價值流程圖是非常有效的工具，但是很多人員在繪制過程中只獲得了巨大潛在收益的小部分。在繪制價值流程圖的過程中，價值流經(jīng)理及其團隊成員一方面可以了解自己的企業(yè)存在多大的改進機會，同時可以和其他部門的朋友、員工進行更好的交流，這個價值流程圖可以幫助我們提高價值流的質(zhì)量、性能、安全等。
對于高效使用價值流程圖，筆者與大家分享九個建議。
1. 選擇流程
最好選擇與所在組織息息相關的、舉足輕重的價值流，要知道誰是你的客戶，了解客戶到底需要什么，可以結合“余鋒十講”里怎么用情景訪談十步曲等方法，了解客戶要什么，關心什么，核對外部需求是否與企業(yè)內(nèi)部需求緊密相連。
我們現(xiàn)在要服務的、要實施的、要觀察的、要繪制的價值流，到底能夠為這些客戶帶來哪些價值？是質(zhì)量，是成本，是交貨還是更安全。這些價值流涉及到哪些利益相關者。任何的改變，都有可能動了別人奶酪。你可能是為了給客戶提供更多的價值，你可能是為企業(yè)的效益提高做的一件事。但是如果你前面沒有考慮周到，動了別人奶酪，就有可能你公司內(nèi)的其他部門，其他人員不理解、不支持，甚至冷嘲熱諷。所以我們在選擇流程的時候一定要搞清楚這些流程涉及到哪些利益相關者。他們現(xiàn)在所處的是什么位置，是支持是反對還是中立。
2. 明確范圍
有些企業(yè)，精益已經(jīng)實施了好幾年。公司內(nèi)部也有對精益，對價值流，特別熟悉的干部、專家和員工。那么在這種情況下，客戶有需要企業(yè)有需要你就可以繪制比較復雜的價值流程圖。就是我剛才介紹的我們安朗杰，準備繪制的價值流程圖；涉及到我們的客戶，涉及到我們的代理商，涉及到我們自己的企業(yè)，也涉及到我們的供應商，這個流程比較復雜。那你呢，剛開始的時候，盡量選擇在你這棟樓在你這個企業(yè)內(nèi)。這個門到門的這個流程。當然也可以選一個支流。啊一個具體的一個訂單的流程，具體的一個員工招聘的流程，來進行繪制來進行了解。那就是挑選人員。前面講了價值流的經(jīng)理非常重要，這個人要比較熟悉企業(yè)的情況，有比較強的溝通的能力，溝通非常重要，要比較愿意學習新的東西，比較能夠靜下心來進行研究，進行了解，進行學習，同時要給這個價值流經(jīng)理。配備相關的人員。這個流程涉及到哪些部門，這些部門最好都能出一些人員，熟悉這個工作的人員。團隊成員和價值流經(jīng)理一起觀察、一起學習、一起行動、一起改善。
3. 挑選人員
價值流程圖的繪制和改進不是一個“救火英雄”的事，而是涉及與該流程有關的跨部門的團隊工作。價值流經(jīng)理（項目負責人）要挑選與流程本身休戚相關的人員全程參與，如有可能就加上供應商和經(jīng)銷商（客戶）：定義問題和制定解決方案，一起觀察，一起學習，一起行動，一起改善。
4. 深入現(xiàn)場
世界著名的精益大師邁克羅斯和約翰舒克。在他們的成名著《學習觀察》一書中強調(diào)，要帶著秒表到現(xiàn)場去測時間。不要依賴，不是你，親自測量的標準公司或信息，文件中的數(shù)據(jù)往往是正常的情況下，不能反映實際情況，你堅持用鉛筆手工繪制，在工作現(xiàn)場進行現(xiàn)狀分析時，就開始畫草圖，然后清理修整，最好能抵制使用計算機的誘惑。是精益大師告誡我們的。在這里的我稍微展開一點。你要繪制價值流程圖。一定要和你的團隊一起。到生產(chǎn)的現(xiàn)場，到車間，到倉庫；到服務的現(xiàn)場，要到柜臺要到辦公室，要去了解，要看，要問，要丈量。現(xiàn)在需要帶手機不需要帶秒表，現(xiàn)在的手機都有這方面的功能。然后呢，要用筆，鉛筆和橡皮不斷的進行。繪制的過程當中千萬不要特別擔心，我這個圖怎么畫？畫的多美？我們更重要的是實際的信息，實際的數(shù)據(jù)收集起來。你都可以用三張貼紙收集起來，寫好后貼在墻上，貼棧板上，然后呢不斷的完整，不斷的更新，不斷的修正。編制了現(xiàn)狀圖編制的未來圖。要找出差距，要制定改進計劃。這個計劃可以長一點12個月。但是，一定要制定九十天六十天三十天的行動計劃，這個計劃當中要寫，誰做什么？什么時候開始做？什么時候結束？短期的目標是什么？
5. 長短結合
價值流程圖的繪制和改進不是一個“救火英雄”的事，而是涉及與該流程有關的跨部門的團隊工作。價值流經(jīng)理（項目負責人）要挑選與流程本身休戚相關的人員全程參與，如有可能就加上供應商和經(jīng)銷商（客戶）：定義問題和制定解決方案，一起觀察，一起學習，一起行動，一起改善。
6. 確定KPI
