常言道，會(huì)做的不如會(huì)說(shuō)的，會(huì)說(shuō)的不如會(huì)匯報(bào)的，這只是片面之詞，不過(guò)也能由此可見匯報(bào)的重要性。人是存在理性和非理性兩面的，是社會(huì)群體性動(dòng)物，需要通過(guò)建立與他人的鏈接，才能獲得必要的認(rèn)同。所以，在項(xiàng)目管理過(guò)程中建立有效的匯報(bào)機(jī)制是必不可少的。那么我們?nèi)绾文軌蚋玫南蚩蛻暨M(jìn)行匯報(bào)呢？
我曾說(shuō)過(guò)，溝通是有階梯的。那么同樣，匯報(bào)也是有層級(jí)的，時(shí)間也是分節(jié)點(diǎn)的。面向不同的項(xiàng)目干系人，到了不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，匯報(bào)的內(nèi)容和形式也不盡相同。
01
關(guān)鍵客戶匯報(bào)
????????針對(duì)客戶的匯報(bào)，如果按項(xiàng)目里程碑分，可以分為項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議、項(xiàng)目需求確認(rèn)評(píng)審、項(xiàng)目設(shè)計(jì)評(píng)審、項(xiàng)目中期匯報(bào)、項(xiàng)目成果匯報(bào)、項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收匯報(bào)和驗(yàn)收評(píng)審；如果按匯報(bào)層級(jí)分，直接對(duì)接人匯報(bào)，分管負(fù)責(zé)人匯報(bào)，項(xiàng)目決策人匯報(bào)和專家匯報(bào)。而每次匯報(bào)要達(dá)成什么目標(biāo)，會(huì)議組織形式如何，會(huì)議之前要做些什么，匯報(bào)什么內(nèi)容，匯報(bào)之后做什么，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部做什么？接下來(lái)這里針對(duì)項(xiàng)目起決定性作用的重要匯報(bào)進(jìn)行講解。
一
項(xiàng)目啟動(dòng)匯報(bào)
匯報(bào)目的
????????達(dá)成項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)的一致性
匯報(bào)形式
????????組合式會(huì)議匯報(bào)
????????匯報(bào)方：甲方項(xiàng)目對(duì)接人開場(chǎng)、承建方、監(jiān)理方/代建方
????????點(diǎn)評(píng)方：客戶上級(jí)，如一把手，分管信息化領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)
會(huì)前準(zhǔn)備
????????匯報(bào)對(duì)象是誰(shuí)，興趣點(diǎn)
????????匯報(bào)地點(diǎn)，時(shí)間
????????不同干系人期望的目標(biāo)是什么
????????項(xiàng)目對(duì)接人的溝通一致性
????????監(jiān)理方/甲方/代建方溝通驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)
????????文檔資料
????????項(xiàng)目成果
????????會(huì)議議程
????????會(huì)議通知
????????會(huì)議材料準(zhǔn)備
匯報(bào)主要內(nèi)容
????????感謝
????????項(xiàng)目背景介紹
????????前期進(jìn)度回顧
????????我是誰(shuí)，來(lái)做什么，達(dá)成什么
????????打算怎么做——>實(shí)施方案
????????????????對(duì)于業(yè)務(wù)需求的理解
????????????????勾勒出的初步業(yè)務(wù)框架
????????????????組織保障
????????????????溝通機(jī)制
????????????????質(zhì)量保障
????????????????服務(wù)保障
????????????????風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題
????????????????項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)
????????????????預(yù)期效益
匯報(bào)后總結(jié)
????????表態(tài)性發(fā)言
會(huì)后工作
????????會(huì)議紀(jì)要
????????項(xiàng)目實(shí)施方案確認(rèn)
????????干系人通訊錄
????????合約流程
????????開工申請(qǐng)單
????????付款申請(qǐng)
二?
