苖苖有話說(shuō)-第51話
用事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話最有說(shuō)服力。
A來(lái)公司一年零1個(gè)月。
今天和他進(jìn)行面談，期間用了很多事實(shí)和數(shù)據(jù)，有些事實(shí)他都不記得了，當(dāng)說(shuō)出來(lái)他感到很感動(dòng)。
說(shuō)明他的一言一行是有人關(guān)注，有人關(guān)心的。
同時(shí)，也說(shuō)一年來(lái)的改變和成績(jī)，并把不足的地方告訴他（只做了40%產(chǎn)品經(jīng)理的工作，開放分享還不夠）。
但是今天選的時(shí)間不對(duì)，是15：10才開始，時(shí)間有點(diǎn)短，明天還要繼續(xù)選時(shí)間再談?wù)劇?/p>
績(jī)效面談，是最有效的培訓(xùn)，也是最該做的培訓(xùn)。
轉(zhuǎn)載以下資料供參考：
如何做好績(jī)效面談
1、傾聽技巧
1) 恰當(dāng)而肯定的面部表情。每一位下級(jí)在進(jìn)行第一次績(jī)效面談前都會(huì)抱有美好的想象，寄希望上級(jí)能夠幫助自己解決更多的問(wèn)題或提供更多的指導(dǎo)和幫助。在面對(duì)下級(jí)闡述自己的工作時(shí)，給予恰當(dāng)而肯定的面部表情，對(duì)下級(jí)提出的觀點(diǎn)用點(diǎn)頭表示贊同，都會(huì)幫助下級(jí)建立信心，提高面談的積極性，也會(huì)讓下級(jí)把平時(shí)不愿意說(shuō)的話都有勇氣說(shuō)出來(lái)。
2) 避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動(dòng)作。
3) 自然開放的姿態(tài)。下級(jí)在與上級(jí)進(jìn)行一對(duì)一溝通時(shí)，總會(huì)有緊張情緒，也會(huì)情不自禁地揣摩上級(jí)的想法，而上級(jí)放松自然的表現(xiàn)會(huì)幫助下級(jí)減輕緊張情緒。
4) 不隨意打斷下屬。
2、評(píng)價(jià)技術(shù)
1) 多問(wèn)少講：80/20法則。在整個(gè)績(jī)效面談過(guò)程中，下級(jí)的表述時(shí)間占到80%，上級(jí)表述的時(shí)間占到20%，而這20%的時(shí)間里更多的還是對(duì)下級(jí)的提問(wèn)。這正如上帝在創(chuàng)造人類的時(shí)候，給了人類一張嘴、兩只耳朵，就是為了讓人類多聽少說(shuō)。上級(jí)的少說(shuō)多聽，能讓上級(jí)充分了解下級(jí)的想法，便于上級(jí)幫助下級(jí)解決問(wèn)題。
2) 溝通的中心放在我們。在績(jī)效面談的過(guò)程中，我們盡量避免使用“你”、“我”，而更多地使用“我們”。這種說(shuō)法，實(shí)際上是上級(jí)降低了自己的身價(jià)，表明自己和下級(jí)是在一條戰(zhàn)線上，增進(jìn)了上下級(jí)之間的親近感，也減輕了上下級(jí)之間的緊張情緒。
3) 對(duì)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行描述而不是判斷。描述與判斷的本質(zhì)區(qū)別是，描述只說(shuō)明事實(shí)，而判斷是對(duì)事實(shí)下的結(jié)論。我們?cè)诳?jī)效面談中，只需對(duì)下級(jí)的工作事實(shí)進(jìn)行描述，并就事實(shí)中反映的優(yōu)點(diǎn)和不足進(jìn)行分析，而不是簡(jiǎn)單地只對(duì)下級(jí)進(jìn)行“好”或“不好”的判斷，這種判斷對(duì)于下級(jí)來(lái)講毫無(wú)意義，也會(huì)使下級(jí)認(rèn)為上級(jí)不能幫助自己解決問(wèn)題，容易對(duì)以后的績(jī)效面談產(chǎn)生抵觸情緒。
