單元格的數(shù)據(jù)格式
在單元格中可以保存多種數(shù)據(jù)格式的數(shù)據(jù),比如文本,數(shù)字,貨幣,分?jǐn)?shù),日期,持續(xù)時(shí)間或者混合類型等。電子表格最大的用處就是在單元格中,保存這些數(shù)據(jù)格式,利用它們來表現(xiàn),計(jì)算,分析,以便幫助我們做出各種不同的決策或者幫助我們提高效率。


在 Numbers 中默認(rèn)狀態(tài)下是混合類型,也就是“ 自動(dòng) ”。這個(gè)數(shù)據(jù)格式擁有特殊的功能,它會(huì)根據(jù)輸入到其中的數(shù)據(jù)類型,變更可設(shè)置的專屬特性。指定數(shù)據(jù)類型的好處是更精確的處理數(shù)據(jù),而不會(huì)導(dǎo)致不必要的計(jì)算錯(cuò)誤或誤差。
在 Numbers 中,我們把數(shù)據(jù)格式分為 3 類,一類是常規(guī)數(shù)據(jù)格式,一類是互動(dòng)數(shù)據(jù)格式,還一類是自定義數(shù)據(jù)格式。
常規(guī)數(shù)據(jù)格式
常規(guī)數(shù)據(jù)格式,就是一般我們了解的數(shù)字,文本,貨幣,分?jǐn)?shù)等數(shù)據(jù)格式,也是最常用的數(shù)據(jù)格式。
數(shù)字
最基本的數(shù)據(jù)格式,可以設(shè)置小數(shù)位數(shù),和負(fù)數(shù)樣式。

貨幣

貨幣格式和數(shù)據(jù)格式差不多,不過多了貨幣幣種的選擇,以及會(huì)計(jì)樣式(會(huì)計(jì)樣式會(huì)把貨幣符號(hào)放到單元格的最左邊)。
百分比
百分比的數(shù)據(jù)格式就是把數(shù)字格式轉(zhuǎn)換成百分比的形式進(jìn)行顯示,在分析數(shù)據(jù)時(shí),這種格式比數(shù)字更容易看出占比差異。

分?jǐn)?shù)
分?jǐn)?shù)格式可以把最終結(jié)果用分?jǐn)?shù)來表示,選項(xiàng)單中是不同等級(jí)的精確度,在這個(gè)數(shù)據(jù)格式中,輸入的數(shù)據(jù)無限接近選項(xiàng)單中不同等級(jí)的比例。

計(jì)數(shù)系統(tǒng)
計(jì)數(shù)系統(tǒng)比較特殊,它使用不同進(jìn)制來表現(xiàn)數(shù)據(jù)。進(jìn)制值可以被相應(yīng)的調(diào)整,位數(shù)也可以被調(diào)整,負(fù)數(shù)形式也可以選擇 2 的補(bǔ)碼來表現(xiàn)。


圖片 4-035 和 圖片 4-036 展現(xiàn)了 10 進(jìn)制下數(shù)字“ 100000 ”,轉(zhuǎn)換成 16 進(jìn)制的數(shù)字形式。
科學(xué)計(jì)數(shù)法
科學(xué)計(jì)數(shù)法,就是把 0 用字母+數(shù)字的方式精簡的方式來表示數(shù)字。

文本
文本格式是另一種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)方式,保存字符串。文本在電子表格中通常是數(shù)據(jù)的本身,也是數(shù)據(jù)的標(biāo)識(shí),用來表明這些數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字或者數(shù)據(jù)的說明。當(dāng)它用來標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)時(shí)通常存在與標(biāo)題欄,數(shù)據(jù)說明時(shí)通常用于尾行,比如說總計(jì)。
文本格式可以容納其它格式,因?yàn)樗阉斎氲膬?nèi)容都看成字符串,所以我們幾乎不用考慮文本格式會(huì)被 Numbers 轉(zhuǎn)換成默認(rèn)的數(shù)據(jù)格式自動(dòng)。因?yàn)槲覀冚斎氲娜魏螖?shù)據(jù)都是字符串,而其他的格式都是被指定用來進(jìn)行計(jì)算的。
日期與時(shí)間
日期與時(shí)間格式最為簡單,表現(xiàn)的形式非常豐富。而且日期也可以計(jì)算,最小單位為小時(shí)。例如:“2016-11-11” - 24 = “2016-11-10”

