本期主題
《如何更好地進(jìn)行項(xiàng)目管理》
正文
前言
每個(gè)人都應(yīng)該遇到過類似的問題——事情很多，堆積在一起，一團(tuán)亂麻，處理不好——然后就會(huì)焦慮——很可能接下來就是拖延——最后，把事情搞砸了。
實(shí)際上，能夠「有效管理各類事項(xiàng)」，本身就是一種非常重要的能力。某種程度上來說，一個(gè)人管理項(xiàng)目的能力，和他自己能否承擔(dān)更多的責(zé)任是正相關(guān)的——因?yàn)檫@意味著，同樣的時(shí)間里，他可以「做成」更多的事情。
作為無訟合作業(yè)務(wù)線的經(jīng)理，以及一個(gè)「酷愛折騰」的人，每天早上醒來，我都會(huì)意識(shí)到自己有無數(shù)的事情需要做。雖然我始終不認(rèn)為自己是一個(gè)「善于管理時(shí)間」的人（比起身邊那些大咖，我所做的事情還是太少），但這么多年下來，還是發(fā)現(xiàn)自己做成了不少事情。
在工作上，我常常會(huì)同時(shí)負(fù)責(zé)2-3個(gè)具體項(xiàng)目；在生活上，我也始終沒放棄自己對(duì)「閱讀」、「娛樂」上的追求，每天、每周都有很多時(shí)間用來提高生活品質(zhì)。事情一多，就需要方法和工具來管理。所以這些年我自己養(yǎng)成了一些固定的項(xiàng)目管理習(xí)慣，在這里和大家分享。
兩個(gè)重要的概念
在正式的內(nèi)容開始之前，和大家先明確兩個(gè)與之有關(guān)的非常重要的概念：
一、人不是「執(zhí)行項(xiàng)目」的機(jī)器，要有目標(biāo)
當(dāng)我們談到項(xiàng)目管理這件事情的時(shí)候，很多人都會(huì)在腦中浮現(xiàn)一幅畫面——圍繞項(xiàng)目的運(yùn)行，自己像一個(gè)精確的鐘表，一絲不茍地按照計(jì)劃運(yùn)行。
我想每個(gè)做過事情的朋友都清楚，這個(gè)想象本身就是「不切實(shí)際的」。我個(gè)人的理解是，促使你更有效地完成一件事，最重要的不是「計(jì)劃」，而是「目標(biāo)」。計(jì)劃只是目標(biāo)確認(rèn)之后，為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)達(dá)成的「方法」而已。
所以標(biāo)題上會(huì)說——人不是「執(zhí)行項(xiàng)目」的機(jī)器，要有目標(biāo)。對(duì)目標(biāo)的清晰認(rèn)識(shí)，很大程度上決定了你能否有效地執(zhí)行。
舉個(gè)例子——無訟合作這個(gè)項(xiàng)目確認(rèn)要運(yùn)行之后，我們做的第一件事情不是「列接下來該做什么事」，而是共同圍繞戰(zhàn)略，確定了關(guān)于無訟合作的目標(biāo)——「用3個(gè)月的時(shí)間，在用戶數(shù)、日單量以及成交總額達(dá)到XX標(biāo)準(zhǔn)」。
而隨著目標(biāo)的確定，我們才開始逐漸對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行拆分（可以參考第一期的內(nèi)容，用結(jié)構(gòu)化的思維來拆分事項(xiàng)），分別從「運(yùn)營(yíng)」「產(chǎn)品」「服務(wù)」三個(gè)層面開始安排任務(wù)，以每?jī)芍転橐粋€(gè)階段開始推進(jìn)各項(xiàng)工作。
一直以來，我的經(jīng)驗(yàn)都是——先弄清楚「為什么」要做一件事，才能更好地明確「怎么做」這件事。
不要「做事」，要「解決問題」。
二、不要管理「事項(xiàng)」，要管理自己的「行動(dòng)」
我一直對(duì)「項(xiàng)目管理」這個(gè)概念有點(diǎn)不習(xí)慣，我更傾向于「行動(dòng)管理」這個(gè)說法。事實(shí)上，是一系列的「行動(dòng)」，決定了最后項(xiàng)目能否有效完成。
這某種程度上是一種心理作用——當(dāng)你用「事項(xiàng)」的角度來看時(shí)，你是一個(gè)「旁觀者」，這件事你會(huì)覺得「和我無關(guān)」；當(dāng)你用「行動(dòng)」的角度來看時(shí)，你是一個(gè)「參與者」，這件事你會(huì)覺得「與你有關(guān)」。
