
做事情時(shí)，并不需要花費(fèi)很多心力，但是在決定做什么時(shí)，卻要投入大量的精力。
——阿爾伯特·哈伯德
項(xiàng)目
我是這樣給項(xiàng)目下定義的：任何一個(gè)需要多個(gè)步驟才能完成的任務(wù)。這就意味著你的“項(xiàng)目清單”中會(huì)出現(xiàn)一些你以前不會(huì)視為項(xiàng)目的小事情。
工作安排越有彈性，人們?cè)侥艹袚?dān)繁重的工作。
——邁克爾·麥格里菲，醫(yī)學(xué)博士
回顧的內(nèi)容和時(shí)機(jī)
如果你按照我所推薦的方法建立起個(gè)人的組織整理系統(tǒng)，那么擁有一個(gè)“項(xiàng)目”清單、一個(gè)日程表、“下一步行動(dòng)”清單（一個(gè)或多個(gè)）和一個(gè)“等待處理”清單就是回顧的全部?jī)?nèi)容。
這其中，瀏覽最為頻繁的大概要數(shù)日程表了，它會(huì)提醒你這一天里的“必做任務(wù)”（當(dāng)天必須處理的事情）。這并不意味著這些寫入日程表的事情就是最為“重要”的，其實(shí)，它們只不過是必須在當(dāng)天完成的事情。在任何時(shí)候，只有在對(duì)不得不完成的事情和其要求的時(shí)間都了如指掌的情況下，你才有可能更加機(jī)動(dòng)靈活地安排其他工作。處理日程表的最好方式是，將上面羅列的任務(wù)（如開會(huì)、打電話、完成到期報(bào)表的最終稿等）逐項(xiàng)完成，不要遺漏。
完成了對(duì)日程表的查看以后，就該轉(zhuǎn)向你的“下一步行動(dòng)”清單了。這類清單的內(nèi)容是一些預(yù)先確定下來的具體行動(dòng)，一旦時(shí)間允許就應(yīng)該予以實(shí)施。如果你將這些任務(wù)按照不同情境編入不同的清單（比如“在家里”、“在電腦旁”、“與領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)時(shí)”），這樣一來，遇到合適的情境就可以按照對(duì)應(yīng)的清單來完成行動(dòng)了。
根據(jù)你的需要，以必要的頻率回顧你所列出、概括的任何事項(xiàng)和規(guī)劃圖，把相關(guān)內(nèi)容趕出你的大腦。
對(duì)于“項(xiàng)目”、“等待處理”和“將來/也許”清單，根據(jù)你的需要進(jìn)行定期查閱，只要能保證你不會(huì)在心中對(duì)其中的內(nèi)容念念不忘就行，因?yàn)槟菚?huì)影響你的工作效率。
成功的關(guān)鍵因素：每周回顧
一切需要采取行動(dòng)的事情，我們都應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行定期的回顧，以使我們的大腦不再花費(fèi)精力來記憶和回想這些事情。我們無時(shí)無刻不在憑借我們的直覺對(duì)某些行動(dòng)做出快速的判斷，要保證這些判斷的正確性，我們也必須有機(jī)會(huì)從更高的角度俯看全局。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)（這也是成千上萬人總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)），使這些事項(xiàng)轉(zhuǎn)化為行動(dòng)的關(guān)鍵就是：每周回顧。
每周回顧應(yīng)該完成以下任務(wù)：
·收集和加工處理所有的“材料”。
·回顧整個(gè)系統(tǒng)。
·更新各類清單。
·做到徹底、清楚、實(shí)時(shí)和完整。
1. 確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)的“四標(biāo)準(zhǔn)法”
在星期三下午3點(diǎn)22分時(shí)，你如何選擇下一步行動(dòng)呢？這個(gè)時(shí)候，你可以按順序采用下面四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：情境、有多少時(shí)間、有多少精力和重要性。
前三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)描述了你每次采取行動(dòng)的制約因素，第四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)則是評(píng)估行動(dòng)的價(jià)值大小。
