? ? ?PPT、excel、word等是我們讀書就開始學(xué)習(xí)的辦公軟件，在日常生活、學(xué)習(xí)、工作中都要運用到，基本是人人必會的軟件。
? ? ? ? 讀書時期，我的office學(xué)得比較好的，總是自信滿滿的，認(rèn)為工作中使用這些軟件制作商務(wù)文本輕而易舉。直到最近，協(xié)助一個評審項目，制作給評審專家看的資料，制作出的資料送給領(lǐng)導(dǎo)審閱，被批評的一塌糊涂，不斷的重復(fù)修改、送審，最終是僥幸過關(guān)。這次事情也讓我注意到職場書面溝通技能的重要，重新給自己充電。
? ? ? ? 觀察周圍，類似我這樣情況的人不占少數(shù)，大多的心態(tài)就是完成好任務(wù)就行，忽略職場書面溝通，讓我們的職場書面溝通處于一種尷尬的地步，那要提高此技能，就應(yīng)該向?qū)I(yè)人士請教。
? ? ? ? 吉澤準(zhǔn)特就是一位有著多年咨詢公司的專業(yè)人士，他在《職場書面溝通完全指南》中指出，商務(wù)文本主要就是制作者讓客戶快速了解問題，推進解決問題的進程，制作商務(wù)文本，是一個“絕望”又獲得“希望“的事情?？偨Y(jié)出70個快速提高技巧，讓初入職場或者需要重新充電的人能夠快速進入工作狀態(tài)。
1.認(rèn)清自己的水平
? ? ? ? 在制作商務(wù)文本前，最重要的一步就是認(rèn)清現(xiàn)在自己的水平。清楚的知道現(xiàn)在自己在制作商務(wù)文本時的優(yōu)缺點。吉澤準(zhǔn)特在《職場書面溝通完全指南》中，給出一個自我測評表，可以通過測試得知自己制作水平是“分條羅列單一型“、”圖表形式單一型“、”圖解偏好型“、”信息圖解型“中的哪一項。依據(jù)自己的制作水平，可以選擇從不同的快速提高技巧開始學(xué)習(xí)。
2.熟悉商務(wù)文本制作流程
? ? ? ? 在認(rèn)清自己現(xiàn)有水平的前提下，咱們可以開始學(xué)習(xí)提高技巧了吧？不行，工欲善其事，必先利其器。我們還應(yīng)該熟悉商務(wù)文本制作流程，避免做無用功或重復(fù)返工。
? ? ? ? 制作商務(wù)文本前，首先應(yīng)該明確商務(wù)文本的閱讀者類型、商務(wù)文本的使用目標(biāo)、商務(wù)文本閱讀者對商務(wù)文本有無指向性三個問題，這三個問題決定了商務(wù)文本制作的方向，這樣也避免了主觀猜測和制作過程中的多余修飾。
? ? ? ? 其次，站在商務(wù)文本閱讀者的角度，思考對商務(wù)文本的內(nèi)容期待和理解程度，同時根據(jù)閱讀者有無指定的表現(xiàn)方式等因素，綜合選擇說服閱讀者的表現(xiàn)方式。如演講，需要使用PPT來表現(xiàn)；有較多的計算數(shù)值和統(tǒng)計項目就選擇excel等等。
? ? ? ? 然后，遵循“1.框架—2.草稿—3.定稿“三個階段來制作商務(wù)文本。這里要說明的是用目標(biāo)層級和概要說明的方式將商務(wù)文本的內(nèi)容整理成框架，不論是采用PPT、excel或者word哪一種方式，都要明確PPT每張幻燈片、excel每個表格或者word每個段落的具體內(nèi)容，以便得到正確的評價和意見。
3.采用適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)方式
? ? ? ?表現(xiàn)方式，吉澤準(zhǔn)特在《職場書面溝通完全指南》主要使用PPT、EXCEL、WORD三種常用軟件舉例，在你根據(jù)閱讀者需求選擇了合適的軟件之后，更要注重軟件里的文字字體選擇、圖表制作方式、顏色的選擇等各種小細(xì)節(jié)的表現(xiàn)方式，細(xì)節(jié)決定成敗，往往這些不起眼的表現(xiàn)方式，反而影響整體效果。
? ? ? 可能有的朋友會說，這些不都是一些常識問題嗎？道理我都懂，還需要學(xué)習(xí)嗎？
? ? ? 所謂的常識，也只是在學(xué)習(xí)軟件時一些基本的知識，在實際的運用中，需要結(jié)合實際工作需求，這就需要重新學(xué)習(xí)了。
? ? ? ?如文字字體的選擇，現(xiàn)在字體種類多種多樣，可供制作者選擇的方向太多，在工作中制作商務(wù)文本時，必須要求字體的美觀，同時要考慮字體在數(shù)字、字母和文字之間的平衡關(guān)系。因為商務(wù)文本不僅僅是需要文字，還需要數(shù)字和字母等綜合應(yīng)用。合適的字體選擇才能讓商務(wù)文本更具有說服力，獲得閱讀者的信任。
4.檢查
? ? ? ?檢查是讀書時老師都會不斷提醒我們的學(xué)習(xí)習(xí)慣，當(dāng)然在工作中也不例外。制作完成了商務(wù)文本，就需要檢查來完善成果。商務(wù)文本一般是需要郵件傳送，需要對文檔進行檢查，清除無法直接可見的信息，避免出現(xiàn)信息泄露。
同時避免對方改寫文檔，預(yù)防溝通出現(xiàn)問題，可以將文檔設(shè)置成PDF格式或者文件保護。
有句流行的網(wǎng)絡(luò)語“大道理我都懂，但我還是過不好這一生”，希望這句不要成為你在工作中的常用語。
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