人們不關(guān)心你遭遇了怎樣的驚濤駭浪，只關(guān)心你的航船有沒有順利抵達(dá)港口。

——勞爾·阿姆斯托（Raul Armesto）

你目前的生活就變幻莫測，好像霧里看花，根本不像我在書里描述的那么清晰。

獲得掌控和擺正視角，捕捉、明確并把引起你關(guān)注的事務(wù)條理化；在活動所涉及的各個層面逐項(xiàng)追蹤和總結(jié)它們；果斷執(zhí)行，采取當(dāng)時看起來是最好的辦法的舉措；達(dá)到并保持“艦長和指揮官”的境界。

有難度

很難一直保持平衡、放松和專注的狀態(tài)。意外也可能是你的人生伴侶得到一次發(fā)展事業(yè)的機(jī)會，要求你更換工作。

要想生活、工作齊頭并進(jìn)，遙遙領(lǐng)先，并不是讓一切事務(wù)井井有條，紋絲不亂，而是熟知人生地圖的橫向和縱向坐標(biāo)，一旦遇到突發(fā)狀況，能夠馬上重新找準(zhǔn)定位，為自己指明接下來的前進(jìn)方向。

為意外做好準(zhǔn)備

有這種意識，就會自覺地建立一套流程和結(jié)構(gòu)，讓自己在精力渙散的時候，也能明智地做事。只有不聰明的人，才不會未雨綢繆，提前為腦子不靈光的時候做準(zhǔn)備。

運(yùn)用工具和竅門——啟動系統(tǒng)

在宜人的工作環(huán)境中，依靠靈巧的習(xí)慣和程序，以適當(dāng)?shù)墓ぷ鞴?jié)奏執(zhí)行事半功倍的舉措，也容易贏得競爭，讓企業(yè)的經(jīng)營取得成功。

業(yè)績提高的舉措絕大多數(shù)源自系統(tǒng)的改善，額外的激勵和提高智力水平長遠(yuǎn)看來對績效的提高可以忽略不計(jì)，效率提高幾乎全都是改進(jìn)工具質(zhì)量、采用新流程的直接結(jié)果。

電子郵件、會議和工作流程管理，就在每天的工作中節(jié)省了不少時間，顯著提高了決策、規(guī)劃和創(chuàng)意思考的質(zhì)量。

這些掌控和視角要素看似簡單輕巧，養(yǎng)成習(xí)慣長期堅(jiān)持下去好像也并不費(fèi)力，真正做起來卻不見得那么容易。

建立系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

一定要用方便好用的捕捉工具

學(xué)會把必須處理的一切事務(wù)寫出來，再用一套程序加以處理。這個習(xí)慣（也許你還沒有養(yǎng)成，趕快行動起來吧）可以產(chǎn)生驚人的效果，因?yàn)樗荊TD方法全套寶典的入門法則。

建議你準(zhǔn)備一個筆記本和一支鋼筆，袖珍錄音機(jī)也可以，把它們隨身攜帶。家里、辦公室的電話機(jī)旁邊也要常備一個筆記本。

買一個心靈地圖、能描畫輪廓或其他格式靈活的頭腦風(fēng)暴軟件?？疾煲幌掠袥]有可以把電話信息轉(zhuǎn)換成電子郵件的謄寫服務(wù)。

生活中，我要隨時保持大腦處于清空狀態(tài)、事務(wù)有條不紊，最重要的工具莫過于可以放進(jìn)工作籃、隨寫隨撕的即時貼，從不離身的袖珍記事本和公文包里隨身裝著的紅色文件夾。

的經(jīng)驗(yàn)是，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，善于利用工具，在它們一冒出來時就牢牢抓住，并盡快做出處理，是標(biāo)志性的“艦長和指揮官”型體驗(yàn)。

建立日程表和行動清單

電話、外出事務(wù)、電腦事務(wù)、家庭事務(wù)、“等待”清單等。如此分門別類以后，就可以用文件夾、活頁筆記本、行動軟件和文件夾軟件輕松進(jìn)行管理。如果你此前沒有接觸過這套方法，想試試看效果如何，我建議你用簡單的、用得順手的工具來安排這些提示信息，并使之條理化。