項(xiàng)目中期匯報(bào)
匯報(bào)的目的
????????經(jīng)過(guò)前期的調(diào)研/分析/設(shè)計(jì)/開發(fā) 把階段成果進(jìn)行展示，進(jìn)行方向糾偏
匯報(bào)形式
????????組合式會(huì)議匯報(bào)
????????匯報(bào)方：承建方、代建方（監(jiān)理方）、甲方關(guān)鍵用戶代表
????????點(diǎn)評(píng)方：客戶上級(jí)，如一把手，分管信息化領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)
會(huì)前準(zhǔn)備
????????匯報(bào)對(duì)象是誰(shuí)，興趣點(diǎn)
????????匯報(bào)地點(diǎn)，時(shí)間
????????不同干系人期望的目標(biāo)是什么
????????項(xiàng)目對(duì)接人的溝通一致性
????????會(huì)議議程
????????會(huì)議通知
????????會(huì)議材料準(zhǔn)備
匯報(bào)主要內(nèi)容
????????關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)（對(duì)于計(jì)劃的回顧）
????????回歸本職：重點(diǎn)是講解技術(shù)與業(yè)務(wù)的融合
????????用戶的調(diào)研需求/想法是什么
????????可視化表達(dá)
????????需求可視化
????????功能可視化
????????技術(shù)可視化
????????數(shù)據(jù)可視化
????????技術(shù)和業(yè)務(wù)結(jié)合后有哪些優(yōu)勢(shì)
????????時(shí)間維度：過(guò)去和現(xiàn)在對(duì)比
????????創(chuàng)新性
????????空間維度：我們和同行對(duì)比
????????唯一性
????????創(chuàng)新性
????????關(guān)鍵業(yè)務(wù)問(wèn)題技術(shù)上如何解決的
????????問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)
匯報(bào)后總結(jié)
????????下一步重點(diǎn)工作，需要上級(jí)的支持
會(huì)后工作
????????會(huì)議紀(jì)要
????????需求規(guī)格說(shuō)明書確認(rèn)/設(shè)計(jì)方案確認(rèn)
????????付款申請(qǐng)（如有）
三?
項(xiàng)目成果/預(yù)驗(yàn)收匯報(bào)
匯報(bào)目的
????????回歸初心，以始為終，回答項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)需要達(dá)成的目標(biāo)，交答卷
????????推動(dòng)業(yè)務(wù)用戶大規(guī)模正式使用
匯報(bào)形式
????????組合式會(huì)議匯報(bào)
????????匯報(bào)方：承建方、監(jiān)理方/代建方、甲方項(xiàng)目關(guān)鍵用戶
????????點(diǎn)評(píng)方：客戶上級(jí)，如一把手，分管信息化領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)
會(huì)前準(zhǔn)備
????????匯報(bào)對(duì)象是誰(shuí)，興趣點(diǎn)
????????匯報(bào)地點(diǎn)，時(shí)間
????????不同干系人期望的目標(biāo)是什么
????????項(xiàng)目對(duì)接人的溝通一致性
????????會(huì)議議程
????????會(huì)議通知
????????會(huì)議材料準(zhǔn)備
匯報(bào)的主要內(nèi)容
????????回顧目標(biāo)
????????對(duì)標(biāo)需規(guī)完成了哪些內(nèi)容，超額完成了哪些內(nèi)容
????????試點(diǎn)用戶推進(jìn)情況
????????試運(yùn)行期間用戶提出的優(yōu)化點(diǎn)，優(yōu)先級(jí)，解決情況
????????匯報(bào)后總結(jié)
????????項(xiàng)目收尾階段的應(yīng)對(duì)策略
會(huì)后工作
????????會(huì)議紀(jì)要
????????試運(yùn)行報(bào)告確認(rèn)
????????付款申請(qǐng)（如有）
四?