持續(xù)時(shí)間
持續(xù)時(shí)間是個(gè)特別的數(shù)據(jù)格式,它最小的整數(shù)單位是天。默認(rèn)狀態(tài)下,您在持續(xù)時(shí)間的數(shù)據(jù)格式的單元格中輸入“ 1 ”,得到的就是一天。同樣在默認(rèn)狀態(tài)下,自動(dòng)單位是周。當(dāng)然您可以把它轉(zhuǎn)換為其他的單位,這個(gè)時(shí)候,您要選擇“ 自定單位 ”,然后選中您所需要單位的按鈕就好,這些按鈕可以多選,也就是說您可以顯示多個(gè)單位。如圖片 4-039 所示。


比如在圖 4-40中,我輸入了“32.5”,選中了除去“周”的所有單位。
需要注意的是:如果在設(shè)定好的數(shù)據(jù)格式單元格中,輸入了不對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)格式,而且會(huì)導(dǎo)致該數(shù)據(jù)格式出現(xiàn)該格式無法正確表示的情況下,那么 Numbers 將轉(zhuǎn)換該單元格中的數(shù)據(jù)格式為默認(rèn)的“ 自動(dòng) ”。比如說,單元格被設(shè)定為數(shù)字格式后,在該單元格輸入文本,那么該單元格會(huì)轉(zhuǎn)換為“ 自動(dòng) ”格式,不是數(shù)字格式,也不是文本格式。但是該單元格格式會(huì)具有所輸入數(shù)據(jù)格式的特性。文本格式可以容納其它格式。
數(shù)據(jù)格式的自動(dòng)轉(zhuǎn)換

例如:我們選中了圖 4-041 中的 C2 單元格,它設(shè)定的數(shù)據(jù)格式是“ 數(shù)字 ”。我們?cè)谠搯卧褫斎胛谋尽?中國 ”,數(shù)據(jù)格式變更為“ 自動(dòng) ”。

因?yàn)檩斎氲奈谋緵]法用數(shù)字表示,導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式不對(duì)應(yīng),所以 Numbers 將數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換為了自動(dòng)。由于文本沒有可以修改的特性,所以沒有特性修改項(xiàng)。
這種自動(dòng)轉(zhuǎn)換,并不是永久性的,而是臨時(shí)的,它不會(huì)變更您對(duì)該單元格數(shù)據(jù)格式的設(shè)定,只針對(duì)現(xiàn)在我們輸入的文本內(nèi)容不符合數(shù)字格式,一旦我們?cè)趩卧裰?,輸入?shù)字內(nèi)容,那么就會(huì)變回我們一開始設(shè)定的數(shù)字格式。

從圖 4-043 可以看出,當(dāng)我們把 C2 單元格中的文本內(nèi)容“ 中國 ”,替換成數(shù)字格式的“ 1300 ”以后,該單元格的數(shù)據(jù)格式又重新變回了我們?cè)O(shè)定的數(shù)字格式。
當(dāng)然還有一種“ 特殊 ”情況,我們?cè)谄渲休斎肓嗣菜啤?非對(duì)應(yīng) ”的數(shù)據(jù)后,數(shù)據(jù)格式卻并沒有變。

在圖片 4-044 中,我們?cè)凇?C7 ”單元格中設(shè)置的數(shù)據(jù)格式是“ 分?jǐn)?shù) ”,當(dāng)我們輸入“ 100000 ”這個(gè)數(shù)字后,數(shù)字格式還是沒有變化??瓷先ゲ缓戏?,實(shí)際上我們可以把輸入的數(shù)字看成為“ 100000/1 ”。精確度只針對(duì)分?jǐn)?shù)部分,所以此處精確度沒有體現(xiàn)出來。
在前面我們討論過,如果我們?cè)趩卧裰休斎氩粚?duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)格式,新的內(nèi)容會(huì)有新格式的特性,在這我們還是看 C2 單元格的例子。 C2 單元格我們把它的數(shù)據(jù)格式設(shè)定為數(shù)字,然后我們輸入了文本內(nèi)容“ 中國 ”,導(dǎo)致它的數(shù)據(jù)格式自動(dòng)變化成了自動(dòng),那么如果我們?cè)谶@個(gè)單元格中輸入時(shí)間內(nèi)容,會(huì)發(fā)生什么呢?

