培育你的時(shí)間管理之樹(shù)

小強(qiáng)升職記.jpg

一、尋找種子

• 記錄每天花費(fèi)在“集中精力工作”、“無(wú)意義浪費(fèi)時(shí)間”和“真正的休息”上的時(shí)間

  • 時(shí)間塊，簡(jiǎn)潔好用的時(shí)間記錄軟件，能夠快速記錄并統(tǒng)計(jì)自己的時(shí)間都用在了哪里（個(gè)人推薦）

• 時(shí)間黑洞源自于大腦不善于記憶的特點(diǎn)

  • 大腦喜歡創(chuàng)造性的思維，形成強(qiáng)烈刺激的事情易被存儲(chǔ)
  • 比較枯燥、目的性不強(qiáng)、沒(méi)有主動(dòng)性的事情，易被遺忘

• 四步工作法

  • 將所有的任務(wù)放到“工作籃”中
  • 對(duì)任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)處理
    • 必須某天處理完成的任務(wù)+必須轉(zhuǎn)交給別人的任務(wù)，轉(zhuǎn)入第三步
    • 可置之不理的任務(wù)，清除掉
    • 可以在兩分鐘內(nèi)解決的任務(wù)，立刻完成
  • 處理當(dāng)前取出的任務(wù)
    • 將需要在特定日期處理的事情寫(xiě)入日程表
    • 將需要?jiǎng)e人處理的事情轉(zhuǎn)交并設(shè)置到期提醒
    • 將需要現(xiàn)在處理的事情擺在桌面上
  • 在高效的時(shí)候做重要的事，其他事情自行合理安排
    • 固定時(shí)間段查閱并回復(fù)郵件
    • 能休息的時(shí)候好好休息

二、讓種子發(fā)芽

• 四象限法則

  • 先輕重，再緩急
  • 第一象限（重要且緊急），立即去做
  • 第二象限（重要但不緊急），有計(jì)劃地去做
  • 第三象限（不重要但緊急），采用“猴子法則”，盡量調(diào)動(dòng)他人去做
  • 第四象限（不重要且不緊急），盡量別做+

• 時(shí)間投資觀

  • 單位時(shí)間價(jià)值=工作年數(shù)X薪水/總工作時(shí)間
    • 提高單位時(shí)間價(jià)值：升職、減少總工作時(shí)間
  • 五大原則
    • 做能創(chuàng)造更大價(jià)值的事情
    • 少就是多
    • 要事第一
    • 有耐心
    • 不因突發(fā)事件而波動(dòng)

• 下一步行動(dòng)

  • 將“項(xiàng)目”分解為“行動(dòng)”
  • 行動(dòng)=執(zhí)行的動(dòng)作+清晰的內(nèi)容+預(yù)期結(jié)果+時(shí)限
  • 一次做好一件事

• 衣柜整理法

  • 收集：不中斷當(dāng)前工作，將吸引注意的事情收入收集籃
    • “收集籃”以自己的喜好為佳，紙、手機(jī)均可
    • “收集籃”盡量唯一，定期清空（四步工作法的第二步）
  • 處理
    • 可以執(zhí)行：依次執(zhí)行；一次只處理一件；永不放回收集箱
      • 五類(lèi)：2分鐘內(nèi)可解決；需多個(gè)步驟才能搞定的項(xiàng)目；需指派給他人的事情；特定時(shí)間執(zhí)行；待辦事項(xiàng)（普通任務(wù)）
    • 不可執(zhí)行：不執(zhí)行，或等合適的時(shí)候執(zhí)行
  • 組織：將可執(zhí)行的五類(lèi)事項(xiàng)歸至各個(gè)清單中去，并專(zhuān)注于工作本身
  • 回顧：定期回顧，必要時(shí)調(diào)整

  • 行動(dòng)：根據(jù){重要性，環(huán)境，時(shí)間，精力}選擇最佳方案執(zhí)行

    
    
    衣柜整理法.png

三、長(zhǎng)出主干和枝丫

• 制定目標(biāo)
  • 正確地描述目標(biāo)（SMART）
    • Specific，具體的。
    • Measurable，可測(cè)量的。
    • Attainable，可實(shí)現(xiàn)的。
    • Realistic，可實(shí)行的。
    • Time-based，時(shí)間線。
  • 目標(biāo)分解
    • 寫(xiě)出你的目標(biāo)，將其形象化。
    • 為什么要達(dá)成這個(gè)目標(biāo)？
    • 為什么可以達(dá)成這個(gè)目標(biāo)？
    • 誰(shuí)對(duì)我達(dá)成這個(gè)目標(biāo)有幫助？
    • 這個(gè)目標(biāo)要在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)達(dá)成？
    • 寫(xiě)下達(dá)成目標(biāo)的步驟。
  • 提高執(zhí)行力
    • 找到最困難的事情并解決它
    • 要做的事情寫(xiě)下來(lái)
    • 拒絕第一次的失敗
      • 重視失敗，正視原因
      • 以變應(yīng)變

