開會少不了會議資料，想要把會開好，就得從高質(zhì)量的會議資料做起。

所謂“高質(zhì)量的會議資料”，并不是資料內(nèi)容絕對正確那么簡單，必須滿足以下幾個條件：

·清楚寫明會議的主旨和目的；

·讓人能在短時間內(nèi)輕松讀完；

·無論誰在何時閱讀，都能獲取完整信息。

為了在開會時用更短的時間做出更準確的決策，準備會議資料時就要力求滿足以上這幾個條件。

1、 會議資料要以文章形式呈現(xiàn)

亞馬遜的會議資料不能只寫要點。亞馬遜規(guī)定，會議資料要以文章形式呈現(xiàn)。因此，主講人多用Word文檔撰寫資料，提前打印出來，開會時分發(fā)給與會者。這些資料通常是在會議開始時分發(fā)的，與會者不必事先預習。因為亞馬遜認為，高質(zhì)量的資料必須讓人當場讀完就能迅速理解。

2、PPT會降低會議的效率

用PPT撰寫會議資料是比較容易的。主講人不用在意頁數(shù)，只要把自己想說的要點列在PPT上就是了。等到開會當天，對著PPT進行口頭說明，不想說的內(nèi)容也可以當場跳過。這樣的會議資料就算臨時抱佛腳糊弄一下也能完成。

撰寫大量文字材料卻是一項艱巨的任務。要讓文章既嚴謹連貫，又短小精悍、切中要害，主講人必須在動筆之前考慮到整體性，以免讓人在閱讀時遇到前后邏輯不通的情況，行文過程中也必須再三斟酌用詞，不斷增刪信息，力求完善。

3、 寫作技能不過關(guān)，就無法加入亞馬遜

早在招聘錄用的過程中，就已經(jīng)把寫作能力列為篩選條件之一了。

4、“1頁紙”是亞馬遜的基本資料模式

要將發(fā)言的要點總結(jié)在1張紙上，并且只允許單面有內(nèi)容。

除了在開會時用來輔助提案之外，“1頁紙”還可以作為簡單的總結(jié)報告，在日常工作的方方面面靈活使用。比如說，某個項目出了問題，導致數(shù)據(jù)異常。如果負責人認為不能立刻口頭說清，還需要進行調(diào)查分

析，那就可以在事后用“1頁紙”來匯報調(diào)查的結(jié)果，寫明問題的詳情、產(chǎn)生的原因、實際采取的對策，以及最后結(jié)果。

下文的“1頁紙”示例是一個關(guān)于情人節(jié)促銷計劃的模擬資料。從這個示例中可以看到，項目的背景、主旨、對應的行動計劃，以及最后想達成的目標，都要簡明扼要地寫在1張A4紙上。

“1頁紙” 示例

情人節(jié)促銷計劃

市場企劃部

××××年××月××日

背景

情人節(jié)是每年固定的促銷季，但近來，客戶需求越發(fā)多樣化，女性向男性贈送情人節(jié)禮物的傳統(tǒng)習俗逐漸淡化，造成銷售額一直未能較往年有所突破。故今年希望通過開發(fā)新的主題，讓促銷活動更貼近消費者的需求。

問題

近年來，女性礙于情面在情人節(jié)給身邊男士送“義理巧克力”的情況大幅減少。相反，女性為自己購買巧克力作為禮物的消費需求卻在逐年遞增。因此，現(xiàn)有選品無法確保完成銷售任務。此外，由于健康意識的增強，許多消費者都開始有意少吃甜食，年輕消費者

更是對巧克力避之不及。這使得我們失去了原本最主要的客群。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，更多日本人了解到歐美人過情人節(jié)的方式，于是，由女性向男性贈送巧克力的習俗被打破了，男性也向女性贈送巧克力，朋友之間，甚至其他社交關(guān)系中也開始互相贈送“友情巧