4) 評(píng)價(jià)應(yīng)具體。在對(duì)下級(jí)進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，一定要具體、明確，對(duì)于下級(jí)表現(xiàn)出的優(yōu)點(diǎn)和不足，尤其是缺點(diǎn)要進(jìn)行深入分析。如果上級(jí)只是潦草地對(duì)下級(jí)列舉一些優(yōu)點(diǎn)和不足，不足以讓下級(jí)深刻理解績(jī)效面談的意義所在，對(duì)于下級(jí)改進(jìn)不足的方面也難以起到有效作用。
5) 評(píng)價(jià)時(shí)既要指出進(jìn)步又要指出不足。在績(jī)效面談中，如果只講優(yōu)點(diǎn)不談不足，容易讓下級(jí)產(chǎn)生自滿情緒，不利于對(duì)不足方面的改進(jìn)；相反如果只講不足不談優(yōu)點(diǎn)，容易讓下級(jí)產(chǎn)生消極情緒，破罐破摔，也不利于對(duì)不足方面的改進(jìn)。因此，在面談中可以采用先揚(yáng)后抑再揚(yáng)的方式進(jìn)行，即先和下級(jí)談優(yōu)點(diǎn)，再談缺點(diǎn)，最后作為鼓勵(lì)再談期望。這種方式，可以讓下級(jí)較輕松自然地接受自己的不足和上級(jí)提供的建議，便于下級(jí)有足夠的信心和激情去不斷地主動(dòng)提升自我。
6) 應(yīng)側(cè)重思想、經(jīng)驗(yàn)的分享，而不是指手畫腳的訓(xùn)導(dǎo)。在績(jī)效面談中，應(yīng)把溝通的重點(diǎn)放在思想和經(jīng)驗(yàn)的分享上，培養(yǎng)下級(jí)獨(dú)立處理問(wèn)題的能力，引導(dǎo)下級(jí)自己形成正確的工作思路，而不是直接告訴下級(jí)應(yīng)該怎么做。我認(rèn)為在工作目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)明確的情況下，對(duì)于有一定工作能力和工作思路的下級(jí)來(lái)講，可以讓他們獨(dú)立工作，只有在下級(jí)提出需求時(shí)再提供一定的協(xié)助。很多好的工作思路和方法都是在這種情況下產(chǎn)生的，正如一句名言說(shuō)到：如果你有一個(gè)蘋果，我有一個(gè)蘋果，我們交換后還是每人只有一個(gè)蘋果；如果你有一種思想，我有一種思想，我們交換后每人就會(huì)有兩種思想。這正說(shuō)明了引導(dǎo)與靈活的重要性。
在了解了績(jī)效面談的禁忌之后，接下來(lái)我們?cè)賮?lái)說(shuō)說(shuō)如何能夠做好績(jī)效面談，在績(jī)效面談中我們還應(yīng)該注意什么以及績(jī)效面談的談話流程。
1、提前1-2天通知下屬績(jī)效面談的時(shí)間。
2、對(duì)績(jī)效結(jié)果進(jìn)描述而不是判斷，要具體不要籠統(tǒng)。
3、選擇合適的開場(chǎng)白，以寬松的氛圍開始績(jī)效面談，讓下屬先介紹上月績(jī)效表現(xiàn)情況，總結(jié)歸納成功方法和失敗的原因。
4、上級(jí)以傾聽為主，盡量不打斷下屬發(fā)言，并做好記錄，待下屬說(shuō)完后上級(jí)再進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)要從正反兩方面進(jìn)行，正面評(píng)價(jià)的同時(shí)指出不足。正面評(píng)價(jià)要真誠(chéng)、具體、有建設(shè)性，指出績(jī)效表現(xiàn)優(yōu)異的地方，再指出不足之處；反面評(píng)價(jià)要客觀準(zhǔn)確；在評(píng)價(jià)過(guò)程中避免使用極端化字眼。
5、雙方共同尋找和分析未達(dá)成績(jī)效的原因，并有針對(duì)性找出改進(jìn)措施和方法。
