最近一段時間，朋友圈里頻頻爆出因為長期加班熬夜，導(dǎo)致身體機(jī)能下降，甚至猝死的消息。
前些天，一位微博網(wǎng)友發(fā)長文自曝因長期加班熬夜，突發(fā)腦出血急救的驚險經(jīng)歷，并呼吁大家要規(guī)律作息，不要因為工作而影響了健康。
這些消息鋪天蓋地，使得許多在大城市打拼的職場人驚懼不已。
加班熬夜工作，這似乎再正常不過了。為了能夠多賺取一點糊口的微薄薪水，為了能早一點拿出優(yōu)秀業(yè)績獲得晉升，為了拼搏后能換來美好的未來，我們起早貪黑，不眠不休地努力工作，恨不得把公司當(dāng)成家……
如果每個職場人的加班熬夜，都在創(chuàng)造新的價值，也許我們更容易相信自己的奮斗終將獲得更好的回報。但是，有多少人，其實一直掙扎在重復(fù)、瑣碎的工作雜務(wù)中，而且不停重做同一份提案、同一個PPT，卻始終無法讓上司滿意！
“我已經(jīng)很努力地做了，可是上司只是一句話：‘重做！’，我?guī)滋鞄滓沟募影喟疽咕投及踪M了……”加班熬夜做完，被打回來重做，然后繼續(xù)加班熬夜補(bǔ)救，卻還是會面臨下一次重做……這些就像是無法醒來的噩夢一樣，沉重地壓在許多職場人肩頭和心上。
如何擺脫“重做”噩夢？
想要擺脫這個噩夢，我們需要正視自己的核心問題——職場工作能力不足！而具體到由大量商務(wù)文本構(gòu)成的瑣碎工作上，問題則是——職場書面溝通能力不足！可是這世上總有比我們的文案工作量更大的職業(yè)，如《我的前半生》里面唐晶和賀涵一般的頂尖咨詢師，這些人如何高效地制作商務(wù)文本呢？
當(dāng)你看過日本知名咨詢師吉澤準(zhǔn)特的《職場書面溝通完全指南》之后，這些問題，就將不再是問題。這位在工作中制作過數(shù)萬份清晰易懂的商務(wù)文本，并能精準(zhǔn)抓住客戶需求，讓對方瞬間了解并接受提案的咨詢專家，總結(jié)了70個商務(wù)文本速成法，幫你一次性掌握Word、Excel、PPT的關(guān)鍵技巧。
這70個速成法，可以總結(jié)成兩大步驟（前期溝通、后期制作），四大板塊（框架溝通、框架制作、草稿制作、定稿制作）。
第一步，前期溝通，包含板塊【框架溝通】、【框架制作】
其實很多職場人的坎兒，就在這一步。
上司當(dāng)然想自己只是簡單說一句：“小王，你做個公司產(chǎn)品展示用的PPT，下午見客戶時要用！”便撒手不管，這個PPT就能直接拿到客戶面前完美展示。
但現(xiàn)實則是，不太可能！
上司作為管理者，需要保證業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)順暢并高效運作，如果一個下屬閉門造車做出的PPT直接拿到客戶的面前，多數(shù)時候是要砸公司和管理者自己的招牌的。所以，大多數(shù)上司要在展示前，親自且不斷地審核下屬做出的各類數(shù)據(jù)和文本，以免有任何瑕疵導(dǎo)致與客戶的交涉出問題。然而，如果經(jīng)過一段時間的制作后，上司最后發(fā)覺文本不能使用，并把完成的提案打回去，就既浪費了時間，又容易給下屬造成心理壓力，甚至上司自己也會焦慮起來。
理性分析，其實上司和下屬的目標(biāo)是一致的——趕快做出合格的文本給客戶展示，達(dá)成交易！可即便如此，許多下屬卻無法認(rèn)清上司的意圖，害怕如果不馬上說“好的”并且直接干起來，就會顯得自己能力不足，被上司和其他同事看輕。遇到問題時，下屬如果首先想到的是“我努力自己解決”，而不是向上司匯報并溝通正確的解決方法，就很容易走入歧途。
其實在開始制作提案之前，溝通就應(yīng)該到位，而不能等到做了一半或者成形的時候再匯報，那樣很可能面臨上司對提案內(nèi)容不滿，并且打回去重做的情況。
