今天分享小技巧1/30：
不能夠立即落實的工作怎么辦？
如同處理那些可以立即付諸行動的工作一樣,對于一些
你能夠立即落實的事情,你同樣需要一個組織良好、自成一體的統(tǒng)。這個系統(tǒng)可以進一步劃分為三類:垃圾、孵化器和參考資料。
垃圾
垃圾都是不證自明的。把一切沒有潛在行動價值或者參考價值的東西統(tǒng)統(tǒng)扔掉。如果你繼續(xù)保留著這些東西并與其他的資料混為一談,這些垃圾資料將會嚴重地損害這個系統(tǒng)的正常運轉。
孵化器
? 除了垃圾以外,還存在其他兩類情況。它們同樣不必立即人行動,但是你仍然希望保存這些材料。再重申一次,把那些不必立即付諸實施的事情與需要即刻解決的問題區(qū)分開來是至關重要的。否則,面對堆積如山的工作,你會逐漸地變得無動于衷,不知道從哪里切人,或者不知道要做些什么。
例如,當你瀏覽一個備忘錄或者閱讀一封電子郵件時,極其偶然地獲得了一絲啟發(fā),你很可能會在以后的某一個時間里再著手辦理,而不是現(xiàn)在。你希望今后能夠再一次得到提醒,以便再評估目后的解決辦祛。比如,你的郵箱里收到一個宣傳小冊子,是關于當?shù)亟豁憳穲F下一個演出季節(jié)的節(jié)目安排。你對演出的曲日頗有興趣,但是距離演出還有4個月的時間-太遙遠了,不可能立即行動(你還無法確定4個月后的行程安排)。但是,如果到那時你還留在城里,你很可能會去觀看演出的。在這種情形下,你應該怎么辦呢?
目前,有兩種“孵化”體系可以應付這一局面即“將來某時/也許”清單和“備忘錄”清單。
“將來某時/也許” 可以用于保存一些目前你不打算實施,但又希望在將來某一時間運作的工作。擁有這樣一個清單不僅具有實用價值,而且令人備受鼓舞。這就好比是一個“停車場”,用來停放那些你當前無法操作,卻又不打算徹底遺忘的事情。
每隔一段時間,你將會得到一些提醒。
比較典型的“將來某時/也許”清單
弄一條鱸魚捕獵船
制作雇員晉級錄像帶
學習西班牙語
找到斯坦?！だ锇?/p>
報名學習繪水彩畫
買一部數(shù)碼攝像機
添置一個廚房餐具相
去意大利北部旅行
建造一個環(huán)狀游泳池
向我的木匠學習木工活
為凱西買一個單腳滑車 向公眾展示我們的藝術品
乘熱氣球游玩
建造一個酒容
建造一個池塘
將舊照片和錄像帶進行數(shù)字化處理
去蒙大拿州旅行
舉行一個社區(qū)晚會
學習Photoshop軟件
設立一個非營利性基金
在家里建立一個遠程服務器
很可能,你將在“將來某時/也許”的主清單下再設立附屬清單,如：
我需要的光盤
想租借的錄像帶
想要讀的書
要品嘗的葡萄酒
周末打算的外出旅行
要與孩子們一起做的事情打算參加的研討會
如果你打算收到良好的效果,你就必須定期地查閱這個清單。
我建議在每周回顧的內(nèi)容中添加一個一覽表。
“備忘錄”文件夾 在保存?zhèn)洳橘Y料的工具中,堪稱上品的當屬“備忘錄”文件夾。有時,也稱之為“懸而未決”或者“有待繼續(xù)跟蹤”的文件夾。實際上,這個系統(tǒng)允許你在某一個指定的時間里把所有的信息投寄給你自己。
你的工作日程表也發(fā)揮著相同的功效。比如, H程安排在3月15日提醒你還有一個月就該交稅了,或者在9月12日記錄著芭營舞團將在市內(nèi)劇院上演《天鵝湖)。