精益一講就是什么？精益一講就是數(shù)據(jù)，一切從數(shù)據(jù)出發(fā)。改進前是什么數(shù)據(jù)？改進過程當中是什么數(shù)據(jù)？改進后是什么數(shù)據(jù)。所以繪制價值流程圖的整個過程當中，一定是要強調(diào)數(shù)據(jù)的完整性，數(shù)據(jù)的真實性，數(shù)據(jù)的收集。價值流經(jīng)理和他的團隊一定要考慮數(shù)據(jù)。誰來收集這個數(shù)據(jù)，我們需要收集什么數(shù)據(jù)，多長數(shù)據(jù)收集的頻率。剛開始時候可能數(shù)據(jù)不太完整，我們團隊成員就是要依靠簡單易行的方式。先把初步的數(shù)據(jù)收集起來。一邊收集，一邊繪制；一邊繪制，一邊實施改進。這樣，你的企業(yè)通過三——六個月的時間，持續(xù)改善，你的數(shù)據(jù)會越來越完整，同時浪費減少、價值增加。
7. 開展實驗
精益當中有個非常重要的，也是使用非常多的一個工具叫PDCA。也是我們現(xiàn)在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)非常流行的叫迭代。在繪制價值流程圖的過程當中，在實施改善的過程當中，我們特別建議大家，在實施大規(guī)模的改進以前，先做些小范圍的試驗。這種實驗有很多種好處處。減少爭論的時間，不要說你的方案好，還是我的方案好。我們都找不同的時間，來進行試驗一下，哪個方案投入最少產(chǎn)出最多。通過小范圍的實驗，可以讓我們看到。在安全性上，在環(huán)保上，在人機構工程上，在投入產(chǎn)出比上。是有哪些好壞！同時那可以讓我來看我們現(xiàn)在實施改善，在其他部門能不能推而廣之。在這一個過程當中，你可以獲得更多其他部門和員工的理解、支持和投入。那么真正讓我們了解新的方案，到底能不能解決我們現(xiàn)在所發(fā)現(xiàn)的浪費。能夠減少浪費，消除浪費嗎？還是說，通過試驗可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的方法比較好，但是我們可以有更好的方法，更先進的方法，投入更少的方法。很多的價值流，你在繪制的過程當中，你會發(fā)現(xiàn)存在巨大的挑戰(zhàn)。一方面你可以把這個大的挑戰(zhàn)，拆分成幾個小的挑戰(zhàn)。另一方面你可以在企業(yè)內(nèi)部，去尋求subject match expert，就是某一些領域的專家，請他們來幫助。比如說有的設備，有設備的專家。有電腦的專家，有系統(tǒng)的專家。怎么把公司內(nèi)部的，各個專家，各路精英請來，我們一起來分析現(xiàn)狀，一起來分析現(xiàn)狀這個問題后面的原因，然后呢，他才去。企業(yè)內(nèi)部的專家還不夠，那就來尋求我們精益界的幫助。比如說我們今天一起轉播的，這個組織怎么治活動的，標桿標精益。這旗下呢，就有很多專家。有工具專家，有些是方法專家，有些是社會專家。我們這里有很多的專家。你是不是，可以在群里面可以呼吁下，看看怎么能幫助我們，來幫助你們，來不僅把價值流程圖繪制好，而且把在繪制過程當中發(fā)現(xiàn)的，重大的改善機會，把它一個一個把它實施了改善。
8. 請求外援
一些最關鍵的價值流設計涉及跨職能和跨組織合作，這就是價值流程圖的優(yōu)勢，但是許多組織會從價值流程圖現(xiàn)狀圖直接跳到改善活動。在價值流程圖的現(xiàn)狀圖、未來圖的繪制過程中請到所有利益相關者對于編制完整反映當前實際情況和客戶、組織和員工所期待的未來狀態(tài)、對于改善計劃的實施大有卑益。
9. 慶祝成功
要把價值流程圖繪制好，不是一個不簡單的工作。要把價值流程圖繪制過程當中，發(fā)現(xiàn)的機會把它改善了，那就更不是簡單的事。所以我們今天聽講座的，聽分享的朋友們。如果你已經(jīng)繪制好了一個價值流程圖，把這個中間發(fā)生的，重要的改善機會都改善了。你和你的團隊應該找個機會，慶祝一下??！總結一下，能夠有更好的能量，有更好的知識，來迎接下一個挑戰(zhàn)。
總之，價值流程圖能夠有效地講述故事。他講述目前的故事，未來的故事，通過我們團隊的努力，讓我們所在其所在組織的流程更為流暢，浪費少一點，客戶和員工的滿意度高一點，同時參與其中的人員也將獲得提升。我希望上面九項建議有助于朋友們更好的利用價值流程圖，這個重要的精益工具，為你的企業(yè)，為你的客戶，為你的員工，創(chuàng)造更多的價值。
本文是筆者有關價值流程圖的第三篇文章。其它二篇文章是《繪制價值流程圖七步曲》和《設計未來狀態(tài)的八個關鍵問題》。