克力”。但巧克力的平均單價卻由2017年度的1970日元，下降至2018年度的1850日元。

對策

為備戰(zhàn)2020年情人節(jié)促銷季，現(xiàn)考慮落實以下項目：

1.開發(fā)高單價商品，充分挖掘消費者為犒勞自己而購買巧克力的需求，擴充高級進口巧克力的選品，力爭增加人均單筆購買金額。目標：平均單價+60日元

2.開發(fā)以健康為導向的商品，針對健康意識較強的顧客，大力推薦可可含量較高的巧克力等商品?？梢灾谱魉徒o父親的禮盒套裝，借此挖掘面向中老年男性的送禮需求。

目標：售出1000份禮盒套裝（禮盒單價2000日元）

3.開發(fā)除巧克力以外的其他商品，借鑒國外男性在情人節(jié)向女性贈送鮮花的習慣，以20歲至30歲男性為目標客群展開鮮花促銷。

目標：鮮花銷售量+100%

整體目標：情人節(jié)相關(guān)商品銷售量+8%

5、“6頁紙”

大型報告要控制在6張紙以內(nèi)除了“1頁紙”之外，亞馬遜還有另一種形式的會議資料，那就是“6頁紙”。

寫資料時除去附加材料之外，所有的信息必須被歸納整理在6張紙之內(nèi)。

就拿新項目提案來說，如果只是提出想法，那么用“1頁紙”就足夠了。然而一旦想法獲得通過、要拿出具體計劃，“1頁紙”就不夠用了。

因為此時需要說明的不僅有項目概要，還有為起草收支計劃而收集的財務信息等各種詳細內(nèi)容。

“6頁紙” 的內(nèi)容示例

服務的定義和概述

預算前景

時間表（預計實現(xiàn)盈利的時間）

商品定價

預想的消費人數(shù)

團隊成員編制

應急的后備計劃

財務信息

ROI（投資回報率）

6、 寫出好讀文章的兩個原則

原則1：結(jié)論先行

美國人被灌輸?shù)膶懽鞣椒ㄊ窍汝U述結(jié)論，然后再進行說明。

原則2：多用句號

東亞各國和地區(qū)的職場人在寫作方面還有一個問題：愛用逗號，句子拖得很長。

“要簡潔地寫出你想表達的內(nèi)容，多用句號?！?/p>

文章要簡短。這一點請務必牢記。

7、用于提案的資料要以逆向思考法來推敲

亞馬遜使用的逆向思考法是將這個過程完全倒過來，

先確定最終目標，再反過來思考如何達成目標。

直接把“將銷售額提升10%”定為目標，再考慮現(xiàn)狀與目標之間的差距，進而研究縮短差距的方法。在這種思維方式下，更容易誕生突破性想法。

8、每個項目都有自己的“信條”（tenets）

每個部門和各個項目組自己決定的：信條

例如，某個項目的內(nèi)容是推行新的配送方法，那么該項目組的“信條”可能就是“我們要為客戶提供最便利的配送服務”。根據(jù)這個“信條”，再利用逆向思考法，推導出什么樣的配送方法能讓客戶在最需要的時候拿到他們最需要的商品。

“信條”還有一個作用——統(tǒng)一項目相關(guān)人員對目標愿景的認知。這樣一來，在遇到問題時就會有明確的應對標準：符合“信條”的就是正確選擇，不符合的就是錯誤選擇?！靶艞l”就是要讓項目相關(guān)人員在理念上達成共識。這種由各部門和項目組設立的“信條”無疑也能提高開會時的效率。

9、 推出新項目時的說明資料要以新聞稿的形式撰寫

新聞稿是能讓方案更容易被接受的萬用模版.

這里說的“新聞稿”，就是大家日常看到的、企業(yè)向媒體發(fā)布信息時使用的文書。

逆向思考應用模版:

