項(xiàng)目圖紙準(zhǔn)備交付了，大家都把自己設(shè)計(jì)的部分提交給主管進(jìn)行審核。主管發(fā)現(xiàn)小李的圖紙中，有多處設(shè)備圖選用錯(cuò)誤，導(dǎo)致相關(guān)部分的配套設(shè)計(jì)也不正確。詢問(wèn)小李，小李說(shuō)設(shè)備是按合同做的，后來(lái)更換設(shè)備的事他并不知道，沒(méi)有人通知他。
原來(lái)，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，客戶提出了一些修改要求。新任項(xiàng)目經(jīng)理小林也把修改部分通知了相關(guān)負(fù)責(zé)人，他以為調(diào)整前后設(shè)備型號(hào)變化不大，對(duì)工藝可能沒(méi)多大影響，因而只通知了設(shè)備和制造部門(mén)，并沒(méi)有提醒小李。
小李只好重新修改相關(guān)部分的設(shè)計(jì)，差點(diǎn)影響交付時(shí)間。
在工作中，對(duì)團(tuán)隊(duì)溝通進(jìn)行有效管理是保障項(xiàng)目順利執(zhí)行的關(guān)鍵因素。
麥肯錫是世界著名的管理咨詢公司，《麥肯錫方法》是麥肯錫90多年沉淀的精華工作法，作者原麥肯錫分析專家埃森·拉塞爾在總結(jié)自己在麥肯錫一線工作數(shù)年的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，又采訪了大量在職和前麥肯錫咨詢顧問(wèn)，給大家提供了一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸治黾记?，幫助我們即使遇到?fù)雜的商業(yè)問(wèn)題時(shí)，也可以沉著應(yīng)對(duì)。
麥肯錫在團(tuán)隊(duì)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，非常注重內(nèi)部溝通管理，無(wú)論是自上而下的溝通，還是自下而上的溝通，都積累了大量管理溝通的有效方法。書(shū)中主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述：
一、讓信息流動(dòng)起來(lái)
要保證團(tuán)隊(duì)至少知道項(xiàng)目框架，重大的項(xiàng)目尤其如此。讓團(tuán)隊(duì)都在“消息圈內(nèi)”，有助于團(tuán)隊(duì)成員了解自己的工作對(duì)最終目標(biāo)的意義。反之，當(dāng)人們感覺(jué)自己生活在真空時(shí)，他們就會(huì)感到自己被集體疏離，士氣也會(huì)受挫。
信息通暢才能提高團(tuán)隊(duì)效率，保證項(xiàng)目順序執(zhí)行。應(yīng)該讓所有相關(guān)人員知道最新消息，才能讓他們更好的完成自己的工作，也會(huì)讓大家更有積極性。
內(nèi)部溝通有兩種：一種是傳遞信息，一種是會(huì)議。信息傳遞，可以以面對(duì)面溝通、電子郵件、電子信息、備忘錄等多種形式，有時(shí)非正式面談，比如偶遇時(shí)幾句話就可能解決問(wèn)題。
在招開(kāi)會(huì)議時(shí)，要確保每個(gè)相關(guān)人員都參與，讓每個(gè)人都能了解到重要的事件、觀點(diǎn)和問(wèn)題。同時(shí)，要保證會(huì)議簡(jiǎn)潔高效，避免冗長(zhǎng)、繁瑣、不必要的會(huì)議議程。
二、有效信息的三個(gè)關(guān)鍵因素
有效的商業(yè)信息有三個(gè)特征：簡(jiǎn)潔、全面、系統(tǒng)。把這三點(diǎn)蘊(yùn)藏在你的語(yǔ)音留言、電子郵件或者備忘錄中，你的信息就會(huì)得以有效傳播。
在商業(yè)活動(dòng)中，要求溝通明確、高效，讓對(duì)方能夠快速了解你的想法。這就要求信息傳遞能夠具有這三個(gè)特征，簡(jiǎn)潔、全面、系統(tǒng)。
簡(jiǎn)潔：只包含對(duì)方需要知道的要點(diǎn)。
傳遞信息的方式可以是書(shū)面信息，也可能是語(yǔ)言溝通。書(shū)面信息要分類整理，如果是語(yǔ)音信息，每次與對(duì)方溝通前，最好把要點(diǎn)寫(xiě)下來(lái)，同時(shí)把信息縮減到必要的三四點(diǎn)，讓對(duì)方更容易理解。
全面：要包含受眾需要知道的所有要點(diǎn)。
一個(gè)同事匯報(bào)工作，只說(shuō)他正在做哪些項(xiàng)目，負(fù)責(zé)哪些部分。還需要領(lǐng)導(dǎo)再追問(wèn)進(jìn)展到什么程度，什么時(shí)候能完成，還需要哪些資源……。每次都這樣，領(lǐng)導(dǎo)就覺(jué)得他做事不上心，不敢委以重任。
我們?cè)趥鬟f信息時(shí)，需要把對(duì)方需要知道的每個(gè)信息都告知對(duì)方，不要留有懸念，說(shuō)一半留一半，更不能讓對(duì)方去猜。
系統(tǒng)：用能將這些要點(diǎn)清晰傳遞給受眾的結(jié)構(gòu)。
用系統(tǒng)化方法，可以讓對(duì)方更便于理解你想表達(dá)的觀點(diǎn)和內(nèi)容，麥肯錫常用的有金字塔原理、MECE原則、電梯法則等等，都經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)次驗(yàn)證，非常經(jīng)典的系統(tǒng)化表達(dá)方法。
三、謹(jǐn)言慎行
或許你認(rèn)為在處理商業(yè)問(wèn)題時(shí)不需要保密。問(wèn)幾個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題吧：如果你在飛機(jī)上工作，你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手坐在旁邊看到了你的工作，會(huì)發(fā)生什么？如果是你們公司其他項(xiàng)目組的同事看到了呢？如果是你的上司看到了呢？
竊取商業(yè)秘密，其實(shí)離我們并不遠(yuǎn)，我們公司以前就發(fā)生過(guò)。我們一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)到一家有合作關(guān)系的設(shè)備廠談項(xiàng)目，領(lǐng)導(dǎo)在他們辦公室里看到我們另一個(gè)設(shè)備的整套圖紙。而這套設(shè)備圖紙是保密的，一直沒(méi)給外協(xié)加工。這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)雖然沒(méi)說(shuō)什么，臉色也是相當(dāng)難看。應(yīng)該不是客戶給他們的，因?yàn)檫@些圖紙不需要給客戶，只能是內(nèi)部人偷出去的。
現(xiàn)在，大多公司都有保護(hù)商業(yè)和技術(shù)秘密的流程和方法。同時(shí)，我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)，要有意識(shí)保護(hù)好自己的涉密文件，包括電子文檔和紙質(zhì)的文檔。離開(kāi)辦公桌時(shí)，電腦要設(shè)置密碼保護(hù)，紙質(zhì)文檔不能隨便放，用完及時(shí)存檔，不需要存檔的要銷毀。
在團(tuán)隊(duì)溝通過(guò)程中，還會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，只要我們遵循以上溝通原則，讓信息在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部有效傳遞，團(tuán)隊(duì)成員共同努力一定會(huì)盡力解決問(wèn)題。
