郵箱的名稱

• 應采用姓名拼音的方式，例如：zhangsan@公司域名，zhangsan@163.com等。

• 采用英文名+姓拼音的方式，例如：echo.chen@公司域名，echo.chen@163.com等。

對外展示的名稱，即郵件列表上發(fā)件人的名字

• 中文名或者中文名+英文名

收件人、CC和BCC

• 收件人：與該郵件直接相關的人，大多數(shù)時候你希望他們做出回應

• CC：抄送，大多數(shù)時候你希望他們知道這個事情，但不必做出回應

• BCC：密送，被填入BCC一欄的收件人，將對其他收件人隱藏

郵件應該如何寫

• 郵件正文

  • 不要長篇大論

  • 一句話總結希望收件人做的事情（Who、When、What、Where）

  • 解釋事件背景和細節(jié)（Why）

  • 結束郵件的禮貌用語，說明郵件結束了或者放一些相關聯(lián)系人，告知哪些事情找誰

• 郵件標題

  • 內容：精簡“一句話總結希望收件人做的事情”

  • 格式：前面加上郵件類型

  • 例如：通知-關于國慶放假的說明；請求：審核并批準本季度預算。

• 寫郵件的順序（應按照從下到上的順序來寫郵件）

  • 附件：因為很容易被忘，所以放在最前面做

  • 正文：放在附件后面是為了方便在正文中提及附件

  • 標題：放在正文后面是因為方便根據(jù)正文內容來起標題

  • 收件人：寫好內容、標題后，更容易判斷收集人、CC等關系

關于附件的好習慣

• 一封郵件千萬不要只寫查收附件，因為要考慮手機查看附件的體驗。應在正文簡要說明附件的關鍵信息，并注意正文格式。

• 養(yǎng)成良好的附件命名習慣。例如：文件修改的日期、版本號、序列號等。

自動回復如何設置

? 千萬不要任何時候都設置自動回復，休假或外出的時候可以用?？梢詫懀喝绻麑Ψ胶芗毙枰嚷?lián)系誰，什么時候結休假，回到公司等。