理論是一種包袱
我想很多人都和我有同樣的經(jīng)歷，就是每天下班的時(shí)候覺得自己一天忙忙碌碌的卻似乎什么也沒有完成，還覺得全身心的疲憊。低下的工作效率不僅使我們更容易疲勞，又反而將我們拖入無窮的加班死循環(huán)中。那么這個(gè)問題要怎么解決呢？很早以前我就聽說過番茄工作法，我想很多人也都知道番茄工作法的核心是“一次只做一件事”。番茄工作法把25分鐘為一個(gè)基本計(jì)時(shí)單位。番茄鐘具有原子性，不可分割，也不能被打斷。在一個(gè)25分鐘的番茄鐘內(nèi)必須專心完成一件事情。
好吧，理論是美好的，但一想到要羅列出顆粒度合適的TODOList我的頭就大了，最后也就不了了之了。
從改善一個(gè)小問題開始
最近換了個(gè)城市換了家一線互聯(lián)網(wǎng)公司，開始進(jìn)入高強(qiáng)度工作狀態(tài)，為了解決久坐問題，我和自己建立了一個(gè)默契即每40分鐘就起來走動(dòng)10分鐘，順便喝一些開水休息一下。你看這是不是和番茄工作法有一些相似之處？也就是每工作固定時(shí)長之后就要休息一段時(shí)間。所以為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)默契我果斷重拾番茄工作法，你看我并沒有一上來就要解決工作效率、工作計(jì)劃以及工作節(jié)奏這類綜合問題，只是從自身的一個(gè)小需求出發(fā)，著手解決。
找到適合自己的番茄鐘，找到適合自己的感覺
首先是選擇一個(gè)固定時(shí)長作為你的番茄鐘，你或許會(huì)好奇為什么我會(huì)選擇40分鐘而不是理論上的25分鐘？因?yàn)槲矣X得40分鐘可以保證完成中等粒度的工作任務(wù)減少中斷的次數(shù)。畢竟干的正起勁面臨一次中斷的感受真不好，而且我的工作計(jì)劃也沒做到特別小的顆粒度（應(yīng)該是我的計(jì)劃能力還沒那么牛逼哈哈），不過適合自己的才是最好的，這里要注意一開始并不要追求事事符合理論，最重要是快速嘗到甜頭比如我選定好番茄鐘后，立馬就提升了效率，解決了久坐問題。至于存在的問題。后續(xù)我們可以持續(xù)演進(jìn)。所以這個(gè)番茄鐘長度因人而異，或許你的計(jì)劃把控能力強(qiáng)，你用更小的番茄鐘也未嘗不可。將工作節(jié)奏化和規(guī)律化后，忙碌一天之后并不會(huì)感到很疲憊，另外一些瑣事比如要起來走走，要去喝喝水，要去舒展筋骨等自然而然就能被辦到，也不需要刻意去關(guān)注。放在在過去，我們可能一忙碌起來就忘記去做這些事情，忽略了對身體的關(guān)注。
關(guān)于番茄軟件－Forest工作公益兩不誤
選定好了番茄鐘，我們還需要一款軟件幫助我們記錄時(shí)間開銷情況以幫助我們事后做好分析回顧。這里我選用了一款叫Forest的番茄工作軟件，他并不像其他番茄軟件那樣，一進(jìn)應(yīng)用那種強(qiáng)計(jì)劃、強(qiáng)管理的味道鋪面而來，使人望而卻步。而它以種樹為主題，以游戲化的方式幫助我們保持專注。
我們設(shè)定好番茄鐘點(diǎn)擊開始即可開始種樹，forest開始進(jìn)入倒計(jì)時(shí)狀態(tài)，只要在這個(gè)時(shí)間內(nèi)不觸碰手機(jī)不開啟其他應(yīng)用，時(shí)間一到就可以成功種植一棵小樹并得到金幣獎(jiǎng)勵(lì)，更美妙的是我們可以用金幣讓官方團(tuán)隊(duì)為我門在世界某個(gè)角落種植一棵真樹，真是公益與效率兩不誤。下圖就是一份與官方合作的種樹組織的簡介。
如下圖所示，forest還可以查看一天的種樹情況，可以清楚知道自己一天使用了多少番茄鐘，專注度保持的如何等。那些光禿禿的樹干，則表示未能在設(shè)定時(shí)間內(nèi)保持專注，使用了手機(jī)。
在我看來凡事都需要有儀式感，所以每次點(diǎn)擊Forest的開始按鈕的時(shí)候，其實(shí)就是在告訴自己開始收心專注處理下一個(gè)任務(wù)，形成一種儀式感。另外我也會(huì)關(guān)閉手機(jī)自動(dòng)鎖屏功能，開啟著Forest計(jì)時(shí)頁面，每當(dāng)自己想要走神的時(shí)候，看看流動(dòng)著的時(shí)間就會(huì)在潛意識(shí)告訴自己，請專注于剩余的時(shí)間。