《職場書面溝通完全指南》一書中給出了有效的框架溝通制作的流程和技巧：
1、【框架溝通】確定目標(biāo)，選擇商務(wù)文本的展示形式
（1）明確Who、What、Why——事先決定希望對方采取怎樣的行動
Who就是指商務(wù)文本的“讀者”。
What指的是商務(wù)文本使用的“目的”。
Why是指對于讀者來說，商務(wù)文本的內(nèi)容是否具有針對性。
（2）通過分析，有效傳遞信息——事先了解對方的期待
分析把握讀者的特征，了解讀者對于商務(wù)文本的“期待”和“理解程度”，找到傳達(dá)信息最有效果的方法。
（3）根據(jù)目的選擇商務(wù)文本的展示形式——使對方理解的商務(wù)文本展示形式
希望對方理解什么？期待對方做什么？選擇最容易說明這些內(nèi)容的商務(wù)文本形式。
（4）用“框架→草稿→定稿”制作商務(wù)文本——用“三段式”接受評價
①框架：把商務(wù)文本的內(nèi)容按照“目錄層級+概要說明”整理的一種結(jié)構(gòu)。
②草稿：根據(jù)框架填充內(nèi)容。
③定稿：修改草稿，經(jīng)過修飾加工后成為能夠直接向第三方展示的最終版本。
2、【框架制作】決定目錄構(gòu)成，摘錄論點
（1）運用PREP列舉論點——使對方容易理解的說明方法
為了傳達(dá)商務(wù)文本的What（目的）并使對方接受，不僅要傳達(dá)該主張的Why（理由），也有必要提及Who（對方）這樣做的好處。
能夠簡明地表現(xiàn)這一邏輯結(jié)構(gòu)的就是PREP法。PREP就是表達(dá)point（主張）、reason（理由）、example（實例）、point（總結(jié)）這四個單詞的首字母。
（2）用“2種形式×6種思路”模式展示提案
形式一（專家）：如果對方有明確具體的方案，我們要站在“能夠提出客觀看法的專家立場”提出建議。
形式二（當(dāng)事人）：如果對方?jīng)]有明確具體的方案，我們要站在“強(qiáng)調(diào)主觀想法的當(dāng)事人立場”提出自己的方案。
具體的說明方法從6種構(gòu)思類型中選取合適的方法并加以運用。 這本書為每一種構(gòu)思類型都準(zhǔn)備了詳盡的說明，具體內(nèi)容，還是看書為好。
到此，最后再用A4紙整理框架，把目錄條理清晰地寫下來，前期的框架溝通和分析工作就完成了。
這一步的難點在于：一個職場人能否克服自己的情感和情緒障礙，以理性的態(tài)度面對眼前的工作。無論是害怕被人看輕自己的工作能力，還是不愿承認(rèn)自己經(jīng)常悶頭做出不符合上司期待的自嗨提案，或者單純只是不想在意自己的工作質(zhì)量，都會阻礙我們成為一個善于職場溝通與工作的卓越人才。
如果一個職場人確實想要達(dá)到“自己用心且努力地工作著”的期待，而不只是自我安慰并且“假裝很努力”的話，就該在學(xué)習(xí)職場溝通——不僅是口頭溝通，更是書面溝通上——投入足夠的精力和時間，實實在在地把工作做好，并為自己的價值加碼。
第二步，后期制作，包含板塊【草稿制作】、【定稿制作】
當(dāng)框架的方向和脈絡(luò)全部明確后，剩下的工作就是運用高超的軟件操作技巧，優(yōu)化所有文本制作的細(xì)節(jié)，盡善盡美。
【草稿制作】
【草稿制作】這一板塊當(dāng)中，有兩個技能指導(dǎo)模塊——制作文本表格、制作圖表。究其原因在于有些人更擅于用文本和表格傳達(dá)工作數(shù)據(jù)和內(nèi)容，而有些人則擅于以圖表方式更為直觀地傳達(dá)工作數(shù)據(jù)和內(nèi)容。但是對于工作來說，只能是哪種傳達(dá)方式最有效，就要用哪種傳達(dá)方式，不會顧及到一個人是否擅長制作這種形式的文本，所以職場人最好不要在這兩個技能方向上出現(xiàn)明顯短板，而是至少都要達(dá)到合格水平。
