誰(shuí)不想活得輕松？誰(shuí)不想妙計(jì)百出？誰(shuí)不想與時(shí)俱進(jìn)？誰(shuí)不想享受假期？但要怎么實(shí)現(xiàn)呢?頻繁的中斷、重復(fù)的活動(dòng)、迫近的期限，常常使我們力不從心。因此也帶來(lái)了更多的壓力、更多的被迫行為、更多的難以為繼，同時(shí)妨礙了我們自覺(jué)、專(zhuān)注、清醒地思考。結(jié)果是心智游走于過(guò)去未來(lái)之間，只為找某個(gè)人、某件事來(lái)頂罪，掩蓋我們虛構(gòu)中的無(wú)能。

作者簡(jiǎn)介：弗朗西斯科?西里洛專(zhuān)門(mén)發(fā)明了番茄工作法進(jìn)行時(shí)間管理，靈活應(yīng)對(duì)。后史蒂夫（Staffan Noteberg）認(rèn)真踐行番茄工作法后寫(xiě)《番茄工作法圖解》，一套簡(jiǎn)單易行的時(shí)間管理方法，簡(jiǎn)單到用一支筆、一個(gè)番茄鐘與三張紙就能學(xué)會(huì)。

解決問(wèn)題：番茄工作法用以提升個(gè)人與所在團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力，順應(yīng)人體機(jī)能、培養(yǎng)節(jié)律感。從而做到，減輕時(shí)間焦慮、提升集中力與注意力、減少中斷、增強(qiáng)決策意識(shí)、喚醒激勵(lì)與持久激勵(lì)、鞏固目標(biāo)的決心與改進(jìn)工作學(xué)習(xí)流程。讓時(shí)間不再成為緊繃的弦，反而成為同盟戰(zhàn)友。用100%的專(zhuān)注，微笑達(dá)成目標(biāo)，成為無(wú)須逞強(qiáng)的強(qiáng)者。

下面就與大家一起學(xué)習(xí)使用番茄工作法進(jìn)行時(shí)間管理：

一、使用番茄工作法的五個(gè)階段

二、如何進(jìn)行處理中斷？

三、如何對(duì)未來(lái)的成果進(jìn)行預(yù)估？

四、如何學(xué)會(huì)隨機(jī)應(yīng)變？

五、如何在團(tuán)隊(duì)中使用番茄工作法？

一、使用番茄工作法的五個(gè)階段：

1、計(jì)劃

工具準(zhǔn)備：一支筆、一枚定時(shí)器、三張白紙或表格。

首先用這三張紙分別制作“活動(dòng)清單”、“今日待辦”與“記錄”?！盎顒?dòng)清單”與“記錄”可以使用多天，但“今日待辦”必須每日更新。其做法如下：

活動(dòng)清單：每天早晨找來(lái)紙筆，用定時(shí)器扭啟5分鐘的番茄鐘（時(shí)間可調(diào)整）。在第一張紙的頂端寫(xiě)上標(biāo)題：“活動(dòng)清單”，然后寫(xiě)出你要完成的活動(dòng)，活動(dòng)無(wú)須考慮優(yōu)先級(jí)與重要程度。每個(gè)活動(dòng)占一行，清單上的活動(dòng)要言簡(jiǎn)意賅，最好標(biāo)明活動(dòng)的活動(dòng)的類(lèi)型，還可以加上期限,比方說(shuō)：寫(xiě)作 ，11PM,直到番茄鐘響起。

今日待辦:與做活動(dòng)清單的準(zhǔn)備方法一樣，在第二張紙的頂端寫(xiě)上標(biāo)題“今日待辦”，先看活動(dòng)清單，看看有沒(méi)有漏掉沒(méi)填的內(nèi)容，但別全抄活動(dòng)清單的活動(dòng)，要考慮今日要承諾完成的活動(dòng)。然后將“活動(dòng)清單”承諾今日要完成的活動(dòng)抄到“今日待辦”中。

記錄：與上述方法類(lèi)似，在第三張紙的標(biāo)題上寫(xiě)“記錄”，在第一行填上昨天的日期，日期的右邊填寫(xiě)項(xiàng)目的個(gè)數(shù)，第二行填寫(xiě)前天的日期和數(shù)據(jù)，以此類(lèi)推。