如何計(jì)劃？如何執(zhí)行？
談到執(zhí)行，你一定覺得是要列出詳細(xì)TODOList，然后你就會(huì)開始關(guān)注怎么寫TODOLIST，每一個(gè)事項(xiàng)的粒度要多大？萬一中斷了怎么辦？萬一在一個(gè)番茄鐘里完不成怎么辦等等，不過我想說對于初學(xué)者而言，無需多慮just do it，所以首先我不考慮完全按理論執(zhí)行，在我看來每天有一個(gè)大致的目標(biāo)，心里清楚圍繞這個(gè)目標(biāo)要做哪幾件事情即可。每天出門前或者提早到公司，我會(huì)花個(gè)10～20分鐘在我的Trello上進(jìn)行梳理。
Trello是一款功能強(qiáng)大的看板工具（web端和移動(dòng)端都相當(dāng)優(yōu)秀），即可以用于團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理，也可以用于個(gè)人待辦事項(xiàng)管理。我常常用它來梳理任務(wù)，或用于問題分析。下圖所示，這是我設(shè)計(jì)的用于任務(wù)計(jì)劃的看板樣式，分為Target（目標(biāo)）、TODO（代辦任務(wù)）、doing(正在執(zhí)行)，done(已經(jīng)完成)。
優(yōu)先級從上到下依次降低，Target的目標(biāo)價(jià)值卡片不需要移動(dòng)，而任務(wù)卡片可以在TODO、DOING、DONE之間流轉(zhuǎn)。另外你也可以建立一張主題卡片用于對問題分析和靈感的記錄如下圖所示，這是我關(guān)于如何高效學(xué)習(xí)話題的一些思考和記錄。
有了軟件工具，我們還需要一個(gè)思考框架，幫助我們梳理每日目標(biāo)和任務(wù)，下面是我自己的一些心得：
- 我要做什么？
- 我做這件事要達(dá)成什么目標(biāo)？
- 這個(gè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)對我或?qū)e人有什么價(jià)值？
- 為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)我要做什么？
- 我需要有什么產(chǎn)出？
拿一個(gè)最近梳理文檔的工作為例子，來講講上述思考框架該如何使用：
- 我要做什么？我明確知道我要梳理某協(xié)議的文檔
- 我要實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)呢？形成可讀性更好，更易于理解的協(xié)議文檔。解決之前舊文檔邏輯結(jié)構(gòu)不清晰的問題。
- 這個(gè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)對我或?qū)e人有什么價(jià)值？幫助我熟悉協(xié)議內(nèi)容，同時(shí)也可以請別人幫忙排查自己理解是否正確，另外降低后續(xù)新人接手的學(xué)習(xí)成本。
- 為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)我要做什么？
- 我需要仔細(xì)閱讀文檔，梳理出協(xié)議由哪些部分組成，他們之間什么關(guān)系？
- 了解并學(xué)習(xí)專業(yè)術(shù)語的含義。
- 我需要對每一個(gè)部分涉及的流程進(jìn)行整理，并對細(xì)節(jié)請教同事
- 將這些信息用思維導(dǎo)圖梳理
- 編寫新協(xié)議文檔，著重在宏觀上說清楚原理，為此重點(diǎn)突出架構(gòu)部分。
- 發(fā)給同事們閱讀，并請求幫忙看問題。
- 我需要有什么產(chǎn)出？
- 中間產(chǎn)物：梳理思路組織信息的思維導(dǎo)圖
- 最終產(chǎn)物：一份發(fā)布到公司內(nèi)網(wǎng)的markdown文檔。
