最近領(lǐng)導給謝軍同時安排了多個項目的工作跟進，一段時間下來，他感覺不僅身心俱憊，而且工作結(jié)果也不及預期理想。

像謝軍正在經(jīng)歷的情況，也是多數(shù)人在職場中正在遭遇或者即將面臨的。面對多線程的工作任務，很多人會陷入一種混亂的狀態(tài)，不知道重點是什么、怎么確定優(yōu)先級、如何做資源分配，導致整天忙忙碌碌卻是手忙腳亂。

究其根本原因，很多人并沒有學會如何管理自己，讓自己在工作中變得高效。當面對繁雜的工作時，我們除了是執(zhí)行者的身份，也承擔著管理者的角色。只有認清工作性質(zhì)、管好自己，才能讓工作變得卓有成效。

一、 工作低效進步慢，最常見的3種現(xiàn)象

如果你的工作是有“管理”屬性的，可能經(jīng)歷過這些尷尬。

自己整天忙得團團轉(zhuǎn)，周圍的同事卻好像十日難得一忙；原本同事才是任務的責任人，自己卻總是那個被盯著的人；自己在團隊合作中小心翼翼維護工作質(zhì)量，同事卻覺得你咸吃蘿卜淡操心；明明自己是一個管理者，卻整天在做著下屬該做的事……

如果是這樣，很可能你正是被低效擊中，成了被困在職場格子間里的低效人士，整日忙忙碌碌卻疲憊不堪的“職場囚徒”。最常見的現(xiàn)象有以下三種：

1、 只在被需要時，才喚醒存在的價值感

陳雨是一家公司的行政總秘崗位，后來由于公司引進一條國外生產(chǎn)線，她被調(diào)去技術(shù)部門做翻譯和現(xiàn)場管理。不久之后，領(lǐng)導認為陳雨比較有生產(chǎn)管理的潛力，便將她提拔為生產(chǎn)部門副職并負責公司配合市里的一次交流會展出。在這事成功之后，陳雨又被安排到銷售部門，負責公司的一次行業(yè)展覽會工作……

本著多接觸多學習的想法，陳雨慢慢地發(fā)現(xiàn)自己的效率不再那么高了，在一次工作安排中甚至和領(lǐng)導吵了一架，現(xiàn)在她也逐漸感覺問題來了。

新部門剛組建時人手匱乏需要她，組織日趨完善后就顯得她是多余了，一次又一次地被邊緣。如今她又被調(diào)回原崗位，雖然在新的工作任務中學得了不少新知識和技能，但也沒有匹配的發(fā)展空間。

2、 自己忙得團團轉(zhuǎn)，干系人員事不關(guān)己

謝軍在公司是業(yè)務管理專家崗，他講述了這樣一件小事。

在上周，他給下屬安排的一項工作，執(zhí)行過程不是很順暢。本該下屬完成的事，但是遲遲得不到正向，最后臨近向上級匯報結(jié)果，謝軍只能自己挨個項目跑，更可氣的是到了項目現(xiàn)場好像這些工作都成了謝軍自己的事了，真是皇帝不急太監(jiān)急的狀態(tài)。

在職場上，很多管理者都可能會陷入謝軍這樣的困境，在成為領(lǐng)導后發(fā)現(xiàn)自己每天的精力消耗難以把握、屬于自己的時間也難以有效利用，下屬在工作中不慌不忙的，好像責任人不是自己便高高掛起。

如何避免掙脫這種失控的狀態(tài)，提升工作效率，這就成了一件亟待解決的事情。

3、 任務返工率高，事倍功半

姚芳是公司運營中心的運營專員，每個月都需要為領(lǐng)導整理月度運營例會的PPT。由于匯報材料需要向各個城市公司收集，難免會出現(xiàn)一些未按要求整理反饋的情況，因此姚芳不得不反復核對、調(diào)整、修改，再反復向上級匯報確認。

在很多次她匯報結(jié)束后，不是領(lǐng)導的批示與之前要求發(fā)生變化，就是領(lǐng)導對她的整理不滿意。結(jié)果不得得重新理解一遍、重新做一遍，經(jīng)過幾番折騰，每一次的匯報都成了初稿，她甚至最后有一種被折磨而想要放棄的感覺。

在這個過程中，下屬不僅覺得自己工作效率低下，容易產(chǎn)生失敗感，就連領(lǐng)導也會覺得這個下屬不太好用，安排一項任務都反反復復搞不定。

雖然上述案例各有不同，但其背后存在的都是不懂管理的基礎性問題。在職場中，我們每天需要面臨的情況是錯綜復雜的，只有做自己的管理者并使得自己卓有成效，才能逃離囚徒狀態(tài)。