問題　想要解決的問題是什么？

問題　客戶（也包括公司內(nèi)部客戶、貿(mào)易伙伴等）的痛點是什么？

問題　現(xiàn)有商品或流程足以解決這些痛點嗎？為什么？

問題　如果不能，還有什么別的辦法？

問題　靠自己公司的技術(shù)和組織能力，能否解決問題、實現(xiàn)商品化？

問題　如果本公司無法解決，有沒有能提供解決方案的供應商？

問題　新商品的具體優(yōu)勢是什么？

問題　如何利用新商品的優(yōu)勢來解決問題？

問題　這是不是最簡單的解決方案？如何可以更簡化？

問題　客戶對解決方案的滿意程度是多少？

新聞稿形式的資料包括哪些內(nèi)容

整理好思路之后，要將這些內(nèi)容放到新聞稿樣式的文檔中。下面羅列了新聞稿形式的資料中應當包含的內(nèi)容，還提供了一則以此架構(gòu)撰寫的示例，供大家參考。

參考示例后就能發(fā)現(xiàn)，撰寫新聞稿形式的資料，要以外部視角，也就是客戶視角為出發(fā)點進行構(gòu)思。資料要解決的問題不是“我們想做些什么”，而是“客戶會有什么樣的感受，如何才能接受提案”。因此，必須盡可能避免內(nèi)部視角。

除了新聞稿形式的資料之外，通常還會準備常見問題與解答和用戶手冊各一份，作為附加的補充材料。常見問題與解答是針對客戶可能提出的問題進行預判，并給出相應的答案。要準備好這份資料，就必須想

象客戶在接觸到新商品或新服務時所處的狀態(tài)，細致地思考客戶所處的場景。這也正是逆向思考法的一種實踐。

新聞稿形式的資料應包含以下內(nèi)容:

標題有關(guān)商品的簡短說明。

副標題：目標市場

誰將從這項服務或商品中獲益。

第1段：商品概要、優(yōu)勢

簡要總結(jié)商品或服務的概況及優(yōu)勢。第1段非常重要，要讓人即使不通讀全文也能理解主旨。

第2段：要解決的問題

明確地陳述要解決的問題。

第3段：解決辦法

清楚地寫明問題的解決方案。點明解決方案的亮點。

第4段：負責人之聲

在亞馬遜，負責人要向客戶傳達商品所提供的價值。

第5段：過程易如反掌

讓人了解啟動這個新商品或新服務的過程有多簡單。

第6段：客戶之聲

從客戶的角度表達產(chǎn)品或服務的優(yōu)勢。

第7段：總結(jié)和補充

提供鏈接，導向商品詳細資料及其他補充信息。

10、不斷進化才是不變的原則

亞馬遜不設置固定模版

亞馬遜非?？粗匦侣劯逍问降臅尜Y料，但也并沒有規(guī)定員工一定要按照這個格式來寫。

亞馬遜規(guī)定書面資料只有“1頁紙”和“6頁紙”兩種，但在具體的寫作方法上并沒有嚴格的規(guī)定。

02

決策會議的原則和方法

1、 項目主管就是會議的負責人

會議負責人負責：發(fā)起會議、邀請與會者、掌控議程、推進討論。

項目負責人：完成會議記錄（也可委托他人代勞、確認會議的實施進度，會后跟進。）

2、 用“3個W”讓與會者對會議目標達成共識

會議前后要產(chǎn)生變化.

用“3個W”有效地設定會議目標，即：

·任務（what）

·人員（who）

·?時間節(jié)點（when）

會議負責人要在召集會議和會議開始時讓所有人明確目標，這是避免決策會議無疾而終的第一步。

3、會議從“沉默”開始

用15分鐘進行默讀.

在主持人明確會議目標、說明議題的先后順序、確保與會者都拿到資料后，還有一個特殊的“儀式”。

就算事先已經(jīng)通過電郵將資料發(fā)送給與會者了，會上也會留出一定的閱讀時間?！?頁紙”的閱讀時限是5分鐘，“6頁紙”是15分鐘。瀏覽資料期間一定要保持會場安靜，不接受任何提問。

4、 會議負責人的三項職責

調(diào)動所有與會者:靈活調(diào)動所有參與者的智慧，讓大家參與討論。確保所有人目標一致，達成共識。

時間管理：開會時負責人不僅要推進討論，還要分配好時間。

撰寫會議紀要：會議負責人要撰寫會議紀要。但如果實在無法在主持會議的同時兼顧記錄的工作，也可以請其他與會者代勞。會后發(fā)給與從所有人。