看了十幾本時(shí)間管理的書，我發(fā)現(xiàn)所有的方法、原則、秘籍，都離不開4個(gè)要素——人、事、時(shí)間、環(huán)境。
人的影響因素分為兩個(gè)部分：人的追求、人的精力。
一個(gè)人的追求、終極愿望、目標(biāo)，決定了TA想做什么事情。這個(gè)話題，在我之前的文章中介紹過，這里不再多說。人的精力狀態(tài)，決定了TA在當(dāng)前時(shí)間段能做什么事情，是復(fù)雜的需要深度思考的事情，還是簡(jiǎn)單的瑣碎的事情。
環(huán)境的影響因素相對(duì)不那么重要，但又不可缺少。
特定的地點(diǎn)（家/辦公室/戶外）、特定的工具（電話/電腦）決定我們?cè)谶@樣的條件下能做什么事情。我們可以利用特定的環(huán)境，將某類事情集中處理，大大提高效率。比如，打電話的事情，一起搞定；戶外辦的事情，一起辦理；日常購(gòu)物，去附近大超市一并采購(gòu)，或者上XX網(wǎng)站/App統(tǒng)一購(gòu)買。
當(dāng)然，如今移動(dòng)設(shè)備已經(jīng)非常便利，很多事情對(duì)設(shè)備的要求已經(jīng)沒有那么嚴(yán)格。我們可以隨時(shí)隨地寫作、聽書、看書，利用碎片化時(shí)間思考、記錄想法。
除了人和環(huán)境，最重要的兩個(gè)要素，是事情和時(shí)間。如何合理的安排時(shí)間、做正確的事，是時(shí)間管理的核心。
接下來將重點(diǎn)分析“事情”、“時(shí)間”的分類和特點(diǎn)，然后詳細(xì)介紹如何合理分配時(shí)間做正確的事。
一、事：斷舍離，做優(yōu)先級(jí)最高的事情
你可能會(huì)有這樣的苦惱：
花了很多時(shí)間做的事情，產(chǎn)出的價(jià)值卻不大。事情太多，無法完成，每天的to do list 總是不能今日事今日畢。
解決這個(gè)苦惱，有兩個(gè)辦法：
1、斷舍離，減少瑣碎的、低回報(bào)的事情
2、挑選優(yōu)先級(jí)最高的事情做
應(yīng)用這兩個(gè)辦法的前提是，有能力分辨哪些事情應(yīng)該斷舍離、哪些是優(yōu)先級(jí)高的事情。
下面介紹兩個(gè)法則：四象限法則、采銅法則
1、四象限法則
四象限法則，由史蒂芬·科維提出。他按照事情的重要性、緊急程度，將事情分為四類：重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急。
緊急程度，可以根據(jù)事情的deadline來決定。但重要程度如何判斷呢？我個(gè)人覺得可以參考采銅法則的“收益值/半衰期”的分類方法。
2、采銅法則
采銅是知乎大V，《精進(jìn)》一書的作者。他按照收益值、半衰期將事情分為四類：高收益值長(zhǎng)半衰期、高收益值短半衰期、低收益值長(zhǎng)半衰期、低收益值短半衰期。
收益值，是指該事件將給我們帶來的收益大小（認(rèn)知、情感、物質(zhì)、身體方面的收益皆可計(jì)入）
半衰期，是指該收益隨時(shí)間衰減的速度。半衰期長(zhǎng)的事件，對(duì)我們的影響會(huì)持續(xù)地更久。
采銅對(duì)這四類事情舉了幾個(gè)例子：
高收益值 長(zhǎng)半衰期事件：找到自己的真愛、學(xué)會(huì)一種有效的思維方法、完成一次印象深刻的旅行、與大牛進(jìn)行一場(chǎng)意味深長(zhǎng)的談話；
高收益值 短半衰期事件：買一件時(shí)髦的衣服、玩一下午手游、吃一頓大餐、看AV擼管；
低收益值 長(zhǎng)半衰期事件：練一小時(shí)書法、背誦一首詩、背牢十個(gè)單詞、看一本經(jīng)典小說、讀懂哲學(xué)著作的一個(gè)章節(jié)、多重復(fù)一次技能練習(xí)、認(rèn)真地回復(fù)一封友人的郵件；