《職場書面溝通完全指南》這本書就很貼心地為大家準(zhǔn)備了自測問卷，讓一個人先了解自己思維方式與制作商務(wù)文本的長短板，再建議學(xué)習(xí)的順序和相關(guān)章節(jié)，揚(yáng)長補(bǔ)短。
1、文本制作的核心——統(tǒng)一、簡明
（1）善用模板打造文本格式的統(tǒng)一
格式統(tǒng)一，無論在Word還是PPT演示中都很重要。雖然我們可以每一張PPT都選取不同的精美圖片作為背景，每一行文字都可以用不同的字體甚至是藝術(shù)字，每一個文字都選取不同的字號大小，并把元素放在任何一個位置……但是，商務(wù)文本不是為我們彰顯自我個性服務(wù)，而是為了達(dá)成“說服展示對象”的實用目的而存在，這就要求我們打造風(fēng)格統(tǒng)一、版式清晰規(guī)整的商務(wù)文本，展示工作的專業(yè)性給對方。
（2）精簡文章，表達(dá)在精不在多
商務(wù)文本的展示空間有限，大量龐雜冗余的文本會削弱說服力，所以精煉文章的每一句話就成為了必要之事。將啰嗦的表達(dá)嘗試用簡單、準(zhǔn)確的詞語替代，去掉無用的口頭語，分析句式成分并重新組合，最終使表達(dá)清晰、明確、簡練、易懂。
舉例：精簡以下這段話
為了使句子具有精簡的形態(tài)，首先一開始要刪減修飾成分等內(nèi)容，只用主語和謂語這樣最簡單的結(jié)構(gòu)，然后再把這些成分一個個地還原，重復(fù)這個過程，直到還原程度能夠再現(xiàn)本來的文章意思并且沒有多余修飾成分為止。
2、表格制作的核心——數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的層次關(guān)系
（1）用樹狀結(jié)構(gòu)整理表格項目
新手做表格的一個壞習(xí)慣就是：無法識別各項數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)和層次。于是會出現(xiàn)所有項目并列在一張表格上，分不清主次和框架。書里推薦用樹狀結(jié)構(gòu)來整理表格項目，使項目的排列主次分明，層次結(jié)構(gòu)清晰、嚴(yán)謹(jǐn)。
（2）不注意會吃虧的表格處理冷知識！
a.重復(fù)的內(nèi)容用灰色標(biāo)記——重視后續(xù)的篩選和可讀性
b.選擇性的項目值和說明，要單獨制作工作表——便于他人更新信息
c.不使用“合并單元格”——活用“跨列居中”對齊方式
d.用“創(chuàng)建組”隱藏詳細(xì)信息——有針對性地顯示信息
e.基本邊框樣式：外邊框為實線、內(nèi)部為虛線——防止內(nèi)部框線遮擋單元格數(shù)字
3、圖表制作的核心——圖表元素的邏輯關(guān)系
你曾仔細(xì)研究過示意圖和圖表的區(qū)別嗎？你知道該用哪種工具制作示意圖和圖表嗎？你知道每一種形狀的視覺傳達(dá)功能嗎？
我不知道，也沒有仔細(xì)研究過，所以才驚覺吉澤準(zhǔn)特的《職場書面溝通完全指南》是一本多么實用的指導(dǎo)手冊，因為里面連每種箭頭表達(dá)的關(guān)系強(qiáng)弱都給一一列了出來！
（1）區(qū)別使用示意圖表和graph圖表——結(jié)合說明的目的選擇圖表形式
示意圖表是側(cè)重于說明要素間關(guān)系的圖解形式。Graph圖表是側(cè)重于說明數(shù)值特點的圖解形式。
a.示意圖的3大類，8小類
第一類是以橫縱軸為基礎(chǔ)的“縱橫型”，該大類下有“象限圖”和“矩陣圖”；第二類是梳理要素間關(guān)系的“關(guān)系型”，該大類下有“層次結(jié)構(gòu)圖”“集合圖”“關(guān)系圖”；第三類是沿時間軸整理各要素關(guān)系的“時間型”，該大類下有“階段圖”“流程圖”“循環(huán)圖”。
