成功的項(xiàng)目都有什么樣的特征？
--讀《漫畫中國式項(xiàng)目管理》有感
看完《漫畫中國式項(xiàng)目管理》這本通俗易懂的項(xiàng)目管理專業(yè)書，感覺不寫一篇讀后感，有點(diǎn)對(duì)不起這么酣暢淋漓的閱讀體驗(yàn)，區(qū)別于傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理專業(yè)書籍晦澀的專業(yè)語言、僵硬的理論知識(shí)，分分鐘想棄書，這本書幾乎一口氣讀完，整個(gè)閱讀過程簡直酣暢淋漓，作者通過講故事的形式，配上詼諧的插圖漫畫，言簡意賅卻又深入淺出地介紹了項(xiàng)目管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)。
“什么樣的項(xiàng)目是成功的？”項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)是什么？盈利？客戶滿意？實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的既定目標(biāo)？……最基本的成功是項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)按正常進(jìn)度實(shí)現(xiàn)了既定目標(biāo)吧。但是，這只是最理想的設(shè)想。在實(shí)際工作中，有多少項(xiàng)目的成本、進(jìn)度、目標(biāo)是按計(jì)劃完成的呢？反過來說，如果成本大幅超支了，項(xiàng)目就一定是失敗的嗎？也許很多項(xiàng)目延期，超支，但是因?yàn)檩^好實(shí)現(xiàn)了客戶需求，達(dá)到了公司的市場目標(biāo)。
所以真正成功的項(xiàng)目是站在客戶站在“業(yè)務(wù)”的角度去實(shí)現(xiàn)！
書中歸納的幾個(gè)重點(diǎn)如下：（敲黑板，劃重點(diǎn)了）
01、項(xiàng)目流程：項(xiàng)目的成功必須是復(fù)制的，也就是項(xiàng)目嚴(yán)格來流程執(zhí)行，流程的可復(fù)制性可控性，讓項(xiàng)目成功更容易實(shí)現(xiàn)；
02、項(xiàng)目計(jì)劃：項(xiàng)目的成功和項(xiàng)目計(jì)劃密不可分，項(xiàng)目會(huì)隨著項(xiàng)目計(jì)劃活動(dòng)推進(jìn)漸進(jìn)明晰。
03、項(xiàng)目控制：包含風(fēng)險(xiǎn)控制、進(jìn)度控制和文檔控制；
04、項(xiàng)目溝通：和管理層的溝通、和項(xiàng)目成員的溝通，和其他干系人的溝通，溝通的形式有項(xiàng)目例會(huì)、郵件往來、面對(duì)面溝通等。
01、項(xiàng)目流程
項(xiàng)目流程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)是項(xiàng)目需求，也就是我們公司項(xiàng)目管理中的關(guān)鍵交付物《市場需求說明書》，所以當(dāng)我們選擇技術(shù)方案、制定項(xiàng)目規(guī)劃、確定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，客戶的“業(yè)務(wù)目標(biāo)”遠(yuǎn)比“技術(shù)實(shí)現(xiàn)”重要得多。首先要搞明白的是為什么做，而不是怎么做。
項(xiàng)目中的需求來源于客戶，也有來自領(lǐng)導(dǎo)的想法，甚至其他人的思維碰撞，不管需求來源哪里，是誰，項(xiàng)目經(jīng)理需要冷靜地記錄需求，反反復(fù)復(fù)的進(jìn)行各方溝通。
通過溝通，形成了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)一致統(tǒng)一的需求文檔。需求文檔需要一次性確定，切記后續(xù)不斷變更或修改。
當(dāng)然還有其他關(guān)鍵交付物，這里主要說明了需求文檔。
02、項(xiàng)目計(jì)劃
項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理的核心主線。在項(xiàng)目前期，雖然項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)大，不確定性強(qiáng)，但對(duì)項(xiàng)目的管理成本最低，可以更改技術(shù)方案、更改客戶需求、更換芯片等等，項(xiàng)目進(jìn)入中后期時(shí)，確定性加強(qiáng)，風(fēng)險(xiǎn)降低，但管理成本也會(huì)變得非常高，如果帶著一大堆不確定性進(jìn)入驗(yàn)證階段，整個(gè)項(xiàng)目簡直就是噩夢(mèng)。所以在項(xiàng)目立項(xiàng)不久，多花時(shí)間進(jìn)行論證和規(guī)劃，項(xiàng)目經(jīng)理和SE不厭其煩地和相關(guān)干系人溝通溝通再溝通，頂住壓力把模糊的問題一個(gè)個(gè)弄清楚，明確計(jì)劃主線。
