你希望既出色地完成工作，又可以快樂地享受生活嗎？我很希望這樣，所以最近閱讀了《盡管去做——無壓工作的藝術》。這本書介紹了如何獲取更加旺盛的精力和變得更加輕松自如，實現(xiàn)有效的時間+精力管理，最終達到事半功倍的一種方法。總的來說就是描述了GTD理論及方法。
GTD即Getting Things Done，即“把事搞定”。它來自于David Allen 戴維·艾倫的一本暢銷書《Getting Things Done》，即《盡管去做：無壓工作的藝術》。
David Allen將GTD總結成為一種將繁重超負荷的工作生活方式變成無壓力高效的時間管理系統(tǒng)。
全書共分為三個部分：
- 通向從容之道
介紹系統(tǒng)的概括，解釋其獨特性、時效性 - 遠離壓力，提高效率
如何實施此系統(tǒng)，如何在現(xiàn)實中運用；有具體的訓練指導 - 事半功倍的幾個竅門
方法和模式融入工作和生活后，可產(chǎn)生的意義深遠的成果
一套好的時間/精力管理方法，不光有大量成功實踐支撐的站得住腳的理論，還需要適用的能極大提升理論實踐過程的工具。在本文中，我會先重點總結下“Get things done”的理論部分，之后會實驗相關工具后再闡述實踐部分。
新的情況，要有新的做法
在之前的《在這個時代，我想要“一專”還是“多能”？》里，曾說明過這個時代的特點：“持久在線，隨時干擾；信息多變，理解變淺”。這種特點，使得幾乎每件事都缺乏明確的邊界，導致每一個人的做事/工作量加大。一個事件清單，已遠遠不足以應付即使一個普通人所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復雜的日?；蚓o急事務
盡管不少專家和權威都極力推崇“著眼大局”，認清主要的目標和價值觀，為工作賦予了先后次序、意義和方向。然而，在實踐中，運用價值觀思維方式這一良好的初衷卻經(jīng)常達不到預期的效果，因為：
- 有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力關注更重要的問題；
- 由于個人管理系統(tǒng)方面存在欠缺，引發(fā)了一種下意識的抵觸情緒，在面對那些原本棘手的重要項目和目標時，這種情緒阻止了具體行動的實施。結果導致了更加嚴重的干擾作用，進一步強化了壓力；
關注價值觀，并不只會使你的生活變得簡單。它在闡明意義，指導方向之外，也會帶來更多復雜的情況。一旦闡明了更高一級的水準和價值觀，我們原有的標準尺度也隨之提升，這使我們認識到有更多的事物有待轉變【更多事情要去做】。雖然，集中精力對付主要的成果和價值觀是至關重要的。但是，這并不意味著我們要做的事情/工作就減輕了，或者遇到的困難和挑戰(zhàn)大大地減少了，而是正好相反。
實踐可以證明，大腦中盤踞問題的多少與其解決的效率成反比，而發(fā)揮能量的能力與放松休息的能力直接成正比。所以，我們需要一套連貫一致的系統(tǒng)和工具，它必須能夠：
- 從大局著眼， 從小處入手，并且使二者有機地融合在一起
- 管理多個層面
- 堅持不懈地對每天衍生的眾多新生事物保持控制
- 比原來節(jié)省更多的時間和精力； 必須化繁為簡。
為了能達到這種狀態(tài)，你需要從橫向和縱向兩個角度出發(fā)來控制各種任務、工作和行動：
- “橫向的”控制——保證了所有行動都具有連貫性、邏輯性；像雷達一樣去掃描周邊一切事物；
- “縱向的”控制——針對每個具體的主題和工作所進行的思考，勾勒出執(zhí)行過程中一切必要的想法、細節(jié)、重要環(huán)節(jié)和事情的先后次序。
橫向管理
這包括5個階段，并且每個階段的所有連接點都應緊密地結合，并且由統(tǒng)一的標準加以維護，否則結果難以保證。
橫向工作重心有：
1.明確判定工作的預期結果以及下一步具體行動
2.把一切尚待解決的工作的提示信息安置在一個安全可靠的系統(tǒng)中，并定期回顧和檢查
收集一切
即使最不重要的事情，懸而未決也會消磨你的精力。這里有三個必要條件：
1.每一個懸而未決的事情都必須存儲于你的收集系統(tǒng)之中，而不是在你的大腦里
2.你應該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，夠用即可
限制在你可以應付的最小程度內（可以依賴高效的收集工具）