我們?cè)?C2 單元格中輸入了時(shí)間內(nèi)容“ 13:00 ”,沒有按“ Enter ”鍵確定之前,我們可以看到數(shù)據(jù)格式依然是“ 自動(dòng) ”。

當(dāng)我們按了“ Enter ”鍵確定以后,我們可以看到,數(shù)據(jù)格式還是“ 自動(dòng) ”,不過我們可以看到多了日期和時(shí)間的特性。
所以我們可以得出結(jié)論, Numbers 默認(rèn)的數(shù)據(jù)格式“ 自動(dòng) ”是個(gè)萬能模式,它可以適應(yīng)您輸入的任何內(nèi)容;其他數(shù)據(jù)格式被設(shè)定后,不會(huì)因?yàn)檩斎氲膬?nèi)容非法而改變數(shù)據(jù)格式,只是用自動(dòng)這個(gè)數(shù)據(jù)格式(上述的文本格式除外,文本格式可以容納其它格式,意思是如果單元格的格式一開始定義的就是文本,那么輸入任何內(nèi)容它都不會(huì)改變。)臨時(shí)替代,一旦輸入對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)后,會(huì)變回設(shè)定的數(shù)據(jù)格式。
這個(gè)特性非常有趣,所以請(qǐng)牢記這個(gè)特性,以后當(dāng)大家設(shè)定數(shù)據(jù)格式時(shí)可以參考。當(dāng)我們輸入和單元格不對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)格式內(nèi)容時(shí),單元格不會(huì)報(bào)錯(cuò),如果報(bào)錯(cuò),有可能就是公式和函數(shù)引用錯(cuò)誤。關(guān)于公式和函數(shù)我們將在后續(xù)的章節(jié)討論。
單元格的互動(dòng)數(shù)據(jù)格式
在 Numbers 中,有 5 種互動(dòng)數(shù)據(jù)格式,分別是復(fù)選框,星型評(píng)分,滑塊,步進(jìn)器和彈出式菜單。之所以使用互動(dòng)方式,是為了減少輸入錯(cuò)誤,更精確的輸入數(shù)據(jù),以及更效率的工作?;?dòng)數(shù)據(jù)格式都有特別的值,可以用作“ 計(jì)算 ”。

實(shí)際上, Numbers 把數(shù)據(jù)格式分為了六大類,可以從圖片 4-047 中的隔斷中看出來,互動(dòng)數(shù)據(jù)格式和自定義格式只是數(shù)據(jù)格式中的各一類,之所以要單獨(dú)列出來討論它們,是因?yàn)樗鼈冏陨淼奶厥庑浴?/p>
那么互動(dòng)數(shù)據(jù)格式的特殊性在哪呢?

在圖片 4-048 中,我們可以看到 5 種互動(dòng)數(shù)據(jù)格式,從 A 列和 B 列中,我們很明顯的可以看出不同,而 C 列, D 列和 E 列看上去沒有什么不同,但當(dāng)您用鼠標(biāo),點(diǎn)選這 3 列后,您就會(huì)發(fā)現(xiàn)不同,它們會(huì)多出一些可操縱的控件。這就和我們?cè)谇懊嬗懻摰哪切┏R?guī)數(shù)據(jù)格式有了差異,也就造成了它們的特殊。
另外還有的特殊性就是一旦它們被設(shè)定成了互動(dòng)數(shù)據(jù)格式,當(dāng)您輸入不對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)時(shí),它們都不會(huì)轉(zhuǎn)換成默認(rèn)的“自動(dòng)”數(shù)據(jù)格式。(不包括星型評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)格式,星型評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)格式可以被轉(zhuǎn)換,但是一旦轉(zhuǎn)換,將無法返回成星型評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)格式,畢竟您輸入不了星型評(píng)分的數(shù)據(jù)格式)
實(shí)際上其中復(fù)選框和彈出式菜單,您根本就沒法輸入內(nèi)容,而滑塊和步進(jìn)器只支持輸入它們?nèi)≈捣秶臄?shù)字,其他一切的輸入內(nèi)容均無效。
復(fù)選框
復(fù)選框,即便在互動(dòng)數(shù)據(jù)格式中都是一個(gè)另類的存在,在外形上看它就是一個(gè)選中和未被選中狀態(tài),實(shí)際上它包含布爾值(選中為真- TRUE,未選中為假 - Fausle),而且還可以用來統(tǒng)計(jì)和計(jì)算,甚至是可以用來當(dāng)函數(shù)中的判斷值來引用。


