We are what we talk.
01?卸掉情緒包袱
周五下班時(shí)，大家都收到了這樣的關(guān)懷短信：
各位兄弟姐妹，今天是周五，辛苦一周的大家如無緊急任務(wù)，請(qǐng)您于19：00前離崗，回家陪陪父母妻兒，聯(lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò)朋友，給自己的身心放放松，充充電，感謝您的辛勤付出，祝您周末愉快。
同事在群里吐槽，看到“請(qǐng)您于19：00前離崗”的字眼嚇一跳。這份短信讓我聯(lián)想到《請(qǐng)回答1988》里不會(huì)表達(dá)善意的寶拉。當(dāng)妹妹作為奧運(yùn)會(huì)引導(dǎo)員上電視時(shí)，寶拉嘴上說著才不看呢，實(shí)際卻在門后偷聽動(dòng)靜。
我非常理解編輯短信的同事非常認(rèn)真負(fù)責(zé)，想法很多，他既想表達(dá)公司對(duì)大家的關(guān)心，同時(shí)又擔(dān)心偶爾的關(guān)懷被人當(dāng)來當(dāng)成以后偷懶的借口，所以才有了這份“愛你在心口難開”的關(guān)懷信息。
這樣的文字最好應(yīng)用的場(chǎng)景是墻上的公告欄，大伙路過時(shí)瞄上一眼，心里想著知道了就夠了?？啥绦女吘故敲總€(gè)人單獨(dú)收到訊息的溝通方式，每個(gè)同事通過短信收到這樣的文字，只感覺面前站著照本宣科，卻沒有一點(diǎn)兒眼神交流的AI。
如果卸掉情緒包袱，用更加親昵的語氣會(huì)有不同的溝通效果：
小哥哥、小姐姐，您工作一周辛苦啦～如果沒有急事的話，七點(diǎn)前下班好不好嘛？可以陪陪家人啦，和朋友聊聊天啦，刷刷劇呀，吃吃雞呀……兩情若是久長(zhǎng)時(shí)，又豈在朝朝暮暮，周一見哦。
02?避開敏感字眼
我判斷一篇公文是否爛，就一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)——有沒有“你”字。因?yàn)闇贤ǖ氖滓獑栴}是明白誰是我們的朋友，誰是我們的對(duì)立面，溝通成功關(guān)鍵在于將朋友聚得多多的，對(duì)立面縮得小小的。所以與友方的溝通效果最佳境界是“不分你我”，因此“你”出現(xiàn)一次，和友方就生分一次，遲早鬧掰。
比如四月份時(shí)某女團(tuán)因成員身體原因從選秀節(jié)目推出，起初大眾對(duì)她們既理解又惋惜。不過官方聲明發(fā)出后，敗壞了不少路人緣。其中爭(zhēng)議最大的是這兩句：
她們不是‘隔壁家的孩子’，她們就是普通人，就像平凡的你們。她們會(huì)向著陽光繼續(xù)前行，因?yàn)檫@不僅是三位姑娘的夢(mèng)想，也是你們的夢(mèng)想。
如果讀者比這個(gè)女團(tuán)成員強(qiáng)，就會(huì)有類似《美人魚》女二號(hào)的心情——我有錢有身材，追我的人從這里排到法國(guó)，我可以隨隨便便拿出三百億，你拿什么跟我比。
如果讀者不如女團(tuán)成員，就會(huì)像不愿攀高枝的鴛鴦一樣——我是橫了心的，既然沒有這金剛鉆，莫說是女團(tuán)，便是女旅、女師、女軍、女集團(tuán)軍、女方面軍，我也不像你們丟這個(gè)人。
另外形容詞也是要盡量避免——你無情，你殘酷，你無理取鬧。一連三個(gè)形容詞除了表明說話的人理屈詞窮外并無任何力度。如果避免不了，那么就選擇一個(gè)最”準(zhǔn)確“的形容詞。
比如提交離職申請(qǐng)時(shí)，會(huì)跳出一個(gè)寒暄的界面，里面有一句話——”今后您將有更好的選擇“。坦白說，以公司的發(fā)展態(tài)勢(shì)，去留哪個(gè)更好是個(gè)概率問題，所以這個(gè)”更好“并不準(zhǔn)確。另外準(zhǔn)備離職的同事看到后，心里準(zhǔn)想”連公司都這么說了，果然該離職呀?！?/p>