這里的每一個小類在書里也都有專門的說明。
b.graph圖表的3大類，9小類
第一類是表現(xiàn)數(shù)值大小的“數(shù)量型”，該大類下有“柱形圖”“餅圖”“面積比率圖”；第二類是表現(xiàn)數(shù)值動態(tài)變化的“變化型”，該大類下有“折線圖”“面積圖”；第三類是表現(xiàn)數(shù)值零散分布的“分布型”，該大類下有“直方圖”“散點圖”“誤差線圖”“雷達(dá)圖”。
（2）使用形狀和線條時設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)則
我們有時會利用多邊形、線條、箭頭來組成一些圖表，然而具體到不同的箭頭、不同的形狀究竟有什么區(qū)別，我們往往不會很在意，覺得圓角也可以，直角也可以。實際上，這些形狀和箭頭的符號含義，植根于人們內(nèi)心對符號的聯(lián)想，正是這些聯(lián)想賦予了符號意義，并使我們可以利用不同的符號組合去影響他人的心智。
所以從現(xiàn)在開始，別再把商務(wù)文本做得那么糙了，好好學(xué)習(xí)一下形狀的應(yīng)用技巧吧！
草稿制作涉及到很多細(xì)節(jié)問題，《職場書面溝通完全指南》這本書提供的分析技巧，清晰簡明，實用性極強(qiáng)，里面提出的很多問題都是大多數(shù)職場人一直都沒有想過的。不過這不是終結(jié)，草稿制作完之后，還有定稿制作這最后一個版塊。
【定稿制作】
草稿制作完畢之后，很多職場人就直接提交給了領(lǐng)導(dǎo)，然后等到資料需要展示、打印或者存檔的時候，免不了又要出岔子。究其原因，是定稿收尾的工作沒有得到重視，而一個合格的職場人，應(yīng)該把商務(wù)文本的后續(xù)問題全面地考慮清楚，再結(jié)束一個提案。
1、加強(qiáng)內(nèi)容的說服力——幾個潤色文本小貼士！
a.強(qiáng)調(diào)重點：加粗著色
b.用“增強(qiáng)型圖元文件”的形式粘貼圖表
c.清除圖表的邊框線和網(wǎng)格線
d.注明圖表數(shù)據(jù)來源，保證可信度
2、優(yōu)化印刷版資料的美觀度——讓紙質(zhì)資料也同樣美觀動人的秘訣！
a.“換行”，保證完整顯示打印內(nèi)容的小妙招
b.“灰度”，保持黑白打印時形狀顏色深淺有序的小妙招
c.“頁邊距”，留出筆記空間，還是承載更多信息的空間自由小妙招
d.“Excel打印設(shè)置”，表格打印版式控制小妙招
3、調(diào)整電子版資料的形式——不讓心血功虧一簣的關(guān)鍵！
a.刪除無用的幻燈片母版，防止信息泄露和文件格式過大
b.清除無法直接可見的信息，注意頁眉/頁腳和屬性信息
c.防止改寫文件，轉(zhuǎn)為PDF格式或設(shè)置保護(hù)文檔
拒絕閉門造車，提案不再“重做”！
我很幸運地在進(jìn)入職場不久，就遇到了吉澤準(zhǔn)特《職場書面溝通完全指南》這樣干貨滿滿的實用技能好書，并且一點一點遠(yuǎn)離“重做”的噩夢。
我們其實都希望自己手頭瑣碎的工作，能快點完成，并且盡可能完美，然而我們同時也知道，這是一個需要投入大量時間和精力去學(xué)習(xí)的過程。如今有這樣一本速成法技能手冊，每天只學(xué)一條速成法，三個月讓你受益一生，這也是絕對賺大了！
最重要的，是我們職場人必須時刻保持提升自己價值和能力的信心，堅持每一天更新自己，如此才能不被這個巨大的時代洪流輕易沖走并淹沒。
從今天起，拒絕閉門造車，開放自己的心，去擁抱學(xué)習(xí)、工作和生活。
去證明自己的努力不是虛妄，證明自己在職場中的價值。
我已經(jīng)啟程了，你呢？