在圖片 4-050 中,我們可以看到在 A 列中,當(dāng)復(fù)選框被選中時(shí)布爾值是“TRUE”,反之是“FALSE”。B 列中是引用復(fù)選框單元格后自動(dòng)生成的值。

在圖片 4-051 中,我們又添加了 2 列,并設(shè)定了復(fù)選框數(shù)據(jù)格式,并在 E 列中對(duì)每行的復(fù)選框進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)計(jì)算。
在第2行中,我們只有一個(gè)復(fù)選框被選中,因此統(tǒng)計(jì)的結(jié)果為 **1 **;
在第3行中,沒有復(fù)選框被選中,因此統(tǒng)計(jì)的結(jié)果為 0 ;
在第4行中,所有的復(fù)選框都被選中,那么統(tǒng)計(jì)的結(jié)果自然就為 3 。
復(fù)選框數(shù)據(jù)格式,它的互動(dòng)就在于選中或未被選中。
(該例中使用了公式來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和計(jì)算,為了不混淆,在這個(gè)例子中,將不給出具體的統(tǒng)計(jì)計(jì)算方法,將在后續(xù)的章節(jié)中討論,因此這個(gè)地方只要了解復(fù)選框可以被統(tǒng)計(jì)和計(jì)算就好。)
星型評(píng)分
星型評(píng)分,是互動(dòng)數(shù)據(jù)格式中另類中的另類。

從外形上看很直觀,它是個(gè)可以由用戶點(diǎn)選的控件,可以選擇 1~5 顆星,而這些選中的星型多少,也就是該單元格的數(shù)字(表面上當(dāng)然是星型,但計(jì)算的時(shí)候則是數(shù)字。),我們可以看到在 B 列就是相對(duì)應(yīng) A 列星型評(píng)分的數(shù)字。
之所以說星型評(píng)分是互動(dòng)數(shù)據(jù)格式中另類的另類,是因?yàn)樾切驮u(píng)分可以接受輸入數(shù)據(jù),而且可以被 Numbers 把單元格的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換成自動(dòng)。
相對(duì)于也可以接受輸入數(shù)據(jù)的步進(jìn)器和滑塊來說,這就非常的不同,更不用說復(fù)選框和彈出式菜單它們根本就不接受數(shù)據(jù)的輸入。
然而星型評(píng)分這貨又與其他可以轉(zhuǎn)換成默認(rèn)數(shù)據(jù)格式“自動(dòng)”的其它數(shù)據(jù)格式不同,當(dāng)不對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)輸入之后,它將永久性的消失,而不是把不對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)當(dāng)做臨時(shí)的數(shù)據(jù)格式,除非您重新定義它,否則它將永遠(yuǎn)不會(huì)“ 復(fù)活 ”。

在圖片 4-053 中,我們將 A3 單元格中輸入了時(shí)間內(nèi)容“ 13:00 ”,改變了原來的星型評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)格式,我們可以看到,數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換成了自動(dòng),擁有了時(shí)間數(shù)據(jù)格式的特性。然而我們不知道怎么輸入星型評(píng)分格式,所以星型評(píng)分格式“ 死亡 ”。
如果我們想“ 復(fù)活 ”星型評(píng)分,只有重新設(shè)定該單元格數(shù)據(jù)格式為星型評(píng)分。
另外如果我們想初始化星型評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)格式,我們可以選擇想初始化的單元格,然后輸入數(shù)字“ 0 ”,就可以重置星型評(píng)分。

