本次班會(huì)我擔(dān)任統(tǒng)籌大臣的角色，會(huì)議能夠順利召開(kāi)內(nèi)心十分的激動(dòng)。這也是我踐行易效能過(guò)程的一個(gè)里程碑式的收獲。
其實(shí)7月8日的班會(huì)我就有參與了文字推送大臣的角色。當(dāng)時(shí)由王欣助教統(tǒng)籌帶領(lǐng)我們一起劃分職責(zé)，彩排。她從頭到尾都特別耐心，也承擔(dān)了許多。雖然當(dāng)時(shí)的會(huì)議受到了好評(píng)，可我個(gè)人來(lái)說(shuō)卻是只做文字推送大臣職責(zé)內(nèi)的工作。并沒(méi)有關(guān)注會(huì)議籌辦全局安排。
7月22日的班會(huì)籌備小組在7月16日就快速地組建了，我也選擇了排麥大臣的角色?？?月17日，助教的談話讓我意識(shí)到，我們不能永遠(yuǎn)依賴(lài)助教的幫助來(lái)籌備班會(huì)，一定要扔掉拐杖，學(xué)員自己籌備。
? 當(dāng)時(shí)在籌備組只有我參與過(guò)上次班會(huì)的籌備工作。而我又是副班長(zhǎng)，沒(méi)辦法我只能擔(dān)當(dāng)下王欣助教當(dāng)時(shí)的統(tǒng)籌工作。其實(shí)我心里是惴惴不安的?？墒羌热怀袚?dān)下來(lái)，我就要擔(dān)起這個(gè)責(zé)任。心一橫，無(wú)論結(jié)果好壞，盡力就不后悔。
首先總結(jié)了自己的優(yōu)勢(shì)：
1.因?yàn)閱紊?，時(shí)間寬松。
2.助教都特別和藹，支持我。
3.因?yàn)槭歉卑嚅L(zhǎng)且是160北京和161廣州的外交大臣，與兩個(gè)班里人員熟悉，協(xié)調(diào)人員便利。
4.參與過(guò)上次班會(huì)，可以模仿王欣助教的統(tǒng)籌方式。
怕自己沒(méi)有信心，劣勢(shì)根本就沒(méi)去想。
以往慣例并沒(méi)有統(tǒng)籌大臣的角色，我果斷放棄排麥大臣的角色，增加并自己擔(dān)任統(tǒng)籌大臣角色。
上面的內(nèi)容看起來(lái)好啰嗦，可我特別希望后期的統(tǒng)籌大臣如果能閱讀到這些文字也能夠信心倍增。
啰嗦到此，下面是統(tǒng)籌大臣工作步驟和職責(zé)：
1. 拿到錦囊后按照錦囊仔細(xì)推敲想象會(huì)議流程，根據(jù)錦囊中的會(huì)議需求確定大臣角色。注意：雖然每次班會(huì)大臣相對(duì)固定，但是位置、職責(zé)和人數(shù)也是可以調(diào)整的。
2. 確定下大臣職責(zé)后。站在每個(gè)大臣的角色，推敲他們的職責(zé)和工作量。確保每個(gè)人工作量在可承受范圍的70%。那另外的30%呢？留作后期靈活機(jī)動(dòng)，萬(wàn)一后期有疏漏的時(shí)候可以有調(diào)整空間。注意：來(lái)承擔(dān)大臣工作的人數(shù)是有限的，前期確定好職責(zé)，后期才能減少調(diào)整，籌備組成員多有家庭孩子，后期調(diào)整困難。
3. 把大臣角色和工作職責(zé)發(fā)到籌備組，讓承辦小組人員在群內(nèi)選擇。確定后，統(tǒng)籌大臣要留存所有人電話。如果大臣領(lǐng)取角色后依舊不會(huì)做，可以讓他們請(qǐng)教之前會(huì)議對(duì)應(yīng)的大臣請(qǐng)教。
4. 這次班會(huì)有8位大臣。分為兩部分：a會(huì)議中：主持人，排麥大臣，時(shí)間大臣，文字推送大臣。? b非會(huì)議中：統(tǒng)籌大臣，宣傳大臣，問(wèn)題記錄大臣，記錄大臣。
各個(gè)大臣詳細(xì)工作職責(zé)和注意事項(xiàng)，請(qǐng)查看他們每個(gè)人的分享。
基本會(huì)議中大臣職責(zé)較固定。非會(huì)議大臣工作可調(diào)整，且可以大家靈活互助。例如宣傳大臣把宣傳資料敲定后，所有人均可以協(xié)助他校訂并往各個(gè)群推送會(huì)議宣傳稿。注意:記錄大臣必須設(shè)置2個(gè)人并全程錄音，以防止突發(fā)狀況，會(huì)議資料流失。
5. 確定分享人。確定會(huì)上分享人分享話題和名額。問(wèn)160期和161期兩個(gè)班委要名字和電話，加上微信。通知他們分享時(shí)間并留存發(fā)言稿分享給記錄大臣等。讓他們參與至少一次彩排。如果可以，允許安排后備分享人1-2人。
6. 逐個(gè)私聊一次各位大臣。聽(tīng)取他們對(duì)本職工作和會(huì)議的建議。確定他們有飽滿的工作狀態(tài)。讓各位大臣有解決不了的問(wèn)題時(shí)，提前聯(lián)系統(tǒng)籌大臣，給統(tǒng)籌大臣留出解決時(shí)間。注意：統(tǒng)籌大臣解決問(wèn)題要學(xué)會(huì)委托和協(xié)調(diào)。
7. 彩排。建議彩排2-3次。所有大臣都一定實(shí)際操作。大家互相挑出可以提升的點(diǎn)。邀請(qǐng)助教參加彩排，提出寶貴意見(jiàn)。
8. 正式會(huì)議前20分鐘，利用10分鐘時(shí)間點(diǎn)名各位大臣和分享人到位。未到會(huì)者電話通知。
9. 正式會(huì)議前10分鐘，播放輕音樂(lè)，等待開(kāi)會(huì)。
10. 會(huì)議中，按照流程執(zhí)行。統(tǒng)籌大臣分別檢查各位會(huì)議中大臣的工作情況，如果有明顯漏洞，在不耽誤其工作前提下，微信留言提醒。若出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)不好，或者人員不到位的突發(fā)情況。非會(huì)議中的相關(guān)大臣機(jī)動(dòng)靈活解決。
11. 會(huì)議結(jié)束后開(kāi)會(huì)后會(huì)，各位大臣總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。根據(jù)三個(gè)標(biāo)簽三個(gè)亮點(diǎn)三個(gè)提升點(diǎn)發(fā)言。
* 督促兩位記錄大臣把會(huì)議記錄和會(huì)后會(huì)記錄整理成文字，發(fā)送到? 群里分享。如果文字內(nèi)容較多，可適當(dāng)放寬時(shí)間。以上為本人擔(dān)當(dāng)7月22日班會(huì)統(tǒng)籌大臣的工作職責(zé)和流程。記錄下來(lái)用于自我檢視，也用于分享他人。感恩所有參與會(huì)議籌備的教練、助教和所有大臣及160、161班委的支持付出。
易效能一起來(lái)，更精彩！
