根據(jù)項(xiàng)目的生命周期理論，項(xiàng)目需要經(jīng)歷五個(gè)階段——啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、收尾，項(xiàng)目管理工作也圍繞這些階段依次展開(kāi)。所以，使用 Microsoft Project 管理項(xiàng)目時(shí)，無(wú)論項(xiàng)目的規(guī)模和種類如何，通常都要遵循特定的程序。本文中使用到的 Project 版本為 Microsoft Project Professional 2013 。
2.1 Microsoft Project 管理項(xiàng)目的流程概述
2.1.1 根據(jù)項(xiàng)目生命周期確定管理流程
2.1.2 Microsoft Project 的管理流程
(1) 準(zhǔn)備階段
與項(xiàng)目生命周期中的項(xiàng)目啟動(dòng)階段相對(duì)應(yīng)。Project 的工作較少：
1、收集相關(guān)資料。例如，項(xiàng)目合同書(shū)，客戶對(duì)項(xiàng)目的具體要求，國(guó)家、行業(yè)或公司頒布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，已有的技術(shù)資料與文檔等。
2、確定項(xiàng)目目標(biāo)、約束條件。例如，項(xiàng)目的目標(biāo)是要完成一項(xiàng)新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)任務(wù)，最終要作出產(chǎn)品樣品來(lái)。除了對(duì)產(chǎn)品有技術(shù)方面的要求外，還要滿足客觀的約束條件，比如，項(xiàng)目必須在半年內(nèi)完成、成本不得超過(guò)50萬(wàn)元、項(xiàng)目中可以使用的工程師最多只有5位等等。有時(shí)目標(biāo)同時(shí)又是約束，這些內(nèi)容必須在項(xiàng)目開(kāi)始之前確定下來(lái)。
(2) 項(xiàng)目計(jì)劃階段
本階段中 Microsoft Project 能夠充分發(fā)揮作用，具體工作包括：
1、用 Microsoft Project 編制一份完善的項(xiàng)目文件，
2、使用 Microsoft Project 創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃初步完成后，要將計(jì)劃保存為“比較基準(zhǔn)”。
(3) 項(xiàng)目實(shí)施與控制
項(xiàng)目實(shí)施與項(xiàng)目控制這兩個(gè)過(guò)程總是同時(shí)進(jìn)行的，控制是保證實(shí)施的基本手段。具體工作包括：
1、項(xiàng)目實(shí)施就是要將制定的項(xiàng)目計(jì)劃不折不扣地落實(shí)到行動(dòng)中。
2、在項(xiàng)目實(shí)施的同時(shí)，需要用 Microsoft Project 將項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r及時(shí)地記錄到項(xiàng)目文件中，以便跟蹤和控制。
3、將實(shí)際進(jìn)展與原定計(jì)劃（比較基準(zhǔn)）進(jìn)行比較，找出差異，例如，進(jìn)度是提前、落后還是與計(jì)劃一致？成本是超支、節(jié)支還是正好持平？
4、發(fā)現(xiàn)差異后，還要進(jìn)行分析。例如發(fā)現(xiàn)進(jìn)度落后了，到底是哪方面的原因，并提出解決方案。Microsoft Project 提供了一些工具，可以幫助管理人員分析問(wèn)題、進(jìn)行預(yù)測(cè)并提出解決方案，但現(xiàn)實(shí)狀況是千變?nèi)f化的，Project 提出的解決方案未必能夠解決所有問(wèn)題，所以最終還是要管理者來(lái)決策。
(4) 項(xiàng)目信息報(bào)告
管理者常常需要以合適的方式瀏覽項(xiàng)目信息，例如：打出項(xiàng)目的現(xiàn)金流量表、進(jìn)度報(bào)表等。
Microsoft Project 提供的信息報(bào)告，大致包含以下幾類：范圍報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告、成本報(bào)告、資源報(bào)告以及綜合報(bào)告。有的地方稱之為“信息提取技術(shù)”。
(5) 項(xiàng)目收尾
收尾工作往往會(huì)被忽視。例如，資料的匯總和整理工作，Microsoft Project 可以將項(xiàng)目中涉及到的文檔以附件形式保存起來(lái)（也是保存在mpp文件中），項(xiàng)目收尾時(shí)，只要將這些文檔統(tǒng)一歸類即可。