項(xiàng)目驗(yàn)收匯報(bào)
匯報(bào)目的
????????項(xiàng)目驗(yàn)收，幫助客戶完成工作，完美收官
匯報(bào)形式
????????組合式會(huì)議匯報(bào)
????????匯報(bào)方：承建方、監(jiān)理方/代建方、甲方項(xiàng)目關(guān)鍵用戶
????????點(diǎn)評(píng)方：驗(yàn)收專家，同行代表，客戶上級(jí)，如一把手，分管信息化領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)
會(huì)前準(zhǔn)備
????????匯報(bào)對(duì)象是誰(shuí)，興趣點(diǎn)
????????匯報(bào)地點(diǎn)，時(shí)間
????????不同干系人期望的目標(biāo)是什么
????????項(xiàng)目對(duì)接人的溝通一致性
????????與監(jiān)理方/甲方/代建方確認(rèn)驗(yàn)收前需要準(zhǔn)備的資料
????????打印材料
????????簽字蓋章材料
????????與甲方溝通驗(yàn)收專家
????????專家溝通（如熟悉）
????????會(huì)議議程
????????會(huì)議通知
????????會(huì)議匯報(bào)材料準(zhǔn)備
????????對(duì)標(biāo)驗(yàn)收需要的文檔材料
匯報(bào)的主要內(nèi)容
????????回顧項(xiàng)目目標(biāo)項(xiàng)目范圍
????????對(duì)標(biāo)任務(wù)書完成了哪些內(nèi)容，工期匹配度
????????特色功能，行業(yè)先進(jìn)性
????????技術(shù)創(chuàng)新點(diǎn)，先進(jìn)性
????????試運(yùn)行數(shù)據(jù)展示及總結(jié)
????????項(xiàng)目成效
????????項(xiàng)目展望
匯報(bào)后總結(jié)
????????感謝
????????正式使用的服務(wù)承諾
會(huì)后工作
????????會(huì)議紀(jì)要
????????專家簽字
????????項(xiàng)目驗(yàn)收單確認(rèn)
????????付款申請(qǐng)
02?
組織內(nèi)部匯報(bào)
????????做好客戶匯報(bào)的同時(shí)，也要做到項(xiàng)目信息的通暢性，所以也要重視組織內(nèi)部的匯報(bào)，一方面讓組織管理者了解項(xiàng)目的進(jìn)展和成果，資源使用情況，及早做好資源統(tǒng)籌，另一方面征詢有經(jīng)驗(yàn)的管理者幫忙發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。
????????在一些扁平化管理組織中，項(xiàng)目經(jīng)理的直接主管是部門總監(jiān)，或者分管領(lǐng)導(dǎo)，所以這里主要針對(duì)扁平化的組織形態(tài)做重點(diǎn)闡述。
組織內(nèi)部的匯報(bào)一般有常態(tài)性的周報(bào)，月報(bào)，也有非常態(tài)性的關(guān)鍵問(wèn)題匯報(bào)。那有人在問(wèn)有沒有日?qǐng)?bào)呢，有，但不是常態(tài)性的，一般在項(xiàng)目出現(xiàn)沖突產(chǎn)生重大問(wèn)題之后，引入日?qǐng)?bào)機(jī)制，一天一進(jìn)展，一天一匯報(bào)。所以這里重點(diǎn)來(lái)講解常態(tài)性匯報(bào)。
一?
項(xiàng)目周報(bào)
匯報(bào)目的
????????保證組織內(nèi)部項(xiàng)目信息的一致性
匯報(bào)形式
????????郵件、EXCEL/WORD/PPT
匯報(bào)主要內(nèi)容
????????項(xiàng)目取得的進(jìn)展（與上周相比）
????????項(xiàng)目目前的進(jìn)展在整個(gè)項(xiàng)目周期當(dāng)中的位置
????????項(xiàng)目遇到的問(wèn)題及解決方案
????????項(xiàng)目接下來(lái)可能的風(fēng)險(xiǎn)
????????下周主要工作內(nèi)容
匯報(bào)之后的反饋和跟進(jìn)
????????征集組織管理者的反饋和建議，增加到項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)列表中
二
項(xiàng)目月報(bào)
匯報(bào)目的
????????項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)報(bào)告，取得或者釋放組織資源，保障項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)成效
會(huì)前準(zhǔn)備
????????與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通項(xiàng)目的問(wèn)題及解決方案、風(fēng)險(xiǎn)及緩解措施
????????與直接主管溝通項(xiàng)目的問(wèn)題及解決方案、風(fēng)險(xiǎn)及緩解措施
????????項(xiàng)目度量數(shù)據(jù)（進(jìn)度、工時(shí)、成本）
????????歸集提煉項(xiàng)目工作亮點(diǎn)
匯報(bào)形式
????????專題會(huì)議、PPT/WORD
匯報(bào)主要內(nèi)容
????????項(xiàng)目取得的亮點(diǎn)
????????項(xiàng)目進(jìn)度與計(jì)劃比較
????????項(xiàng)目成本與計(jì)劃比較
????????下一步重點(diǎn)工作
匯報(bào)之后的反饋和跟進(jìn)
????????征集組織管理者的反饋和建議，增加到項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)列表中
????????會(huì)議紀(jì)要
項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)報(bào)表
????????這一章節(jié)我會(huì)放在項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理中重點(diǎn)來(lái)講，所以次節(jié)略過(guò)。
03?