四、綠葉充實(shí)樹(shù)干

• “項(xiàng)目”、“任務(wù)”、“下一步行動(dòng)”的區(qū)別

  • 項(xiàng)目包括任務(wù)和成果
  • 任務(wù)與任務(wù)可以互相嵌套
  • 行動(dòng)可以被直接執(zhí)行

• 筷子式清單

  • 任務(wù)清單：重在管理、分解和回顧
  • 下一步行動(dòng)清單：重在執(zhí)行

• 清單系統(tǒng)

  • 便利貼先生（任務(wù)執(zhí)行者）

    • 筷子式清單即可

  • 郵件狂人（項(xiàng)目管理者）

    • 今日事，今日畢。（工作郵箱進(jìn)行專(zhuān)門(mén)化設(shè)置，瀏覽郵件，分類(lèi)整理）
    • 根據(jù)內(nèi)容分為：“行動(dòng)”、“委辦”、“將來(lái)某時(shí)”和“歸檔”

  • 交際草（市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)者）

    • 日程表和記事本
    • 日程表適用于時(shí)間確切的事件，所有的行動(dòng)可以放在日程表里，并設(shè)置提醒時(shí)間
    • 記事本用于任務(wù)的孵化。

  • 掌柜的

    • 43個(gè)文件夾：重在資料的整理與回顧

五、在開(kāi)花與結(jié)果中成長(zhǎng)

• 養(yǎng)成習(xí)慣

  • 一次培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣

  • 經(jīng)常和自己談?wù)?，將?xí)慣具象化，不斷地重復(fù)愿景。

    • 習(xí)慣培養(yǎng)卡片

      
      
      習(xí)慣培養(yǎng).png

  • 循序漸進(jìn)制定計(jì)劃

    • 寫(xiě)下明確具體的計(jì)劃
    • 循序漸進(jìn)

  • 將計(jì)劃公之于眾

  • 執(zhí)行計(jì)劃

六、摘下夠得著的果實(shí)

• 每日回顧（自定義回顧內(nèi)容）

• 二八法則

  • 用80%的時(shí)間思考，20%的時(shí)間做事
  • 用20%的事情，創(chuàng)造80%的產(chǎn)出
  • 搞定自己清單里最BOSS級(jí)的事情

• 個(gè)性化清單

  • 將每天的事情分為“必須做的事”、“應(yīng)該做的事”、“能夠做的事”
  • “必須做的事”是每天的關(guān)鍵任務(wù)，約占20%
  • 每天為自己設(shè)置一條“BOSS項(xiàng)”，為核心任務(wù)，應(yīng)優(yōu)先盡力完成

• 不被打擾的時(shí)間

  • 用于：自我規(guī)劃、總結(jié)和回顧、頭腦風(fēng)暴、閱讀等，讓自己始終保持在“做正確的事”

• 如何處理突發(fā)事件

  • 原則一：要事第一。

  • 原則二：委婉而堅(jiān)決的拒絕。

    • 若必須拒絕，要委婉而堅(jiān)決
    • 若必須調(diào)整，則要讓對(duì)方清楚為此而做出的犧牲

  • 原則三：爭(zhēng)取下次機(jī)會(huì)。

    • 如果真的拒絕了非常重要的邀請(qǐng)，要爭(zhēng)取下次聯(lián)絡(luò)的機(jī)會(huì)，正確的做法是：

      • 在第二天詢(xún)問(wèn)前天的情況，并表示關(guān)切與惋惜
      • 在短時(shí)間內(nèi)電話聯(lián)系對(duì)方，如果下次有這樣的機(jī)會(huì)一定不會(huì)錯(cuò)過(guò)

  • 遭遇突發(fā)事件時(shí)，要盡快調(diào)整好情緒

  • 突發(fā)事件處理參考流程：

    
    
    如何處理突發(fā)情況.png

• 高效辦公區(qū)

  • 干凈整潔
  • 足夠簡(jiǎn)單
  • 功能齊全（辦公環(huán)境能夠滿足角色的要求）
  • 觸手可及（需要的工具都觸手可及）