滑塊
滑塊是互動(dòng)數(shù)據(jù)格式中,既可以互動(dòng),還可以接受數(shù)據(jù)錄入的數(shù)據(jù)格式之一?;瑝K可以支持大幅數(shù)據(jù)的輸入,避免手工輸入的誤差。

正如圖片 4 -055 所示,當(dāng)我們用鼠標(biāo)點(diǎn)選到被設(shè)置為滑塊數(shù)據(jù)格式的單元格時(shí),在單元格的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)可供操作的控件,每當(dāng)我們拖動(dòng)控件上的圓形控點(diǎn)上下時(shí)數(shù)值就會(huì)上下變化。
在圖 4-055 的右側(cè),我們可以看到滑塊數(shù)據(jù)格式的一些特性。
默認(rèn)狀態(tài)下,最小值為 1 ,最大值為 100 ,增量為 1(就是每拖動(dòng)控點(diǎn)操作時(shí)變更的數(shù)值);
數(shù)值格式為數(shù)字,當(dāng)然我們也看到了其他選項(xiàng),如貨幣,百分比,分?jǐn)?shù)等;
還有小數(shù)位數(shù)為自動(dòng),負(fù)數(shù)表現(xiàn)方式為“ -100 ”,千位分隔符為未選中狀態(tài)。
這些特性,我們都可以自定義設(shè)置。
比如,我們可以把最小值設(shè)置為 -1000 ,最大值設(shè)置為 10000 ,增量為 10 ,數(shù)值格式設(shè)定為默認(rèn),小數(shù)位數(shù)為 2,負(fù)數(shù)表現(xiàn)方式為“ 1000 (在Numbers 中該負(fù)數(shù)為紅色字體顯示)”。

我們說過 滑塊 是可以支持輸入的互動(dòng)數(shù)據(jù)格式之一,但是要注意的是只有輸入被設(shè)定的數(shù)字范圍才會(huì)影響單元格,否則無效;而且輸入的數(shù)值與增量成正比例,如果輸入的不是增量數(shù)會(huì)取近似值;另一個(gè)要說明的是,如果輸入的數(shù)據(jù)超出了設(shè)定范圍,滑塊 不會(huì)轉(zhuǎn)換成自動(dòng)數(shù)據(jù)格式。


在圖 4-057中,我們輸入了 97 ,這個(gè)和增量不成比例的數(shù)值,最后單元格給出的是近似值 100 ,而不是 97 ,見圖片 4-058。
步進(jìn)器

步進(jìn)器 是互動(dòng)數(shù)據(jù)格式中,既可以互動(dòng),還可以接受數(shù)據(jù)錄入的另一個(gè)數(shù)據(jù)格式。它基本上就是 滑塊 的孿生兄弟。對(duì)于需要經(jīng)常小幅調(diào)整的單元格數(shù)值,或者是想精確的輸入值,那么可以優(yōu)先使用 步進(jìn)器 。
和 滑塊 一樣,當(dāng)我們用鼠標(biāo)點(diǎn)選到被設(shè)置為 步進(jìn)器 數(shù)據(jù)格式的單元格時(shí),在單元格的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)可供操作的控件,每當(dāng)我們點(diǎn)擊控件的上下三角符號(hào)時(shí),我們就可以調(diào)整單元格中的數(shù)字內(nèi)容。
在圖片 4-059 的右側(cè),我們可以看到 步進(jìn)器 數(shù)據(jù)格式的一些特性。
默認(rèn)狀態(tài)下,最小值為 1 ,最大值為 100 ,增量為 1 (就是每點(diǎn)擊一下三角符號(hào)變更的數(shù)值,當(dāng)然這個(gè)增量您也可以調(diào)整。);
數(shù)值格式為數(shù)字,當(dāng)然我們也看到了其他選項(xiàng),如貨幣,百分比,分?jǐn)?shù)等;
還有小數(shù)位數(shù)為自動(dòng),負(fù)數(shù)表現(xiàn)方式為“-100”,千位分隔符為未選中狀態(tài)。
比如,我們可以把最小值設(shè)置為 -100 ,最大值設(shè)置為 500 ,增量為 5 ,數(shù)值格式設(shè)定為人民幣,小數(shù)位數(shù)為 2 ,負(fù)數(shù)表現(xiàn)方式為“(100)”。