“6331”PPT匯報(bào)技巧
六大過(guò)程路徑
定主題、定提綱、定內(nèi)容
提重點(diǎn)、提亮點(diǎn)、提績(jī)效
三大基本要求
準(zhǔn)確性：內(nèi)容（文字、數(shù)字、表述）、對(duì)稱排布
一致性：內(nèi)容、樣式、字體、顏色
邏輯性：前后文、故事性
三大標(biāo)準(zhǔn)法則
“三點(diǎn)”原則：三點(diǎn)內(nèi)容最容易被人記住
“六字”原則：標(biāo)題短語(yǔ)、關(guān)鍵詞短語(yǔ) 盡可能不要超過(guò)六個(gè)字
“數(shù)字”原則：能用數(shù)字表達(dá)的用數(shù)字,容易被記憶
一句總結(jié)提煉
突出對(duì)比
????原來(lái)怎么樣，現(xiàn)在怎么樣
????沒有怎么樣，有了怎么樣
突出績(jī)效
????為客戶帶來(lái)了什么價(jià)值
????解決了什么困難
????減輕了什么負(fù)擔(dān)
突出創(chuàng)新
????體現(xiàn)不同點(diǎn)、同行、國(guó)內(nèi)、國(guó)際
04
?正式匯報(bào)八項(xiàng)注意
第一、會(huì)前邀約雙向確認(rèn)
會(huì)議地點(diǎn)時(shí)間
議程
邀請(qǐng)函/會(huì)議通知
第二、物資準(zhǔn)備充分詳細(xì)
顯示器材（投影、大屏、比例、線材）
匯報(bào)設(shè)備（筆記本、操作系統(tǒng)、轉(zhuǎn)接設(shè)備、兼容性）
匯報(bào)材料打?。ú蚀颉⒑诎?、單面、雙面、裝訂）
其他物資（拍照、錄音、錄像、茶水、紙筆、席卡、充電寶）
第三、會(huì)務(wù)人員安排妥當(dāng)
場(chǎng)記
書記
簽到登記人
串場(chǎng)人
第四、會(huì)議場(chǎng)地準(zhǔn)備齊全
座位及座次
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
停車安排
第五、入會(huì)簽到及時(shí)周到
簽到表
第六、匯報(bào)演講清晰自信
演講稿
提早演練
清晰
口語(yǔ)
自信
匯報(bào)現(xiàn)場(chǎng)需要及時(shí)跟進(jìn)和糾偏
沖在第一線
第七、保密工作安全可靠
及時(shí)清場(chǎng)
及時(shí)關(guān)門
第八、會(huì)后清場(chǎng)完美收官
材料回收
會(huì)議室整理
????????以上就是針對(duì)項(xiàng)目匯報(bào)的主要內(nèi)容，包括我們對(duì)客戶如何匯報(bào)，組織內(nèi)部如何匯報(bào)，工作準(zhǔn)備充分，做到匯報(bào)心中有數(shù)，提早進(jìn)行演練，正式匯報(bào)才會(huì)游刃有余。
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心靈感悟，堅(jiān)持原創(chuàng)
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