把握目標(biāo)和價(jià)值，有清晰的執(zhí)行思路做起事情才能有節(jié)奏感和方向感，才能有更高的執(zhí)行效率。在這里我并沒有做出很多細(xì)致的計(jì)劃，有一個(gè)大致流程和方案即可，執(zhí)行的過程中我們還可以繼續(xù)調(diào)整即快速迭代，擁抱變化。
做好了計(jì)劃之后，就可以按設(shè)定番茄鐘開始執(zhí)行。執(zhí)行的時(shí)候切記要保持對任務(wù)的專注度，即只做一件事情。由于我之前并沒有對任務(wù)拆分很細(xì)致，所以我只要求自己做與任務(wù)相關(guān)的事情即可。
另外應(yīng)該想方設(shè)法的減少瀏覽新聞?wù)军c(diǎn)、打開社交軟件等這些與任務(wù)無關(guān)行為，比如我就關(guān)閉了我的微信朋友圈入口，這樣我就不會(huì)一直手賤或者分心于刷朋友圈，而是在晚上臨睡前統(tǒng)一看一遍即可，另外我建議大家可以把手機(jī)開啟為勿擾模式，關(guān)閉消息通知，避免分心，可以將這些與任務(wù)無關(guān)的行為放在休息時(shí)間去處理。另外戴上耳機(jī)聽一些舒緩的音樂也是保持專注的有效方式，我有一款不錯(cuò)的降噪耳機(jī)bose qc35,有效排除噪音，工作、出行必備神器。
有效的休息，有效的精力管理
最近實(shí)踐發(fā)現(xiàn)番茄工作法與精力管理也有緊密關(guān)系。有科學(xué)研究表明，直線型精力管理即直到把精力耗盡才去休息的極端方式往往使人感到極度疲憊，效率也直線下降，需要很多時(shí)間才能恢復(fù)過來。而我們需要采取鐘擺式的管理方式，即在精力充沛的時(shí)候工作，在精力低下的時(shí)候休息，使得精力在充沛和匱乏的兩種狀態(tài)下不斷的切換。番茄工作法就恰好的和有效的精力管理方式相互匹配，即休息與工作不斷交叉，精力的充沛與匱乏在相互切換。這樣的方式才能使我們工作更持久。那么應(yīng)該如何更好的休息呢？我這里有如下幾種方案：
- 舉起Apple Watch，開啟呼吸應(yīng)用跟隨應(yīng)用的節(jié)奏深呼吸3分鐘。
- 喝一些開水（這時(shí)候正是按時(shí)補(bǔ)充水分的好時(shí)機(jī)），四處走走，上上洗手間，可以的話請站在窗口向外遠(yuǎn)眺
- 如果你有冥想的習(xí)慣那最好不過了，閉上眼睛，調(diào)整呼吸，放空思緒，這種方式恢復(fù)精力的效果更佳。
對于程序員而言久坐成疾啊，所以我個(gè)人比較喜歡站起來走動(dòng)走動(dòng)，順帶大口大口的喝水，看看風(fēng)景或者和同事聊聊天。
迭代、回顧、TimeBox
做過Scrum流程的童鞋一定不陌生TimeBox、迭代、回顧會(huì)這些概念，但是這個(gè)與番茄工作法又有什么關(guān)系呢？。不知道你是否注意到每一個(gè)番茄鐘就如同一次版本迭代，我門將完成一個(gè)目標(biāo)細(xì)分為幾個(gè)可執(zhí)行的任務(wù)，并放置于多個(gè)番茄鐘內(nèi)去完成，每個(gè)番茄鐘如同一次迭代。而每次間隔的休息時(shí)間正可以用于對前一個(gè)番茄鐘的回顧，并對下一個(gè)番茄鐘內(nèi)的計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。這樣就可以實(shí)現(xiàn)有節(jié)奏的小步快跑，快速升級。關(guān)于回顧我有如下幾個(gè)思考方式供大家參考：
- 這個(gè)番茄鐘內(nèi)我自身的情緒和精力感覺如何？快樂？厭倦？疲憊？
- 這個(gè)番茄鐘內(nèi)我完成了什么？我對這個(gè)結(jié)果有什么感覺？
- 下一個(gè)番茄鐘我要做出什么調(diào)整？
如果情緒或者精力出現(xiàn)了波動(dòng)要想想出了什么情況使自己處于不開心狀態(tài)？可以適當(dāng)延長休息時(shí)間及時(shí)做出調(diào)整或者和身邊的同事多多進(jìn)行溝通求助。對結(jié)果的評估主要是為了對前一個(gè)任務(wù)執(zhí)行情況的復(fù)盤，思考自己的執(zhí)行方法、以及關(guān)注點(diǎn)是否正確，形成可改進(jìn)的方案立馬在下一個(gè)番茄鐘執(zhí)行并得到驗(yàn)證。正是因?yàn)榉宴姳容^短小所以我們并不需要太多的流程去做回顧，唯一需要注意的是每一次番茄鐘結(jié)束后立即開始回顧反思，這樣才能取得理想的效果。