而在項(xiàng)目計(jì)劃中，里程碑節(jié)點(diǎn)比驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)更關(guān)鍵。在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，合理規(guī)劃項(xiàng)目的每一個(gè)里程碑節(jié)點(diǎn)，使其有可行性、驗(yàn)收價(jià)值；在執(zhí)行過程中，圍繞每一個(gè)里程碑安排工作，找到項(xiàng)目的節(jié)奏；在溝通過程中，將里程碑的壓力傳遞給項(xiàng)目的核心代表。
當(dāng)然，項(xiàng)目計(jì)劃的可行性是基于實(shí)際情況制定的，如客戶的需求不確定性、開發(fā)測試人員的資源不夠、審批流程的冗長等，項(xiàng)目的計(jì)劃過程是非?，F(xiàn)實(shí)和實(shí)際的過程，所以需要項(xiàng)目經(jīng)理巧妙避開或預(yù)警這些實(shí)際問題，不要用“理想”的假設(shè)來欺騙自己。
在計(jì)劃執(zhí)行過程中，不可避免地會(huì)遇到資源沖突問題，資源沖突也是所有項(xiàng)目中非常常見的現(xiàn)象，有人說，如何能夠避免項(xiàng)目中的資源沖突？對(duì)于這一個(gè)偽命題，其實(shí)更多是取決于項(xiàng)目經(jīng)理，關(guān)鍵三點(diǎn)如下：
1、項(xiàng)目計(jì)劃階段：將資源正式落實(shí)到人；
2、項(xiàng)目實(shí)施過程中，提前預(yù)見有可能的資源沖突，比如在周例會(huì)中討論未來幾周的工作，讓開發(fā)、測試人員提前釋放手頭任務(wù)準(zhǔn)備資源；
3、資源都是可爭取的，這里省略一萬字，論溝通的重要性；
最后，把項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制落實(shí)到計(jì)劃的每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)手段，必須是項(xiàng)目計(jì)劃中一項(xiàng)具體且可以落實(shí)的工作任務(wù)。
03、項(xiàng)目控制
項(xiàng)目控制，包含風(fēng)險(xiǎn)控制，進(jìn)度控制和文檔控制。
風(fēng)險(xiǎn)控制是項(xiàng)目執(zhí)行階段的例行工作，在整個(gè)過程中是持續(xù)的，而保證這一點(diǎn)的是項(xiàng)目控制的機(jī)制和流程。
例如：邀請(qǐng)國外一位重要專家參加客戶研討會(huì)，他口頭承諾沒問題。你意識(shí)到如果他到時(shí)候不能來，將對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展有重大負(fù)面影響。怎么將這一風(fēng)險(xiǎn)降到最低？
1、盡量獲得專家的正式承諾，提前用足夠的時(shí)間和他確定具體行程；
2、將該風(fēng)險(xiǎn)寫入風(fēng)險(xiǎn)清單當(dāng)中，每次周例會(huì)上進(jìn)行討論。
第一種做法是個(gè)人行為，第二種是基于管理流程的，一旦寫入風(fēng)險(xiǎn)清單，每次周例會(huì)都會(huì)拿出來討論，對(duì)比第一種個(gè)人行為，真正確保安全的是合理的流程和機(jī)制。
進(jìn)度控制最關(guān)鍵的控制點(diǎn)是概念計(jì)劃階段，開發(fā)階段和驗(yàn)證階段的里程碑節(jié)點(diǎn)，初看上去，無非是開會(huì)、寫文檔、匯報(bào)、再開會(huì)、修改文檔、再匯報(bào)的循環(huán)模式，這些都只是外在的形式，真正重要的是和各方進(jìn)行深度的溝通，使項(xiàng)目計(jì)劃在實(shí)質(zhì)上達(dá)成共識(shí)，而不是表面的走完流程。中長期靠里程碑，短期靠項(xiàng)目例會(huì)。周例會(huì)上需要明確以下4點(diǎn)：
1、按時(shí)拿到項(xiàng)目的管理數(shù)據(jù)；
2、分析與項(xiàng)目計(jì)劃的偏差；
3、找到偏差的原因；
4、制定并采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。
核心目的是通過這一節(jié)奏，及時(shí)了解項(xiàng)目的情況，預(yù)見可能的問題，找到解決的方法，同時(shí)周期性的和干系人進(jìn)行書面如周報(bào)、郵件或面對(duì)面的溝通。
