昨天找朋友問一個問題，發(fā)了消息遲遲沒有回復，到晚上才給我吐槽今天開了一天的會，結果也沒有什么結果，搞得所有人筋疲力盡。
我記得他已經(jīng)跟我吐槽過很多次他們公司的會議了，今天跟他聊了很久，決定來談談關于會議的一些事兒。
會議嘛，最深惡痛絕的無非就是“無效會議”這幾個字，不知道大家有沒有體會過，反正我以前是經(jīng)常碰到無效會議，時間長、沒結果，弄得大家筋疲力盡還耽誤了當前的手頭工作。
那么到底是什么造成了“無效會議”呢，主要是在于“效”這個字上面，我把它拆分為三個方面：“無效率”、“無效果”、“字的釋義”
一、無效率
一般來講除非是提前安排好時間有會議安排，否則的話相信大家都不愿意花費大量的時間去參加會議導致手頭上的事情延后吧？開會沒有重點、時間拉得無限長、過程發(fā)散這些肯定是大家不想遇到的，那么怎么來避免這些情況發(fā)生呢？
首先，無效率這方面細分了幾個點：
1.無會議準備
2.臨時會議
3.理解偏差
4.過程發(fā)散
5.參與人員搭配
無會議準備：
這一點主要是體現(xiàn)在會議發(fā)起人方面，如果是參會人員的話，很難避免遇到，但如果有一天你成為會議發(fā)起人，一定要注意幾點：
1）會議資料/設備準備：有沒有遇到一種會議，參會人員已經(jīng)都已經(jīng)到齊，然后發(fā)現(xiàn)主持人還在準備文檔、投影，或者格式不對打不開等等問題，大家坐在那里無所事事，最后終于解決完了告訴你會議開始，這個時候大家的情緒已經(jīng)被消磨完畢了，開頭沒有好，后面也好不了哪兒去。
2）提前通知參會人員：如果是非臨時性會議，一定要準備好會議通告，告知參會人員，這個原因會在后面臨時會議中有提到，一般來講不是太復雜的會議，通告只要包含：時間、地點、參會人員、會議主要內(nèi)容這幾點就ok。
所以作為一個會議發(fā)起人，在會議開始之前，應該提前準備好資料及設備，文檔提前打開，檢查投影等設備，確保會議能夠正常開始。并且提前讓參會人員有個準備，提前安排好自己的時間，這樣也能提高一些會議的效率。而且今天講到的所有關于會議的問題，或多或少都會涉及到會議準備是否充足。
臨時會議：
是否大家都經(jīng)歷過類似這樣的場景：你正在跟另外一個同事/領導討論問題，然后一定概率下對方會提出“不然大家開個會一起集思廣益下吧”這樣的“說風就是雨”？然后就立即召集大家浩浩蕩蕩前往會議室開會，七嘴八舌開始討論，當然也有概率能夠很快結束，但是這樣其實不管對于大家還是對于需要討論的事情是不負責的事情。
首先你跟A討論的事情大家不一定知情，在這樣的情況下去參加會議需要時間去理解，然后再思考；
其次，大家現(xiàn)在手頭都有工作，而且很有可能正處于文思泉涌階段，突然打斷節(jié)奏，在開會的時候很難進入會議狀態(tài)，開完會回來又很難再次恢復高效辦公狀態(tài)；
突然叫到要去開會，參會人員也要準備一些東西，比如紙筆、水杯，又或者需要上廁所，最后搞得會議開始后三三兩兩進來，遲到什么的也不好。
臨時會議其實我們很難避免這樣的情況發(fā)生，但是我們可以爭取讓臨時變得有緩沖，主要還是采取會議準備那一套方法，至少讓大家有點準備，不然會議效率會變得極其低下。
理解偏差：
這個就比較考研團隊的默契度了，當然也會涉及到會議準備是否充足。那么遇到這種情況，怎么調(diào)整呢？
1）如果事先知道大家的默契度沒有那么高，那么除了會議通告上寫清楚會議內(nèi)容，一定要在會議開始前，再次闡述一下會議的內(nèi)容以及目的。遵循一個原則：我們現(xiàn)在準備討論什么，這場會議最終目的是什么。
2）如果是會議過程中，針對某個人拋出的觀點產(chǎn)生了理解偏差，那么一定要及時制止這樣的討論繼續(xù)下去，需要你站出來把那個觀點給明確清楚，確保大家的思維在同一個頻率，這樣繼續(xù)討論下去才有意義，不然就是雞同鴨講。
過程發(fā)散：
這個應該是大家最常遇到的情況了，經(jīng)常說著1.0的功能，然后都討論到3.0去了，要么就從產(chǎn)品功能討論到運營策略去了，經(jīng)過多年的觀察，我發(fā)現(xiàn)只要參會人員跨了部門，這種操作簡直堪稱暗度陳倉天衣無縫。
為什么很多流程規(guī)范的公司需要一個會議主持人呢，那這個角色充當?shù)木褪且粋€驚堂木的作用，一錘定音，需要有這樣一個人去把大家發(fā)散的思維重新聚焦起來。
那么一旦你察覺到會議進展失去了控制，一定要站出來制止發(fā)散下去，當然，也許大家討論的正在興頭上，并且討論的也確實是有實質(zhì)性幫助的內(nèi)容，但不要忘記，這場會議你才是主角，討論的也是你的主題，你可以提出來大家的觀點都很不錯，你這邊已經(jīng)記錄下來，但是這場會議的核心是另外的一個事情，這些內(nèi)容可以現(xiàn)在單獨再召開一次會議討論。
