前天見到Jan，一臉疲憊不堪的樣子，他跟我說道：整天加班、瞎忙，生活似乎變得除了工作一無所有?？墒怯挚偭w慕那些不知疲倦的，每天好幾個(gè)地方到處飛的“超人”......
好像他們一天擁有48小時(shí)一樣！
為什么同樣一天24小時(shí)，同樣的8小時(shí)或者10小時(shí)工作，別人就能做那么多的事情？是因?yàn)樽约翰粔蚺?？是因?yàn)樽约耗芰Σ恍袉幔渴且驗(yàn)橥涎影Y？是因?yàn)榻箲]？
其實(shí)這些都可以用兩個(gè)字來回答，就是：效率！
那么如何讓工作變得有效率呢？
我在文章《你是真忙，還是真的在瞎忙？》中也與大家討論了這個(gè)問題，不過今天會(huì)再詳細(xì)和大家討論一下。
有朋友會(huì)問我：有什么有用的方法來提升工作效率呢？有朋友會(huì)反饋說：有時(shí)候經(jīng)常做某件事情，中途插入領(lǐng)導(dǎo)要求做的其他事情，那么經(jīng)常做著第二件事情就忘記第一件事情的步驟。
NO.1 首先要明白為什么要做這件事情
比如，領(lǐng)導(dǎo)告訴你說，讓你做一個(gè)項(xiàng)目的PPT，第二天就要用。這時(shí)候埋頭苦干的實(shí)干家就始找模板、寫資料，可能一會(huì)兒就弄好了。
可是最后的結(jié)果一定會(huì)令領(lǐng)導(dǎo)滿意嗎？不一定吧。
如果不問清楚為了什么要做這個(gè)ppt？展示給誰？突出的重點(diǎn)是什么？即便做的再酷炫，達(dá)不到目的就等于做無用功。
所以，要告別盲目忙碌，開始之前多問幾個(gè)什么？
NO.2 分清輕重緩急，把時(shí)間用在重要的事情上
瞎忙的人在做手頭工作時(shí)，面對(duì)臨時(shí)派來的任務(wù)往往會(huì)放下手頭的工作，立刻把注意力轉(zhuǎn)入新的任務(wù)，結(jié)果任務(wù)越忙越多，一天下來覺得自己做了很多事情，如果仔細(xì)想想會(huì)發(fā)現(xiàn)什么都沒做好。
而高效率的人則會(huì)將任務(wù)劃分優(yōu)先級(jí)，在有限的時(shí)間內(nèi)把每件事情處理的漂亮。所以，多數(shù)人效率低下看起來是因?yàn)闀r(shí)間沒管理好，究其本質(zhì)則是沒把工作任務(wù)按照重要性安排妥當(dāng)。
對(duì)于這個(gè)問題，我有三個(gè)方法建議大家去嘗試：
*大家可以我之前的參考文章《真的忙還是真的在瞎忙》一文中提到的四象限法則，根據(jù)緊急性和重要性這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)將任務(wù)劃分為緊急重要、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急四個(gè)區(qū)域。
這個(gè)法則能幫助大家快速?zèng)Q定哪些任務(wù)該優(yōu)先處理，從而妥當(dāng)安排時(shí)間。
*還可參考《二八法則》這本書，里面提到的對(duì)最重要的20%的事花80%的時(shí)間，對(duì)不重要的80%的事花20%時(shí)間。
*還可以用番茄工作法，提升自己的效率，減少不重要的事的打擾，讓自己更專注。具體做法就是：
1、每天開始的時(shí)候規(guī)劃今天要完成的幾項(xiàng)任務(wù)，將任務(wù)逐項(xiàng)寫在列表里（或記在軟件的清單里）
2、設(shè)定你的番茄鐘（定時(shí)器、軟件、鬧鐘等），時(shí)間是25分鐘。
3、開始完成第一項(xiàng)任務(wù)，直到番茄鐘響鈴或提醒（25分鐘到）。
4、停止工作，并在列表里該項(xiàng)任務(wù)后畫個(gè)X。
5、休息3~5分鐘，活動(dòng)、喝水、方便等等。
6、開始下一個(gè)番茄鐘，繼續(xù)該任務(wù)。一直循環(huán)下去，直到完成該任務(wù)，并在列表里將該任務(wù)劃掉。
7、每四個(gè)番茄鐘后，休息25分鐘。
在某個(gè)番茄鐘的過程里，如果突然想起要做什么事情——
a.非得馬上做不可的話，停止這個(gè)番茄鐘并宣告它作廢（哪怕還剩5分鐘就結(jié)束了），去完成這件事情，之后再重新開始同一個(gè)番茄鐘；
b.不是必須馬上去做的話，在列表里該項(xiàng)任務(wù)后面標(biāo)記一個(gè)逗號(hào)（表示打擾），并將這件事記在另一個(gè)列表里（比如叫“計(jì)劃外事件”），然后接著完成這個(gè)番茄鐘。
NO.3 少些抱怨的聲音
看看你身邊有沒有愛抱怨的同事？
其實(shí)職場負(fù)能量也是降低工作效率的元兇之一。有時(shí)候常聽到“唉，太忙了”、“活多的做不完”，“隊(duì)友不給力啊”......等等。
當(dāng)你還沉浸在抱怨的負(fù)能量里，難以自拔的時(shí)候，那些注重效率的小伙伴已經(jīng)消除完表單上的一個(gè)個(gè)難搞對(duì)象了。
專心做事的人，在職場擁有的潛力更大。
NO.4 請(qǐng)經(jīng)過思考之后再回復(fù)
在職場中說“不”和做承諾的時(shí)候需謹(jǐn)慎，一定要經(jīng)過思考之后再做出決定，不然就是挖坑給自己跳吧。
就比如，拿公司里的A來說，他在團(tuán)隊(duì)里負(fù)責(zé)給項(xiàng)目做配合，有一次領(lǐng)導(dǎo)問他關(guān)于項(xiàng)目的進(jìn)展情況如何，其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)只是了解下現(xiàn)在到了什么程度，A卻不經(jīng)思考隨口說兩天后他的部分可提交審核。
領(lǐng)導(dǎo)一聽，誒呀，不錯(cuò)嘛，挺高興，就又調(diào)整了其他人的任務(wù)。就算是“超人”也要三天才能完成的事情，這一調(diào)整徒勞增加工作量不說，更是拖累了團(tuán)隊(duì)。
結(jié)果呢，沒按時(shí)完成任務(wù)，還給領(lǐng)導(dǎo)和同事留下了言而無信不務(wù)實(shí)的反面印象。
NO.5 一定要有執(zhí)行力
就像咪蒙曾提到她的助理黃小污，第一天安排她去香港試一試采訪，結(jié)果第二天她就去了，第三天就交稿了，采訪很扎實(shí)，稿子也很完整。這就是很好的執(zhí)行力！
別把時(shí)間浪費(fèi)在各種猶豫不決上，要知道自己想要達(dá)成什么結(jié)果。
執(zhí)行是不管有多難、多么不情愿，先“做”起來，別有“萬事俱備，只欠東風(fēng)”的想法，邊走邊看，目標(biāo)才會(huì)越來越清晰，離終點(diǎn)也就越來越近了。
你可以忙碌且高效，也可以忙碌但低效，但是有一點(diǎn)要記住：忙碌不等于高效！