低收益值 短半衰期事件：挑起或參與一次網(wǎng)絡(luò)掐架、漫無目的地網(wǎng)上閑逛刷微博、使用微信陌陌知乎等進(jìn)行成功率很低的勾搭。
綜合四象限法則和采銅法則，我們可以分辨出哪些事情應(yīng)該斷舍離、哪些是優(yōu)先級(jí)高的事情。
1、應(yīng)該斷舍離的事情
不重要不緊急、短半衰期的事情。比如刷朋友圈、看網(wǎng)絡(luò)八卦、毫無節(jié)制的追劇
2、優(yōu)先級(jí)高的事情
重要不緊急、重要緊急、高收益值長(zhǎng)半衰期的事情。比如，工作中那些與關(guān)鍵績(jī)效相關(guān)、能收獲最大成果的領(lǐng)域；系統(tǒng)的學(xué)習(xí)一門新技能等等
二、時(shí)間
我們一天的時(shí)間可以拆分成N個(gè)時(shí)間段。根據(jù)時(shí)間長(zhǎng)短，可以劃分為“碎片時(shí)間”和“整塊時(shí)間”。根據(jù)人的精力狀態(tài)，又可以分為“不興奮的低效時(shí)間”和“興奮的高效時(shí)間”。根據(jù)人的日常需求，還可以劃分為“工作學(xué)習(xí)時(shí)間”、“日常生活時(shí)間”、“休息時(shí)間”。
一天24個(gè)小時(shí)，每個(gè)時(shí)間段都有各自的特點(diǎn)，并不是每個(gè)時(shí)間段都是興奮高效的，而且每個(gè)人最佳狀態(tài)的時(shí)間各不相同。所以為了安排合適的時(shí)間做合適的事情，我們需要了解自己的時(shí)間特點(diǎn)。最好的方式是記錄自己的時(shí)間，大概用一周時(shí)間了解工作日、周末自己是如何使用時(shí)間的。
一旦發(fā)現(xiàn)了自己的時(shí)間特點(diǎn)，就可以為不同類型的時(shí)間段，安排不同的事情啦。這里抽取幾個(gè)重要的時(shí)間類型做簡(jiǎn)單的介紹。
1、興奮的高效時(shí)間
這是我們一天中狀態(tài)最佳的時(shí)間段，所以我們應(yīng)該將“優(yōu)先級(jí)最高”的事情集中在這段時(shí)間完成。
2、不興奮的低效時(shí)間
這個(gè)時(shí)間段狀態(tài)不佳，我們的頭腦可能不那么靈活，運(yùn)轉(zhuǎn)不夠快，不適合做那些需要深度思考的事情。
如果是上班時(shí)間，不妨安排一些搜集、存儲(chǔ)類的工作，比如上網(wǎng)找尋某些資料、將有用的資料保存起來、對(duì)過去搜集在印象筆記的資料進(jìn)行整理歸類等等。
如果是下班后或周末，可以安排一些機(jī)械性的活動(dòng)，比如健身跑步等。
3、碎片化時(shí)間
碎片化時(shí)間通常比較短，可能是15分鐘以內(nèi)。在這個(gè)時(shí)間內(nèi)，我們可以處理一些小而雜的事情。
比如，手機(jī)轉(zhuǎn)個(gè)賬、查詢今天的基金動(dòng)態(tài)、記個(gè)賬等等。
我們平時(shí)可以整理一些3分鐘、10分鐘碎片化時(shí)間可以做的事情的清單。遇到碎片化時(shí)間，拿出清單看看可以做些什么事。如果習(xí)慣性的刷微博和朋友圈，可能碎片化時(shí)間會(huì)被大量浪費(fèi)，甚至占用其他工作和學(xué)習(xí)時(shí)間。
有時(shí)候瑣碎的事情太多，可以放在一個(gè)番茄時(shí)間段，用不興奮的低效時(shí)間集中處理掉。
4、日常生活時(shí)間
比如每天早晚的洗漱、吃飯、跑步、走路或坐車上下班的時(shí)間。根據(jù)我自己記錄時(shí)間的統(tǒng)計(jì)，每天用在這些日常生活上的時(shí)間大概有3-5個(gè)小時(shí)不等，而這個(gè)時(shí)間做的事情一般已經(jīng)形成了習(xí)慣，雖然做著某些事情但又不太需要我們分心思考。