2.2 靈活運(yùn)用項(xiàng)目模板和向?qū)?/h3>
2.2.1 靈活運(yùn)用項(xiàng)目模板
【例2-1】利用模板著手全新的項(xiàng)目
Xiaosong剛剛接到了一個(gè)全新的項(xiàng)目，公司讓他負(fù)責(zé)拓展一項(xiàng)新業(yè)務(wù)?？墒荴iaosong手頭沒(méi)有這類項(xiàng)目的資料可以參考，而且以前也沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)類似的項(xiàng)目，可以說(shuō)這個(gè)項(xiàng)目對(duì)他是一個(gè)全新的領(lǐng)域。像這樣一個(gè)全新的項(xiàng)目應(yīng)該如何著手呢？
這時(shí)，Microsoft Project 提供的模板就大有用武之地了，它正好提供了一個(gè)名為“新業(yè)務(wù)”的模板。該模板對(duì)許多以前沒(méi)有的新業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，列出了非常細(xì)致、清晰的工作內(nèi)容。該模板層次清晰，內(nèi)容翔實(shí)，步驟明確，且具有很強(qiáng)的可操作性，對(duì)缺乏這方面經(jīng)驗(yàn)的管理者具有很大的啟示作用和參考價(jià)值。Xiaosong決定開(kāi)始使用該模板。
(1) 使用 Microsoft Project 自帶的項(xiàng)目模板
【例2-1】利用模板著手全新的項(xiàng)目
Xiaosong剛剛接到了一個(gè)全新的項(xiàng)目，公司讓他負(fù)責(zé)拓展一項(xiàng)新業(yè)務(wù)?？墒荴iaosong手頭沒(méi)有這類項(xiàng)目的資料可以參考，而且以前也沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)類似的項(xiàng)目，可以說(shuō)這個(gè)項(xiàng)目對(duì)他是一個(gè)全新的領(lǐng)域。像這樣一個(gè)全新的項(xiàng)目應(yīng)該如何著手呢？
這時(shí)，Microsoft Project 提供的模板就大有用武之地了，它正好提供了一個(gè)名為“新業(yè)務(wù)”的模板。該模板對(duì)許多以前沒(méi)有的新業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，列出了非常細(xì)致、清晰的工作內(nèi)容。該模板層次清晰，內(nèi)容翔實(shí)，步驟明確，且具有很強(qiáng)的可操作性，對(duì)缺乏這方面經(jīng)驗(yàn)的管理者具有很大的啟示作用和參考價(jià)值。Xiaosong決定開(kāi)始使用該模板。
Microsoft Project 2013 中本身已經(jīng)攜帶了非常多的項(xiàng)目模板，無(wú)論類型還是數(shù)量都非常的豐富。
(2) 獲得更多的項(xiàng)目模板
除了 Microsoft Project 自帶的模板外，Microsoft 公司的網(wǎng)站上就提供了最新的模板供用戶免費(fèi)下載。
(3) 建立自己的模板庫(kù)
在公司或者組織環(huán)境下，已經(jīng)完成的項(xiàng)目是一筆寶貴的經(jīng)驗(yàn)，很可能對(duì)以后或者他人的工作大有幫助，所以建立個(gè)人或公司的模板庫(kù)是值得推薦的。
2.2.1 靈活運(yùn)用項(xiàng)目模板
通過(guò)向?qū)Чぞ邫诳梢源蜷_(kāi)項(xiàng)目向?qū)Т翱凇?br> Project中的向?qū)Х譃樗念悾喝蝿?wù)向?qū)?、資源向?qū)?、跟蹤向?qū)?、?bào)表向?qū)А?/p>
- 任務(wù)向?qū)А笇?dǎo)用戶制定項(xiàng)目計(jì)劃、編輯任務(wù)列表、安排項(xiàng)目日程等。這是項(xiàng)目管理的第一步工作。
- 資源向?qū)А?guī)劃好項(xiàng)目任務(wù)后，需要設(shè)定項(xiàng)目資源，并為任務(wù)分配人力資源，資源向?qū)Э梢詭椭脩敉瓿蛇@些工作，另外還能管理資源。
- 跟蹤向?qū)А?guī)劃好項(xiàng)目的任務(wù)和資源后，項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要不停地跟蹤項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況。跟蹤向?qū)軌驇椭脩粲袟l不紊地展開(kāi)跟蹤和管理工作。
- 報(bào)表向?qū)А榭春蛨?bào)告項(xiàng)目狀態(tài)和信息。
