上周五下午在天津辦了場研討會(huì)，作為公司市場活動(dòng)的第一站，效果還不錯(cuò)。這個(gè)會(huì)是3月30日確定的開會(huì)時(shí)間，開始準(zhǔn)備的，到上周五正好三周，我的任務(wù)是負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)，從沒干過這活，時(shí)間還這么短，該怎么干？回過頭想想，實(shí)際上是用項(xiàng)目管理的思路做會(huì)務(wù)，從結(jié)果看達(dá)成了預(yù)定目標(biāo)。復(fù)盤下整個(gè)過程，實(shí)際上是做了四件事：明確范圍、任務(wù)分解、盯緊關(guān)鍵點(diǎn)、控制成本。

一、明確范圍

會(huì)務(wù)是為會(huì)議服務(wù)的，會(huì)議主要由參會(huì)人員、會(huì)場、物料三個(gè)方面組成，所以會(huì)務(wù)工作的范圍也從這三個(gè)方面明確：

1、參會(huì)人員有多少，其中嘉賓有幾個(gè)、報(bào)告人有幾個(gè)、哪些領(lǐng)導(dǎo)參加。

2、會(huì)場位置、可容納人數(shù)，會(huì)場環(huán)境等。

3、根據(jù)會(huì)場和參會(huì)人員，準(zhǔn)備哪些物料。

二、任務(wù)分解

確定了會(huì)務(wù)工作的范圍，需要了解需求、做任務(wù)分解。按項(xiàng)目管理的方式，從參會(huì)人員的角色入手分析，角色上劃分包括：嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、主持人、報(bào)告人、聽眾、工作人員，不同的角色都有什么需求呢？

1、嘉賓：體現(xiàn)重要性、有重要人物的感覺，有對(duì)等領(lǐng)導(dǎo)接待、被尊重。

2、領(lǐng)導(dǎo)：有重量級(jí)嘉賓/報(bào)告人參會(huì)，會(huì)議辦得有面子，體現(xiàn)公司實(shí)力。

3、主持人：提前了解流程、了解報(bào)告內(nèi)容，現(xiàn)場不出岔子，順利完成串場，按議程按時(shí)完成。

4、報(bào)告人：體現(xiàn)重要性，報(bào)告正常播放，不出問題，前面的報(bào)告不延遲、按時(shí)開始，有時(shí)間提醒、避免超時(shí)。

5、聽眾：有會(huì)議資料、能了解會(huì)議議程，有座位、聽得清、看得清，按時(shí)結(jié)束。

6、工作人員：知道各自負(fù)責(zé)哪部分、怎么做。

通用需求：找得到會(huì)場，會(huì)場設(shè)施齊全，會(huì)務(wù)服務(wù)周到。

這樣任務(wù)可以分為五類：報(bào)名簽到、會(huì)議PPT準(zhǔn)備及檢查（包括報(bào)告人PPT檢查、會(huì)議流程PPT準(zhǔn)備）、禮品準(zhǔn)備（嘉賓、報(bào)告人、普通聽眾分別準(zhǔn)備什么禮品）、會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備及檢查、其他會(huì)議所需物料準(zhǔn)備。

把這五類任務(wù)再進(jìn)一步拆解，并落實(shí)到人、明確任務(wù)完成時(shí)間和要求，形成會(huì)務(wù)籌備時(shí)間表，實(shí)際上就是項(xiàng)目上簡化版的計(jì)劃表，并且跟工作人員明確各自任務(wù)，說明優(yōu)先級(jí)。

三、盯緊關(guān)鍵點(diǎn)

做項(xiàng)目要關(guān)注里程碑節(jié)點(diǎn)，做會(huì)務(wù)要盯住關(guān)鍵點(diǎn)、確認(rèn)關(guān)鍵點(diǎn)的成果。那關(guān)鍵點(diǎn)有哪些呢？從會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)場布置、會(huì)中支持三個(gè)環(huán)節(jié)，各需要盯住三個(gè)點(diǎn)：

1、會(huì)前準(zhǔn)備要盯?。簳?huì)場定在哪、會(huì)場環(huán)境如何；參會(huì)人大概有多少、多少嘉賓、幾個(gè)報(bào)告、PPT什么時(shí)間到位；準(zhǔn)備什么資料和禮品、數(shù)量。

2、會(huì)場布置盯?。憾Y品分類裝袋、并且完整齊全夠用；會(huì)議設(shè)備無問題、并有備用設(shè)備；會(huì)議流程提前演練、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并處理。

3、會(huì)中支持盯住：參會(huì)人員引導(dǎo)，及時(shí)確認(rèn)嘉賓、報(bào)告人是否到場；配合主持人推進(jìn)流程；看好嘉賓禮品。

四、控制成本

會(huì)務(wù)是個(gè)花錢的活，做會(huì)務(wù)，就像做項(xiàng)目經(jīng)理，得有成本意識(shí)，投入和產(chǎn)出要成正比，不能花冤枉錢。除了會(huì)場，主要花錢的是禮品，需要盡量降低費(fèi)用，并且能夠復(fù)用。教訓(xùn)是便宜沒好貨，伴手禮雖然便宜，但是質(zhì)量只能說勉強(qiáng)能用。

不管是做項(xiàng)目，還是做會(huì)務(wù)，都需要遵循二八原則，盯著20%的核心問題，重點(diǎn)跟進(jìn)解決，剩余的80%更多的是錦上添花，比如會(huì)場外的引導(dǎo)牌、專門的會(huì)議用紙等。