有時候，會覺得組織一場活動很復(fù)雜，但后來發(fā)現(xiàn)，其實并沒那么難。

有時候，會覺得組織一場活動很簡單，但后來發(fā)現(xiàn)，其實并不那么容易。

01

前幾天，我們俱樂部組織了一場活動，就經(jīng)歷了這樣的心路歷程。

這是一場線下沙龍活動。

為什么要舉辦這場沙龍呢？

活動初衷是俱樂部成立，想舉行一場成立大會，為此邀請導(dǎo)師在晚上作兩小時專題分享并授牌，為珍惜這次機會，我們決定邀請深圳片區(qū)的學(xué)員和非學(xué)員來參加。

活動最終有五六十人參加，如期順利結(jié)束。

活動第二天，俱樂部，即活動籌備組在微信群簡要作了語音復(fù)盤。

02

為什么要復(fù)盤呢？

開始我還在想，前一天，在會后，不是和導(dǎo)師一起吃飯暢聊了么？還有必要在第二天花專門時間復(fù)盤？

復(fù)盤之后，發(fā)現(xiàn)復(fù)盤太有必要，太有意義了。

復(fù)盤時，聽他人所言，想自己所想，很多想法似乎豁然開朗：

“這個做法確實好！”

“當初我怎么就沒想到？”

“當時為什么不多做這一件事？”

“下回，一定可以這樣做！”

前事不忘，后事之師。

復(fù)盤之后，更有信心將下次的沙龍舉辦得更好，至少比這次好，至少避開或者盡量避開那些曾經(jīng)踩過的坑。

03

復(fù)盤總結(jié)了哪些內(nèi)容？

復(fù)盤一般總結(jié)亮點和反思不足。

亮點在此不贅述，重點說不足和改進。

特將俱樂部成員群策群力之復(fù)盤內(nèi)容，擷取歸納一二，準確的說，歸納一二十條，至少對我們，說不定也對別人有益哩。

1、活動地址如何詳盡？

不足之處：雖然互動吧上列明的活動地址已經(jīng)寫得很詳細，還附有地圖，但由于地址變更過一次，且有一個地址與新地址名稱極為類似容易混淆，導(dǎo)致好幾個人跑錯地址，包括我們的導(dǎo)師。