以是一項環(huán)境美化工程計劃書、草圖和銷售報告,最好存儲在個伸手可及的便鍵裝置中。這些裝置形式多種多樣,你可以用一個括頁夾中的幾頁紙來記錄你所偏愛的一些飯館的名字或者學校委員會成員的電話號碼,也可以啟用整個文件框來存放公司合并的一切相關資料。
電子存儲器的內(nèi)容更是包羅萬象,可以是從網(wǎng)絡中獲取的數(shù)據(jù)庫資料,也可以是你聯(lián)絡軟件中所保存的特殊參考資料和檔案文件夾。
這里最值得注意的是,參考資料應該是那些在需要時能夠老不費力地查尋到的資料。一般情況下,參考資料系統(tǒng)有兩種形式:(1)特定主題或者特定領域的存儲器; (2)一般性參考資料文件夾。第一種通常是按照資料的內(nèi)容進行分類保存的,比如,某一文件夾專門用來存放按日期順序排列的合同文本;而另一個文件夾僅用于保留有關雇員賠償問題的機密計劃;或者有幾個文件柜專門用于已經(jīng)了結了的法律案件的存檔,以便日后審判時查閱。
一般性參考資料的歸檔 每個人都需要在觸手可及的地方,常備幾個文件夾用于收集那些沒有預先指定類別的信息。你總是需要有一個地方來存放移動電話的使用說明手冊,史密斯工程的會議記錄,還有你上一次去東京旅行結束時沒有來得及兌換的兒個日元(下一次去時,還可以使用)。
在實施一個個人高效行動管理計劃時,如果缺乏一個運行正常的一般性參考資料歸檔文件夾,那就如同遭遇到最嚴重的阻礙一般。如果歸擋的程序煩瑣而緩慢(甚至枯燥乏味),那么,你很以是一項環(huán)境美化工程計劃書、草圖和銷售報告,最好存儲在個伸手可及的便鍵裝置中。這些裝置形式多種多樣,你可以用一個括頁夾中的幾頁紙來記錄你所偏愛的一些飯館的名字或者學校委員會成員的電話號碼,也可以啟用整個文件框來存放公司合并的一切相關資料。
電子存儲器的內(nèi)容更是包羅萬象,可以是從網(wǎng)絡中獲取的數(shù)據(jù)庫資料,也可以是你聯(lián)絡軟件中所保存的特殊參考資料和檔案文件夾。
這里最值得注意的是,參考資料應該是那些在需要時能夠老不費力地查尋到的資料。一般情況下,參考資料系統(tǒng)有兩種形式:(1)特定主題或者特定領域的存儲器; (2)一般性參考資料文件夾。第一種通常是按照資料的內(nèi)容進行分類保存的,比如,某一文件夾專門用來存放按日期順序排列的合同文本;而另一個文件夾僅用于保留有關雇員賠償問題的機密計劃;或者有幾個文件柜專門用于已經(jīng)了結了的法律案件的存檔,以便日后審判時查閱。
一般性參考資料的歸檔 每個人都需要在觸手可及的地方,常備幾個文件夾用于收集那些沒有預先指定類別的信息。你總是需要有一個地方來存放移動電話的使用說明手冊,史密斯工程的會議記錄,還有你上一次去東京旅行結束時沒有來得及兌換的兒個日元(下一次去時,還可以使用)。
在實施一個個人高效行動管理計劃時,如果缺乏一個運行正常的一般性參考資料歸檔文件夾,那就如同遭遇到最嚴重的阻礙一般。如果歸擋的程序煩瑣而緩慢(甚至枯燥乏味),那么,你很
參考資料
很多你遇到的情況并不要求你采取任何行動,但是它們都是具有重要價值的信息。你希望保存這些信息,并在需要時再次調(diào)用它們。你可以把這些信息以書面或者數(shù)字的形式加以保存。
書面形式的資料,可以是當?shù)匾患沂焓惩赓u店的菜單,也可