二、 為什么人人都是管理者？

著名管理學大學彼得·德魯克在《卓有成效的管理者》一書中提出，“在一個現(xiàn)代的組織里，如果一位知識工作者能夠憑借其職位和知識，對該組織負有貢獻的責任，因而能對該組織的經(jīng)營能力及達成的成果產(chǎn)生實質(zhì)性的影響，那么他就是一位管理者。”

而在《現(xiàn)代漢語詞典》中，對“管理”解釋是“負責某項工作使順利進行”。因此人人都是管理者的事實是顯而易見的，管理者的身份由當事者負責人事件性質(zhì)判定，而不由其角色或者崗位決定。

美國的一次報刊曾刊登過一篇對越南戰(zhàn)場上一位步兵上尉的采訪稿。

記者問：“在戰(zhàn)場混亂的情況下，你如何指揮你的下屬？”那位步兵上尉回答說：“在那里，我是唯一的負責人。當我的下屬在叢林中遭遇敵人卻不知道該怎么行動時，我也因為距離太遠無法告訴他們。我的任務，只是確保他們知道在這種情形下應該如何行動。至于實際上該怎么做，應由他們根據(jù)情況加以判斷。責任雖然在我，但行動的決策卻由戰(zhàn)場上的每個人自己決定?！?/p>

生活中，我們?nèi)巳硕际枪芾碚摺?/p>

比如餐飲配送員，從商戶接單、出餐、派單、餐飲配送等一系列流程中，最為平凡且重要的就是配送員，這個角色連接買家與賣家的價值樞紐。

在這個過程中，配送員不僅需要了解配餐商戶的門店位置環(huán)境，同時對送餐路線、目的地等環(huán)境都需要十分熟悉，這些因素直接影響著如何更快地送達每一單且讓消費者滿意。

在面對自己的工作內(nèi)容，人人都是管理者。只有管理好自己，才能讓自己在工作中變得卓有成效。

三、如何讓自己成為卓有成效的管理者？

德魯克先生提出，一個人的有效性與他的智力、想象力或知識之間，幾乎沒有太大關(guān)聯(lián)。有才能的人往往最為無效，因為他們沒有認識到才能本身并不是成果，他們也不知道，一個人的才能，只有通過有條理、有系統(tǒng)的工作，才有可能產(chǎn)生效益。

那么，主要是什么促進了卓有成效呢？

1、 有效掌握自己的時間

有效的管理者并非一開始就著手工作，他們往往會從時間安排上著手。他們不以計劃為起點，而是以認清自己的時間用在什么地方為起點，然后對自己的時間進行管理，以減少非生產(chǎn)性工作所占的時間。

從時間管理的角度來講，有效地掌握一般有3個基礎步驟：

1） 記錄時間

2） 管理時間

3） 統(tǒng)一安排時間

對于時間的記錄是最為簡單易操作的、最重要的，而時間的統(tǒng)一安排就需要視每個人自身情況而定。相對而言，管理時間就像操作一個復雜的系統(tǒng)，看不見又摸不著。

講時間管理的書籍和網(wǎng)課已經(jīng)汗牛充棟，我認為TR工具是簡單易理解、易操作的。

1） T：代表時間單價

通過人為賦值的方式讓時間價值化，比如1分鐘等價于100元。

2） R：代表記錄時間，也叫“時間記錄法”

時間記錄法由前蘇聯(lián)著名昆蟲學家柳比歇夫創(chuàng)立，其目的是積極地找出浪費時間的因素，從而提高工作效率。

那具體怎么操作呢？簡單來講對應3 個步驟：

1）為時間賦值，比如1分鐘100元，然后記錄自己的時間開銷，并換算成金錢，讓時間看起來顯而易見；

2）對記錄的時間進行分析，產(chǎn)生效益為正值，否則為負值，通過簡單的加法計算就能找到時間浪費點以及價值損益；

3）根據(jù)第2步的計算結(jié)果，重新定義自己的時間安排。

日常工作與生活中，我們經(jīng)常感到時間不夠用，而且經(jīng)常在進行某項工作或者做某件事的時候被意外中斷。這樣的一天下來，不僅會有一種忙得暈頭轉(zhuǎn)向的感覺，而且非常容易讓自己碌碌無為。

