開會(huì)，對(duì)于職場(chǎng)上的你我他再也熟悉不過(guò)，作為在職場(chǎng)摸爬滾打多年的老鳥，總會(huì)看到和聽到職場(chǎng)新人，甚至是職場(chǎng)打拼多年的人都抱怨公司從早到晚各種開會(huì)，效率低、浪費(fèi)時(shí)間，關(guān)鍵是解決不了任何問(wèn)題。我想說(shuō)“也許是吧”，但我更想說(shuō)“你真的會(huì)開會(huì)嗎？”
近來(lái)，正帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)為某客戶提供咨詢服務(wù)，前段時(shí)間正準(zhǔn)備進(jìn)行階段匯報(bào)，我提前安排團(tuán)隊(duì)成員張三準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)材料，并組織該會(huì)議。按說(shuō)是一個(gè)再普通不過(guò)會(huì)議安排，而且張三也是在職場(chǎng)工作三年的人，但從我和他的交流過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，完全不是我預(yù)期的效果。所以，我覺(jué)得有必要為職場(chǎng)新人，甚至“老人”總結(jié)一下：職場(chǎng)中，你真的會(huì)開會(huì)嗎？
敘述的邏輯按照時(shí)間順序，即開會(huì)前，開會(huì)中，開會(huì)后。另外補(bǔ)充一點(diǎn)“一般人不告訴你的開會(huì)潛規(guī)則”。
一、開會(huì)前你需要做什么準(zhǔn)備：
0、判斷會(huì)議性質(zhì)
這是寫了1、2、3后突然想起來(lái)的，完善一下。為什么要提出來(lái)，因?yàn)楸扇艘查_過(guò)諸如“務(wù)虛會(huì)”、“茶話會(huì)”等會(huì)議，可能下面的方法就酌情處理了，下面的方法主要是針對(duì)工作類會(huì)議。
1、明確主題和議題、控制流程
作為會(huì)議組織方的你，你需要明確本次開會(huì)的主題是什么，也就是說(shuō)整個(gè)會(huì)議都是圍繞主題進(jìn)行的，會(huì)議上任何延伸和跑題你都應(yīng)該及時(shí)制止，并說(shuō)明理由，以確保在有限的時(shí)間解決特定的問(wèn)題，只有你心中時(shí)刻明確會(huì)議主題才能做到控場(chǎng)，不然會(huì)議很可能成了老太太的裹腳布---又臭又長(zhǎng)。
那什么是主題，如何確定主題？這還不夠明顯嗎，作為組織者，你所關(guān)心的問(wèn)題，你需要本次會(huì)議上讓大家知道的或者幫你解決的問(wèn)題就是會(huì)議主題。你都是主辦方了，你還不把主動(dòng)權(quán)抓緊？
那流程又是什么？流程就是幫助你解決主題的步驟。
下面給出我開會(huì)前一般準(zhǔn)備的會(huì)議流程參考格式：
1> 主題介紹，分析現(xiàn)狀（由我向與會(huì)者介紹本次會(huì)議主題相關(guān)的基本情況。目的是與會(huì)者都明白為什么開這個(gè)會(huì)，接下來(lái)需要討論什么，和他們什么關(guān)系，因?yàn)闊o(wú)法保證與會(huì)者在會(huì)前都會(huì)做精心準(zhǔn)備。內(nèi)容一般包括：會(huì)議背景、現(xiàn)狀分析、遇到難題、需解決問(wèn)題、需領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注和支持。如果本次會(huì)議由很多議題，也需要在這個(gè)環(huán)節(jié)拋出來(lái)）；
2> 其他相關(guān)領(lǐng)域介紹或補(bǔ)充（這點(diǎn)是否設(shè)置根據(jù)實(shí)際情況，一般涉及面較廣的會(huì)需要很多領(lǐng)域準(zhǔn)備相關(guān)材料并一一做介紹的，作為組織者你是需要安排好發(fā)言順序和發(fā)言時(shí)間的，1和2根據(jù)實(shí)際情況，可能會(huì)細(xì)化流程占很多時(shí)間，也可能很快）；
3> 與會(huì)代表依次發(fā)言（好的企業(yè)開會(huì)，這個(gè)環(huán)節(jié)是要與會(huì)的每個(gè)人都發(fā)言，即使沒(méi)意見，也要示意。目的有兩個(gè)：一是既然來(lái)開會(huì)就都是利益相關(guān)者，必須給每個(gè)人發(fā)言的權(quán)利，無(wú)論職位高低；二是要與會(huì)者要對(duì)會(huì)議結(jié)果負(fù)責(zé)，不說(shuō)話不代表你和結(jié)果無(wú)關(guān)，所以有話一定要說(shuō)，也是個(gè)表現(xiàn)自己機(jī)會(huì)。有理有據(jù)，邏輯清晰的發(fā)言會(huì)讓leader眼前一亮的<笑臉>）