所以在第一期課程最后的作業(yè)中，當(dāng)大家開始用結(jié)構(gòu)化思維開始分析各種事項(xiàng)時(shí)，我始終會(huì)強(qiáng)調(diào)——所有的分析，最終一定要落腳到「可以行動(dòng)的方案」。
舉個(gè)例子——比如某個(gè)項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)了，要做一個(gè)總結(jié)。我在給自己安排事情時(shí)，用Workflowy梳理時(shí)會(huì)寫成「項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告」，但一旦落實(shí)到具體日程安排時(shí)，我會(huì)寫成——「做完項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告的Keynote」。或者要和朋友一起吃飯，我的日歷上不會(huì)寫成「聚餐」，而是會(huì)寫成「去XX地和XXX吃XX」。
也就是說，當(dāng)進(jìn)行任務(wù)安排時(shí)，盡可能地用「動(dòng)詞」來開頭，給自己一個(gè)「行動(dòng)的預(yù)期」。
不要小看這個(gè)簡(jiǎn)單的暗示，效果非常好。
我的「行動(dòng)管理」方法論
當(dāng)概念明確之后，我們可以開始自己的「行動(dòng)管理」了。和過去一樣，我會(huì)先介紹我的方法論，然后介紹如何使用工具更好地實(shí)現(xiàn)。
在我的「行動(dòng)管理」方法論里，對(duì)所有與我有關(guān)的事情，我都會(huì)先做判斷。所有的判斷，都與接下來要使用的工具有關(guān)。主要判斷以下三點(diǎn)：
這是一個(gè)「項(xiàng)目」，還是只是一個(gè)「行動(dòng)」？
「項(xiàng)目」與「行動(dòng)」，某種程度上是包含關(guān)系。比如我最近負(fù)責(zé)的「無訟有聲大會(huì)」，就是一個(gè)項(xiàng)目，它會(huì)包含「一系列」的行動(dòng)；而「去XX地和XXX吃西餐」這樣的事情，就只是一個(gè)行動(dòng)而已。這是一個(gè)有「具體時(shí)間要求」的行動(dòng)，還是只是有「截止時(shí)間」？
有些事情是「一定要在某個(gè)特定時(shí)間點(diǎn)」完成，而有的事情「只要在截止時(shí)間前」完成就好。這是一個(gè)「我要完成」的行動(dòng)，還是「我要關(guān)注」的行動(dòng)？
只要涉及多人協(xié)作，行動(dòng)的屬性就會(huì)分為——「我的事」以及「別人的事但我需要關(guān)注」，不同的屬性決定了工具狀態(tài)的不同。
總結(jié)一下，每當(dāng)接觸到一件事時(shí)，都要從內(nèi)容、時(shí)間、屬性三個(gè)角度線先做判斷。這決定了接下來你該如何進(jìn)行安排。
當(dāng)判斷清楚「行動(dòng)」的要素之后，就可以開始進(jìn)行安排了。因?yàn)閲@不同的「行動(dòng)」，我們需要做不同的安排。
1. 有明確時(shí)間點(diǎn)的行動(dòng)
比如——XX時(shí)間要和XX吃飯這樣「有明確時(shí)間點(diǎn)的行動(dòng)」，最好的提醒工具其實(shí)就是「日歷」。因?yàn)檫@樣的行動(dòng)，核心是「準(zhǔn)確地標(biāo)記時(shí)間并提醒」，常用的日歷足以完成。
2. 由多個(gè)行動(dòng)構(gòu)成的項(xiàng)目
當(dāng)涉及到項(xiàng)目時(shí)，內(nèi)容就開始變得復(fù)雜，至少需要做兩件事——
- 把項(xiàng)目按照模塊拆分，細(xì)化，提煉出可以進(jìn)行的「行動(dòng)」
- 把這些行動(dòng)放在一個(gè)管理工具里進(jìn)行協(xié)調(diào)安排
3. 即使是同一個(gè)項(xiàng)目中的行動(dòng)，根據(jù)屬性的不同，還要做不同的關(guān)注
至少需要兩個(gè)清單——
- Todo list 任務(wù)清單：描述自己需要在什么時(shí)間點(diǎn)前完成的任務(wù)
- Wathc list 關(guān)注清單：需要關(guān)注的其他人進(jìn)行的任務(wù)
