-1-會前準(zhǔn)備要專業(yè)

**會前通知為什么總不到位？**

因為會前通知不給力，開會時間很多人沒有到場，導(dǎo)致需要開的會議沒有辦法開。就需要通過會議通知三步法搞定會議準(zhǔn)備了。

1.郵件通知:至少提前一天以上，發(fā)郵件通知所有參會者會議的詳細(xì)信息。

**會議通知范本**

職場會議往往要遷就決策人的時間，請確保與決策人的時間合拍之后再發(fā)郵件。務(wù)必要注意：填寫郵件的收件人地址要注意按照職務(wù)從高到低排序。

2.電話確認(rèn)：會議的前一天，電話確認(rèn)或者當(dāng)面去通知參會者會議時間、地點、主題等等......越詳細(xì)越好

**會議通知單范本**

會議前一天，需要挨個給參會人員撥打通知電話，最好叫他們填寫一份會議通知確認(rèn)單。撥打電話也有先后順序，先打電話給會議中必須出現(xiàn)的決策人，再打給各部門主管讓其傳達(dá)下屬。如果是集中辦公，最好腿勤，到每個辦公室，當(dāng)面通知參會人，因為跑一趟反而會比撥打電話效率快很多。

每個都通知完畢以后，將不能出席的人員名單交給領(lǐng)導(dǎo)，讓他決策會議是否如期舉行。如果不能如期舉行，還得逐個通知他們?nèi)∠麜h，擇期再開。

3.當(dāng)天提醒：臨到會議前一個小時，最好再次電話通知或者當(dāng)面去通知參會者準(zhǔn)備開會。會前一小時的通知，是為了提醒參會人員準(zhǔn)時到場，不要遲到。這個通知與前一天的電話通知方式一樣，至少要通知到到該部門的決策人或部門主管這這一級別。

如果撥打座機和手機都無法聯(lián)系某位參會人，就需要直接去他的部門座位找他。如果也不在座位，就需要寫張便利貼，貼在其電腦正中央。若參會人見到便利貼，就會知道會議快開始了。最保險的方法，還得通知該參會人的部門同事或者下屬予以通知參會人，還有告知你貼了便利貼在參會人的電腦正中央。

-2-會議常識

**三種會議類型**

例會是公司約定好每隔幾天舉行一次的會議，每到這個時間，沒有另行通知的話，大家都要來開會。很多公司的例會定在每周的周一舉行。

1.在開會前，要做好會議參與準(zhǔn)備

**會議參與準(zhǔn)備單范本**

**會議議題策劃單范本**

參會前做好充分準(zhǔn)備，會議時才能融入其中，應(yīng)對自如。所以做一份會議參與準(zhǔn)備單，是非常重要的。再做一份會議議題策劃單，就可以在會議發(fā)言的時候做到有的放矢，才能在開會的時候言之有物。

2.會議記錄

**會議記錄模板范本**

**會議記錄內(nèi)容記錄范例**

做好會議筆記不是那么容易的，最好有自己的會議記錄模板，真正的訣竅是抓重點?；緱l目盡量不能缺少，筆記圍繞會議目的、會議議題、最終決議，以及跟進(jìn)的負(fù)責(zé)人。會議記錄模板中的每一項都很很重要，需要認(rèn)真填寫。最好在會前打印多份，以防不夠用。

其實直接在電腦上用Word做記錄，效率會更高。唯一的問題是，敲鍵盤的聲音過大的話，會嚴(yán)重干擾到會議就麻煩了。如果記錄的效率相對比較低，最好準(zhǔn)備記錄筆或者用手機APP進(jìn)行錄音，防止遺忘。

-3-羅伯特議事規(guī)則

通用的會議規(guī)則起源于古老的英國議會，并在美國建國中起了非常重要的作用。美國人羅伯特總結(jié)了前人的議事規(guī)則，編寫了《羅伯特議事規(guī)則》，該議事規(guī)則奠定了現(xiàn)代法制基礎(chǔ)和提高了開會的效率。

1.會前確定會議目的和議題

**會議議題**

所有的會議都有目的和議題，只有參會者都做好準(zhǔn)備，會議才能高效。提前將想要發(fā)起討論的內(nèi)容告知會議組織者是最好的，這樣能引起組織者的重視，預(yù)留足夠的時間。

2.主持人、記錄人、參會者要各就其位

**各就其位**

3.會議開始，主持人宣布會議規(guī)則。

**會議規(guī)則要素**

主持人的職責(zé)就是讓會議公平、順利舉行，然后主持人陳述議題，各參會人員進(jìn)行匯報。當(dāng)議題陳述完畢，主持人宣布開始討論，各參會人員各自進(jìn)行對該議題進(jìn)行討論。要注意，逐個議題進(jìn)行陳述和討論，主持人安排相關(guān)順序。

主持人要把握輪流發(fā)言的原則，要保證會議的公正性。假如在會議中，總是觀點一致的人進(jìn)行發(fā)言，有可能這些人會前已經(jīng)溝通過相關(guān)議題。此時，主持人就需要讓沒有發(fā)過言或意見相反的人優(yōu)先發(fā)言。

4.當(dāng)議題討論完畢，就需要對該議題進(jìn)行表決。

**主持人宣布開始表決**

通常的表決是“過半數(shù)表決”，就是過法定人數(shù)半數(shù)投票有效，且贊成方超過反對方至少1票，提議就通過，否則就是被否決。

棄權(quán)方不算，棄權(quán)方就是讓結(jié)果交給不棄權(quán)的人來決定，自己保持中立，不發(fā)表任何意見。法定人數(shù)是指出席人數(shù)，缺席不計入法定人數(shù)。缺席不代表反對，缺席代表棄權(quán)。贊成數(shù)大于反對數(shù)，決議就會馬上通過，如果是平局，決議是不通過的。

5.主持人宣布結(jié)果。決議通過，等領(lǐng)導(dǎo)核實確認(rèn)后，記錄人將把具體執(zhí)行內(nèi)容發(fā)給相應(yīng)的責(zé)任人。此時，領(lǐng)導(dǎo)會做這個議題的總結(jié)，然后就會進(jìn)入下一個議題。

假如準(zhǔn)備好的議題已經(jīng)處理完畢，突然某人提出臨時議題。討論臨時議題，需要至少一個參與者愿意討論。有人同意討論臨時議題，則開始新一輪的討論。當(dāng)所有的議題都討論和表決完畢，主持人宣布最終的結(jié)果。最后，領(lǐng)導(dǎo)會對這些議題進(jìn)行總結(jié)發(fā)言和做決策。

在職場上，知道了這些高效開會的方法，你才能立足職場，成為一位專業(yè)的職場人士。