3.你必須定期地清空這些設備
加工處理
這是確定實質及解決方法——即對每一項工作進行思考：
一、是一件什么事情？
二、是否需要采取行動？
1.不需要——三類處理
2.需要——要做兩方面決定
- 你已經(jīng)承諾完成哪些工作？需要達到什么樣的結果？
- 下一步需要采取的行動是什么？（分解到較具體的動作即可，不必過細）
這個“加工”流程的核心目的，其實就是“提高效率”。方法就是一時一事（一個時間只做一件事，正確的時間做正確的事，這是高效的保證），工具是清單系統(tǒng)。GTD的清單系統(tǒng)包括兩個部分：收集籃、待辦事項。收集要做的事，放進收集籃。完成后檢查收集籃里面的項目，如果事情是兩分鐘內可以搞定，就搞定它，如果不行就把事情放入待辦事項清單。這樣就保證了頭腦中不會充斥著很多事，達到“一時一事”。具體流程如下圖：
組織
GTD描述了一個建議的列表集合，你可以用來跟蹤需要關注的清單項，并把它們轉變?yōu)轫椖炕蛐袆樱?/p>
- 下一步行動（Next actions）
對于每個需要你關注的事項，定好什么是你可以實際采取的下一步行動。例如：如果“寫項目報告”，下一步行動可能會是“給Fred發(fā)郵件開個簡短會議”，“給Jim打電話問報告的要求”，或者類似的事情。雖然要完成這個事項，可能會有很多的步驟和行動，但是其中一定會有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應該被記錄在“下一步行動”列表上。較好的做法是把這些事項根據(jù)能夠被完成的“情境”整理分類，例如“在辦公室”，“用電話”，“在商場”。
- 項目（Projects）
每個需要多于一個實際的行動才能達到目的的事就是一個“項目”。使用跟蹤以及周期性的回顧來確保每個項目都有一個下一步的行動進行下去。
- 等待（Waiting for）
當你已經(jīng)指派了一個事項給其他人或在項目進行下去之前需要等待外部的事件。應當在你的系統(tǒng)當中跟蹤以及定期檢查是否已經(jīng)可以采取行動或者一個提醒需要發(fā)出。
- 將來/可能（Someday/Maybe）
這些事情你需要在某個點去做，但不是馬上。例如：“學習go語言”，或者“準備一個假期計劃”。Allen主張使用下一步行動列表而非日歷來記錄行動，雖然日歷非主要的工具，但是可以用來跟蹤預約和委托，提醒某件必須在特定期限內完成的事情等等。
GTD中另外一個關鍵組織模塊是歸檔系統(tǒng)，一個簡單易用的歸檔系統(tǒng)。通過歸檔系統(tǒng)，你可以迅速把文件歸檔和提取你所想要的信息，Allen的建議是建立一個按照字母順序組織的歸檔系統(tǒng)或“43-Folders”系統(tǒng)（按照12月、31天，共43個文件夾。比如可能10月份要做的 先夾到10月文件夾里；到了9月底，把10月文件夾里的工作取出來，分配到1-31的每天文件夾）。當然，通過軟件工具來輔助是更好的選擇。
行動/執(zhí)行
如果你把自己的時間都花在組織工作、而不是執(zhí)行它們，那么這樣的系統(tǒng)是個只說不做的無用功系統(tǒng)。前面的步驟都是為了在你做事情的時候，使它變得簡單、容易、有趣的話，讓你比較不會拖延、或者被太多的瑣事所分心。
回顧
按時回顧自己的列表。如果你沒有及時整理和回顧每天的信息和行動，那么整個GTD系統(tǒng)就是毫無用處的。通過回顧，指定計劃，或者了解項目進度，從而使自己總是走在時間的前面，而不是被動地被安排。
回顧至少以星期為周期，將未處理的信息進行處理，回顧所有的列表，檢查可能已經(jīng)完成的“等待”或“將來/可能”列表中的行動。保證所有的事情都在GTD系統(tǒng)中，井井有條，而且所有的事情都更新到最新的情況。雖然剛開始GTD時，回顧很麻煩，但是千萬不要停頓。否則事情的積累，只會讓你的整個GTD系統(tǒng)處理過程堵塞，最后使你失敗放棄。
寫在最后
GTD的終極目標，可以這樣來描述：緊緊抓住遍及生活各個角落的所有的事情，同時保持隨意而放松，花費最少的氣力完成一切有意義的工作，即達到“心靜如水”（mindlikewater）的境界。想要實現(xiàn)這一點，光理解理論還不夠，還必須借助于有效的GTD工具。之后如果有機會，我會再將自己的工具實踐總結出來，那么，下次再見~