這里面涉及到三種工具——
- 結(jié)構(gòu)化工具：更全面地把事情「捋清楚」
- 日歷：有「明確時(shí)間點(diǎn)的行動(dòng)」最好放進(jìn)日歷提醒
- 項(xiàng)目管理工具：根據(jù)行動(dòng)「屬性」的不同，進(jìn)行區(qū)別管理
針對(duì)上述需求，我自己的常用工具是——
- 結(jié)構(gòu)化工具：Workflowy或幕布
- 日歷：系統(tǒng)自帶日歷
- 項(xiàng)目管理工具：Tower或者Trello這樣的項(xiàng)目管理工具
前兩款工具都已經(jīng)介紹過，這里簡(jiǎn)單介紹一下像Tower或者Trello這樣的項(xiàng)目管理工具。
所謂「項(xiàng)目管理工具」，其實(shí)就是為了實(shí)現(xiàn)這樣一件事——把「一個(gè)項(xiàng)目」的「各項(xiàng)行動(dòng)」都單獨(dú)拆分出來，然后分配給「特定人」，并明確「截止時(shí)間」（如果在這個(gè)過程中產(chǎn)生的文件和溝通信息能同時(shí)留下來，那就更好了）。
事實(shí)上，如果你有一定的任務(wù)管理習(xí)慣，用Excel也可以實(shí)現(xiàn)類似的結(jié)果（不就是把「事項(xiàng)」「人」和「時(shí)間」寫清楚么）
只是從視覺上來說，用類似「看板」的方式會(huì)比較直觀（你可以把它理解成一個(gè)可以寫滿任務(wù)并且排列整齊的白紙），就像下面這張圖。
還是那句話，工具的使用因人而異，同樣的邏輯，哪怕是用Word建幾個(gè)文檔也是可以同樣實(shí)現(xiàn)的。
我用一個(gè)例子來講這個(gè)流程。
一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的處理流程
上個(gè)月，我開始籌備無訟有聲大會(huì)這個(gè)項(xiàng)目。剛接觸到這個(gè)項(xiàng)目后的第一件事，就是和蔣律確認(rèn)目標(biāo)，之后才好進(jìn)行安排。
第一步：拆分
結(jié)構(gòu)化思維的妙處就在這里，幾乎所有的事情，都可以先用結(jié)構(gòu)化思維梳理清楚，然后再做安排。比如組織有聲大會(huì)，我會(huì)習(xí)慣從兩個(gè)維度把事情拆分、梳理清楚。事實(shí)上，任何活動(dòng)基本都可以用這個(gè)思路拆分。
橫向是時(shí)間維度，縱向是參與維度。我每次做活動(dòng)之前，都會(huì)把自己帶入「特定身份」進(jìn)行一次想象，然后就能比較清楚地了解需要做的事情。
比如從觀眾視角來思考，就能梳理出類似下面的內(nèi)容——
而隨著繼續(xù)深入地拆分，你可以逐漸把所有需要做的事情捋出來。
第二步：安排
根據(jù)拆分的結(jié)果，就會(huì)有幾種情況——
1.「屬于我的」「要在特定時(shí)間點(diǎn)完成的」行動(dòng) —— 放進(jìn)日歷
2.「屬于我的」「要在截止日期前完成的」行動(dòng)—— 放進(jìn)Todo list
3.「不屬我的」「要在截止日期前完成的」行動(dòng)—— 放進(jìn)Watch list
第三步：檢查
之后的工作會(huì)相對(duì)簡(jiǎn)單。每天，我都會(huì)檢查自己的日歷和看板，確認(rèn)相關(guān)任務(wù)的完成情況。完成就打勾。也因?yàn)楣ぞ叩撵`活性，可以隨時(shí)根據(jù)具體情況調(diào)整。
寫在最后
如上，一場(chǎng)活動(dòng)是這樣操作，其實(shí)所有的事情都可以這么操作——你可以把自己的成長(zhǎng)，當(dāng)作一個(gè)長(zhǎng)期的項(xiàng)目來運(yùn)行。
過去幾年我做了很多大型活動(dòng)和長(zhǎng)期項(xiàng)目，最大的感悟是兩點(diǎn)：
- 想清楚真的比什么都重要
- 想清楚之后，一定要記下來
我接觸到的很多人，面臨很多事情都會(huì)手忙腳亂，原因無非就是兩點(diǎn)：
- 就從來沒想明白過這件事情該怎么做
- 想明白了也沒記下來，所以做的時(shí)候老忘
其實(shí)工具只是一張很方便的白紙而已。能夠產(chǎn)生改變的，還是你。
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