所以，我比較推薦在這類時(shí)間段，聽書、聽音頻等等。比如，我最近正在聽的《窮查理寶典》的多看電子書，大概1600頁，按我統(tǒng)計(jì)1小時(shí)大概能聽100頁，也就是說16個(gè)小時(shí)可以聽完這本書。假如每天聽2小時(shí)，8天就能聽完一本書。當(dāng)然，聽書的弊端是不能深入的理解、甚至有可能錯(cuò)過很重要的知識(shí)，所以我們可以將聽書作為“泛讀”的步驟。聽完一遍后，再閱讀第二遍，重要的知識(shí)點(diǎn)加以思考做筆記、聽過的不太重要的內(nèi)容可以略過。
有效利用每天無法節(jié)省的時(shí)間，何樂而不為呢？
5、休息時(shí)間
人一天的精力非常有限，所以每天的休息時(shí)間必須保障。這里的休息時(shí)間，既包括晚上休息時(shí)間、午休時(shí)間，還包括忙碌的半小時(shí)、1小時(shí)之后的放松時(shí)間。雖然上一步提到可以在日常生活時(shí)間，聽聽書，但是也不要一天所有時(shí)間都安排得這么緊湊，讓大腦適當(dāng)放松、休息，有效的恢復(fù)精力，才能更好的投入工作。
所以，我非常推薦番茄工作法，25分鐘專注投入，5分鐘休息，讓精力及時(shí)的得到調(diào)整。
三、利用5個(gè)原則 1個(gè)方法，合理分配時(shí)間做正確的事
前面我們對(duì)“事”、“時(shí)間”的特點(diǎn)和類型做了分析，也簡(jiǎn)單介紹了幾類時(shí)間能做的事情。這個(gè)部分，將詳細(xì)介紹幾個(gè)原則和方法，讓我們更明白的做到時(shí)間和事情的合理匹配。
1、安排事情的2個(gè)原則
1）最重要的3只青蛙
每天為自己的工作、生活分別挑選出3件最重要的、長(zhǎng)半衰期的事情，作為一天必須完成的任務(wù)。
2）要事第一
盡可能把重要的事情往前安排。將吃喝玩樂等短半衰期的事情，作為完成重要任務(wù)后的獎(jiǎng)勵(lì)。
2、分配時(shí)間的3個(gè)原則
1）二八原則
用80%的時(shí)間來做20%最重要的事情，用剩下的20%時(shí)間做那些瑣碎的不重要的事情。因此我們一定要了解對(duì)自己來說，哪些事情是最重要的，是最有生產(chǎn)力的。這一點(diǎn)前面如何判斷事情的優(yōu)先級(jí)已經(jīng)有過介紹。
2）保護(hù)青蛙時(shí)間，每天至少專注3小時(shí)
青蛙時(shí)間，是我們專注于最重要的“3只青蛙”的時(shí)間。為了讓我們每周有足夠的時(shí)間做最重要的事，我們每天至少有3小時(shí)的專注時(shí)間，并對(duì)這部分時(shí)間畫出保護(hù)圈。
畫出保護(hù)圈的方法有：
A、利用番茄工作法
3小時(shí)的時(shí)間，意味著7.2個(gè)番茄鐘。在番茄鐘內(nèi)，我們必須專注在手頭正在做的事情上，避免被電話、會(huì)議、郵件等事情干擾。如果有其他人找你，你也可以提出在番茄鐘時(shí)間之后再找他們。
B、固定每天的青蛙時(shí)間
前面提到通過記錄時(shí)間了解自己的時(shí)間特點(diǎn)，這樣做還有一個(gè)作用，是了解自己什么時(shí)間段不容易被打擾。這些時(shí)間段就可以作為每天的青蛙時(shí)間。比如一般早上的時(shí)間不會(huì)安排會(huì)議，也很少有人來找。所以，我們可以剛到公司后，快速的進(jìn)入青蛙時(shí)間的專注狀態(tài)，做最重要的事。當(dāng)同事聊完天開始工作時(shí)，你可能已經(jīng)專注30分鐘了。
3）每天安排不要太滿，預(yù)留動(dòng)態(tài)時(shí)間
一方面，如果每天的事情安排的非常滿，會(huì)導(dǎo)致我們一天處于緊繃的狀態(tài)，圍繞待辦事項(xiàng)忙得暈頭轉(zhuǎn)向，難以空出短時(shí)間休息、喝水的時(shí)間。當(dāng)我們的精力無法及時(shí)的被調(diào)整時(shí)，一天下來整個(gè)人會(huì)異常疲憊，影響下班后的精力狀態(tài)。
