前不久和一位縣級(jí)行政部門辦公室負(fù)責(zé)人在一起，聊天中他說到：很多時(shí)候，下級(jí)對(duì)口部門填寫一個(gè)上報(bào)的統(tǒng)計(jì)表，表腳的說明都不自己看看。拿到表從表頭就一直問怎么填，很多負(fù)責(zé)人上報(bào)上來表或多或少的也問題。
這不禁讓我想到了近年來在基層一線看到的種種布置開展工作的“效率”問題，也遇到過許多“重復(fù)用工或者走彎路”的事。
很多時(shí)候我們都會(huì)用“事務(wù)太多”來搪塞開展工作時(shí)的“不用心”。是啊，確實(shí)也有因?yàn)橥ㄖ?、事?wù)繁忙而造成的沒時(shí)間過細(xì)商討、斟酌的現(xiàn)象。
但是，我認(rèn)為越是繁忙越應(yīng)“用心”，只有這樣才提高辦事效率，節(jié)省時(shí)間，減輕負(fù)擔(dān)。那么，怎樣才能做到“用心”、提高效率呢？
《原則》這本書中的“成功五步驟”值得我們參考，值得我們反思我們的工作中究竟哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題。
第一步，目標(biāo)
“做事要有目標(biāo)”這是無人不知的常理，所以按照上級(jí)通知執(zhí)行任務(wù)時(shí)要明確目標(biāo)應(yīng)該不用老生常談。但是，也有不少不明確目標(biāo)行事或者目標(biāo)不切合實(shí)際的不良現(xiàn)狀發(fā)生。
還是那句話“通知布置的事情太多（確實(shí)有時(shí)候一個(gè)科室要接收布置三四項(xiàng)工作），所以沒時(shí)間細(xì)化方案”，于是出現(xiàn)有些科室機(jī)械化轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)通知，造成眾多的執(zhí)行困難。
目標(biāo)是一個(gè)結(jié)果，為了達(dá)成這個(gè)結(jié)果實(shí)施開展理應(yīng)切合實(shí)際、因地制宜。在日常工作中這個(gè)目標(biāo)達(dá)成效果不明顯、效率不高，很多時(shí)候在于把“目標(biāo)”教條式當(dāng)做一個(gè)過程來執(zhí)行，或者為了這個(gè)目標(biāo)不假思索，邊開展邊調(diào)整。這樣容易造成浪費(fèi)時(shí)間和精力的不良后果。
當(dāng)然，我們也不難遇到目標(biāo)不明確的各種大小會(huì)議，比如動(dòng)不動(dòng)就開會(huì)，一開會(huì)就討論半天，結(jié)果呢？什么是主題？這個(gè)會(huì)議是否值得召開？或者說是否可以不召開會(huì)議也能安排布置？
所以，要有目標(biāo)人人知曉，問題是在所謂的忙碌、沒有更多時(shí)間準(zhǔn)備的借口下，毫無明確目標(biāo)的會(huì)議或者安排數(shù)不勝數(shù)，美其名曰“常規(guī)事務(wù)”或者說“常規(guī)會(huì)議（有時(shí)也叫例會(huì)）”。
第二，問題
即研究或者預(yù)設(shè)達(dá)成目標(biāo)可能遇到的各種問題，或者接到通知要回逐一尋找、思考“要做什么問題”和“會(huì)面臨什么問題”。
很多時(shí)候“效率不高”就是因?yàn)樗檎覇栴}不精準(zhǔn)、預(yù)設(shè)問題不到位。比如，有的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)在做的過程中產(chǎn)生問題才不斷地補(bǔ)充“新通知”。
這樣就容易造成“二次加工”，耗費(fèi)時(shí)間和精力。
第三，診斷
找到問題后就要分析“為什么？”、處理“怎么辦？”
在這個(gè)過程中一定要“開張圣聽”、充分論證，最終“診斷”出問題的根本，為“制定方案”提供有力依據(jù)。
如果“診斷”失誤，那么制定出的方案就會(huì)誤導(dǎo)，行動(dòng)就會(huì)背道而馳。就像面對(duì)一個(gè)人病了的“問題”一樣，醫(yī)生對(duì)“病”的診斷為治療方案提供了強(qiáng)有力的依據(jù)。
當(dāng)然，“治病”涉及到命，所以醫(yī)生會(huì)更專業(yè)、全方位進(jìn)行診斷。其他行業(yè)面對(duì)重要的事物也是如此的。
反而，越叫累的環(huán)境和地方，越不重視對(duì)自己面對(duì)問題的診斷，或者說“診斷”結(jié)論的“客觀化”。比如，一診斷成績下滑的問題，第一反應(yīng)是“教學(xué)條件不好”；一診斷紀(jì)律性、養(yǎng)成性問題，第一反應(yīng)是“家長問題”……
“缺少根本性看問題和主觀性診斷問題”是目前極為嚴(yán)重的現(xiàn)象。
第四，方案
制定可行性方案是保障有效完成目標(biāo)的重要一步。要客觀看待問題、客觀診斷問題，克服主觀困難，因地制宜地制定相關(guān)方案。
不要一提到制定方案就覺得麻煩，依然用“沒時(shí)間”拒絕。由于出發(fā)點(diǎn)不正，于是就不自覺地進(jìn)入“應(yīng)付模式”，也就因?yàn)橹贫ǔ鰜淼摹胺桨浮笔菓?yīng)付式的，所以操作起來就刻板、沒有指導(dǎo)性。最終，適得其反。
最后，就是“踐行”
“等不是辦法，干才有希望”，要真正實(shí)現(xiàn)目標(biāo)最后還得去付諸行動(dòng)，沒有行動(dòng)或者說行動(dòng)不力前期的準(zhǔn)備也就毫無意義。
在此，我只是用膚淺的知識(shí)并結(jié)合實(shí)際情況簡要談了對(duì)成功“五步驟”理解，旨在強(qiáng)調(diào)要成功必須梳理這五個(gè)步驟、不可馬虎，更不能欠缺：
目標(biāo)——問題——診斷——方案——踐行！