6、結(jié)合績(jī)效分析的結(jié)果和部門/班組下一考核周期工作目標(biāo)，擬定下屬未來(lái)績(jī)效目標(biāo)，確定挑戰(zhàn)性指標(biāo)和日常性指標(biāo)、衡量標(biāo)準(zhǔn)、考核標(biāo)準(zhǔn)。
7、明確績(jī)效改進(jìn)中需要的資源和支持，管理人員取得下屬績(jī)效承諾。
8、面談結(jié)束時(shí)在本月績(jī)效考核表上簽字確認(rèn)考評(píng)結(jié)果，同時(shí)管理人員為下屬工作進(jìn)行鼓勵(lì)、打氣，提出自己的期望，幫助增強(qiáng)完成工作、提升績(jī)效的信心。
9、整個(gè)面談過(guò)程中管理人員應(yīng)對(duì)重點(diǎn)事項(xiàng)做好記錄，以便下一步跟蹤、驗(yàn)證和管理。
績(jī)效面談后的工作。
1、針對(duì)下屬存在的不足并制定改進(jìn)計(jì)劃的，定期或定時(shí)驗(yàn)證改進(jìn)效果?？?jī)效面談的重點(diǎn)是對(duì)優(yōu)點(diǎn)的延續(xù)和對(duì)不足的改善。這里面的不足，是上下級(jí)雙方經(jīng)過(guò)確認(rèn)后的不足，對(duì)于改進(jìn)計(jì)劃也是需要上下級(jí)共同商議確定，因?yàn)橹挥邢录?jí)認(rèn)可的東西才有可能被執(zhí)行。當(dāng)然，還有一句話是這么說(shuō)的：下級(jí)只做上級(jí)檢查的工作。因此，盡管上下級(jí)在極其和諧的氣氛下，共同認(rèn)可了不足和改進(jìn)計(jì)劃，但是如果沒(méi)有上級(jí)的跟蹤檢查，再好的改進(jìn)計(jì)劃也會(huì)落空。為此，上下級(jí)雙方在制定改進(jìn)計(jì)劃時(shí)要附上明確的排期，上級(jí)在節(jié)點(diǎn)上要進(jìn)行及時(shí)的檢查，這樣做是告訴你的下級(jí)你對(duì)改進(jìn)計(jì)劃足夠重視，進(jìn)而說(shuō)明你對(duì)他同樣很重視。
2、對(duì)于下屬普遍存在的問(wèn)題，及時(shí)組織集中培訓(xùn)或交流。如果你的下屬普遍存在同樣的問(wèn)題，如不知如何做計(jì)劃、總結(jié)，整體的工作思路存在問(wèn)題等，可以把下級(jí)組織在一起進(jìn)行交流、溝通或者培訓(xùn)，以做出整體改進(jìn)，從時(shí)間上講，這種整體的溝通要及時(shí)，最好安排在績(jī)效面談結(jié)束后的一周之內(nèi)。
3、對(duì)于階段工作表現(xiàn)最差的下屬要持續(xù)注意觀察，及時(shí)提供支持和幫助。對(duì)于一貫表現(xiàn)較差、改進(jìn)不明顯的員工，可以選擇為其調(diào)整崗位。也許目前的崗位并不適合他，可以調(diào)整到另一個(gè)崗位上再做觀察；還有一種情況是以前一貫表現(xiàn)較好，只是在某一階段表現(xiàn)較差，上級(jí)應(yīng)給予一定的關(guān)注，可能是在家庭或其他方面遇到了什么問(wèn)題，從而影響了工作。作為上級(jí)應(yīng)及時(shí)了解情況，在能力范圍之內(nèi)給予最大限度的解決，調(diào)整下級(jí)的工作狀態(tài)。對(duì)于觀察來(lái)講，是要有持續(xù)性的，“三天打魚兩天曬網(wǎng)”式的觀察，容易讓下級(jí)產(chǎn)生懈怠，不利于改進(jìn)的持續(xù)執(zhí)行。
總的來(lái)說(shuō)，績(jī)效面談的重點(diǎn)在于幫助下屬解決問(wèn)題，任何不能幫助下屬解決問(wèn)題的行為、態(tài)度、方式，對(duì)于下級(jí)來(lái)講都是在浪費(fèi)時(shí)間，也會(huì)使下級(jí)對(duì)上級(jí)產(chǎn)生不信任感，影響后期的績(jī)效面談，久而久之績(jī)效面談成為了一種形式，績(jī)效管理工作也難逃形式主義的厄運(yùn)?？?jī)效面談是績(jī)效考核工作的最后一環(huán)也是最重要的一環(huán)，同時(shí)這也是PDCA循環(huán)的開始一環(huán)。