2、跟蹤

確定今日活動(dòng)后，扭啟25分鐘番茄鐘，從當(dāng)天活動(dòng)的第一個(gè)開(kāi)始做起，一直到當(dāng)天最后一個(gè)活動(dòng)，這個(gè)過(guò)程中每完成一個(gè)番茄鐘進(jìn)行短暫的3~5分鐘休息。每完成4個(gè)番茄鐘進(jìn)行一次15~30分鐘較長(zhǎng)時(shí)間休息（休息時(shí)間可長(zhǎng)可短請(qǐng)自主決定）。與此同時(shí)還要收集一些過(guò)程指標(biāo)，比如計(jì)算遇到的中斷次數(shù)。

3、記錄

在一天結(jié)束之后，將收集的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，寫(xiě)入“記錄”中，如果你跟蹤了中斷的次數(shù)，那就把中斷的次數(shù)以及原因?qū)懴聛?lái)。剛開(kāi)始使用番茄鐘時(shí)，只跟蹤番茄鐘數(shù)就好。

4、處理

對(duì)已完成的活動(dòng)要?jiǎng)澋?，還可以從“記錄”的原始數(shù)據(jù)中提取有用的信息，例如，可以計(jì)算在每個(gè)25分鐘的時(shí)間段里，平均遇到幾次打斷?；蛘哂?jì)算一項(xiàng)活動(dòng)在“活動(dòng)清單中”表格停留的平均時(shí)間，即從記下該活動(dòng)到它得到處理的時(shí)間，計(jì)算的結(jié)果也寫(xiě)在“記錄”上。

5、可視化

以某種方式測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)化的做法，然后將測(cè)得的標(biāo)準(zhǔn)與需求進(jìn)行比較，以此不斷將新的、改進(jìn)后的工作方法標(biāo)準(zhǔn)化。如果你想要獲得現(xiàn)實(shí)情況的工作習(xí)慣，在自我調(diào)整的過(guò)程中，基本每天都要做這樣的回顧。

比方說(shuō)，作者要將工作的周期設(shè)為40分鐘，于是他反復(fù)測(cè)量一天可以完成多少個(gè)周期，然后將數(shù)字與他的預(yù)期進(jìn)行比較，結(jié)果發(fā)現(xiàn)實(shí)際完成的周期太少，最后決定要將周期設(shè)為25分鐘。

二、如何進(jìn)行中斷處理？

中斷是常態(tài)，當(dāng)我們利用番茄鐘進(jìn)行工作時(shí)，總會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的中斷。而一旦中斷后，注意力的丟失，想要找回將要付出昂貴的代價(jià)。這時(shí)，我們應(yīng)該如何進(jìn)行中斷處理？首先我們要保護(hù)番茄鐘，其次分清中斷是內(nèi)部原因還是出于外部原因。

如果是出于內(nèi)部中斷，具體來(lái)說(shuō)是直覺(jué)內(nèi)心智發(fā)出的信號(hào)，比方說(shuō)你在做某一件事兒時(shí)，又想著今天的晚飯吃什么？有時(shí)生理上的打斷，比如：渴了想喝水。這時(shí)就要讓自己學(xué)會(huì)堅(jiān)持，其次是延遲處理法，比方說(shuō)渴了，可以在完成番茄鐘后的休息補(bǔ)充。還有一種比較好的方法就是降低標(biāo)準(zhǔn)，縮短番茄鐘的時(shí)間，練習(xí)專(zhuān)注度?？梢詫⒎宴姷臅r(shí)長(zhǎng)從一開(kāi)始由5分鐘、10分鐘再提到25分鐘。

如果是出于外部的中斷，比如上司急著找你。策略有如下四步：

（1）告知：“我手頭有事，正忙。”

（2）協(xié)商：“我正在忙，晚點(diǎn)找你行嗎？”

（3）計(jì)劃：寫(xiě)下活動(dòng)的名稱(chēng)，稍后為它計(jì)劃未來(lái)的番茄鐘。

（4）答復(fù)：按照承諾回電或答復(fù)，不可失信。

最后一種情況是要作廢番茄鐘，這樣的情況往往屬于緊急情況，比如上司急著找你，如果你還推遲的話(huà)，恐怕會(huì)有被“炒魷魚(yú)”之憂(yōu)。

由于番茄鐘具有原子性，當(dāng)我們被打斷時(shí)，該番茄鐘作廢。但也不必?fù)?dān)憂(yōu)，要做好中斷的標(biāo)記。如果是內(nèi)部中斷可以在該活動(dòng)的后面做記號(hào)“’”，外部中斷記“-”，并在“今日待辦”的下方寫(xiě)上外計(jì)劃緊急，記下緊急的事務(wù)，例如“同事打來(lái)緊急電話(huà)”，最后在一天結(jié)束之后匯總到記錄表中。