設(shè)立專項(xiàng)事務(wù)清單

你希望設(shè)立和保存無限量的清單，能隨時找到自己想查看的內(nèi)容。你想把自己在每個關(guān)注層面想到的念頭一一捕捉，比如目標(biāo)、年度計(jì)劃、長遠(yuǎn)愿景、個人價值觀等。而為了便于查閱，必須把它們條理化。

這種專項(xiàng)事務(wù)清單使用紙質(zhì)規(guī)劃書效果很好。你也可運(yùn)用各種格式的多種軟件。只要它能讓你創(chuàng)建條目，把問題分門別類地整理好就行。

設(shè)立參考系統(tǒng)

把內(nèi)容龐雜的資料整理好，做到用起來便捷舒適。如果你沒有建立參考系統(tǒng)，沒有使它發(fā)揮作用，“材料”就容易大量堆積，其他條目的提示清單和資料也很難一直保持井井有條、條理分明。

在辦公室、家里和中間地帶建立有效的工作臺

要想贏得工作（作為游戲）和生活（作為工作）的這場競賽，你要做一項(xiàng)重要投資，即準(zhǔn)備好一個工作臺，用于思考和處理各種事務(wù)。你在辦公室和家里都要準(zhǔn)備一個工作臺（如果你不是在家工作），還要準(zhǔn)備一個可以隨身攜帶的微型工作臺，以便你在出差或出門在外時保持專注、條理和高效。

，最能刺激你的創(chuàng)造性思維的，能讓你施展拳腳，處理各種事務(wù)。

在辦公室和家里有自己的一塊專屬領(lǐng)地，由你做主。

一個收納處、一套工具，可起到類似移動辦公桌的作用，也能大大提升自由感，加強(qiáng)你專心做事和自主掌控的能力。一個好用的公文包或者提包就成了必備品，我有幾只款式和功能不同的手提包，滿足我在不同時間、不同地點(diǎn)的需求。

把系統(tǒng)充實(shí)起來

把結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)安排就緒是一碼事，讓它幫你卸下心理包袱，起到記錄和提示的作用，派上大用場卻是另一碼事。

完成大腦清掃工作

要徹底捕捉殘存在你的大腦、潛伏在周圍環(huán)境犄角旮旯里的一切。

做一番全面的現(xiàn)場檢查，把引起你注意、需要加以處理的一切事務(wù)牢牢抓住，整理好提示信息。

用項(xiàng)目和行動來改進(jìn)你的系統(tǒng)

做點(diǎn)什么，讓系統(tǒng)更完善？

為整理騰出時間

整理要花時間。每天收到的新問題、新情況，每天就得花一個小時左右時間。這是高效率的時間分配，你要趁這工夫思考、決定、執(zhí)行簡單的事務(wù)、篩選資料、溝通、明確和有條理地安排新的工作。上班的第一個小時處理這類工作很有好處，卻很少能抽出時間不被打擾。

整理工作至少會滯后一小時。

在工作和生活的緊張間隙騰出時間的習(xí)慣。

每周回顧

如果你還沒有養(yǎng)成習(xí)慣，最好把它記在日歷上。每周回顧一次，你可以對自己的世界重新做一番瞭望，這對你明智地分配時間、精力專注、順利執(zhí)行自己選擇的工作至關(guān)重要，它的好處不言而喻。

我建議你抽出連續(xù)兩個小時的安靜時間。我確信，你會好好利用這段時間，即便你的每周回顧用不了兩個小時。如果你留出了專門的時間，知道自己可以把滯后的工作做完，就會在整個一周里保持輕松的心情。

執(zhí)行關(guān)注層面高處的活動

要想給予足夠的重視，2萬到5萬英尺高空層面擺正視角的商談、交流和決策基本上都要專門抽時間進(jìn)行。部門總結(jié)年度計(jì)劃，與人生伴侶到風(fēng)光秀美的地方商量未來的生活方式目標(biāo)，與老板一起對工作做一番總結(jié)，這些談話很少是即興想到的。你必須自覺重視，主動計(jì)劃，專門安排時間。

在日程表上標(biāo)記執(zhí)行時間。

使用這個系統(tǒng)

