一心想從事技術(shù)的我，奈何第一份工作還是交給文職文秘，現(xiàn)在就分享一下我工作遇到的關(guān)于文檔相關(guān)的頭疼的問題吧～
使用軟件：office2007(工作電腦版本較老，但實(shí)際操作大同小異)
簡單操作
巧用開始選項(xiàng)卡中的“標(biāo)題一、標(biāo)題二、標(biāo)題三”等區(qū)域
大家都知道一篇文檔需要生成目錄，然而你一個(gè)個(gè)的去設(shè)置是不是很麻煩？那么你用這些操作，將你要做幾級標(biāo)題的文字選擇點(diǎn)擊相應(yīng)的標(biāo)題便會(huì)在目錄中出現(xiàn)，且若果合適，你不滿意，你知道對其中一個(gè)標(biāo)題進(jìn)行修改，然后在標(biāo)題格式出更新格式，那么整片文檔相應(yīng)的格式都會(huì)一起刷新
使用選擇相似文本功能
對于別人發(fā)給你的文檔，有些文字什么的根本不統(tǒng)一，但一次次的選有太過繁瑣，此時(shí)選中你要修改的部分文字，右鍵，選擇選擇相似文本，然后進(jìn)行你要的操作，速度不要太快，比你用格式刷快多了。
使用編號(hào)功能
還記得大學(xué)時(shí)期，對于編號(hào)一個(gè)個(gè)的輸入，有時(shí)錯(cuò)開了又得再返修嗎？而這編號(hào)功能真的解決一個(gè)序號(hào)的好功能，對于表格同樣試用，主要是表格中有時(shí)并不居中，你可以選擇編號(hào)，然后右鍵后選擇段落，不用懸掛或前后多少字符，還不行，點(diǎn)擊制表位，清楚字符，或輸入0字符，然后統(tǒng)一刷格式即可，格式刷快捷鍵：ctrl +shift+v
使用插入頁碼功能
對每一頁進(jìn)行編碼，常用格式為第*頁，共*頁，前一個(gè)*是插入>頁碼>頁腳>普通格式2，自動(dòng)更新的，后一個(gè)*需要你但到最后一個(gè)看是多少手動(dòng)輸入。值得提醒的是，所有目錄封面等其他頁面記得看正文是不是第一頁。
若不是，則用到插入分頁符功能，點(diǎn)擊頁面布局>分節(jié)符>下一頁即可，一般普通視圖下看不見，在另一種視圖下會(huì)顯示一個(gè)分節(jié)符出來，此時(shí)你再找到頁碼設(shè)置格式設(shè)置為起始頁為1即可。
同時(shí)你若要橫縱頁面交替也是用這分頁符隔開
進(jìn)階操作
使用插入題注，使用引文操作
這個(gè)真的是解決圖、表編號(hào)的利器，雖然你可以用編號(hào)項(xiàng)修改編號(hào)格式給圖編號(hào)，但還真不如這個(gè)功能。插入>題注>出現(xiàn)一個(gè)窗口，如果是給圖編號(hào)，你選圖，然后下方一欄是否出現(xiàn)文字打鉤是，如果圖編號(hào)要有章節(jié)號(hào)，那么也可以選擇，如果沒有你要的，你新建一個(gè)即可。
然后，你在文中如果有的地方要寫如圖幾所示的時(shí)候，你就用使用引文操作，選擇插入文字和編號(hào)，文本中按住ctrl鍵點(diǎn)擊此處還會(huì)跳轉(zhuǎn)
使用錄制宏功能
這個(gè)使用的人很少，但卻真的很好用，是批量處理的神操作，比如一篇文章有很多表格，而每個(gè)表格我都要設(shè)置一遍，這煩不煩？而此時(shí)你若提前錄制好一個(gè)宏，然后設(shè)置了對應(yīng)的快捷鍵，那速度真的不要太快。我一般會(huì)把我最常用的功能錄制成宏，不過提醒的是，錄宏設(shè)置的快捷鍵不要同軟件自帶的沖突，否則不可逆反。
修改頁面、頁腳、頁邊距距離
有時(shí)你的文檔只有一行字孤單單占一頁，是不是看著很有強(qiáng)迫癥？這是你只要在也頁面布局處，點(diǎn)擊頁邊距，自定義頁邊距輸入數(shù)值即可，一般我用上下右2厘米，左2.8厘米，因?yàn)樽筮呌脕硌b訂。
頁眉頁腳的距離，雙擊這兩處，在設(shè)計(jì)卡中會(huì)出現(xiàn)一個(gè)距離框，輸入你要的值即可。
巧用樣式下的小三角
有時(shí)，你的頁眉會(huì)出現(xiàn)一條橫線，你怎么弄都弄不掉，此時(shí)你可以點(diǎn)擊這個(gè)小三角找到頁眉選項(xiàng)，修改，段落，邊框，選擇無即可，或雙擊頁眉后按快捷鍵ctrl+shift+N，找便消失的無影無蹤
輸出pdf打印，不怕格式混亂
另存為，導(dǎo)出pdf即可，記得檢查pdf的頁面是否準(zhǔn)確，有時(shí)引用了題注，導(dǎo)出時(shí)會(huì)錯(cuò)頁的喲
輔助操作
自定義屬于自己的工具欄
對于經(jīng)常接觸文檔的，那么趁手的工具必不可少的，電子文件>選項(xiàng)>不記得哪個(gè)類目下了，反正就是可以自己增加或刪除工具的地方，然后點(diǎn)一下一個(gè)在功能下方顯示。
然后，就把你常用的工具，鼠標(biāo)放上去，然后右鍵，選擇添加到快速工具欄，這樣你會(huì)覺得效率不一般的快。
護(hù)眼操作
覺得文檔頁面是白色刺眼，可以在頁面設(shè)置處頁面背景調(diào)成綠色喲。
文檔結(jié)構(gòu)圖功能
對于文檔很長很多，標(biāo)題也很長很多，總是滑動(dòng)滾輪是不是很煩，點(diǎn)擊視圖>勾選文檔結(jié)構(gòu)圖，左側(cè)便會(huì)出現(xiàn)類似目錄的清單，然后你點(diǎn)擊各個(gè)標(biāo)題便能快速定位咯。同時(shí)，留意那個(gè)小倒三角，還能定位圖表喲～
文檔匹配
對于一份文檔修改了，你自己也不記得了，用這個(gè)功能真的很詳細(xì)的比較兩份文檔的不同之處
批注功能
這個(gè)一般對于兩人相互交流的情況較好用，但記得正式打印文檔時(shí)刪除
附加一點(diǎn)Excel的問題
多個(gè)工作表如何輸出
另存為或輸出為pdf，點(diǎn)更多選項(xiàng)，選擇整個(gè)工作簿
如何使每頁顯示同一個(gè)標(biāo)題
找到打印標(biāo)題功能。找到頂端標(biāo)題行，選擇你要在每頁出現(xiàn)的標(biāo)題單元格，點(diǎn)擊確認(rèn)即可
如何設(shè)置頁碼
找到打印標(biāo)題功能，找到頁眉頁腳欄目，可以使用已用的格式，也可以自定義
用可以改變的序號(hào)
在要編號(hào)的單元格輸入“=row? ()-N，N 的大小取決于你要編號(hào)多少，和單元格在哪一行
-END-
文|愚人9號(hào)