“后看一，前看三”，通過這種機(jī)制，每次例會(huì)回顧前一周項(xiàng)目的執(zhí)行情況，討論未來三周會(huì)做哪些工作，以及有什么潛在問題。項(xiàng)目經(jīng)理需要準(zhǔn)備兩張清單，一張是風(fēng)險(xiǎn)清單，一張是問題清單，這兩張表是每次周例會(huì)必須要討論的內(nèi)容，也是通過這樣一種機(jī)制，將項(xiàng)目計(jì)劃落實(shí)到行動(dòng)。
項(xiàng)目文檔，是對(duì)組織過程資產(chǎn)的積累，形成公司的知識(shí)庫，項(xiàng)目過程中的關(guān)鍵交付物也就是項(xiàng)目文檔，一是計(jì)劃執(zhí)行中最直接的結(jié)果體現(xiàn)，二是后置任務(wù)基于前置任務(wù)的信息積累，也是檢驗(yàn)項(xiàng)目過程好壞的過程成果。
當(dāng)然，項(xiàng)目過程中，項(xiàng)目變更不可避免。據(jù)美國一家公司做過一個(gè)著名的調(diào)查，調(diào)查公司用10年的時(shí)間跟蹤了30萬個(gè)項(xiàng)目，其中一個(gè)結(jié)論是完全成功的項(xiàng)目（成本、進(jìn)度、目標(biāo)都達(dá)到）不到17%，而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的一個(gè)重要原因就是需求變更。完全消除變更不現(xiàn)實(shí)，至少有幾點(diǎn)應(yīng)當(dāng)力求做到：
1、在需求階段，盡最大可能把需求搞清楚；
2、在執(zhí)行階段，嚴(yán)格遵循變更控制流程；
3、對(duì)于發(fā)生了的變更，相應(yīng)地調(diào)整文檔；
當(dāng)然，最應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的是我們需求階段的《市場需求說明書》，需要了解的是客戶為什么要我們做（業(yè)務(wù)動(dòng)機(jī)），以及什么是可行的方案。
04、項(xiàng)目溝通
項(xiàng)目溝通既要面向全局同時(shí)也要關(guān)注細(xì)節(jié)，通過不斷地溝通推動(dòng)項(xiàng)目向前走。項(xiàng)目中的溝通以流程，以進(jìn)度為主線索。項(xiàng)目中的溝通有周例會(huì)、郵件往來以及面對(duì)面溝通，如定在周一上午10點(diǎn)~11點(diǎn)開展周例會(huì)，建議周五下午發(fā)出郵件提醒，并且在郵件中告知核心代表需要在周例會(huì)上提供的信息、數(shù)據(jù)或文檔，比如研發(fā)代表、測試代表、系統(tǒng)工程師及財(cái)務(wù)代分別需要提供什么？同時(shí)，提醒未來三周計(jì)劃完成的任務(wù)活動(dòng)及需要提交的交付物及交付物評(píng)審要求等。同時(shí)，為了保障例會(huì)的有效性和高效性，最好能把問題或信息盡量具體化，避免使用開放性的問題，例如項(xiàng)目目前什么情況？
項(xiàng)目溝通重要的不僅是如何解決特定問題，而是如何在以后的項(xiàng)目溝通中不再出現(xiàn)同樣 的問題。
還有，如何讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)保持較高的工作熱情，如何和性格各異的項(xiàng)目成員溝通等等，這些也是項(xiàng)目溝通中的重要內(nèi)容，這些都需要項(xiàng)目經(jīng)理多多換位思考。在推進(jìn)項(xiàng)目資源落地的過程中，還需要和管理層保持充分的溝通，不是通過領(lǐng)導(dǎo)去壓別人做事，而是先擺事實(shí)，再通過柔性的方式去推動(dòng)，抱怨沒有任何意義，有效的方式唯有溝通。
最后，作為弱勢管理者，項(xiàng)目經(jīng)理必須能夠適應(yīng)不同的環(huán)境，和不同性格類型的人打交道。重要的不是你認(rèn)為什么重要，而是對(duì)方更關(guān)注什么，用對(duì)方能夠接受的方式去影響對(duì)方，用對(duì)方習(xí)慣的方式學(xué)會(huì)和他們打交道。
一個(gè)強(qiáng)勢卻不強(qiáng)硬的項(xiàng)目經(jīng)理需要做到幾點(diǎn)：良好的計(jì)劃、有效的溝通、積極的協(xié)調(diào)、努力的推動(dòng)，懂得變通，但更加堅(jiān)持原則。
好了，這本書分享完了，在項(xiàng)目過程中，我們可以通過：1、準(zhǔn)確地評(píng)估；2、合理地規(guī)劃，包括時(shí)間、成本和資源；3、 客觀地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估；4、 良好的溝通機(jī)制；這四點(diǎn)進(jìn)行項(xiàng)目全局和細(xì)節(jié)的把控， 真正做到這幾點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成功簡直So easy。
項(xiàng)目管理部? 木子禮
2017-5-11