設(shè)立你的系統(tǒng)，把各項(xiàng)內(nèi)容填充就緒，付諸運(yùn)用。提供便利，使之順風(fēng)順?biāo)?/p>

使用和及時清空工作籃

這個辦法應(yīng)該是不言自明的（如果你還沒有行動起來），不是把東西放進(jìn)去即可，你還必須再把它們?nèi)〕鰜怼Ｓ幸粭l標(biāo)準(zhǔn)需要不斷強(qiáng)化，直至你習(xí)以為常：把你用于收集的一切工具全部清空，包括電子郵件、便條紙片、語言留言機(jī)等。目的是每24~48小時，讓工作籃達(dá)到清零狀態(tài)。任務(wù)積壓的出現(xiàn)在所難免，但這種情況應(yīng)該是例外而不是常態(tài)。

每周回顧

我必須再次重申，要想掌控引起你關(guān)注的事務(wù)，最好的辦法莫過于每隔幾天做一次回顧，及時處理新問題。你要督促自己這么做，并長期堅(jiān)持下去，這是可以讓你終身受益的好習(xí)慣。

經(jīng)常重新評估和更新你的系統(tǒng)

一切東西都會過時。你的生活在變，責(zé)任在變，你某方面的能力在加強(qiáng)，另外一些方面在減弱，你的興趣愛好也在發(fā)生轉(zhuǎn)移……變化永無止境。只要你知道自己一定會回過頭來，對當(dāng)前事務(wù)做一番徹底整理，心情就會大為釋然，也肯放遠(yuǎn)目光，信心十足地大膽探索。

這種總結(jié)回顧和重新調(diào)整可能也是你希望定期做的：清理文件歸檔系統(tǒng)，重新思考清單的管理和現(xiàn)在可以嘗試的新方法、新技術(shù)等。

做這番總結(jié)的一個好辦法是定期搬遷：辦公室、家、電腦系統(tǒng)等。不管什么時候，只要你必須連根拔起，再重新安置——家庭或者辦公地點(diǎn)遷址或者數(shù)碼資料大轉(zhuǎn)移，你都可以以此為契機(jī)（有時候是十分必要的），對資料和系統(tǒng)做一番徹底整合。如果你不可能經(jīng)常搬家，也做不到定期轉(zhuǎn)移數(shù)碼資料，那么，你定期檢查（至少也要對此持開放態(tài)度）自己的系統(tǒng)也好。這是實(shí)踐那條基本告誡的好地方：關(guān)注引起你注意的事。如果你覺得，文檔過期、儲物間雜亂不堪、電腦資料很難查找、花園小屋里的園藝用具到處亂丟，這些讓你心神不定，那么，你該趕快創(chuàng)建新的項(xiàng)目和下一步行動，讓你的結(jié)構(gòu)再次煥然一新。

我每解決一個問題，并把它從清單上勾掉，都會如釋重負(fù)，并且馬上冒出關(guān)于另一件絕妙的事情的念頭，來取代它的空間。我還發(fā)現(xiàn)，問題不在于你身邊有多少件事等待處理，而在于你心里對這些事是什么、分別該怎么處理有沒有譜。

那么……

設(shè)立、充實(shí)和運(yùn)用這個自我系統(tǒng)的步驟不外乎常識而已，你對它們并不陌生。但是，我希望這番對獲得掌控、擺正視角的探討能讓你在大背景下理解它們的用途，掌握它們的結(jié)構(gòu)和行為模式，進(jìn)而激勵你行動起來，提高自己的工作效率。關(guān)鍵在于去掉妨礙它們發(fā)揮作用的因素，讓你能夠在必要時回歸“艦長和指揮官”的模式。

如果你自覺應(yīng)接不暇……

什么引起你的關(guān)切？這5步中哪一步比其他步驟更要緊？它們是相輔相成、共同作用的，一般來說在重要性方面沒有先后，只在特殊情況下你才可以問：“這個鏈條中最薄弱的環(huán)節(jié)在哪里？”雖然你的工作籃里堆著大量待處理的材料，但是也許你該執(zhí)行某些重要任務(wù)，因?yàn)樗惹蹇展ぷ骰@更要緊。有些時候，把眾多事務(wù)安排妥當(dāng)，使之各就各位是當(dāng)務(wù)之急。不過也有些時候，首要工作應(yīng)當(dāng)是后退一步，總攬全局。