另一方面，如果遇到臨時(shí)突發(fā)狀況，勢(shì)必會(huì)調(diào)整被我們安排的太滿的事情，某些事情無法再預(yù)期的時(shí)間完成。長(zhǎng)期如此，會(huì)影響自己對(duì)今日事今日畢的要求的松懈。
所以，為了留住一些空隙時(shí)間作為動(dòng)態(tài)時(shí)間，我們需要制定每天的時(shí)間預(yù)算，將當(dāng)天要做的事情列出來，估算每件事大概要花費(fèi)的時(shí)間。
但是，估算時(shí)間并不容易。對(duì)于陌生的從來沒做過的事，我們很難預(yù)估準(zhǔn)確的時(shí)間；對(duì)曾經(jīng)做過的事，我們?nèi)绻杏涗洉r(shí)間的習(xí)慣，才可能知道上次做這件事花了多少時(shí)間，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)預(yù)估當(dāng)前這件事可能花費(fèi)的時(shí)間。
由此又可以看出記錄時(shí)間的重要性了。
3、四象限事情的處理方法
前面幾個(gè)方法，一直在提倡要事第一，優(yōu)先處理重要的事。但是有時(shí)候事情的緊急程度很難由我們掌控，有很多雖然優(yōu)先級(jí)不那么重要但又必須緊急處理的事情等著我們。面對(duì)這些情況，我們?cè)撊绾翁幚砟兀?/p>
1）重要緊急的事情
處理方法是立即去做。否則，極少成多會(huì)讓你的壓力無限增大，更有可能影響項(xiàng)目進(jìn)度、公司業(yè)績(jī)等等。第一象限的事情越多，代表當(dāng)它們處于第二象限時(shí)沒有被及時(shí)的處理。這種事情越少越好，盡量避免。
2）重要不緊急的事情
如果是培養(yǎng)自己每天堅(jiān)持的習(xí)慣，建議安排固定的時(shí)間去做。比如，我每天早飯后出門上班前，都有固定30分鐘的閱讀時(shí)間；晚上回家后再固定30分鐘跟著keep鍛煉。
如果是較復(fù)雜的任務(wù)，需要花時(shí)間思考，明確任務(wù)的背景、目標(biāo)、deadline等，再將任務(wù)拆解成一個(gè)個(gè)子任務(wù)。設(shè)定具體的時(shí)間去逐步執(zhí)行。
不管是以上哪種類型，處理方式都是“有計(jì)劃的去做”，而且應(yīng)該放在每天的專注時(shí)間集中完成。雖然它們不緊急，但卻是最值得我們投資時(shí)間去做的事情。只有先緊后松，才不至于陷入“重要緊急”的事情一大堆的壓力爆表的境地。
3）不重要緊急的事情
這類事情通常是計(jì)劃之外突然冒出來的。比如臨時(shí)發(fā)起的會(huì)議、同事找你解決某個(gè)難題、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)等等。
對(duì)于這類事情，有幾個(gè)處理的要點(diǎn)：
- 如果可以，盡量讓更適合的人去做。當(dāng)然，前提是明確職責(zé)范圍，確定這件事是否是你負(fù)責(zé)。
- 盡量避免被別人當(dāng)做“猴子收容所”，一直幫別人解決困難，以致于沒有時(shí)間做自己的事情
- 如果這類事情不可避免，不得不自己去做，盡量快速落地執(zhí)行，不要在這類事情上花費(fèi)太多時(shí)間。
4）不重要不緊急的事情
通常是娛樂消遣的事情，比如追劇、玩游戲等等。這類事情屬于低收益值 短半衰期，處理原則自然是盡可能的不做。但是你和我可能都無法真的“不做”。
既然無法避免，那不如用游戲式的方式來做這類事情。每天我們?nèi)匀话凑涨懊娴脑瓌t，優(yōu)先處理最重要的3件事，如果都完成的不錯(cuò)，可以預(yù)留一點(diǎn)時(shí)間做這些娛樂消遣的事情，作為一天的獎(jiǎng)勵(lì)。
以上就是我對(duì)“如何合理安排時(shí)間做正確的事”的總結(jié)，希望對(duì)你有用。
