本期主題
《個(gè)人時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)談》
正文
在之前的第八期中，我曾經(jīng)和大家分享過我自己在「項(xiàng)目管理」上的一些方法論。今天這個(gè)內(nèi)容，是在之前內(nèi)容的基礎(chǔ)上，圍繞「?jìng)€(gè)人時(shí)間管理」這個(gè)話題，提供我的一些具體操作經(jīng)驗(yàn)。
今天推薦的工具，是一款Mac上的日歷軟件——Fantastical 2?；旧希业膫€(gè)人時(shí)間管理「系統(tǒng)」，就是通過 Workflowy+Fantastical實(shí)現(xiàn)的。如下圖——
其實(shí)市面上的日歷軟件非常多，核心功能幾乎都一樣。之所以推薦這一款，是因?yàn)樗軌蚝芎玫嘏浜衔业膫€(gè)人時(shí)間管理方法，并且有一個(gè)很有意思的小功能。我會(huì)在之后的內(nèi)容中展開講。
在此之前，先講一些別的。
有關(guān)「時(shí)間管理」的一些誤區(qū)
我在讀大學(xué)的時(shí)候開始創(chuàng)業(yè)，每天都會(huì)做很多事。也是在那個(gè)時(shí)候，我開始意識(shí)到時(shí)間管理的必要性——因?yàn)槭虑楹芏啵杏X時(shí)間不夠用了——然后我就開始滿世界找各種各樣的工具、方法，希望幫助自己更好地解決問題。在這個(gè)過程中，我接觸了類似番茄工作法、GTD等各種概念（我相信大家也有這個(gè)過程），也發(fā)現(xiàn)了類似Doit.im，OmniFocus等配合這些概念使用的工具。
然而這么多年下來，當(dāng)我開始能夠比較自如地管理自己的事項(xiàng)與時(shí)間之后，我發(fā)現(xiàn)自己過去的摸索，實(shí)在是趟了太多的坑。所以在開始講具體內(nèi)容之前，先和大家分享我自己趟過的坑。
1. 沉迷于工具與方法本身
那段時(shí)間在時(shí)間管理上，我最大的問題就在于迷戀工具和方法。前文所說的GTD等概念，現(xiàn)在看來，有借鑒意義（事實(shí)上，下文的內(nèi)容就源于GTD的核心邏輯），但如果刻意照搬GTD的方法，反而會(huì)讓我的工作效率變得很低。
那段時(shí)間，我迷戀于用GTD的理念，把自己每天的任務(wù)都拆分成各種小項(xiàng)，然后按照「場(chǎng)景」進(jìn)行各種各樣的「分配」，每天會(huì)花相當(dāng)長(zhǎng)的精力放在「安排事情」上。那個(gè)時(shí)候使用的工具也是OmniFocus，那種「不停把事情安排到特定位置」的感覺，真的很好。
然而，這一切都沒有幫助我更好地解決問題。事實(shí)上，隨著我對(duì)這類工具、理念了解越深，我越發(fā)意識(shí)到一個(gè)事實(shí)——
大部分人需要處理的事項(xiàng)之少，是不需要OmniFocus這樣復(fù)雜的工具來管理的。
沉迷于工具和方法，反而是最大的浪費(fèi)時(shí)間。
2. 制定太詳細(xì)的時(shí)間表
我經(jīng)歷過的另一個(gè)大誤區(qū)，就是「制定太具體太詳細(xì)的計(jì)劃表」。
人總是對(duì)自己的能力把握不足，所以「制定太詳細(xì)」的計(jì)劃表，往往最終會(huì)發(fā)現(xiàn)，「所有的事情都會(huì)延遲」，加上計(jì)劃隨時(shí)可能變化，把時(shí)間定得太死，往往最后會(huì)發(fā)現(xiàn)——毫無意義。
一旦某處沒有順利完成，牽一發(fā)而動(dòng)全身，整個(gè)時(shí)間計(jì)劃便會(huì)如多米諾股牌一樣倒下，最后影響整個(gè)計(jì)劃表。
這樣的情況發(fā)生的次數(shù)多了，就發(fā)現(xiàn)自己事實(shí)上又陷入了「時(shí)間管理陷阱」——全忙著安排自己的時(shí)間，最后什么事也沒做成。
事實(shí)上，現(xiàn)在想起來，上面兩個(gè)問題之所以發(fā)生，核心能力就在于「我們對(duì)自己的能力以及時(shí)間的把控力不足」——所以這其實(shí)本末倒置了——我們希望通過「工具」改善自己的時(shí)間管理能力，但太多的工具、方法本身的應(yīng)用，就需要我們有極強(qiáng)的「時(shí)間管理」能力。
所以后來，我承認(rèn)自己能力不足，從最簡(jiǎn)單的方法開始做起。也就是接下來我要說的自己現(xiàn)在在實(shí)踐的方法。
我的時(shí)間管理方法論
這個(gè)方法很簡(jiǎn)單——就是建立一個(gè)快速的「事項(xiàng)處理機(jī)制」。這個(gè)機(jī)制大概是這么運(yùn)作的。
1.給自己準(zhǔn)備一個(gè)Inbox（收集箱）
一旦有任何的事項(xiàng)需要安排，都先放入這個(gè)「收集箱」。我的收集箱就是Workflowy，所有的事情都會(huì)「先記在里面」。
