你一定想不到一個大型會議的接待工作會比會議現(xiàn)場更重要吧？以前我也沒想到，但是經(jīng)過多年的實踐發(fā)現(xiàn)，還真是這樣.......
用最樸實的話說就是，會議服務(wù)工作太簡單了，誰都有自己的想法和需求，參會感受不好，誰都可以吐槽幾句，所以會議服務(wù)工作才是工作最多最雜的一部分，才更需要想的周全做到無可挑剔，展現(xiàn)出會務(wù)組的工作水平。
溫馨提示以下方法大多針對有重要領(lǐng)導或重大意義的會議，并不普遍適用于日常會議，所以小伙伴們不要覺得我小題大做，也不要盲目套用哈?。ó斎环椒ê退悸肥峭ㄓ玫模?/p>
小伙伴們可以回憶一下，你去參加某個會議的時候有沒有遇到過這樣的情況，明天早上開會，今天晚上還不知道車輛出入如何安排，會議的議程是什么，著裝怎么要求……
或者你有這樣的體驗，會議召開前兩天已經(jīng)有工作人員聯(lián)系你詢問行程，并告知車輛安排、食宿安排甚至告知你當?shù)靥鞖夂椭b要求，方便你攜帶適合的行李？
相信這兩種感受都能給你留下很深刻的印象。這期要說的就是，那些會務(wù)接待工作中暖心的細節(jié)和他們該出現(xiàn)的時機。
憋說話，還是先分組吧……
不要指望幾個人能提供一條龍服務(wù)，也不需要對所有參會人員“一視同仁”，就是說先給工作人員分組，讓他們分頭行動，再給參會人員分組排出優(yōu)先等級。
工作人員一般分為“交通組”、“住宿組”、“餐飲組”
參會人員一般分為“重要人員”、“主要人員”和“一般人員”
一、交通組
工作職責主要是根據(jù)提前收集的行程信息，到機場、高鐵站等接機接站。分為以下幾個等級：
1.重要人員的接機，一般有本單位領(lǐng)導親自帶車前往接機，工作人員需要提前、準確查清楚航班信息、接機口，準備接機牌等，協(xié)助領(lǐng)導順利接機；
2.主要的人員可由工作人員帶車前往接機，同樣需要提前與客人取得聯(lián)系，準確及時接到客人后陪同送至酒店，路上可對城市、會議或本單位做簡單的介紹；
3.一般人員可根據(jù)批次安排合適車輛接機，提前與領(lǐng)隊或客人取得聯(lián)系，準確告知接機車輛信息。
小溫馨：
1）除極其重要的客人由接機領(lǐng)導提前聯(lián)系外，其他接機均需要在登機前將接機信息通知到客人，包括位置、車輛信息、司機電話、聯(lián)系人電話，甚至天氣、至酒店行程時間等。
2）每一個接機人從機場或車站出發(fā)時，均需要在工作群內(nèi)通知到簽到處的同事，以便提前準備房卡。
二、住宿組
一般情況安排住宿的工作人員要在酒店大堂擺放一個會議的簽到臺，盡量做一塊背景板，醒目正式一些，住宿組需要制作一份房間分配表格，務(wù)必要包含往返的行程信息，方便房間分配，因為酒店經(jīng)常不能一次性把全部房間打掃干凈，工作人員需要根據(jù)客人的來程時間有序安排房間，后續(xù)也可以根據(jù)客人的返程信息合理調(diào)整房間。
房間安排的小規(guī)矩們：
1）給極其重要的領(lǐng)導安排房間，尤其廣東地區(qū)避免4、18這兩個樓層，房間要求朝陽、無異味。
2）清楚領(lǐng)導的住宿等級要求，如政府、事業(yè)單位領(lǐng)導不能安排套間、高級房等。
3）同一批客人里，級別高的客人盡量安排高樓層，幾個主要領(lǐng)導房間避免過于臨近。
可以讓酒店配合把所有預(yù)定的房間房卡先制作出來，房間分配的表格做出來一份以后給到酒店前臺一份，客人到了以后，先到簽到處領(lǐng)取房卡后自行到前臺只登記身份信息就可以了，這樣工作人員對房間分配有把控，有不同需求也可以靈活調(diào)整。
住宿組還有一個重要工作就是布置房間：
講究有很多，如果有重要客戶，要盡量根據(jù)他的喜好擺放茶葉、礦泉水、牛奶、餅干等食品，還要配備消毒過的毛巾浴巾等。
算了直接列清單吧，小伙伴們可以根據(jù)實際情況做選擇，但是注意區(qū)分等級哦~
食品類：茶葉、大瓶礦泉水、牛奶、餅干、水果、堅果
用品類：毛巾、浴巾、拖鞋、旅行裝洗漱用品、消毒濕巾、口罩等。
紀念品類：有本地特色或符合會議主題的紀念品、特產(chǎn)等，要求精致、大氣、方便攜帶、容易儲存，價格不宜過高。
資料類：會議議程、工作人員聯(lián)系卡、會議學習資料、參會證等。
三、餐飲組
其實餐飲組還好，因為有時間提前準備。一般大型會議都是用自助餐，確定菜品、數(shù)量，與會務(wù)組溝通好開餐時間，中途提醒廚房及時補充菜品即可。
需要關(guān)注的是如果有臨時的圍餐，需要提前準備全部主要領(lǐng)導和嘉賓的桌簽牌，并排好座次，通常用餐人員會有臨時的變化，根據(jù)情況隨時調(diào)整座次，并安排一位對人員熟悉的工作人員在門口做好指引，避免走錯房間，坐錯位置的尷尬。
另外菜單需根據(jù)當?shù)匮缯埩曀字贫?，菜品?yīng)葷素搭配，盡量體現(xiàn)當?shù)靥厣?b>切勿安排鮑魚、魚翅等不合時宜的菜品，和螃蟹、雞腳等不方便實用的菜品。（如客人明確提出需求可以安排）
圍餐期間，工作人員可在走廊或備餐間等候，在上菜速度、臨時需求、突發(fā)狀況等方面，方便及時與酒店溝通，服務(wù)員有照顧不周時也可及時補位。
另外，圍餐即將結(jié)束時，做好車輛安排及指引工作。
四、加分項答案在此
1.布置酒店房間的時候禮品很難挑選，如果沒有合適的特產(chǎn)，可以在萬能的tb上定制一些文創(chuàng)產(chǎn)品，符合會議主題或有當?shù)靥厣募埖褓R卡、當?shù)卮筛G燒的茶盞、定制茶餅、黑科技小產(chǎn)品等。用心、有創(chuàng)意、有紀念意義的小物件，比大包的土特產(chǎn)更能打動人。
2.商務(wù)接待用餐雖然正式，但也有發(fā)揮的空間，如果有一兩道菜是有說道的，不僅可以讓東道主拉近與客人的關(guān)系，更是接待工作的小亮點。
如之前在單位食堂接待過一個安徽籍的客戶，食堂四川的廚師趕鴨子上架做了一道安徽名菜，其實做的不是很正宗，但是客人感覺自己被高度重視，特別高興，聊了很多與安徽有關(guān)的話題，關(guān)系增進了很多。
方式有很多，可以為女客人專門點一碗酒釀圓子、為三高的客人點幾道特別的素菜、為感冒的客人點一碗姜湯等等……不看療效看心意，即使不合適，心意到了，情承了，目的也就達到了。
