向下管理是指管理者對團(tuán)隊(duì)成員的管理，其目的是為了帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)高效地完成組織目標(biāo)。為著這個(gè)目的，管理者在工作中就要做好向下溝通，學(xué)會(huì)向團(tuán)隊(duì)成員授權(quán)并給予有效反饋。做到“定目標(biāo)、抓過程、拿結(jié)果”。
1. 向下溝通
向下溝通是指管理者與團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通互動(dòng)，這種溝通互動(dòng)能讓團(tuán)隊(duì)成員充分利用自己所長高效地完成組織目標(biāo)。向下溝通的核心是在理解團(tuán)隊(duì)成員訴求的基礎(chǔ)上，發(fā)掘成員的成長路徑，實(shí)現(xiàn)快速成長。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，一定的指導(dǎo)和監(jiān)督是必不可少的，管理者要幫助團(tuán)隊(duì)成員克服困難并對抗自身惰性和弱點(diǎn)。
身為管理者，不能什么都自己扛，不懂分配工作。管理者要學(xué)會(huì)聚焦核心目標(biāo)，學(xué)會(huì)授權(quán)于他人。即根據(jù)工作性質(zhì)和團(tuán)隊(duì)成員工作能力做出適當(dāng)授權(quán)，讓團(tuán)隊(duì)成員幫助完成組織目標(biāo)。管理者要擺脫原來的工作慣性，去思考新的工作的重點(diǎn)是什么，核心目標(biāo)是什么。因此，管理的本質(zhì)是盡可能通過激發(fā)別人的資源，取得最好的結(jié)果。
身為管理者，不能只重業(yè)務(wù)，沒有給予團(tuán)隊(duì)成員反饋幫助其成長。管理者要樹立“教練”意識，給予有效反饋。避免團(tuán)隊(duì)成員成為被動(dòng)執(zhí)行者，導(dǎo)致工作價(jià)值感低，成長速度慢。要讓團(tuán)隊(duì)成員完成工作的同時(shí)對自己所做的工作有更深刻認(rèn)識，增強(qiáng)成就感和自信心。
身為管理者，不要在意團(tuán)隊(duì)成員是否喜歡自己。過于在意團(tuán)隊(duì)成員感受，關(guān)系就會(huì)把握不好。管理者要贏得團(tuán)隊(duì)成員的尊重，而不是喜愛。要明確告訴團(tuán)隊(duì)成員自己的工作風(fēng)格和原則，讓團(tuán)隊(duì)成員適應(yīng)你，而不是你去適應(yīng)團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)人。
學(xué)會(huì)授權(quán)和有效反饋，是管理團(tuán)隊(duì)必不可少的兩大技能。下面我們就來看看應(yīng)該怎樣做好這兩塊工作。
2. 學(xué)會(huì)授權(quán)
授權(quán)，是指管理者將自己的部分權(quán)力和責(zé)任授予下屬去行使。學(xué)會(huì)授權(quán)能增加你的時(shí)間，這樣管理者就可以從瑣碎事情中解放出來，有更多時(shí)間聚焦核心目標(biāo)。學(xué)會(huì)授權(quán)能讓團(tuán)隊(duì)成員得到鍛煉，團(tuán)隊(duì)成員獲得一定自主權(quán)，獨(dú)立作出決策，進(jìn)而使得決策能力和業(yè)務(wù)能力得到鍛煉。學(xué)會(huì)授權(quán)能讓組織更加高效，授權(quán)就是把工作交給最合適的人做，力求組織資源的最佳配置，用最小的資源獲得最大的效果。
2.1 授權(quán)與不授權(quán)