2.3 綜合案例——Microsoft Project 管理項(xiàng)目的流程
【例2-2】用 Microsoft Project 管理項(xiàng)目的一般流程
本例以【例2-1】為背景繼續(xù)深入探究。Xiaosong剛剛接到開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品這一項(xiàng)目。本例探討他用 Project 管理項(xiàng)目的一般流程。
(1) 打開(kāi)“新產(chǎn)品”模板，Xiaosong將以它為基礎(chǔ)創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃。修改項(xiàng)目的開(kāi)始日期為需要的時(shí)間。
(2) 保存項(xiàng)目文件，命名為 NewProduct_01.mpp 。
(3) 修改項(xiàng)目計(jì)劃。針對(duì)公司的實(shí)際情況，Xiaosong主要針對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的劃分及時(shí)間分配作了調(diào)整，并保存了新的項(xiàng)目文件。例如對(duì)“新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)模板”中的任務(wù)做了簡(jiǎn)化，并根據(jù)公司的情況調(diào)整了任務(wù)時(shí)間，如圖（a）為項(xiàng)目模板的內(nèi)容，圖（b）為修改過(guò)后的結(jié)果。
(4) 根據(jù)公司的實(shí)際情況修改項(xiàng)目的資源。這一步在“資源工作表”視圖下進(jìn)行。
(5) 將初步完成的項(xiàng)目計(jì)劃保存為比較基線，以便日后的實(shí)際執(zhí)行情況比較。
到此為止，初始的項(xiàng)目計(jì)劃就基本完成了，下一步將進(jìn)入實(shí)施階段。
(6) 執(zhí)行項(xiàng)目。定期將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展信息記錄到項(xiàng)目文件中，例如：更新項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度。
(7) 將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況與原定的項(xiàng)目計(jì)劃（比較基線）進(jìn)行對(duì)比，找出差異。以進(jìn)度管理為例，下圖為項(xiàng)目的比較基線和實(shí)際進(jìn)度的對(duì)比情況。在右側(cè)的圖表顯示區(qū)域中，每個(gè)任務(wù)都有兩根線條，上面的線條表示實(shí)際進(jìn)度，下面的線條表示比較基線，從中可以很清楚地看出計(jì)劃與實(shí)際在日程、工期方面的差異。如果想了解某個(gè)任務(wù)的詳細(xì)情況，只要將鼠標(biāo)停在任務(wù)的線條上就會(huì)出現(xiàn)信息提示。
(8) 報(bào)告項(xiàng)目狀態(tài)信息。選擇適合的視圖和報(bào)表將需要的信息按照預(yù)定格式輸出。下圖為項(xiàng)目日歷視圖，它將每一天安排哪些任務(wù)全部列出，并能直接打印。
(9) 項(xiàng)目收尾，即項(xiàng)目文檔的整理。Project可以將相關(guān)的項(xiàng)目文檔（例如Word、Excle文檔等）都統(tǒng)一保存在項(xiàng)目文件中，項(xiàng)目收尾時(shí)只要將一個(gè)項(xiàng)目文件（*.mpp）保存起來(lái)即可，也可刻盤歸檔。
【提示】
在 Microsoft Project 中，有些操作具有歧義性，即某一個(gè)操作可能代表多種不同的含義，且每一種含義對(duì)項(xiàng)目的理解是截然不同的。為了避免歧義造成的影響，Project會(huì)提示用戶選擇哪一種才是用戶的本意。
e.g. 當(dāng)用戶修改了一項(xiàng)任務(wù)的工期時(shí)，可能有兩種原因：一是因?yàn)槿蝿?wù)的工作量發(fā)生了變化；二是因?yàn)槿蝿?wù)分配的資源發(fā)生了改變。這兩種理解相去甚遠(yuǎn)。當(dāng)用戶修改了工期之后，Project會(huì)立即提示用戶做出選擇，通常這種情況下，需要確認(rèn)的單元格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)深色切角，鼠標(biāo)懸浮或聚焦單元格上時(shí)，前方會(huì)出現(xiàn)感嘆號(hào)標(biāo)記；單擊該標(biāo)記就會(huì)出現(xiàn)選項(xiàng)菜單。