此外我們對任務(wù)的時(shí)間開銷要有所限制避免長時(shí)間在一件事情上沒有產(chǎn)出，而TimeBox就是不錯(cuò)的工具。所謂TimeBox即時(shí)間盒子，也就是在個(gè)固定時(shí)間內(nèi)執(zhí)行某個(gè)任務(wù)，一旦時(shí)間耗盡任務(wù)必須停止，無論是否完成。事實(shí)上每一個(gè)番茄鐘就是一個(gè)時(shí)間盒子。通過時(shí)間上的壓力逼迫我們立即行動(dòng)，同時(shí)避免過多的糾結(jié)產(chǎn)生拖延。所以每次我工作正high的時(shí)候，一旦番茄鐘結(jié)束我就立馬停止工作進(jìn)入休息模式開始回顧，而一旦休息時(shí)間結(jié)束我就立即開始專心工作。你有時(shí)候會(huì)覺得TimeBox真是粗暴，屢次打斷正在興頭上的工作，但事實(shí)就是這樣時(shí)間不等人，這個(gè)時(shí)間段過去了你的任務(wù)或使命也就結(jié)束了，下一個(gè)階段的使命需要你馬上擔(dān)當(dāng)起來。TimeBox教會(huì)我要懂得珍惜當(dāng)下，專注當(dāng)下。
掌控時(shí)間，掌控優(yōu)先級
當(dāng)我按番茄工作法工作了一段時(shí)間后，便清楚知道自己一天的工作需要耗費(fèi)幾個(gè)番茄鐘，有了數(shù)據(jù)后我不再需要以分鐘小時(shí)為單位進(jìn)行規(guī)劃，而是采用粒度更大，效率更高的番茄鐘做為計(jì)劃單位。
比如我上午9點(diǎn)上班且加班到9點(diǎn)的話，我一天會(huì)有12個(gè)番茄鐘其中上午3個(gè)，下午6個(gè)，晚上有3個(gè)。這樣我可以把精力狀態(tài)最好的番茄鐘（一般早上2個(gè)番茄鐘和下午前3個(gè)番茄鐘）分配給需要思考和創(chuàng)作性的工作，把精力較差的番茄鐘分配給純執(zhí)行或簡單的工作任務(wù)。另外我還可以把更多的番茄鐘投入到重要的事情上，把較少的番茄鐘投入到一般性事務(wù)。這樣任務(wù)管理、時(shí)間管理、精力管理、優(yōu)先級管理都能很好的統(tǒng)一在了一起。
總結(jié)
或許我今天所描述和理論還有一些差距，比如對任務(wù)粒度的拆分等都還不盡善盡美還有可能的各種中斷情況沒有考慮如臨時(shí)會(huì)議、電話等，但是何必管那么多，行動(dòng)起來解決問題就好，另外隨著對自己把控能力的提升，我們的實(shí)踐方法也會(huì)在升級調(diào)整，更貼合我們自身的需求。最后我將上述提到的方法進(jìn)行總結(jié)，整理出如下內(nèi)容：
- 找到問題：當(dāng)我們開始采取這種方式的時(shí)候，并不需要想著一攬子解決所有問題，只要解決一個(gè)痛點(diǎn)就是好的。
- 確定一個(gè)適合自己的番茄鐘，如果不知道拍拍腦袋決定吧，后續(xù)再調(diào)整
- 每天的計(jì)劃要思考目標(biāo)是什么和價(jià)值是什么這兩個(gè)問題，然后再思考要執(zhí)行什么任務(wù)，做到胸有成竹即可，不忘初心。
- 告別社交通信，保持專注，完成設(shè)定任務(wù)。
- 遵循TimeBox原則，無論手上事情是否完成，時(shí)間一到立即停止，記住保持節(jié)奏感。
- 休息很重要，記得多起來走動(dòng)，喝水，舒展一下筋骨，一點(diǎn)點(diǎn)的付出可以得到大大的收益。
- 每一個(gè)番茄鐘結(jié)束進(jìn)行馬上反思，多關(guān)心自己的狀態(tài)和感受，思考結(jié)果是否符合預(yù)期，在下一個(gè)番茄鐘立即調(diào)整。
- 清晰掌握每天的消耗的番茄鐘個(gè)數(shù)，根據(jù)優(yōu)先級分配不同個(gè)數(shù)的番茄鐘。