工作選擇的傾向性像口味一樣是會(huì)不斷變化的，更何況大家應(yīng)聘時(shí)也過五關(guān)斬六將，入職時(shí)也是欣喜萬分的，說當(dāng)下的工作不如未來的好，不是否定我之前的種種努力嗎？
所以這時(shí)用“您將有更新的選擇“將更加貼切。
03?平衡句子親和度和專業(yè)性
我是一個(gè)比較“硬核“的人——頭上有三個(gè)旋兒，18歲前頭發(fā)最短是板寸，最長(zhǎng)是碎發(fā)；如果現(xiàn)場(chǎng)沒男生，瓶蓋靠我擰，如果有男生擰不開的瓶蓋，也是我來擰。所以剛工作時(shí)我說話方式也很硬核，面無表情地說著直來直去的句子，經(jīng)常拒人于千里之外。
不過因?yàn)樽雒貢ぷ饕蠛蛣e人能達(dá)成一片，我就觀察其他秘書的溝通方式，發(fā)現(xiàn)只要加上合適的語氣詞，再強(qiáng)硬的話也會(huì)變成溫柔很多。
把錢交出來。
好不好把錢交給我呀？
不許說這種話。
哎呀，這種話怎么好說出口的呀。
日常工作中，相對(duì)于”找我做什么“，”怎么啦“更容易拉近距離；”現(xiàn)在沒空“也不如”現(xiàn)在手上有點(diǎn)兒急事，大概十點(diǎn)處理完，之后我再幫你可以嗎“效果好。
秘書工作經(jīng)常也要與主管接觸，而主管道行比我們深，時(shí)間也比我們寶貴，因此將信息變得凝練就非常重要。最簡(jiǎn)單的凝練方法是去掉句子中的冗余部分。
業(yè)務(wù)做的工作需要與甲部門再對(duì)齊一下，比如A業(yè)務(wù)應(yīng)該是甲部門的工作。
需與甲部門明確業(yè)務(wù)工作范圍，A業(yè)務(wù)責(zé)任主體是甲部門。
另外凝練的方式是就是加入有效信息：
Z總，明天Y部門想找您溝通X業(yè)務(wù)，預(yù)計(jì)一小時(shí)您看什么時(shí)候方便呢？
Z總，明天Y部門想與您溝通X業(yè)務(wù)，安排在16:00- 17:00可以嗎？您明天下午恰好在16點(diǎn)前剛結(jié)束W會(huì)議，原定的V例會(huì)可與本周的U例會(huì)合并。
我見過最高明的溝通案例是在戴愫老師寫作課上學(xué)到的——管理層在兩年前買入一條生產(chǎn)線，讓公司一直賠本賺吆喝，處于競(jìng)爭(zhēng)劣勢(shì)。管理層依然決定保留這條生產(chǎn)線，擔(dān)心撤掉這條產(chǎn)品線會(huì)顯得自己過去決策錯(cuò)了，溝通的任務(wù)是勸管理層放棄這條生產(chǎn)線。
參考答案是這樣的：
T總，兩年前市場(chǎng)環(huán)境和競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)下，購買S生產(chǎn)線是公司唯一和最佳的方案。兩年中外部環(huán)境已經(jīng)發(fā)生變化，需要我們?cè)俅螌徱暽a(chǎn)策略。過去兩年S為我們積累的豐富客戶資源和高效運(yùn)作生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)可直接用于新生產(chǎn)線。如果現(xiàn)在放棄S生產(chǎn)線，公司將節(jié)省XXX損失。我們相信在新環(huán)境和新形勢(shì)下，您將再一次為做出明智選擇，為公司帶來新增長(zhǎng)，正如兩年前選擇S生產(chǎn)線一樣。
溝通技巧，經(jīng)常會(huì)被認(rèn)為是壓抑情緒，表里不一的套路。實(shí)際大多數(shù)情況下，情緒只是衣服，溝通內(nèi)容是pose，每個(gè)人當(dāng)然可以根據(jù)衣服擺pose，不過沒有審時(shí)度勢(shì)的心直口快，就像即使在寒冬臘月也穿T恤牛仔褲，雙手插口袋一樣，光是看著就知道冷場(chǎng)了。
