一個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)、一個(gè)決策的執(zhí)行、一個(gè)方案的拍板，其中都少不了“催辦”這個(gè)環(huán)節(jié)?！按咿k”就是催促別人采取行動(dòng)配合你的工作，行動(dòng)的方式多種多樣，有回句話的、有表個(gè)態(tài)的、有簽個(gè)字的、有告知某些情況、或者提供某些資料等等。如果別人行動(dòng)及時(shí)，你的工作就會(huì)進(jìn)展順利；如果別人不給力，你的工作就會(huì)卡在節(jié)骨眼上無(wú)法推進(jìn)。
催促他人辦事，要注意方式方法
很多職場(chǎng)人知道被動(dòng)等待他人回復(fù)是不靠譜，應(yīng)該主動(dòng)出擊催促他們盡快配合。然而，很多人不知道爭(zhēng)取他人配合，不僅需要積極主動(dòng)，還需要審時(shí)度勢(shì)。一個(gè)不小心，你的積極在他人眼中變成了唐突，你的催辦在他人眼中變成了督辦，你積極主動(dòng)不遺余力的工作態(tài)度，在他人眼中是咄咄逼人甚至不識(shí)時(shí)務(wù)。為什么會(huì)這樣子呢？我給大家舉些例子吧。
常年做甲方的我經(jīng)常與各路銷售人員打交道，對(duì)銷售人員的心理和行為有一定了解。當(dāng)銷售無(wú)不希望客戶一看到他的報(bào)價(jià)就馬上答復(fù)，一答復(fù)就馬上成交。因此，在報(bào)價(jià)發(fā)給我之后，絕多數(shù)銷售人員會(huì)打電話過(guò)來(lái)問(wèn)“收到報(bào)價(jià)了嗎？”，“貴司有意向嗎？“之類的問(wèn)題。也有不少人把公司介紹資料發(fā)給我之后，立馬來(lái)電約我面談。他們那種急于搞定客戶拿下訂單的心情表露無(wú)遺。那么，我會(huì)有什么反應(yīng)？
客戶的反應(yīng)視乎采購(gòu)品的急迫性、重要性和復(fù)雜性而定。如果購(gòu)買的東西既簡(jiǎn)單又便宜還急著用，那不用銷售跟催，客戶也會(huì)追著他下單送貨。假如購(gòu)買的東西性質(zhì)特殊、價(jià)格不菲，客戶需要精挑細(xì)選貨比三家的話，銷售急迫的跟進(jìn)就會(huì)引起客戶的反感了。
比如說(shuō)，你需要挑選一個(gè)培訓(xùn)課程，一個(gè)長(zhǎng)期合作的物流公司，一個(gè)甲級(jí)寫字樓的辦公室，一個(gè)辦公室裝修承包商，一個(gè)商務(wù)禮品的供貨商時(shí)，這些采購(gòu)行為都不可以馬上拍板成交，必須根據(jù)公司制度一步步地進(jìn)行篩選比對(duì)，在合同簽訂之前還要按照流程進(jìn)行審批。在這種情況下，如果銷售人員把公司資料或者方案報(bào)價(jià)發(fā)出后沒(méi)多久，就追問(wèn)你意下如何，你是很難拿出確切答復(fù)的。而且當(dāng)你正在貨比三家，面對(duì)多家公司的銷售時(shí)，如果每個(gè)銷售都追著你問(wèn)，你不覺(jué)得煩才怪呢。
有位當(dāng)法務(wù)的同學(xué)看到我這一講的微博課后，給大家舉了一個(gè)這樣的例子：她的上司讓她去問(wèn)外聘顧問(wèn)律師A幾個(gè)案件的進(jìn)行情況，催A加快申請(qǐng)執(zhí)行的進(jìn)度，免得公司大領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得她們部門工作不積極。于是，她想了個(gè)法子委婉地向A了解案子的進(jìn)展，并索取相關(guān)資料。
為什么她要委婉地問(wèn)，而不是直接地問(wèn)呢？因?yàn)?，盡管顧問(wèn)律師是她公司的業(yè)務(wù)外包方，但這種外包不是普通的勞務(wù)外包，是技術(shù)外包。能夠承接技術(shù)外包的專業(yè)人士或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)通常具備比較強(qiáng)的客戶選擇能力。因此，與顧問(wèn)律師的溝通還是客氣一些為好，不假思索地直接追問(wèn)業(yè)務(wù)進(jìn)度，很容易引起對(duì)方的不悅，進(jìn)而影響雙方的合作關(guān)系。
另外，我們?cè)傧胂?，?dāng)你去某公司面試后，得到HR的一張名片，你會(huì)主動(dòng)打電話問(wèn)她面試結(jié)果嗎？當(dāng)你與遠(yuǎn)在地球另一邊的一個(gè)級(jí)別不低的同事通信時(shí)，你會(huì)因?yàn)閷?duì)方?jīng)]有及時(shí)回復(fù)你的郵件而馬上打電話或發(fā)IM給他嗎？ 顯然，積極主動(dòng)地跟進(jìn)工作的態(tài)度是必須的，但要懂得因勢(shì)利導(dǎo)拿捏分寸，是吧？
