編者按：本文由泛微收集整理編寫而成，旨在闡述對檔案及檔案管理的歷史回顧與認(rèn)識(shí)。

1、什么是電子檔案？

電子檔案主要是在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過程中，利用計(jì)算機(jī)磁盤等機(jī)械設(shè)備，最終以電子圖像文件的形式來呈現(xiàn)，以虛擬方式將檔案中的實(shí)體信息顯露出來。在電子檔案中

的要點(diǎn)內(nèi)容是構(gòu)建具有信息化特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)，可以對涉及各項(xiàng)工作的檔案數(shù)據(jù)資料利用電子信息技術(shù)方式進(jìn)行管理，形成照片、掃描件、影像等數(shù)據(jù)形式的電子實(shí)體檔案。

2、電子檔案管理系統(tǒng)的作用

電子檔案管理系統(tǒng)的建立，大大減少了傳統(tǒng)載體檔案的歸檔量，節(jié)省了實(shí)體檔案保存空間，減輕了庫房的壓力，降低了相關(guān)維護(hù)成本，同時(shí)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的資源共享，避免了因反復(fù)復(fù)制檔案原件造成的檔案損耗和人力財(cái)力的浪費(fèi)。

國家檔案局印發(fā)的《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（簡稱《功能規(guī)定》）中的條款內(nèi)容突出了基本業(yè)務(wù)特點(diǎn)，規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能應(yīng)滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等業(yè)務(wù)需求，以電子檔案管理流程各環(huán)節(jié)為主線，有效促進(jìn)各級(jí)各類檔案館開發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。

《功能規(guī)定》第一章第二條中解釋了“本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。”明確了系統(tǒng)必備的功能，規(guī)定了系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依據(jù)先進(jìn)、使用、安全、發(fā)展的原則。根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)際情況，落實(shí)責(zé)任部門和責(zé)任人，確立統(tǒng)一的管理機(jī)制，明確電子檔案管理責(zé)任，保存電子檔案管理的關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄，采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全。

3、電子檔案管理系統(tǒng)功能

（1）檔案收集

檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。

數(shù)字化成果接收：

檔案條目由管理員維護(hù)后導(dǎo)入，在線查看導(dǎo)入結(jié)果，檔案條目與磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中的原始文件掛接。

接口集成采集：

檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標(biāo)準(zhǔn)的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用，可以主動(dòng)開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。

組織中合同、公文、項(xiàng)目等業(yè)務(wù)場景中會(huì)產(chǎn)生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務(wù)場景機(jī)器流程關(guān)聯(lián)，自動(dòng)收集業(yè)務(wù)檔案。

對于一些業(yè)務(wù)場景，檔案系統(tǒng)也可以根據(jù)業(yè)務(wù)管理規(guī)范，催收還未歸檔的數(shù)據(jù)及文件。

接收管理：

支持對接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行質(zhì)量檢查。

檔案管理員對于從各個(gè)渠道接受來的數(shù)據(jù)可以進(jìn)一步分析處理，有價(jià)值的檔案可以進(jìn)行排序、編號(hào)、著錄等基礎(chǔ)操作。

（2）檔案管理

檔案整理庫：

檔案進(jìn)入整理庫后，可以以多維度的方式進(jìn)行分類整理。

通過靈活定義檔案門類，可以根據(jù)年份、類型、全宗、項(xiàng)目號(hào)多種維度進(jìn)行自定義設(shè)置，并且能按國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行建立全宗卷。

檔案鑒定：

檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種：開放鑒定、保管期限鑒定、密集鑒定、銷毀鑒定等。

系統(tǒng)能夠按照預(yù)先設(shè)置好的處理規(guī)則，自動(dòng)提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進(jìn)行處理。

檔案密級(jí)鑒定是對系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進(jìn)行密級(jí)重新分配的過程，通過嚴(yán)格的審核流程對檔案的密級(jí)進(jìn)行重新調(diào)整。

檔案銷毀：

到期檔案可以進(jìn)行銷毀鑒定，需要銷毀的檔案進(jìn)入到檔案銷毀清單中，待實(shí)體銷毀后可以進(jìn)行確認(rèn)，保證相關(guān)銷毀操作被記錄下來。

當(dāng)鑒定流程結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將鑒定結(jié)果為無價(jià)值的檔案歸入待銷毀庫。

檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動(dòng)作，銷毀后的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)入回收站，這樣的當(dāng)時(shí)避免有些檔案被錯(cuò)誤處理,最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全。

回收站的檔案會(huì)在預(yù)設(shè)的時(shí)間到達(dá)后自動(dòng)銷毀。

檔案庫房管理：

為了解決紙質(zhì)檔案保管的問題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，檔案管理庫助力組織實(shí)現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點(diǎn)等全過程數(shù)字化管理。

檔庫房維護(hù)支持庫房、區(qū)域、密集架等設(shè)置，可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

將庫房內(nèi)部支持分隔成多個(gè)區(qū)域，每個(gè)可以設(shè)置多個(gè)不同等密集架，設(shè)置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作。

能夠錄入庫房的溫濕度信息，系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與外部溫濕度傳感器對接，自動(dòng)完成溫濕度采集工作。

為了檔案庫房安全，保障檔案實(shí)體和信息安全，需要定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

因?yàn)闄n案庫房專人管理，非工作人員允許不可隨意進(jìn)入，日常管理要求堅(jiān)持出入登記制度，隨時(shí)記錄利用崗?fù)鈾n案工作人員出入庫情況。

（3）檔案利用

檔案檢索：

針對海量數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式，包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來定位目標(biāo)文檔。

檔案借閱：

員工可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱流程，也支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請，可延長借閱周期。

在線預(yù)覽的檔案支持水印加注，防止檔案內(nèi)容的外泄。允許下載的檔案，也會(huì)附件生成水印。

對于電子檔案，系統(tǒng)能夠按照借閱期限，自動(dòng)收回檔案借閱權(quán)限；對于傳統(tǒng)實(shí)體檔案，系統(tǒng)能夠自動(dòng)提醒用戶歸還檔案。

在編研模塊中，組織內(nèi)部可以建立專題，對檔案庫中的檔案進(jìn)行再利用，發(fā)掘檔案深度價(jià)值

可以按照主題設(shè)定檔案編研任務(wù)，設(shè)定相關(guān)的工作計(jì)劃，填寫專題名稱、編研類型、參與的編研人員、主編人員、編研類型。

可以按照編研主題收集相關(guān)檔案材料，匯集到檔案，方便參與編研的人員共享資料。

同時(shí)支持在線編研，可以直接錄入編研成果；支持編研成果上傳，錄入多個(gè)成果物。

（4）檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠支持讀取內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)和集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)生成看板和報(bào)表。多維度統(tǒng)計(jì)圖形化報(bào)表展示了系統(tǒng)檔案管理的全貌。

例如，檔案接收數(shù)量、接收類型統(tǒng)計(jì)、檔案檢索排名、鑒定類型統(tǒng)計(jì)、管理情況統(tǒng)計(jì)等等，圖表也支持?jǐn)?shù)據(jù)穿透，能夠穿透到具體的數(shù)據(jù)源中。

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