改進措施：最好列明乘車路線。

如變更地址，確保通過系統(tǒng)或人工通知到每一位報名者。

2、何時建群？

不足之處：雖然在沙龍開始后，在主持人引領(lǐng)下現(xiàn)場建了微信群，但稍晚了些。

改進措施：早建群。

互動吧附二維碼，報名成功即進入微信群，提前預(yù)熱，更新動態(tài)，包括前述的地址變更。

入群后，引導(dǎo)改昵稱，專人活躍氣氛。

3、察看場地看什么？

不足之處：場地面積預(yù)估不準。

改進措施：場地查看時，最好獲得長寬高數(shù)據(jù)，以便規(guī)劃布景。

4、是否請專業(yè)攝影師？

不足之處：現(xiàn)場拍攝的照片全景多，個人特寫少，面部表情包少。

改進措施：除非內(nèi)部潛藏攝影高手，否則請專業(yè)攝影師的錢還真不能省。

5、如何更好布置會場？

不足之處：照片體現(xiàn)社群特色、社群文化的素材較少，微營銷做得不夠。

改進措施：多添加體現(xiàn)社群特色的現(xiàn)場背景素材，方便發(fā)圈。

6、簽到表如何制訂？

不足之處：采用的是空白簽到表讓參加者簽到，活動即將開始時，想電話詢問互動吧未到者時，核對很不方便。

改進措施：從互動吧導(dǎo)出表格直接作為簽到表。

7、是否準備茶點？

不足之處：雖然準備了礦泉水，但由于活動在晚上舉行，有人來不及吃晚餐，忍饑挨餓到十點。

改進措施：晚上分享，最好準備一點茶點，哪怕一點點。

8、會前會議何時召開？

不足之處：雖然在沙龍前幾天沙龍籌備組舉行過一次線上會議，但未能在沙龍將臨時充分頭腦風(fēng)暴。

改進措施：會前召開碰頭會至少不低于兩次，至少在沙龍舉行當天或前一天召開一次會前會議，當面或語音方式皆可，以查漏補缺。

9、流程分工如何優(yōu)化？

不足之處：雖然有秘書組、策劃組、執(zhí)行組、接待組等分工，但部分分工尚不是特別明確，也未充分關(guān)注到其它組工作。

改進措施：可以在石墨文檔建共享文檔，對會議流程、詳細分工職責、工作進度等，多人隨時實時修訂更新。

10、沙龍是否收費？

不足之處：在沙龍前籌備組對是否收費及收費多少進行了充分討論，確定的方案是非學(xué)員收50元，學(xué)員免費。結(jié)果是交費的非學(xué)員基本都來了，免費的學(xué)員缺席不少。

改進措施：所有的報名人員一律收費，當然學(xué)員可以適當優(yōu)惠。

11、指引海報如何做？

不足之處：貼在門口的指引牌為現(xiàn)場手寫，但不夠高大上，且尺寸稍小。

改進措施：門口指引海報可提前制作，不低于兩倍A3紙張大小，也可噴繪制作，重復(fù)使用。

12、如何體現(xiàn)工作人員專業(yè)形象？

不足之處：穿著略顯隨意，看不出我們是工作人員。

改進措施：可制作工作牌、徽章等，更顯禮儀風(fēng)范。

13、遲到人多怎么辦？

不足之處：沙龍開始時間設(shè)定為19：30，遲到人較多。

改進措施：可設(shè)定提前半小時簽到，簽到時間注明19：00。

14、如何避免浪費？

不足之處：會后礦泉水浪費嚴重。

改進措施：會議結(jié)束時，主持人引導(dǎo)參會者將水帶走。

15、音響dj如何播放得更好？

不足之處：現(xiàn)場dj只負責放音樂，配合不熟。

改進措施：提前與主講老師、主持人、策劃者溝通音樂和ppt播放內(nèi)容、播放時間。

16、紅包發(fā)多還是發(fā)大？

不足之處：發(fā)紅包環(huán)節(jié)，五六十人發(fā)五六十個紅包，顯得太平均太小，沒有“搶”的感覺，沒有“搶后”或興奮或遺憾的感覺。

改進措施：紅包數(shù)量比例稍小一點，最高金額顯得大一點。

17、主持人開場要多久？

不足之處：主持開場略長，眾人翹首以盼較長時間才等到老師出場。

改進措施：開場盡可能簡潔，可提前設(shè)定時間，并設(shè)專門或兼職計時官做計時牌，提醒主持人時間。

18、活動目標是否清晰？

不足之處：本次沙龍，是俱樂部的活動，老師給我們助威，還是老師課程的宣傳課？定位不太清晰，俱樂部的概念并沒有突出，打廣告痕跡略過明顯。

改進措施：活動目的或目標可厘得更清晰。

19、哪些項目可以刪減？

不足之處：沙龍中動員參加人員報名俱樂部，然而讓沒有學(xué)習(xí)過相關(guān)課程的學(xué)員參加俱樂部略顯尷尬。

改進措施：非學(xué)員較多時，可刪除報名俱樂部環(huán)節(jié)。

20、如何讓參加人員有更好體驗，并學(xué)有所獲？

不足之處：參與人更多是來聽分享，參與度不高。從內(nèi)容上，課程理論稍多。

改進措施：開場前可增加小游戲、分組介紹等環(huán)節(jié)，暖場破冰。讓報名者更有參與感，制造更多相互鏈接機會。

內(nèi)容和流程上，可增加更多干貨、實操應(yīng)用、學(xué)員分享等環(huán)節(jié)。

04

參與組織一次線下沙龍，迭代的不僅是老師所授的知識，還有組織沙龍的全過程。

這實在是一件很有意義并且很值得去做的事情。