選擇什么方式催辦，要看你與對(duì)方的關(guān)系
為什么催某些人辦事時(shí)，不能直接打電話催促或者徑直跑到他的辦公室問(wèn)個(gè)究竟呢？因?yàn)槟愫蛯?duì)方之間的關(guān)系還沒(méi)允許你這么做。
你們之間的關(guān)系是一種“弱聯(lián)系”。弱聯(lián)系（weak ties）是指一種粘性很小的人際互動(dòng)模式，其特征是接觸機(jī)會(huì)少、感情基礎(chǔ)弱、親密程度低、利益交換少而窄。從上面的例子可以看出，與還未建立穩(wěn)定業(yè)務(wù)關(guān)系的潛在客戶、利益交換范圍比較窄的外聘律師，以及一面之緣的HR或接觸甚少的國(guó)外高層之間的關(guān)系都屬于弱聯(lián)系。要催他們辦事，就得掌握好力度、拿捏好分寸。不然，用力過(guò)猛很容易把這“弱聯(lián)系”給弄斷了。
催促”弱聯(lián)系“對(duì)象辦事，盡量不要用電話或者IM。因?yàn)?，這些方式有一種”要求他人立即給予答復(fù)“的意味，很容易給對(duì)方一種唐突甚至冒犯的感覺(jué)。我建議最好使用電子郵件進(jìn)行交流，因?yàn)殡娮余]件給予對(duì)方緩沖的空間和處理的時(shí)間，顯得更為客氣得體。
接下來(lái)，我告訴大家?guī)追N催促他人給回復(fù)或者作決定的表達(dá)方式。這些方式具有不同的力度，我把它們由強(qiáng)至弱進(jìn)行排列。請(qǐng)大家根據(jù)自己與溝通對(duì)象的關(guān)系進(jìn)行選擇，并且舉一反三、靈活運(yùn)用。
"Hi, Rahel. I would love to get your reaction to the proposal I sent last week. Have you had a chance to review it? I will call you on Friday unless we have communicated before then."
給對(duì)方一個(gè)”最后通牒“：要是你在周五之前不回復(fù)我，我就打”奪命追魂call“。
"I know you want to offer the program in July. I have only three days available that month: July 11, 12, and 13. Please let me know if you would like me to hold a day for you."
坦誠(chéng)地告訴對(duì)方：其實(shí)我沒(méi)多少時(shí)間陪你耗了，要么你盡快和我約個(gè)時(shí)間，要么咱們拉倒。
"Hello, John. I am forwarding the message I sent last week to be sure you received it. I look forward to hearing from you."
直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方：這是我第二次找你了，一直在等你回話哦。
"If I hear from you by Friday, I will be able to incorporate your input into the preliminary design" or "If you pay by July 1, you will be eligible for the early-registration discount."
用小恩小惠吸引對(duì)方早日下決定。
"Hi, Jessica. As you consider ways to improve the operation team's writing skills, you may find this survey data instructive."
向?qū)Ψ教峁┮恍┬迈r有用的資訊，婉轉(zhuǎn)地提醒對(duì)方：不要忘了我找你有事哦。
好，這一課就講到這里。下一講我們來(lái)看看一個(gè)同學(xué)遇到的難題——一個(gè)前輩塞給他一項(xiàng)工作時(shí)說(shuō)：”不急，你慢慢做吧?！罢l(shuí)知沒(méi)過(guò)多久這前輩就來(lái)催交貨了。他想知道以后面對(duì)這種情況時(shí)，該如何處理？我們周三再聊吧。