如果你不知道自己此刻該干什么，我建議你清理一下工作籃，把積壓的工作處理完。這么做有幾條理由。首先，它有助于清空殘留在你大腦里的材料，讓你敏銳而清醒地進(jìn)行思考。其次，它把你的可選行動一網(wǎng)打盡，明明白白地?cái)[在你面前。再次，它可以充當(dāng)一道維護(hù)和預(yù)防的關(guān)口，讓你能夠隨時接納難以預(yù)見的新情況。

如果你必須有個重點(diǎn)

6個層面各有對應(yīng)的范圍、內(nèi)容、格式和活躍程度。我也描述了你應(yīng)該在哪些典型情況下回訪各個層面。各個層面之間也沒有高下之分，哪個最讓你憂心，哪個就最重要。

在日程表上標(biāo)記必辦事宜，去五金商店購買清單上的物品，可能就是你最佳的著眼點(diǎn)。

在某個時間點(diǎn)，你必須直面、解決所有這些層面的問題。你的準(zhǔn)備工作可以是主動、積極地參與各個層面的活動，不要等到迫不得已的時候。就我的經(jīng)驗(yàn)而言，每個高度的層面都有3個辦法可以讓你積極參與；你用得越嫻熟，它們作為你的人生地圖就越實(shí)用，效果也越好：

·指明并明確你目前的事務(wù)范圍

·總結(jié)并提醒自己關(guān)注它們

·處理你的事務(wù)

你想在今明兩年把什么夢想變成現(xiàn)實(shí)？你5年以后理想的生活方式是什么樣？你堅(jiān)持信奉的價值觀是什么？你認(rèn)為自己生而為人必須取得什么成就？

這些問題，也許你已經(jīng)為自己、為企業(yè)做出了回答。你可能希望想辦法把它們與其他綱領(lǐng)一道加以概括，讓自己對它們的相互關(guān)系多一重視角。但是，如果你還沒有專門抽出時間，獨(dú)自（或者與配偶一起）認(rèn)真思索，追問內(nèi)心的答案，我建議你行動起來試試看。人們很容易對這么做產(chǎn)生抵觸情緒，這些問題往往一想起來就讓人很不自在。我的建議是只把它看作“試運(yùn)行”、看作可能性的探討；而不要看作板上釘釘?shù)某兄Z，必須“準(zhǔn)確無誤”。只要你為這番思考鋪平了道路，思考就是會隨之發(fā)生，必要時你就能做到找到自己在人生地圖上的位置。

除了創(chuàng)建文件，你還要考慮安排時間定期進(jìn)行回顧。你可以在日程表或者備忘系統(tǒng)里寫一條提示信息，每隔3個月回顧一次年度目標(biāo)。我本人是把愿景的藏寶圖保存在備忘文件夾里，隔幾個月就看一看。每當(dāng)我看到它，就能加深印象，讓我對未來的憧憬更加渴望。對于重要的信念和激勵我前進(jìn)的價值觀宣言，我也是保存在文件夾并定期查看；這樣，我就能根據(jù)它們自覺地校正自己的行為，強(qiáng)化意識，這比心不在焉地想起它們的效果更好。

最后，你還要具有足夠的靈活性，隨著你的改變，相應(yīng)地改變它們的內(nèi)容。你可以向我學(xué)習(xí)，把它們以概要的形式放在手邊方便查詢，這樣，你就能不時提醒自己，該重新制定工作職責(zé)、修正長遠(yuǎn)目標(biāo)、為成功愿景添加更多內(nèi)容了。

恢復(fù)“全力以赴”的狀態(tài)

這套辦法旨在付諸生活實(shí)踐，把所有的心事從你的腦子里轉(zhuǎn)移出去。“心如止水”是可以做到的，它并不意味著腦子里空空如也，一片死寂；而是只要你有意識地努力，就能隨時做到心無雜念。我發(fā)現(xiàn)，當(dāng)一切喧囂悄然平定，剩下引起你注意的事情就是你該全神貫注、全力以赴的。這就好像把雜亂的音符組合成一曲優(yōu)美的抒情樂曲，接下來，自然就會產(chǎn)生流暢自如、躊躇滿志的感覺。