首先，自己不擅長而團(tuán)隊(duì)成員擅長的工作可以授權(quán)。專業(yè)的事應(yīng)該交由專業(yè)的人來做。管理者不是做事情最好的人，而是帶領(lǐng)大家做好事情的人，要信任下屬的能力。其次，稍有難度但流程簡單的工作可以授權(quán)。這對團(tuán)隊(duì)成員是一次極佳的鍛煉機(jī)會(huì)，但管理者不能放任不管只拿結(jié)果，要經(jīng)常過問，對階段性成果進(jìn)行檢查。然后，團(tuán)隊(duì)成員能獨(dú)立勝任的工作可以授權(quán)。對于這類工作，要給予充分信任，果斷授權(quán)，可以考慮將決策權(quán)交給他。最后，常規(guī)且瑣碎、技術(shù)含量低的工作可以授權(quán)。
團(tuán)隊(duì)目標(biāo)和計(jì)劃的制定、團(tuán)隊(duì)政策的制定、業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)和工作成果的檢查與反饋，這些屬于管理者職責(zé)所在的工作不應(yīng)該授權(quán)。
2.2 有效授權(quán)的三個(gè)方面
授權(quán)時(shí)，管理者應(yīng)該注意人、事、過程三個(gè)方面，做到選對人、做成事和過程監(jiān)督。在選人的時(shí)候要注意認(rèn)真考察，對被授權(quán)的人有一定的了解和信任，并評估被授權(quán)的人對任務(wù)是否具備相應(yīng)的問題解決能力和才干。
要做成事，就要目標(biāo)明確，并以結(jié)果為導(dǎo)向，量化交付標(biāo)準(zhǔn)。指明完成到什么程度或者達(dá)到什么效果就算工作完成了，保證大家理解一致。要做到權(quán)責(zé)統(tǒng)一，給予相應(yīng)的職權(quán)和人、財(cái)、物的支持，但要?jiǎng)澏氊?zé)邊界，絕不允許越界擅自行動(dòng)。
在工作的完成過程中管理者要進(jìn)行過程監(jiān)督。要做到檢查評估，有必要的監(jiān)督和控制，對出現(xiàn)的問題及時(shí)指導(dǎo)修正，做好溝通。要給予必要的支持，不應(yīng)由他一人承擔(dān)所有責(zé)任。
3. 有效反饋
針對被指導(dǎo)者的行動(dòng)，管理者要給予積極的、未來導(dǎo)向的反應(yīng)，以此進(jìn)行激勵(lì)。要知道，下屬不是工具，他是和你一樣有思想有尊嚴(yán)的人。有效反饋的方式主要是積極性反饋和發(fā)展性反饋兩種。
積極性反饋是指給予能增強(qiáng)被指導(dǎo)者自信心的贊揚(yáng)和認(rèn)可，關(guān)鍵是要針對所觀察到的正面行為（Behaviour）及其產(chǎn)生的積極影響（Impact）表達(dá)相應(yīng)的欣賞和感謝（Appreciation）。例如要對培訓(xùn)導(dǎo)師進(jìn)行反饋，可以這么說：“我看到你這個(gè)月組織了三次培訓(xùn)會(huì)議，在你的指導(dǎo)下（行為），幾位新進(jìn)銷售人員能對我們產(chǎn)品有充分的認(rèn)知，能熟練解答客戶問題，提高了客戶滿意度（影響），大家都十分感謝你（感謝）?！?/p>
發(fā)展性反饋是要具體指出被指導(dǎo)者需要改善的地方，在表達(dá)期待的時(shí)候，一定是要具體可衡量的且是團(tuán)隊(duì)成員有可能做到的，以“我”開頭會(huì)顯得真摯有說服力。比如說：“我希望你能提前兩天完成這份方案”，而避免說：“我希望你盡早完成這份方案”。
在進(jìn)行發(fā)展性反饋的時(shí)候，要注意區(qū)分評判和觀察，不要以評判的語氣進(jìn)行反饋，否則容易先入為主，下錯(cuò)結(jié)論，讓人產(chǎn)生抵觸情緒和防御心理。指出觀察到的具體行為才能讓人虛心接受。
- 以評判的語氣進(jìn)行反饋：“你連這樣簡單的事情都做不好？你是沒長眼睛嗎？下不為例，明白了嗎？”
- 以觀察的語氣進(jìn)行反饋：“我發(fā)現(xiàn)報(bào)告里有5個(gè)錯(cuò)誤，這些錯(cuò)誤會(huì)降低內(nèi)容的可信度，也會(huì)影響我對你工作態(tài)度的看法，下次提交報(bào)告前，請多核查兩遍，不要出現(xiàn)低級錯(cuò)誤。”