我們總被教育應該事先做好計劃，其實真正有效的方法應該是事先做好時間評估，只有有效地掌握屬于自己的時間，才能在正確的時間里正確地做事。

2、 要事優(yōu)先，凡事分清輕重緩急

每個人的精力是有限資源，在任何復雜的環(huán)境中憑一己之力都難以面面俱到，只有找到主要矛盾和矛盾的主要方向，才有找到一條合適的路徑。

卓有成效唯一的秘訣就是集中精力，卓有成效的管理者總是把重要的事情放在前面先做，并且一次只做好一件事。

實際中，所有事情既有輕重的不同，也有緩急的不同。最為常見的優(yōu)先順序，就是根據(jù)這兩個維度，將事件分成四類：

在很多講授此四象限原理的課程、書籍中，普遍認為普通的人一般把主要的時間與精力放在緊急但不重要的第三象限，成功人士則是把主要的時間與精力放在重要但不緊急的第二象限。

輕重緩急不是一成不變的，根據(jù)實際情況，經(jīng)常需要對這種先后順序進行重新考慮、修正，并給出了4條確定優(yōu)先順序的重要原則：

1） 重將來而不重過去；

2） 重視機會，不能只看到困難；

3） 選擇自己的方向，而不盲從；

4） 目標要高，要有新意，不能只求安全和容易。

當一切問題的形式變得相似的時候，人的效率提升不僅體現(xiàn)在使用合適的工具方面，同樣也體現(xiàn)在如何隨時有效應對變化的環(huán)境。

3、 有效決策

德魯克先生在《卓有成效的管理者》一書中提出有效決策的五個要素：

（1）要確實了解問題的性質(zhì)，如果問題是經(jīng)常性的，那就只能通過一項建立規(guī)則或原則的決策才能解決。

（2）要確實找出解決問題時必須滿足的界限，換言之，應找出問題的“邊界條件”。

（3）仔細思考解決問題的正確方案是什么以及這些方案必須滿足哪些條件，然后再考慮必要的妥協(xié)、適應及讓步事項，以期該決策能被接受。

（4）決策方案要同時兼顧執(zhí)行措施，讓決策變成可以被貫徹的行動。

（5）在執(zhí)行的過程中重視反饋，以印證決策的正確性及有效性。

根據(jù)上述五要素，講述的一項有效的決策并不是基于對既定問題成因的事實搜集，而是著眼于未來的解決方案。

小胡是公司信息化PMO小組的組長，最近公司在上線一套財務系統(tǒng)應用軟件，他發(fā)現(xiàn)在要求各個項目財務崗按統(tǒng)計模板反饋資料的過程中，即使多次開會溝通但還是非常不順利，因此也耽誤了不少時間。

經(jīng)過對已知問題的分析，他認為主要原因并不是溝通機制，而是沒有及時建立該項任務的責任制。由于項目財務崗是雙線條考核管理，在公司下達任務的同時，項目負責人也可能安排了工作，現(xiàn)官不如現(xiàn)管，所以一旦當事人面對兩難的時候就容易失控了。

后來小胡將這項工作的完成質(zhì)量與各項目負責人的績效考核掛鉤， 通過自下而上逐層負責的形式重新進行安排，雖然過程中仍然出現(xiàn)了一些小問題，但相比之前的效率有著極為鮮明的對比。

小胡的做法改變之后，之所以有效性大幅提升，其實就是遵循了有效決策。簡而言之，就是以下5個要素：

要素1：了解問題的性質(zhì)

要素2：梳理問題的邊界

要素3：提出解決方案

要素4：決策并實施方案

要素5：執(zhí)行反饋

在職場中，很多問題背后的問題才是真正的問題，而發(fā)現(xiàn)問題只是第一步，如果沒有有效的決策，勢必無法擺脫低效能的囚徒狀態(tài)。

最后，我們來總結(jié)一下：

這是一個人人都是管理者的時代，更是一個需要做自己的管理者的時代，只有管理好自己才能使自己卓有成效，也真正能逃離職場囚徒的狀態(tài)。

簡單來說，我建議從三個簡易方面著手：

1、 掌握自己的時間。在日常時間消耗中，通過記錄的方式驗證自己的時間消耗，并合理地配置時間安排。

2、 要事優(yōu)先。事先做好任務級別設置，在有限的精力支撐下做到專注。

3、 有效決策。學會拆解，無論是解決問題還是執(zhí)行工作，將大化小，找到那個影響最大、最相關(guān)的環(huán)節(jié)才能真正高效。