有一句話叫“魔鬼藏在細(xì)節(jié)中”。細(xì)節(jié)是否是成功的必要因素，我不敢妄下結(jié)論。但是我曾經(jīng)共事過(guò)的好多優(yōu)秀同事，都非常注重細(xì)節(jié)。我竊以為，所謂優(yōu)秀，就是把事情做到極致。想得周全，做得到位，細(xì)節(jié)自然不容忽視。
今天說(shuō)說(shuō)發(fā)郵件時(shí)需要注意的小細(xì)節(jié)。
1. 郵件的字體不要太花哨
郵件畢竟是正式的工作往來(lái)的溝通工具，所以郵件的字體不能太花哨或是太卡通。如果公司有規(guī)定的字體，就盡量用公司字體；如果沒(méi)有，就選用常見(jiàn)字體，中文用黑體、宋體之類，幼圓這種就免了；英文可以選Arial, Calibri等，微軟自帶的英文字體超多，但真心能用在郵件里的也沒(méi)幾種。
還有點(diǎn)要注意的是，在郵件里寫(xiě)完中文直接寫(xiě)英文的話，出來(lái)的英文還是用的中文字體，看上去會(huì)很怪，需要手動(dòng)調(diào)整下。反正我看到了就會(huì)有種小貓撓心的不舒服感。
另外字體大小不要太大也不要太小，一般10號(hào)11號(hào)就可以了。
2. 轉(zhuǎn)發(fā)的郵件當(dāng)成新郵件發(fā)送時(shí)要注意字體顏色
我們都知道用Outlook新寫(xiě)郵件時(shí)字體顏色是黑色的，但回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)默認(rèn)是藍(lán)色字體。有些時(shí)候我們會(huì)打開(kāi)舊郵件，點(diǎn)回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)進(jìn)行編輯，記得編輯完一定要改下字體顏色。
前幾天正好有一個(gè)供應(yīng)商打電話向我介紹他們公司，在電話里聊了下感覺(jué)還可以，所以請(qǐng)他發(fā)封郵件給我，以便更多了解和后續(xù)跟進(jìn)。我很快收到了他的郵件。郵件一看就是轉(zhuǎn)發(fā)的，主題里還留著“FW”，郵件里寫(xiě)了我的名字是藍(lán)色的，其他部分就都是黑色的。
我當(dāng)然知道這種常規(guī)的公司介紹郵件銷售都會(huì)用同一個(gè)模板，但細(xì)節(jié)的不到位給我的感受一是不專業(yè)，二是對(duì)客戶不重視，從而讓我對(duì)這家公司的印象大打折扣。
3. 郵件發(fā)送前切記打開(kāi)附件再次確認(rèn)
養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣的好處有兩個(gè)。
一是不會(huì)忘記在郵件中帶上附件。有些時(shí)候我們?cè)卩]件里寫(xiě)上“詳情請(qǐng)見(jiàn)附件”，然后收到別人的回復(fù)說(shuō)“沒(méi)有附件”才恍然醒悟，匆匆補(bǔ)發(fā)。
其實(shí)更為尷尬的是另一種情況，就是發(fā)錯(cuò)附件。你覺(jué)得自己是打開(kāi)了正確的文件夾，找到了正確的文件名，然后才點(diǎn)擊的添加。但難免有一些“鬼知道發(fā)生了什么”的鬼使神差，總之附件就是錯(cuò)了。帶來(lái)的后果根據(jù)你附件的內(nèi)容和傳播范圍的不同而不同。
真不想說(shuō)這些經(jīng)驗(yàn)都是有“血淋淋”的教訓(xùn)啊。反正打開(kāi)附件再次確認(rèn)總歸是沒(méi)錯(cuò)的。
4. 郵件轉(zhuǎn)發(fā)出去前要留意原始郵件下方的內(nèi)容
我還是職場(chǎng)小白的時(shí)候，帶我的直線老板特別關(guān)照轉(zhuǎn)發(fā)郵件要慎重。因?yàn)槟菚r(shí)在公司里發(fā)生了件很囧的事情，有封郵件開(kāi)始是內(nèi)部討論，然后有人在郵件里寫(xiě)了類似“xx客戶太傻了”之類的話，然后又經(jīng)過(guò)來(lái)回反復(fù)，最后郵件發(fā)給了那位xx客戶。
還有些郵件中的信息可以用于內(nèi)部流通，但是轉(zhuǎn)發(fā)給外部的時(shí)候就要注意是否為關(guān)鍵信息了。比較穩(wěn)妥的做法是，對(duì)于不確定或不相關(guān)的內(nèi)容在轉(zhuǎn)發(fā)的時(shí)候一律刪除，只保留必須要保留的內(nèi)容。
還有些人轉(zhuǎn)發(fā)郵件直接FYI。雖然通過(guò)“自學(xué)”下方郵件內(nèi)容，收郵件的人也能明白。如果是平級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)尤其是跨部門(mén)溝通，這樣的做法就顯得不是很專業(yè)。比較好的做法是將轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容在郵件正文中做個(gè)簡(jiǎn)要概述，然后提出下一步的要求。即便只是告知寫(xiě)下“xxx請(qǐng)知曉”也好過(guò)一個(gè)FYI。
5. 在同一個(gè)主題上回復(fù)
有些人回郵件喜歡開(kāi)新郵件，大概是覺(jué)得從眾多郵件中找出原來(lái)的那封挺麻煩的，還不如直接輸入收件人名稱來(lái)的快。但對(duì)于收郵件的人來(lái)說(shuō)，就需要花時(shí)間去回憶原始郵件中的內(nèi)容，甚至還需要去尋找原始郵件來(lái)進(jìn)行對(duì)比。而對(duì)于那些被抄送的，本來(lái)對(duì)情況就不是很了解，缺乏背景信息更會(huì)覺(jué)得沒(méi)頭沒(méi)腦了。
還有些情況，收件人還是原來(lái)這些人，但討論的內(nèi)容已經(jīng)變了，不再是最開(kāi)始的主題，這個(gè)時(shí)候建議把主題更新下。畢竟我們收郵件是先看主題，還保留原主題就是“主題與預(yù)期不符”了。
從別人方便的角度出發(fā)，才是更專業(yè)的表現(xiàn)。