情境 每時(shí)每刻，你都受限于自己的行動(dòng)能力。只有很少一部分事情對(duì)地點(diǎn)沒有特別要求（像拿一支鋼筆和一張紙就可起草對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的想法），但是，大多數(shù)事情都只能在特定的地點(diǎn)完成（在家或辦公室），或者需要借助某些特定的工具（如一部電話、一臺(tái)電腦），而這正是限制我們行動(dòng)選擇的首要因素。
事情總是多得做不完，你可以每次只做一件事。無論是否已經(jīng)采取行動(dòng)，關(guān)鍵在于使自己保持良好的狀態(tài)。
有多少時(shí)間 你所能支配的時(shí)間長(zhǎng)短也是一個(gè)重要的限制因素。如果5分鐘后你就必須去開會(huì)，你現(xiàn)在就不可能去執(zhí)行那些耗時(shí)更久的行動(dòng)。
有多少精力 你有多少精力呢？某些事情需要你頭腦清醒、思路清晰、富于創(chuàng)造力，而另一些則要求你具備充沛的體力。還有一些事情則對(duì)這兩方面都沒有特別要求。
重要性 當(dāng)你考慮了情境、時(shí)間、精力這三個(gè)條件后，最后你就要判斷哪個(gè)行動(dòng)選項(xiàng)會(huì)給你最高的回報(bào)了?，F(xiàn)在，你有1個(gè)小時(shí)的時(shí)間，你坐在辦公室里守著電話和電腦，你的精力指數(shù)為7.3（最高為10）。你應(yīng)該做些什么呢？給客戶回一個(gè)電話？考慮一下新的提案？處理一下語音信箱里的留言和電子郵件？或者聯(lián)系一下你的配偶，看看她/他這一天過得怎么樣？
這時(shí)，你可以借助你的直覺，并依賴你此時(shí)此刻的判斷力。為了進(jìn)一步探究這個(gè)問題，我們?cè)賮碛懻撘幌铝硗鈨煞N模式，看一看怎樣找到目前最重要的事情。
2. 確認(rèn)每日工作的“三分類法”
當(dāng)你著手處理事務(wù)，也就是人們?cè)谝话闱闆r下提到的“工作”時(shí)，你可能是在從事以下3種不同類型的活動(dòng)：
·執(zhí)行事先安排好的工作。
·處理突發(fā)事件。
·安排自己的工作。
執(zhí)行事先安排好的工作 當(dāng)你執(zhí)行事先安排好的工作時(shí)，你實(shí)際上是在按照“下一步行動(dòng)”清單和日程表，不斷地向前推進(jìn)著去落實(shí)那些你早已經(jīng)確定了的行動(dòng)，或者控制工作流程的運(yùn)轉(zhuǎn)。例如，按照電話清單撥打電話，記錄頭腦風(fēng)暴的成果，參加會(huì)議，或者起草要同律師磋商的問題清單。
處理突發(fā)事件 通常會(huì)有一些預(yù)料之外的事情突然冒出來，你可能不得不放下手頭的工作來應(yīng)對(duì)這些緊急情況。例如，你的合作伙伴走進(jìn)了你的辦公室，希望同你談一談新產(chǎn)品發(fā)布的安排情況，結(jié)果你就放下手頭正在處理的工作同她聊了起來。每天你都會(huì)碰到一些突發(fā)事件，你肯定會(huì)為此付出一定的時(shí)間和精力。但如果你轉(zhuǎn)而處理這些突發(fā)事件，那就證明你認(rèn)為這些事情要比你此時(shí)必須完成的那些工作更加重要。
安排自己的工作 安排你的工作，這包括清空你的工作籃，處理你的語音信息和電子郵件，整理你的會(huì)議記錄，并把一項(xiàng)項(xiàng)新工作分解成多項(xiàng)具體的、可操作的行動(dòng)。在你加工這些信息的過程中，毫無疑問，你隨手解決了那些用不了兩分鐘就可以完成的事情（處理突發(fā)事件的另一種形式），同時(shí)把其他事情分類歸檔。在這個(gè)過程中，相當(dāng)大的一部分工作是明確那些需要去做，但不能立刻執(zhí)行的行動(dòng)，并將它們分門別類地編入你的行動(dòng)清單。
·5樓視野：目的和原則。
·4樓視野：愿景。
·3樓視野：目標(biāo)。
·2樓視野：關(guān)注點(diǎn)及責(zé)任范圍。
·1樓視野：當(dāng)前項(xiàng)目。
·地面：當(dāng)前行動(dòng)。
讓我們由下至上入手。
。從傳統(tǒng)意義上講，“確立事務(wù)重要性的先后順序”主要聚焦于你的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和價(jià)值取向上。
（整理本章耗時(shí)32分鐘。）