及時制止很重要，不要去擔心另一個好的靈感被扼殺在搖籃之中，你的目的只有一個，那就是讓當前這場會議有效果。
參會人員搭配：
參會人員分三種情況：
1）僅涉及到會議內(nèi)容相關的人員參與。
2）會議內(nèi)容需要各部門協(xié)作的情況，跨部門整體會議。
3）一臉懵逼被叫去參加會議，開會兩小時，只有最后5分鐘涉及到自己相關工作。
在參會人員這方面容易出現(xiàn)的狀況主要還是在理解偏差和過程發(fā)散這方面，這兩點在之前已經(jīng)講到過，我們主要是說第三種情況，因為我以前也遇到過，一臉懵逼進去，一臉懵逼出來，最后面對電腦屏幕我的工作還有時間，更是一臉懵逼。
當然這個情況也不是說絕對能夠避免，那么怎么能夠更效率一點呢，首先你需要詢問，明確這場會議的內(nèi)容是什么，是否有涉及到你配合的地方，這個是否涉及你自己就很精髓了，一般情況下會有兩種回答：1.需要你配合XX或者XX部門；2.沒什么，就是你參與下提點意見什么的。
那么這兩種回答，你都可以試試找理由節(jié)省時間：“我現(xiàn)在忙一個比較重要的功能/開發(fā)/設計，你們會議是不是有其他討論的地方，你們可以先討論著，涉及到我的時候我再過來”那么這樣基本上能節(jié)省出很多時間，如果遇到第二種情況，那么運氣好你都不用去參與了。（過來人告訴你不是百分百成功， 根據(jù)實際情況自己調(diào)節(jié)。）
二、無效果
無效果我覺得是比無效率更嚴重的一種會議結果，因為就算是無效率地開完會議，至少有最終的決策結果出來，大家能夠執(zhí)行，知道下一步的方向，而無效果花費了時間，最后還不了了之。
我把無效果這種會議結果大致分為2點：
1.不了了之
2.會議紀要（跟進）
不了了之：
這個結果有兩種情況：
- 開完會沒結果，沒有人拍板，無人決策，最后開完會就算了，大家也不知道接下來要干什么；
- 會議內(nèi)容被推翻，放棄原來的內(nèi)容，需要重新考慮。
對于第一種情況，又可以細分為兩種結果：
1）參會人員無法決策，最終會議結果涉及到上層。那么這種情況要么暫停會議及時尋求決策，要么解散會議下來尋找上層決策，但是在決策完成后，需要再次召開會議明確最終會議結果。
2）討論出幾個方向都可行，一時無法決策哪種方式好。在這樣的情況下，建議中止會議，因為這樣繼續(xù)下去意義已經(jīng)不是很大了，需要大家回頭再思考一下，確定下次會議召開時間大家繼續(xù)討論，讓大家有個思維緩沖，再次討論可能效果會更好。
第二種情況：
一般來說大部分人都不會遇到第二種情況，如果真的出現(xiàn)了，那么需要及時反思，是否自己的會議準備不夠足？到底是什么原因導致被推翻？是自己思考不夠全面嗎？需要進行復盤，明白出現(xiàn)這樣的原因。
會議紀要：
我不知道大家有沒有會議紀要的習慣，但我認為這個是非常重要的一個步驟，不是每一個人對自己的要求都那么嚴格，也不是每一個人都會記錄下會議中涉及到自己需要處理的地方，好記性不如爛筆頭，很多時候開完會的一些問題，最終都會被遺忘掉。
所以會議紀要不僅僅是作為當場會議結果的一個證據(jù)，更是一個推進項目進度的跟進方式，明確這場會議涉及到的事務跟進并且落地，不讓會議變得沒有效果。
三、字釋義
“效”字，本義：竭力較量。引申義：1.竭力、盡力；2.竭盡所能、貢獻一切。
對于會議還有一種讓人無奈的情況，那就是“獨角戲”。
噼里啪啦說了一大堆，結果大家沒有響應，心不在焉，也不愿意討論，這樣的會議有效率有效果嗎？當然是沒有的，但其實這樣的情況還真是比較常見的一種，不是所有人都愿意去參與討論貢獻自己的力量，如果說一旦發(fā)生這樣的情況，還是一句話，盡快中止會議，當然不是說會議中止就結束了，你需要去找到原因，為什么大家不愿意參與，為什么你會一個人唱獨角戲，當然這塊涉及的面就比較廣了， 每家公司的情況也不同，如果說大家以后不想面對這樣的會議情況，一定要找找原因，或者私下問問同事，或許有能讓自己在其他方面提升的事情也說不一定？
那么以上就是一些關于無效會議的情況以及部分解決方法，總的來說，首先對會議要有充足的準備，其次，需要充當一個驚堂木，決定會議的走向。以上是我根據(jù)個人情況整理的我個人覺得對大家可能有一些幫助的內(nèi)容，如果大家有什么想法，可以加我的微信goodnight9527，咱們可以小窗好好聊聊，同時也感謝之前加我微信特意感謝我的朋友，是你們讓我覺得寫的這些內(nèi)容真的能幫助到你們。