三、如何對(duì)未來(lái)的成果進(jìn)行預(yù)估？

當(dāng)我們完成第一步的計(jì)劃，相應(yīng)地要對(duì)“活動(dòng)清單”中每一項(xiàng)活動(dòng)預(yù)估大致要用多少個(gè)番茄鐘？將不足一個(gè)番茄鐘的活動(dòng)記為0，這時(shí)可以將幾個(gè)這樣的活動(dòng)寫(xiě)在同一行，合并為一個(gè)番茄鐘。而對(duì)于預(yù)估大于7個(gè)番茄鐘的活動(dòng)，說(shuō)明該活動(dòng)太復(fù)雜了，應(yīng)該將活動(dòng)拆解成4個(gè)番茄鐘以?xún)?nèi)的活動(dòng)。

對(duì)于“今日待辦”的活動(dòng)還要進(jìn)行定量預(yù)估，在每一行活動(dòng)的后面記下預(yù)估的番茄鐘數(shù)目用“□”表示，比如“整理客廳，□□□”，每完成一個(gè)番茄鐘后，在方框內(nèi)打×號(hào)“?”。如果預(yù)估的番茄鐘使用完了而活動(dòng)還沒(méi)有結(jié)束，那么就要進(jìn)行二次預(yù)估，繼續(xù)在方框的后面將二次預(yù)估的番茄鐘數(shù)記為“○”。相應(yīng)地，在二次預(yù)估失敗后，再進(jìn)行三次預(yù)估，在圓圈后面記上“△”，表示三次番茄鐘數(shù)。當(dāng)三次預(yù)估也失敗，那么就說(shuō)明這個(gè)活動(dòng)太復(fù)雜，需要拆解。

“記錄”中的預(yù)估，即在“今日待辦”中的活動(dòng)后面新增一列，比較實(shí)際番茄鐘與預(yù)估的番茄鐘數(shù)目之差，假設(shè)某一項(xiàng)活動(dòng)被高估了3個(gè)番茄鐘，記為“+3”，另一項(xiàng)活動(dòng)被低估了2個(gè)番茄鐘，記為“-2”。而在該列的后面還可以繼續(xù)添加一列，新增的第二列表示二次或三次預(yù)估的數(shù)目。

為了更好地預(yù)估每一個(gè)活動(dòng)的番茄鐘數(shù)目，使“今日待辦”中活動(dòng)更好地完成。當(dāng)“今日待辦”中新增的第一列的總和為0時(shí)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，誤差可以相互抵消。

四、如何學(xué)會(huì)隨機(jī)應(yīng)變？

（1）番茄工作法的工具可以靈活使用，找出更好的替代筆、番茄鐘與紙張的工具。比如“今日待辦”可以用一疊索引卡來(lái)替代，在此我也推薦一款手機(jī)軟件“番茄土豆”。對(duì)于初學(xué)者而言，利用簡(jiǎn)單的紙筆與一個(gè)定時(shí)器就足矣。

（2）針對(duì)時(shí)間的應(yīng)變，比如休息時(shí)間長(zhǎng)短、番茄鐘長(zhǎng)短以及事務(wù)番茄鐘等都可以靈活變動(dòng)。這里我解釋一下事務(wù)番茄鐘的使用，事務(wù)番茄鐘用來(lái)解決一些常受到打斷的事情，比如可以在早晨的整塊時(shí)間里，設(shè)定40分鐘的番茄鐘來(lái)做這樣的事情。

（3）用思維導(dǎo)圖進(jìn)行可視化回顧“今日待辦”，可以將一天當(dāng)中的有價(jià)值的做法與想法匯成一張思維導(dǎo)圖，保存起來(lái)，做成每月的定期回顧。

五、如何在團(tuán)隊(duì)中使用番茄工作法？

（1）用以跟蹤會(huì)議，很據(jù)優(yōu)先級(jí)，扭啟一個(gè)25分鐘的番茄鐘全心全意地開(kāi)始會(huì)議中每一個(gè)流程。

（2）與他人合作，約定好授權(quán)番茄鐘開(kāi)始，并且匹配好番茄鐘的時(shí)長(zhǎng)，一旦開(kāi)始后全心全意地進(jìn)行工作。適當(dāng)時(shí)還可以做臨時(shí)的單飛，各自分開(kāi)使用番茄工作法工作。

番茄工作法很簡(jiǎn)單吧！我們一起來(lái)用一支筆、一個(gè)番茄鐘與三張紙，現(xiàn)在就開(kāi)始行動(dòng)吧。最后記得每日清晨進(jìn)行計(jì)劃與預(yù)估，在每日工作結(jié)束之后進(jìn)行記錄與反思，以尋求改進(jìn)哦。