我們說過 步進(jìn)器 是可以支持輸入的互動(dòng)數(shù)據(jù)格式之一,但是要注意的是只有輸入被設(shè)定的數(shù)字范圍才會(huì)影響單元格,否則無效;而且和 滑塊 一樣輸入的數(shù)值與增量成正比例,如果輸入的不是增量數(shù)會(huì)取近似值。它和滑塊另一個(gè)共同之處是輸入超出取值范圍的數(shù)據(jù)不會(huì)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式為 自動(dòng) 。


在圖片 4-061中,我們輸入了 -77 ,這個(gè)和增量不成比例的數(shù)值,最后單元格給出的是近似值 -75 ,而不是 -77 ,見圖片 4-062。
彈出式菜單

彈出式菜單 可以說是互動(dòng)數(shù)據(jù)格式中第二強(qiáng)硬的數(shù)據(jù)格式,它不接受數(shù)據(jù)的輸入,所以它也不會(huì)轉(zhuǎn)換為自動(dòng)數(shù)據(jù)格式,但是您可以自己添加條目使您的輸入更加精準(zhǔn)而不會(huì)導(dǎo)致輸入錯(cuò)誤。
(數(shù)據(jù)的精確是非常重要的,如果輸入的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,那么可能造成的數(shù)據(jù)結(jié)果差之毫厘失之千里,比如我們輸入的小數(shù)點(diǎn)數(shù)位置有個(gè)一到兩位的偏差。實(shí)際上所有的互動(dòng)數(shù)據(jù)格式都是為了數(shù)據(jù)精準(zhǔn),提高效率這2個(gè)需求產(chǎn)生的。)
所以相對(duì)固定重復(fù)的內(nèi)容,如果我們用 彈出式菜單 來硬性的指定單元格的值,不僅保證了數(shù)據(jù)的精準(zhǔn),也可以避免重復(fù)輸入來提高我們的工作效率。
強(qiáng)勢(shì)的不讓其他數(shù)據(jù)的輸入,保護(hù)了單元格的數(shù)據(jù)安全不受錯(cuò)誤輸入干擾。

當(dāng)我們選中設(shè)定為彈出式菜單數(shù)據(jù)格式的單元格時(shí),也會(huì)在右側(cè)彈出控件,我們點(diǎn)擊以后就會(huì)列出我們?cè)冢覉D中定義的條目。
如圖片 4-064 中紅色方框圈中的,我們可以看到自定義的條目,不同國家的名稱。
而紅色橢圓框圈中的,是一個(gè)選項(xiàng)框,其中有2個(gè)值,默認(rèn)是“ 從第一項(xiàng)開始 ”,也就是說我們?cè)趶棾龅牟藛沃械倪x項(xiàng)值從第一項(xiàng)“ 中國 ”開始;另一個(gè)選項(xiàng)是“ 從空白項(xiàng)開始 ”,那么就在彈出的選擇值中有了一個(gè)“ 無 ”的選項(xiàng),在單元格中的表現(xiàn)就是沒有任何內(nèi)容,設(shè)置為“ 空 ”。

那么我們?cè)趺磳?duì)彈出菜單中的項(xiàng)目進(jìn)行定義呢?

可以看到上圖紅色方框圈中的部位,我們點(diǎn)擊最左邊的“ + ”號(hào)可以新增加一個(gè)項(xiàng)目,點(diǎn)擊它旁邊的“ - ”號(hào)就可以移除選擇的項(xiàng)目。要修改項(xiàng)目,只要選中之后,雙擊鼠標(biāo)就可以對(duì)項(xiàng)目內(nèi)容進(jìn)行編輯。