4> 討論環(huán)節(jié)（有時(shí)也稱“扯皮”環(huán)節(jié)，有時(shí)可能與3合并）
5> 領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言（這里可不是所謂的“同志們辛苦了，同志們繼續(xù)努力”之類的，會(huì)議有沒(méi)有效果就看這個(gè)環(huán)節(jié)了，領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)3和4拍板，“老李拉車?yán)贤跄ツァ?，這里是要定任務(wù)、定責(zé)任、安排會(huì)議行動(dòng)的。簡(jiǎn)單說(shuō)就是扯皮到此為止，各位請(qǐng)回去整吧。）
主題和流程定了，會(huì)議基本上可控了。
2、準(zhǔn)備會(huì)議材料并提前通知
預(yù)通知：一般涉及較廣的會(huì)議需要提前一周（提前太多也不好，變數(shù)太多）發(fā)預(yù)通知的，讓與會(huì)各方提前安排日程，尤其是有高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)（不是因?yàn)樗?jí)別高奉承，是因?yàn)樗麜?huì)多，你得提前問(wèn)人家“約嗎？”）參加的會(huì)，需要郵件抄送其秘書安排日常表。如果參會(huì)人員不達(dá)標(biāo)，你改時(shí)間大家也都會(huì)接受。預(yù)通知只需說(shuō)明會(huì)議主題和大致情況即可。
正式通知：在預(yù)通知理想的情況下，正式通知最好在會(huì)前2-3天發(fā)出，抄送必要的秘書。正式通知需要將會(huì)議主題、議程、地點(diǎn)、具體時(shí)間等詳細(xì)情況全部說(shuō)明清楚，并附上會(huì)議材料附件供與會(huì)者提前參閱（看不看是他的事，附不附是你的事，別和我說(shuō)“他們都不看”）
會(huì)議材料：如果會(huì)議材料僅由你一人負(fù)責(zé)完成，相對(duì)比較可控，如果涉及多方準(zhǔn)備材料，一定要在最晚正式通知發(fā)送前匯總到你這里，否則會(huì)議開起來(lái)就霧里看花了，必要時(shí)請(qǐng)準(zhǔn)備紙質(zhì)打印材料。另外記得準(zhǔn)備會(huì)議簽到表，正式會(huì)議開始前要求與會(huì)者簽到。
彩排：會(huì)議開始前，作為組織方的你應(yīng)該確保會(huì)議資源可用，比如：投影可用，電腦可用，PPT能打開（兼容性），各種奇怪格式的文件能打開，麥克可用，視頻可連接、錄音筆等，千萬(wàn)別等與會(huì)者坐滿后開始調(diào)試設(shè)備；
二、開會(huì)中你需要做什么：
1、發(fā)言
如果有，請(qǐng)做到有理有據(jù)、邏輯清晰、重點(diǎn)突出。
2、記錄
會(huì)議記錄是很有學(xué)問(wèn)的一門課，這里不展開。記錄人可以是你，也可以安排其他人，根據(jù)實(shí)際情況。
3、控場(chǎng)
對(duì)于規(guī)模不大的會(huì)議，一般組織者就是主持人，也具備控場(chǎng)的權(quán)利，對(duì)于插科打諢、跑題扯皮、嚴(yán)重超時(shí)等一概提醒并制止。對(duì)于大型會(huì)議組織者可能只是組織者了，控場(chǎng)你就不用擔(dān)心了，領(lǐng)導(dǎo)比你又經(jīng)驗(yàn)。
4、傾聽
傾聽要看道行深淺，你要逐步學(xué)會(huì)判斷與會(huì)者真實(shí)的立場(chǎng)，而不是浮于表面，尤其是在甲乙方或者商務(wù)談判的會(huì)議，說(shuō)出來(lái)的不一定是真的，你要分析癥結(jié)究竟在什么地方。
三、會(huì)后還有什么工作需要做
1、會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要
記錄和紀(jì)要是有區(qū)別的，記錄力求完整再現(xiàn)會(huì)議場(chǎng)景，老張老王老李說(shuō)了什么盡可能原版還原，不添加任何個(gè)人感情色彩（這時(shí)一般需要錄音筆在場(chǎng)），一般只存檔不公開。紀(jì)要是撿重要的記，對(duì)于口語(yǔ)話的語(yǔ)言可以做一定的書面改動(dòng)（前提是不改變?cè)猓?，并且要求后續(xù)貫徹執(zhí)行。
