《職場(chǎng)書面溝通完全指南》的作者是吉澤準(zhǔn)特，擔(dān)任知名外資咨詢公司日本分公司領(lǐng)導(dǎo)，在專業(yè)領(lǐng)域，對(duì)從商務(wù)到系統(tǒng)的廣泛領(lǐng)域的咨詢工作都有涉獵。作為項(xiàng)目經(jīng)理，從事過(guò)數(shù)百億日元規(guī)模的系統(tǒng)運(yùn)用改善，也從事過(guò)許多次組織改革、人才培養(yǎng)的工作。因?yàn)闃I(yè)務(wù)涉獵范圍廣，他與組織負(fù)責(zé)人、中間管理職員、現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人等對(duì)象的交流、談判經(jīng)驗(yàn)也十分豐富。
這本書宣揚(yáng)“70個(gè)速成法，讓你的商務(wù)文本兼具說(shuō)服力和思考力?！边@句話有所偏頗，也許是作者為引起讀者注意所采用的文案。
速成，顧名思義，指的是“迅速成功”，這是不可能實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)榻^大多數(shù)成績(jī)都需要時(shí)間的孕育，而時(shí)間不會(huì)因某人的意志而改變。
雖然“速成”絕對(duì)不可能，但快速入門是有可能的。
快速入門不僅絕對(duì)有可能，而且還絕對(duì)必要。
快速入門，即掌握最少必要知識(shí) MAKE：Minimal Actionble knowledge and Experience。
掌握最少知識(shí)并馬上行動(dòng)，接下來(lái)把思路放在改進(jìn)上面。這是修煉一項(xiàng)能力的關(guān)鍵。
這本書不能讓人速成，但能讓人快速入門。
書開(kāi)頭有一個(gè)量表，可以測(cè)試書面溝通的思考力和吸引力。
通過(guò)思考力和吸引力的強(qiáng)弱把人劃分為
比如我因?yàn)榻?jīng)常做平面設(shè)計(jì)，我的書面吸引力為4，思考力為-1，屬于圖表偏好型。
測(cè)試完之后，本書建議先閱讀自身擅長(zhǎng)的部分：
圖表偏好型先閱讀制作圖表部分；
圖表形式單一型，先閱讀制作文本部分；
信息圖解型先閱讀定稿制作部分。
如都不擅長(zhǎng)，從頭開(kāi)始閱讀：
分條羅列單一型，先閱讀構(gòu)建框架的部分。
無(wú)論是哪個(gè)類型，最終殊途同歸，都是成長(zhǎng)為吸引力和思考力都強(qiáng)的人。
構(gòu)建框架
構(gòu)建框架有9個(gè)方法，其中，我認(rèn)為最重要的是PREP。
這是一個(gè)結(jié)構(gòu)化的方法：
用主張P、理由R、事例E、總結(jié)P的順序編寫書面報(bào)告，會(huì)消除報(bào)告的混亂程度，使得報(bào)告井然有序。
結(jié)構(gòu)是萬(wàn)物之本。在物質(zhì)世界，大到太陽(yáng)系，小到原子都是結(jié)構(gòu)。
世界太復(fù)雜，我們用結(jié)構(gòu)來(lái)簡(jiǎn)化世界，認(rèn)知世界。
若世界沒(méi)有結(jié)構(gòu)，整個(gè)世界都是一盤散沙。
若報(bào)告沒(méi)有結(jié)構(gòu)，整個(gè)報(bào)告都是一盤散沙。
職場(chǎng)書面溝通，最忌混亂，寫的人所要表達(dá)的意思與讀的人理解的意思不一樣，對(duì)接工作產(chǎn)生偏差，容易造成損失。
所以，用PREP構(gòu)建框架是非常必要的。
制作文本
制作文本有15個(gè)方法，其中最重要的是文章精簡(jiǎn)化：
為了不造成對(duì)方的誤解，要剔除多余的表述。一段文字中逗號(hào)個(gè)數(shù)超過(guò)4，或字?jǐn)?shù)大于120字時(shí)要分行。A4紙上多于4行時(shí)要分段。
Less is more.
這讓我想起《史蒂芬金談寫作》，其中也提到過(guò)，文章最重要的是精簡(jiǎn)。
將定語(yǔ)、狀語(yǔ)化為動(dòng)名詞中，比如：
快速地向XX跑 = 向XX奔襲
輕蔑地看了一眼 = 瞥一眼
就像打鐵一樣，詞匯的鍛造也需要精煉。
唯有千錘百煉，百煉鋼化繞指柔。方能寫出行云流水的行文。
制作圖表
制作圖表有35個(gè)方法，其中
最節(jié)省時(shí)間的是使用方便修改的形狀。
1、不使用多條直線組合繪制形狀。
2、不使用文本框+形狀的方式制作包含文字的形狀。而直接在形狀中插入文字。
已做好的形狀右鍵組合，將其合為一個(gè)整體來(lái)修改。
最有幫助的是強(qiáng)調(diào)色、基本色和極淺色
一份報(bào)告使用一種顏色就可以了，這既能形成統(tǒng)一的風(fēng)格，也不容易亂。
先確定強(qiáng)調(diào)色，增加一半亮度為基本色，再增加強(qiáng)調(diào)色四分之一亮度為極淺色。
強(qiáng)調(diào)色用于特別需要強(qiáng)調(diào)的地方
基本色用于標(biāo)題、需要強(qiáng)調(diào)的地方
極淺色用于輕微強(qiáng)調(diào)的地方。
除此之外使用背景或無(wú)彩色系。
定稿制作
定稿制作有11個(gè)方法，其中
初學(xué)者最容易犯的問(wèn)題是沒(méi)有設(shè)置灰度。
幻燈片黑白打印時(shí)，若沒(méi)有設(shè)置灰度，會(huì)有一些不必要的線條和黑白轉(zhuǎn)換凸顯。
所以需要對(duì)幻燈片設(shè)置灰度，才能方便打印。
如果是套用了他人的模板制作文檔，還需要檢查隱藏信息，并刪除。