這個(gè)邏輯其實(shí)和我的知識(shí)管理邏輯類似——Pocket就相當(dāng)于是我的「文章收集箱」，我把想要讀的文章放在里面先。
2.按照事情的屬性，放在不同的工具里
所有的事件，基本就兩個(gè)屬性——
- 需要在「特定時(shí)間時(shí)」完成
- 需要在「特定時(shí)間前」完成
其實(shí)還有一類——需要「盡快」完成的事項(xiàng)。這一類事項(xiàng)，通常是那些「重要但不緊急」且長(zhǎng)期的事情，但最終會(huì)歸于上面兩個(gè)。
需要在「特定時(shí)間時(shí)」完成的事情，就會(huì)被我放在日歷（Fantastical）。
需要在「特定時(shí)間前」完成的事情，就會(huì)被我放在任務(wù)清單（Workflowy）。
就像下面這張圖——
這套方法論的核心就在與——處理要快。
通常我在工作時(shí)，總會(huì)有新的事情突然插入，打斷我的現(xiàn)有安排。但除非是蔣律直接找我，通常我都會(huì)先說「我知道了，晚些給你答復(fù)」，然后把這些事項(xiàng)放入收集箱（記在Workflowy里-我的Workflowy里就有個(gè)條目叫「Inbox」）。
但一旦有空，我就會(huì)把Inbox打開，給這些事項(xiàng)進(jìn)行分工——到底是特定時(shí)間，還是截止時(shí)間。
這也是為什么會(huì)推薦「Fantastical」這個(gè)工具，理由有兩個(gè)——
- 支持快捷鍵
我曾說過，快捷鍵是「提高效率」的最重要技巧之一，而Fantastical支持后臺(tái)存在，不論我正在干什么，我只要按自己設(shè)定好的快捷鍵，它就會(huì)第一時(shí)間彈出（就像上面最開始那張圖）。而不用——
· 先打開所有應(yīng)用
· 再一個(gè)個(gè)找
· 然后打開那個(gè)日歷應(yīng)用
· 再點(diǎn)「新建事項(xiàng)」
這樣太慢了。
- 支持語法
和快捷鍵的邏輯類似，F(xiàn)antastical支持語法。我舉個(gè)例子。比如今天是2.19，我需要一個(gè)新建一個(gè)「2月27日下午2點(diǎn)的日程」。常規(guī)的日歷軟件怎么操作？
· 先找到那一天
· 再點(diǎn)「新建事項(xiàng)」
· 然后把事項(xiàng)中的「全天」關(guān)掉（這類軟件的新建事項(xiàng)通常都是一天）
· 然后選中「開始時(shí)間」為14:00
· 再把具體的內(nèi)容打進(jìn)去
同樣太慢了。而使用Fantastical ，我會(huì)使用這樣的語法，你看下圖就明白了——
當(dāng)我用快捷鍵打開Fantastical時(shí)，我只要輸入「2.27 2pm」，它就會(huì)自動(dòng)識(shí)別我的需求，我只需直接在此基礎(chǔ)上打入具體內(nèi)容就行了。
和快捷鍵的邏輯類似，就是為了快。
算下來，同樣的安排事務(wù)，我比過去的做法大概會(huì)快70%左右。
所以Fantastical的正式版大概要200多塊錢，而我試用了之后，第一時(shí)間就毫不猶豫地夠了。
總結(jié)
所以我的時(shí)間管理方法論其實(shí)很簡(jiǎn)單——先收集，再處理——為了加強(qiáng)效率，熟練使用快捷鍵。
用同樣的邏輯，你也可以建立自己的時(shí)間管理系統(tǒng)。
但還是我一只說的那樣，這些輔助工具，本質(zhì)上還僅僅是工具，只能夠讓『已經(jīng)擅長(zhǎng)時(shí)間管理的人過的更輕松』，卻不能讓本身自控力很差的人，變成時(shí)間管理的超人。
時(shí)間管理，本質(zhì)上還是管理自己的行為——好在，如果能用上趁手的工具，在鍛煉自己時(shí)間管理能力的初期，還是非常有效果的。
最后強(qiáng)調(diào)那兩個(gè)誤區(qū)——
- 不要學(xué)習(xí)太多復(fù)雜的工具和方法——學(xué)習(xí)再多，也不會(huì)解決你的問題——何況就算學(xué)會(huì)了，對(duì)于絕大多數(shù)人來說，這些工具都是大材小用。
- 不要把時(shí)間定得太死——你本身是需要通過工具「鍛煉自己的時(shí)間管理能力」才是。
希望你可以盡快實(shí)踐。
最后
接下來「用工具升級(jí)大腦」專欄會(huì)正常更新，我會(huì)盡快補(bǔ)上之前的內(nèi)容。每周六、日會(huì)上新的內(nèi)容。
于此同時(shí)，我也在做一些新的嘗試——今年我希望在「商業(yè)模式及思維」這個(gè)話題上，進(jìn)行更多的探索。
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另外，我也在嘗試用更好的形式來運(yùn)作我們的這個(gè)社群，你也可以掃描下方圖片，加入我們的「大魚私享會(huì)小密圈」，在這里，我每天會(huì)把自己一些的思考（不那么方便放在微信朋友圈的內(nèi)容）在這里和大家分享——已經(jīng)有將近400位朋友加入了。