無(wú)論是記錄還是紀(jì)要，重點(diǎn)都是在“會(huì)后行動(dòng)安排”、“責(zé)任分工”、“最終決策”、“達(dá)成一致條款”等會(huì)議結(jié)論，是約束相關(guān)利益相關(guān)方的文件，避免以后再就該問(wèn)題踢皮球；
2、存檔
記錄和紀(jì)要如各方均無(wú)疑問(wèn)，均需要由與會(huì)者簽字并存檔，包括會(huì)議相關(guān)的各項(xiàng)材料均須存檔。
3、會(huì)議行動(dòng)跟蹤
當(dāng)然，這里的會(huì)議行動(dòng)不一定由你來(lái)跟蹤，但是確保再下次開會(huì)時(shí)能夠匯報(bào)本次會(huì)議行動(dòng)的進(jìn)展。
4、總結(jié)
會(huì)議是否達(dá)到之初你理想的期望，原因和改進(jìn)方法等。
四、一般人不告訴你的開會(huì)潛規(guī)則
1、開會(huì)的原因
1>下面搞不定了，需要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)拍板決定或者是借機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)要資源；
2>有時(shí)候開會(huì)是為了表表功勞；
3>風(fēng)險(xiǎn)不能一個(gè)人擔(dān)，得讓大家都知道某事的進(jìn)展；
4>收集點(diǎn)子，頭腦風(fēng)暴；
2、重大或敏感話題提前商量
你可能也聽說(shuō)過(guò)，開會(huì)就是走個(gè)過(guò)場(chǎng)，其實(shí)上會(huì)前該定的都定了。不錯(cuò)，對(duì)于某些話題是存在這種現(xiàn)象的，尤其是重大決策或敏感涉密話題，如果遇到這種情況，記得一定先和你的leader商量，必要時(shí)提前知會(huì)相關(guān)與會(huì)者，避免踩雷。
3、就事論事，千萬(wàn)別人生攻擊
別上來(lái)就臉紅脖子粗，大家都是為了工作，也許有點(diǎn)私心，但都不至于人生攻擊，所以就事論事非常重要。
4、你們可能就沒(méi)聊到點(diǎn)子上，請(qǐng)換位思考
為什么對(duì)方就如此堅(jiān)持，試著站在對(duì)方的立場(chǎng)思考一下問(wèn)題，說(shuō)不定你們各自堅(jiān)持的本質(zhì)上并不矛盾。
5、開會(huì)不是一定要出結(jié)論的，領(lǐng)導(dǎo)不拍板肯定是有原因的
不要想著開會(huì)能解決一切，領(lǐng)導(dǎo)不說(shuō)話，肯定想到了你沒(méi)想到的，別逼他，他會(huì)讓你更難過(guò)。
6、不是每個(gè)人都懂你在說(shuō)什么
這一點(diǎn)尤其發(fā)生在技術(shù)人員身上，上來(lái)一大堆技術(shù)名詞，看似專業(yè)無(wú)比，但是你考慮過(guò)其他人感受嗎？臣妾聽不懂啊，本來(lái)你是叫大家一起來(lái)解決問(wèn)題的，結(jié)果我壓根連什么問(wèn)題都不知道怎么解決，請(qǐng)把你的技術(shù)語(yǔ)言翻譯成通俗易懂的普通話。
7、你需要引導(dǎo)式開會(huì)
作為組織者，你擁有主場(chǎng)權(quán)利，你從會(huì)議準(zhǔn)備上就可以開始引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程和結(jié)果，時(shí)刻記著你組織開會(huì)的目的，你需要達(dá)到的效果，你需要同事和領(lǐng)導(dǎo)給予的支持。整個(gè)過(guò)程你都應(yīng)該是背后的操縱者，這樣開會(huì)才有效果，有效率，最起碼解決了你的問(wèn)題。會(huì)議紀(jì)要也出自你手，那是不是可以引導(dǎo)式下結(jié)論（前提是不改變?cè)猓?，話術(shù)話語(yǔ)是不是可以由你來(lái)控制，當(dāng)然，這是必須的。
8、不是每個(gè)人都會(huì)開會(huì)
恰好你看了這篇文章，恭喜你已經(jīng)明白開會(huì)也有這么多學(xué)問(wèn)。大膽去引導(dǎo)他們吧，包括你的領(lǐng)導(dǎo)，不是每個(gè)人都像你這么明白開會(huì)的學(xué)問(wèn)。
如果大家覺(jué)得還有幫助，下次繼續(xù)來(lái)一篇“與會(huì)者角度該如何參會(huì)”。
